- Hoạt động kinh tế
4.2.1.Hoàn thiện thiết kế đánh giá thực hiện công việc
4.2.1.1.. Đổi mới chu kì đánh giá thực hiện công việc
Việc xác định chu kì đánh giá là vô cùng quan trọng, sao cho thời gian đánh giá không quá dài cũng không quá ngắn để nắm bắt hết được kết quả công việc của người được đánh giá. Đánh giá tháng về cơ bản có thể sử dụng quy trình cũ của Công ty, nhưng cần bổ sung phần lưu hồ sơ đối với kết quả đánh giá để tiện lợi cho việc sử dụng sau này. Vì vậy, Công ty nên xác định chu kì đánh giá sao cho hợp lí để công tác ĐGTHCV đạt được hiệu quả cao nhất.
Bảng 4.1: Chu kì đánh giá công việc theo tháng
Ngày thực hiện Nội dung Người thực hiện Lưu
Cuối tháng Đánh giá tháng Người đánh giá theo thẩm quyền
Lưu tại đơn vị Ngày 1 tháng đầu Thông báo kết quả
đánh giá cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị
Trưởng đơn vị Lưu tại đơn vị
Ngày 2 đến 4 Tiếp nhận các ý kiến phản hồi
Trưởng đơn vị Lưu tại đơn vị Phòng Hành chính – Nhân sự Ngày 5 Phòng Hành chính – Nhân sự tập hợp kết quả, tính lương tháng Phòng Hành chính – Nhân sự Phòng Kế toán Lưu tại phòng Hành chính – Nhân sự và Phòng Kế toán (Nguồn: SV tự nghiên cứu)
Đối với đánh giá hàng tháng, ta dùng những tiêu thức đơn giản, vì thời gian hàng tháng ngắn nên nếu sử dụng nhiều tiêu chí sẽ bị chia nhỏ và không thể thực hiện tiêu thức nào cụ thể. Có thể sử dụng các tiêu chuẩn mà công ty đã đưa ra nhưng thêm vào đó là số điểm để đánh giá được mức độ quan trọng của từng tiêu thức. Từ đó chúng ta sẽ xác định được tổng điểm đạt được trong tháng của từng cá nhân.
Cuối tháng khi công bố kết quả đánh giá, nên có kèm theo một bản đánh giá chi tiết để NLĐ hiểu tại sao mình lại có sổ điểm như trên, đánh giá đơn giản và không cầu kì nên việc tổng hợp kết quả đánh giá hàng tháng cũng chỉ cần những mẩu biểu đơn
giản, đủ nêu được những yếu tố làm nổi bật NLĐ được cộng điểm hay trừ điểm trong tháng đó.
Khi tiến hành đánh giá nửa năm cần được xem xét lại dựa trên cả đánh giá của người quản lí và đánh giá của bản thân NLĐ. Khi đó kết hợp với việc phỏng vấn đánh giá sẽ giúp NLĐ hiểu rõ về sự hoàn thành công việc của mình để đưa ra hướng phát triển trong thời gian tới. Thêm vào đó, việc thực hiện phỏng vấn đánh giá giữa năm sẽ tiết kiệm được thời gian hơn là phỏng vấn đánh giá hàng tháng, và cũng không gây nhàm chán cho người lao động. Nếu xảy ra lỗi nghiêm trọng, người quản lí nhắc nhở tại chỗ, sau đó ghi lại để khi phỏng vấn đánh giá nhắc lại và xem xét mức độ tiến bộ của NLĐ sau đó.
Bảng 4.2: Bảng chu kì đánh giá theo nửa năm
Ngày thực hiện Nội dung Người thực hiện Lưu
Ngày 2 đầu kì Cá nhân tự đánh giá
Cán bộ công nhân viên
Lưu tại đơn vị Ngày 3 – 4 đầu
kì
Đánh giá nửa năm Người đánh giá theo thẩm quyền
Lưu tại đơn vị Ngày 5 – 6 đầu
kì
Phỏng vấn đánh giá và ghi lại kết quả cuối cùng
Trưởng đơn vị Lưu tại đơn vị
Ngày 7 – 10 đầu kì Phòn Hành chính – Nhân sự tập hợp kết quả, tính thưởng của kì đó Phòng Hành chính – Nhân sự Phòng Hành chính – Nhân sự
(Nguổn: SV tự nghiên cứu) 4.2.1.2. Đổi mới và đa dạng hóa các tiêu chí đánh giá
Có thể nói tiêu chuẩn thực hiện công việc là đầu vào của hoạt động của hoạt động đánh giá, là thước đo để tiến hành đo thành tích làm việc của cán bộ nhân viên. Một trong những lý do khiến nhân viên lúng túng trong quá trình thực hiện công việc là yêu cầu công việc không cụ thể. Vì thế công ty nên xây dựng những tiêu chuẩn ĐGTHCV dựa trên bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Có thể chia các tiêu chuẩn ĐGTHCV thành hai nhóm:
- Nhóm tiêu chuẩn đánh thành tích chiếm 60% số điểm:
+ Kết quả công việc: như các tiêu chí thuộc về kết quả sản xuất, ngày công lao động, các công việc hoàn thành, chất lượng công việc, số lượng công việc…
+ Thời gian hoàn thành (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Giải quyết các phát sinh: Khả năng tự giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến công việc.
- Nhóm tiêu chuẩn đánh giá năng lực thực hiện công việc chiếm 40% số điểm: + Có kiến thức chuyên môn, hiểu biết các nguyên tắc, lý thuyết, khái niệm, kĩ thuật và quy trình có liên quan trong công việc
+ Kĩ năng: kĩ năng giao tiếp, kĩ năng tin học, kĩ năng làm việc nhóm…
+ Thái độ, ý thức làm việc như đi làm đầy đủ, đúng giờ, khổng nghỉ ốm sai quy định, có xin phép, báo phép, tinh thần đồng đội.
Khi xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá thành tích, Công ty cần xây dựng các trọng số cho từng tiêu chuẩn. Trọng số phản ánh mức độ quan trọng của từng tiêu chuẩn trong kết quả đánh giá cuối cùng. Có thể tham khảo ví dụ hướng dẫn định lượng các tiêu chí đánh giá trong Phụ lục 3
4.2.1.3. Hoàn thiện phương pháp đánh giá thực hiện công việc
Một trong số các nguyên nhân dẫn đến các vấn đề còn tồn tại trong công tác đánh giá nhân lực của Công ty AlphaBooks là việc sử dụng quá ít phương pháp đánh giá nhân sự cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Do đó, Công ty cần kết hợp sử dụng thêm các phương pháp để xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá nhân viên tương ứng phù hợp.
Đối với Công ty AlphaBooks, có thể áp dụng các phương pháp đánh giá là phương pháp ghi chép lưu trữ, phương pháp mức thang điềm, và đầy đủ hơn là phương pháp 360°. Mỗi phương pháp phù hợp với từng nhân viên thuộc các phòng ban, bộ phận khác nhau trong Công ty. Cụ thể:
●Phương pháp ghi chép lưu trữ:
Lí do áp dụng phương pháp này tại Công ty Cổ phần Sách Alpha là vì khoảng thời gian giữa mỗi lần đánh giá nhân viên của Công ty cách xa nhau. Chu kì dài sẽ khiến người tham gia đánh giá nhân viên quên, nhầm lẫn một số sự kiện, vụ việc của từng nhân viên. Do đó, cần thiết phải có một phương pháp đánh giá mà có thể theo sát các hoạt động của nhân viên hàng ngày, lưu lại các sự kiện quan trọng để đánh giá cuối kì.
Phương pháp này được tiến hành như sau: Các trưởng bộ phận trực tiếp cập nhật kí ghi lại các sai sót lớn trong vụ việc của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc của họ trong kì. Những ghi chép này là những dữ liệu quan trọng phục vụ quá trình đánh giá, cho phép đưa ra các chứng cứ xác thực khi đánh giá một nhân viên.
Bảng 4.3: Mẫu ghi chép các sự kiện quan trọng
Tên người đánh giá: Bộ phận: Chu kì đánh giá: 1.Thực hiện nội quy lao động
Hành vi tích cực Hành vi tiêu cực 1. (Ngày/tháng/năm ) Hành vi 1. (Ngày/tháng/năm) Hành vi
2. 3.
Nguồn:[09]
Cuối kỳ trưởng bộ phận sẽ tiến hành đánh giá nhân viên của bộ phận mình theo hai nhóm: Nhóm thực hiên tốt công việc và nhóm có sai lầm lớn. Sau đó, trưởng bộ phận sẽ tổng hợp và sử dụng kết quả đánh giá. Các phiếu ghi chép hành vi có sai sót của nhân viên sẽ được lưu lại, phục vụ cho buổi phỏng vấn đánh giá, khi nhân viên và trưởng bộ phận có cơ hội gặp gỡ trực tiếp, nếu có thắc mắc sẽ dùng làm bằng chứng đối chiếu.
Tuy nhiên khi áp dụng cần lưu ý việc ghi chép phải tiến hành liên tục, tránh bỏ qua các sựu kiện quan trọng và đôi khi sử dụng phương pháp này khiến cho nhân viên cảm thấy không thoải mái do bị quan sát và ghi lại những điểm yếu kém.
Kết quả thu được khi sử dụng phương pháp này là: Về phía nhà quản trị sẽ có sự theo dõi liên tục quá trình nhân viên, và các bằng chứng cụ thể sử dụng khi cần thiết, cần đối chứng. Về phía nhân viên, họ sẽ có thái độ làm việc nghiêm túc, mọi lúc, mọi nơi, mọi thời điểm chứ không chỉ vào thời gian cuối cùng gần ngày đánh giá, nhân viên mới nỗ lực làm việc như hiện nay.
●Phương pháp mức thang điểm:
Lý do áp dụng phương pháp mức thang điểm: Phương pháp mức thang điểm dễ sử dụng, đơn giản, có thể áp dụng trên diện rộng toàn công ty. Mức thang điểm rõ ràng tạo điều kiện cho việc xếp hạng nhân viên.
Cách thức áp dụng tại Công ty AlphaBooks: Vẫn áp dụng số điểm đã quy định mà Công ty đưa ra tương ứng với các mức xếp loại A, B, C, D nhưng bổ sung thêm các tiêu chuẩn định lượng xác định khối lượng công việc hoàn thành và tiến độ hoàn thành công việc, thê các tiêu chuẩn cụ thể cho từng nhân viên ở từng phòng ban. Các tiêu chuẩn cần bổ sung phần lớn là các tiêu chuẩn định lượng do đó điều cần thiết là Công ty xác lập định mức lao động chuẩn cho nhân viên các bộ phận. Thực hiện việc này Công ty cần có bản mô tả công việc chính xác từ đó thiết lập định mức lao động phù hợp cho các nhân viên thuộc các bộ phận khác nhau.
Bảng 4.4: Ví dụ về các tiêu thức đánh giá theo phương pháp thang điểm tại Công ty
Tiêu thức Điểm Ghi chú
thành công việc Chậm 1 ngày 1 Chậm 2 ngày 0.5 Chất lượng công việc Tốt 1,5 Khá 1 Trung bình 0,5
Kĩ năng Luôn trau dồi kiến thức, kĩ năng 1 Không có tinh thần học hỏi, ỉ lại 0.5
Thái độ, ý thức Tốt 1
Khá 0.3
Trung bình 0.2
Tinh thần kỉ luật Không vi phạm kỉ luật 0.6 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Vi phạm 1 lần 0.3
Vi phạm 2 lần trở lên 0.1
(Nguồn: SV tự nghiên cứu)
● Phương pháp 360°: Tuy nó khác với quy trình đánh giá truyền thống mà các doanh nghiệp hay sử dụng, nhưng phương pháp này lại tận dụng được tối đa sự tham gia của các thành phần trong quá trình đánh giá, về cơ bản không chỉ còn những nhà quản lí mới được quyền đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên mà còn có thêm đồng nghiệp, nhân viên, khách hàng, tự bản thân đánh giá. Áp dụng phương pháp đánh giá này, các cán bộ công nhân viên tại Công ty AlphaBooks có thêm nhiều cơ hội được đánh giá bản thân, kết quả công việc, thu thập được nhiều kết quả chính xác hơn, người đánh giá cũng sẽ có thêm nhiều cái nhìn về người được đánh giá. Những thông tin đa chiều về người được đánh giá sẽ phong phú, giúp cho quá trình thu thập thông tin, kết quả được diễn ra dễ dàng.
4.2.1.4. Tăng cường người đánh giá, đào tạo và hướng dẫn đánh giá
Công ty nên tăng cường thêm số người đánh giá, việc lựa chọn người đánh giá cần được mở rộng ra các đối tượng để việc đánh giá mang tính đa chiều, chính xác như cho khách hàng đánh giá, cấp dưới đánh giá…Các cán bộ công nhân viên đều nhận thức được vai trò quyết định của mình trong hoạt động đánh giá. Cán bộ phòng Hành chính – Nhân sự nên đề xuất lựa chọn người đánh giá bao gồm cấp trên trực tiếp, đồng nghiệp và cán bộ nhân viên tự đánh giá. Kết quả đánh giá cần được công bố trên bảng tin của văn phòng. Công ty để các cán bộ nhân viên ý thức được tầm quan trọng của việc đánh giá. Kết quả đánh giá các Phòng ban cần được tổng hợp, rút kinh nghiệm và giải thích rõ trong các cuộc họp tổng kết vào cuối kì đánh giá. Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực cần thường xuyên kiểm tra theo dõi và kịp thời phê bình những lỗi trong đánh giá, khen ngợi các tổ chức tiến hành đánh giá cho kết quả sát với thực tế.
Công ty cũng cần mở những lớp đào tạo cán bộ đánh giá công việc để những cán bộ quản lí này có thêm những hiểu biết, kinh nghiệm trong công tác đánh giá. Các cán bộ quản lí cũng nên trao đổi những thông tin với nhau về công việc, để rút ra những kinh nghiệm trong khi đánh giá và thực hiện phỏng vấn sau khi kết thúc đánh giá.