- Biên bản giao nhận TSCĐ liên quan Biên bản thanh lý TSCĐ.
2.2.3.2. Quy trình luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ về TSCĐ
+ Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, TSCĐ của công ty thường xuyên biến động. Để quản lý tốt TSCĐ kế toán cần phải quản lý chặt chẽ, phản ánh kịp thời mọi biến động tăng, giảm TSCĐ. Các đối tượng sử dụng TSCĐ căn cứ vào cách phân loại TSCĐ, ban giám đốc giao toàn bộ trách nhiệm quản lí cho từng bộ phận: phòng, ban, đội và từ đó giao cụ thể đến từng người phù hợp với nghề nghiệp, chức danh quản lí, sử dụng tài sản của công ty. Trách nhiệm của từng phòng, ban, đội phải thực hiện đúng theo nội quy mà ban giám đốc đề ra cho từng bộ phận.
+Căn cứ vào chuyên môn của từng người (ví dụ như công nhân sản xuất) công ty có các hình thức khen thưởng, kỉ luật như: cá nhân có trách nhiệm bảo quản tốt tài sản thì công ty khen thưởng bằng hình thức tăng lương… còn đối với cá nhân làm mất mát, hư hỏng tài sản do chủ quan thì bị quy trách nhiệm phải bồi thường cho công ty.
+ Mỗi khi có TSCĐ tăng, công ty thành lập Hội đồng giao nhận. Hội đồng này có nhiệm vụ đánh giá lại giá trị tài sản đúng với thời điểm, hiện trạng của TSCĐ và cùng với đại diện đơn vị giao TSCĐ lập biên bản giao nhận TSCĐ. Biên bản này được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và lưu. Hồ sơ đó bao gồm: biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, các hóa đơn, giấy vận chuyển bốc dỡ. Phòng kế toán giữ lại để làm căn cứ tổ chức kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết TSCĐ.
+ Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, kế toán mở sổ để hạch toán chi tiết TSCĐ. Thẻ TSCĐ được lập một bảng và để tại phòng kế toán theo dõi, phản ánh diễn biến phát sinh trong
Giám đốc công ty Hội đồng giao nhận Kế toán TSCĐ
Ra quyết định tăng, giảm TSCĐ Nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ Lập biên bản giao, nhận TSCĐ, lập phiếu nhập, xuất TSCĐ Ghi sổ TSCĐ Lưu trữ, bảo quản
+ Thẻ TSCĐ sau khi lập xong phải được đăng kí vào sổ TSCĐ. Sổ TSCĐ lập chung cho toàn công ty một quyển và cho từng bộ phận sử dụng mỗi nơi một quyển.
+ Khi TSCĐ giảm, kế toán dựa trên hoá đơn đỏ để làm biên bản thanh lý TSCĐ. Biên bản này do Ban thanh lý lập có đầy đủ chữ ký của trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng, giám đốc công ty sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi và lưu.
* Ghi sổ kế toán TSCĐ
Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ kế toán TSCĐ
* Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ
2.2.4.Hạch toán chi tiết TSCĐ 2.2.4.1.Tại phòng kế toán
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, TSCĐ của công ty thường xuyên biến động. Để quản lý tốt TSCĐ kế toán cần phải quản lý chặt chẽ, phản ánh kịp thời mọi biến động tăng, giảm TSCĐ.
Mỗi khi có TSCĐ tăng thêm, công ty phải thành lập Hội đồng giao nhận. Hội đồng này có nhiệm vụ thu và cùng với đại diện đơn vị giao TSCĐ lập biên bản giao nhận TSCĐ. Phòng kế toán phải sao cho mỗi đối tượng TSCĐ một bản để lưu vào hồ sơ riêng. Hồ sơ đó bao gồm: biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, các hóa đơn, giấy vận chuyển bốc dỡ. Phòng kế toán giữ lại để làm căn cứ tổ chức kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết TSCĐ.
Thẻ TSCĐ Chứng từ gốc (phiếu nhập TSCĐ, phiếu xuất TSCĐ,…) Sổ chi tiết TSCĐ Sổ TSCĐ Nhật ký chung Sổ CTGS 211, 213,… Sổ Cái TK 211 Sổ Cái TK 213 Sổ Cái TK ….. Sổ Cái TK 211 Sổ Cái TK 213 Sổ Cái TK …..
Căn cứ vào hồ sơ, phòng kế toán mở thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết TSCĐ của doanh nghiệp để đăng ký, theo dõi và quản lý toàn bộ TSCĐ của doanh nghiệp khi mua sắm đưa vào sử dụng đến khi giảm và theo dõi khấu hao TSCĐ , kế toán mở sổ TSCĐ.
2.2.4.2.Tại bộ phận sử dụng
Tại mỗi bộ phận, để theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ nhằm quản lý tài sản đã cấp cho các bộ phận, làm căn cứ để đối chiếu khi kiểm tra tài sản, kế toán mở sổ theo dõi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng. Sổ này được mở cho từng nơi sử dụng dùng cho từng năm, mỗi bộ phận sử dụng lập 2 quyển, một quyển lưu tại phòng kế toán, một quyển bộ phận sử dụng giữ, mỗi loại tài sản được ghi một trang.
2.2.5.Hạch toán tổng hợp TSCĐ
2.2.5.1.Hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ
TSCĐ có giá trị tăng khi tài sản đó được mua ngoài, căn cứ vào hóa đơn và biên bản kiểm nhận tài sản, kế toán phản ánh hai bút toán.
Sơ đồ 2.8: Hạch toán tổng hợp TSCĐ
TK 711 TK 111,112,331,341 TK 211,213 TK 241 (3a) thanh lý
(3b) giá nhượng bán (1a)Mua TSCĐ nhượng bán
TK 3331 TK133 TK 811
TK 241
(2a)tập hợp (2b)đưa vào chi phí đầu
tư XDCB sử dụng
TK 411 TK 414,441
(1b) kết chuyển nguồn
Công ty áp dụng phương pháp tính TSCĐ theo phương pháp khấu hao đều theo thời gian.
Ví dụ minh họa
Công ty TNHH AN HÒA mua một máy xẻ gỗ (mới 100%) với giá trị ghi trên hóa đơn là 119.000.000 đồng, chiết khấu mua hàng là 5.000.000 đồng, chi phí vận chuyển là 3.000.000 đồng, chi phí lắp đặt chạy thử là 3.000.000 đồng. Biết rằng TSCĐ có tuổi thọ kỹ thuật là 12 năm, thời gian sử dụng của TSCĐ doanh nghiệp dự kiến là 10 năm, tài sản được đưa vào sử dụng vào ngày 01/01/2012.
Nguyên giá = 119.000.000 – 5.000.000 + 3.000.000 + 3.000.000 = 120.000.000 đồng
Chứng từ
Diễn giải Nguyên giá