LI NÓ IỜ ĐẦU
3.2.2Giải pháp nâng cao hiệu quả hiệu quả sử dụng VLĐ
Trong một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hay thương mại thì việc tiêu thụ sản phẩm là một vấn đề sống còn, chỉ bán được sản phẩm thì doanh nghiệp mới thu hồi được vốn bỏ ra và tiếp tục tái đầu tư quay vòng vốn. Trong nền kinh tế hàng hoá, có rất nhiều chiến lược nhằm đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ, trong đó tín dụng thương mại ra đời đã và đang đem lại nhiều hiệu
quả cao, có lợi cho cả hai bên: bên bán và bên mua. Thế nhưng một số doanh nghiệp đã lạm dụng quá mức hình thức này, tạo nên những khoản phải thu khổng lồ, nguy cơ không thu hồi được là rất cao. Sự gia tăng các khoản phải thu này kéo theo một loạt các vấn đề (ứ đọng vốn, phát sinh nợ khó đòi, không có vốn lưu động phục vụ cho nhu cầu thường xuyên…) và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của một doanh nghiệp.
Khoản phải thu của công ty phát sinh nhiều hay ít phụ thuộc vào các yếu tố như tình hình nền kinh tế, giá cả sản phẩm, chất lượng sản phẩm, và chính sách bán chịu của công ty. Trong các yếu tố này, chính sách bán chịu ảnh hưởng mạnh nhất đến khoản phải thu và sự kiểm soát của giám đốc tài chính.
Thông thường, với mục tiêu tăng doanh thu, bộ phận bán hàng sẽ cố gắng dành nhiều ưu ái, trong đó có ưu đãi về tín dụng, cho khách hàng. Nếu quản lý các khoản tín dụng này không tốt, sẽ dẫn đến doanh thu trên sổ sách cao, nhưng hiệu quả kinh tế thấp và lượng thu tiền mặt cũng thấp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng thiếu vốn lưu động.
Ngoài ra, việc bộ phận dịch vụ khách hàng thường xuyên cập nhật sai hoặc thiếu chi phí cũng làm cho quá trình thanh toán kéo dài. Đặc biệt, nếu Ban Giám đốc có các chính sách tín dụng dành cho khách hàng không rõ ràng, hoặc quá trình phê chuẩn tín dụng cho khách hàng phức tạp, cũng ảnh hưởng đến hiệu quả các khoản phải thu.
Như vậy, lựa chọn một chính sách tín dụng hợp lý và đẩy nhanh thu hồi các khoản nợ đến hạn là rất cần thiết cho doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp đang sử dụng chính sách tín dụng quá nới lỏng. Nếu không, doanh nghiệp sẽ lâm vào cảnh thiếu vốn nghiêm trọng cho quay vòng sản xuất, bị chiếm dụng một lượng vốn lớn, thậm chí còn làm phát sinh các chi phí thu hồi nợ, cùng với các khoản nợ khó đòi.
Các khoản phải thu của Công ty trong 3 năm nghiên cứu đều chiếm tỷ lệ rất cao trong tổng vốn lưu động, cụ thể là năm 2009 là 18,23%, năm 2010 là 19.13% và năm 2011 là 23.01%, chứng tỏ công ty đang bị tồn đọng một lượng vốn lớn mà không thể đưa vào sản xuất kinh doanh được. Không những thế, chỉ cần nhìn các chỉ tiêu vòg quay các khoản phải thu và số ngày một vòng quay thì thấy ngay sự ứ dọng vốn nghiêm trọng trong nợ phải thu của công ty. Số vòng quay lớn nhất trong 3 năm liền cũng chỉ là 3,209 vòng. Công ty cần có các biện pháp thu hồi nợ, và thực hiện chính sách tín dụng thắt chặt là việc làm cần thiết trong giai đoạn tới.
Nhiều doanh nghiệp đang nhận thức sai lầm rằng, hiệu quả sử dụng các khoản phải thu là trách nhiệm của riêng bộ phận kế toán – tài chính. Điều này không chỉ là chưa đúng mà còn chưa đủ. Kế toán – Tài chính là đầu mối để phối hợp giải quyết các khoản phải thu, nhưng để phối hợp được hiệu quả, họ phải có sự hỗ trợ của bộ phận bán hàng và bộ phận dịch vụ khách hàng (phòng kinh doanh), thậm chí của cả Ban Giám đốc.
Để đẩy nhanh thu hồi nợ và quản lý tôt các khoản phải thu, công ty phải tiến hành một số công việc sau
a/Cải thiện quy trình
Chuyển tiền: Thay vì thực hiện thủ công, công ty nên áp dụng công nghệ thông tin, tự động hoá quy trình chuyển tiền. Điều này giúp công ty giảm bớt thời gian chờ xác nhận hoá đơn từ Ban Giám đốc và xác nhận thanh toán của khách hàng.
Quản trị tín dụng khách hàng: Trước hết, doanh nghiệp cần có một chính sách tín dụng rõ ràng cho từng nhóm khách hàng. Ngoài ra, cập nhật và theo dõi lịch sử tín dụng của khách hàng cũng giúp giảm việc trì hoãn thanh toán. Công ty nên sử dụng hệ thống cho điểm tín dụng và phân loại khách
hàng theo mức độ rủi ro, để quyết định có nên cho khách hàng tiếp tục sử dụng tín dụng của mình hay không.
Thu tiền: Đòi tiền khách hàng luôn bị cho là một công việc nhàm chán, do đó, công ty phải có mức thưởng xứng đáng cho những nhân viên thu tiền hiệu quả. Ngoài ra, khi hoạt động thu tiền nội bộ quá tốn kém hoặc gặp những khách hàng khó chịu, công ty nên thuê công ty thu tiền chuyên nghiệp làm việc này.
b/ Đo lường hiệu quả các khoản phải thu
Công ty nên thường xuyên đo lường các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả các khoản phải thu, thông thường sử dụng 3 chỉ tiêu sau:
Vòng quay các khoản phải thu: Được sử dụng để đo lường thời gian trung bình mà doanh thu tồn tại dưới dạng các khoản phải thu. Công ty nên đưa ra số ngày cụ thể để đánh giá đó là khoản phải thu tốt hay xấu, chẳng hạn dưới 30 ngày được xem là có khả năng kiểm soát được.
Tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu: Được sử dụng để đánh giá xu hướng hiệu quả các khoản phải thu. tỷ lệ này càng cao, công ty càng bị chiếm dụng vốn nhiều. Khi tỷ lệ này vượt quá định mức do công ty đặt ra, Ban Giám đốc cần có những qui định siết chặt, tránh tình trạng thiếu vốn lưu động.
Tuổi nợ: Bằng các phân tích tuổi nợ, công ty có thể xác định sớm những khoản phải thu có vấn đề và hành động thích hợp nhằm bảo vệ doanh thu.
c/ Hợp tác với khách hàng
Công ty cần có chính sách khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, hoặc hợp tác với khách hàng trong việc giải quyết các khoản phải thu. Công ty nên sử dụng chiết khấu tiền mặt để khuyến khích khách hàng thanh toán trước ngày đến hạn.
Ngoài ra, các công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hoá đơn hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp công ty quản lý tốt các khoản phải thu mà còn duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Đặc biệt, công ty tiến hành các biện pháp hỗ trợ khách hàng trong việc giải quyết các khoản phải thu. Để thực hiện điều này công ty hãy yêu cầu bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán – tài chính đến thăm cơ sở sản xuất của khách hàng chưa thanh toán. Sau đó, bộ phận này sẽ cùng khách hàng đánh giá lại năng lực tài chính và lượng hàng tồn kho, để xác định vì sao khách hàng không có khả năng thanh toán. Nếu công ty phát hiện ra rằng, khách hàng không lường trước được khả năng chuyển hoá hàng tồn kho thành tiền mặt và đã để tồn kho qua lớn thì yêu cầu khách hàng ngưng đặt hàng và hỗ trợ khách hàng bằng cách thu lại một phần lượng hàng tồn kho. Và thông qua quan hệ rộng của mình, công ty đã giúp khách hàng bán được sản phẩm tồn kho với giá chiết khấu.
d/ Phân tích uy tín khách hàng
Công ty nên tuân thủ quy trình phân tích sau để quyết định chính sách tín dụng đối với từng khách hàng.
e. Cần chú trọng hơn nữa công tác marketing, mở rộng thị trường:
Trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế ngày nay thì khách hàng được coi là điều kiện tiên quyết và là chìa khoá cho sự thành công của mỗi doanh nghiệp. Một doanh nghiệp bất kỳ muốn có chỗ đứng trên thị trường thì nhất định phải có một lượng khách hàng đủ lớn để mua hết số hàng mà doanh nghiệp đã sản xuất ra. Nhưng nhu cầu của khách hàng lại vô cùng đa dạng: nhu cầu thực - nhu cầu kỳ vọng, hiện tại - tiềm ẩn, nhận thức – văn hoá… đòi hỏi phải có kế hoạch nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu phù hợp. Một đội ngũ chuyên viên Marketing cùng với kế hoạch đã được thảo luận và bàn bạc kỹ lưỡng là điều rất cần thiết để có thể thu thập được những thông tin quan trọng đó. Do đó, nâng cao chất lượng hoạt động Marketing, đặc biệt là hoạt động nghiên cứu thị trường là vấn đề đặt lên hàng đầu trước khi tung ra một sản phẩm mới hay xâm nhập vào thị trường tiếm ẩn nay mới thực sự trở thành thị trường hiện tại.
Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh là một dây chuyền có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, nếu sai lệch ở khâu nào đó sẽ dẫn đến hậu quả không tốt cho khâu tiếp theo. Chính vì vậy, để không gây ra hiệu ứng xấu
Từ chối bán chịu
Nguồn thông tin khách hàng:
- Báo cáo tài chính
- BC xếp hạng tín dụng - Kiểm tra của NH - Kiểm tra thương mại Đánh giá uy tín khách hàng C ó uy t ín Quyết định bán chịu
mang tính dây chuyền này thì phải làm tốt ngay từ đầu, tức là phải xuất phát từ khách hàng. Chỉ khi phân luồng được khách hàng và phân đoạn thị trường thì doanh nghiệp mới có kế hoạch cụ thể cho ý tưởng kinh doanh của mình. Do đó nghiên cứu thị trường đóng vai trò ngày càng quan trọng trong thành công bước đầu và là tấm đệm cho các giai đoạn khác (sản xuất, bán hàng,…) hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn.
Ngày nay, quảng cáo hay xúc tiến thương mại cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc tiêu thụ hàng hoá bởi lẽ nhờ đó mà doanh nghiệp có thể giới thiệu đến khách hàng những tính năng, tác dụng và mẫu mã sản phẩm của mình để khách hàng tiếp cận rõ hơn, sâu hơn về sản phẩm, có phù hợp với trí tưởng tượng trước đây của mình hay không. Mặt khác, qua các chương trình quảng cáo và xúc tiến thương mại, công ty có thể quảng bá cho thương hiệu của mình, ngày nay uy tín và thương hiệu cũng đóng một vai trò không nhỏ tác động lên tâm lý chọn hàng của khách.
Như vậy, marketing hiện nay cũng là việc tìm hiểu nhu cầu khách hàng, thiết kế và tạo ra sản phẩm như thế nào để thoả mãn nhu cầu đó và đem lại lợi nhuận cho nhà sản xuất. Thay vì chỉ chú trọng đến việc sản xuất, công ty phải quan tâm đến yêu cầu của khách hàng và công việc này thì khó hơn vì nó liên quan đến tâm lý của con người. Do đó, những đòi hỏi của thị trường là khía cạnh quan trọng của marketing hiện đại và nó phải được xem xét trước quá trình sản xuất.
Do đó marketing hiện đại ngày nay phải đảm bảo làm được 4 điều sau: bán đúng sản phẩm đến thị trường đang cần nó, bán sản phẩm với một giá được xác định theo nhu cầu, thoả mãn nhu cầu của khách hàng và tạo ra lợi nhuận cho nhà sản xuất.
Đẩy mạnh hoạt động Marketing là vô cùng cần thiết cho mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là đối với công ty
Không những thế, thời đại ngày nay là kỷ nguyên của thông tin nên việc áp dụng các kỹ thuật số vào kinh doanh là việc vô cùng cần thiết nâng cao chất lượng hoạt động Marketing chính là điều kiện tiên quyết để thực hiện điều đó.
Vì tầm quan trọng như thế, đội ngũ marketing cùng bộ phận kinh doanh cần nhanh chóng tiến hành các biện pháp sau:
Tập hợp và khuyến khích những người bán hàng ghi lại các sự kiện và thông báo cho công ty vì chính họ là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, do đó nguồn thông tin họ thu được là khá chính xác.
Nghiên cứu và nắm vững biến động về môi trường kinh doanh như tiềm lực và chính sách mới của đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi chính sách của Nhà nước… để công ty có những phản ứng và ra quyết định kịp thời hơn. Công việc này phải diễn ra thường xuyên, vì vai trò của thông tin trong giai đoạn hiện nay là rất lớn, nếu thông tin không chính xác - kịp thời và đầy đủ thì sẽ không mang lại hiệu quả, thậm chí gây ra hiệu quả xấu.
Phân tích và đánh giá những thay đổi trong tập quán tiêu dùng của khách và dự báo xu hướng để vạch ra nhiệm vụ cho giai đoạn tiếp theo.
Tiến hành phân đoạn thị trưòng để thực hiện chính sách sản phẩm cho phù hợp.
Phân tích điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ cạnh tranh, nắm vững được quy mô thị phần của các sản phẩm đang cạnh tranh với công ty. Đồng thời cũng phải tìm hiểu xu hướng của họ để lựa chọn bước đi đúng đắn cho mình.
Tăng cường khả năng thu thập xà xử lý thông tin để tạo cơ sở cho việc dự báo và lập kế hoạch kinh doanh một cách chính xác, hiệu quả và nâng cao khả năng thích ứng với thị trường bằng cách tăng cường học hỏi thông qua những đối tác lớn, giàu kinh nghiệm và tích cực học hỏi trao dồi những
kiến thức qua những chuyến khảo sát thực tế ở nước ngoài
Tăng cường xúc tiến thương mại, không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ trực tiếp bằng cách tìm những cơ hội giao thương thông qua mạng, báo chí, những cuộc triển lãm hội chợ hoặc trực tiếp khảo sát thị trường hoặc có thể hợp tác với những khách hàng quen thuộc để tìm khách hàng mới với những thỏa thuận hấp dẫn như: cho họ hưởng hoa hồng hoặc giảm giá khi mua hàng…
Đối với những khách hàng chưa là khách hàng thường xuyên của công ty phải luôn giữ vững uy tín bằng những lần giao hàng đúng chất lượng, số lượng và thời hạn để tiếp tục duy trì và mở rộng thị phần hơn nữa. Đối với những khách hàng truyền thống có được thông qua những hơp đồng cấp chính phủ cần tận dụng mối quan hệ này để phát triển những hợp đồng xuất khẩu trực tiếp.
Các bộ phận marketing nên có ít nhất sáu thước đo trên bảng điều hành xung quanh sự đổi mới, để thấy tốc độ của sự đổi mới và so sánh tiến trình thực hiện của công ty với các bộ phận marketing trong ngành công nghiệp tương đương. Đó là:
1. Tỷ lệ khách hàng có được so với đối thủ cạnh tranh tương đương; 2. Tỷ lệ tăng trưởng khách hàng có thể mang lại lợi nhuận so với đối thủ cạnh tranh tương đương;
3. Tỷ lệ tăng trưởng so với đối thủ cạnh tranh tương đương; 4. Tỷ lệ chấp nhận sản phẩm
5. Tỷ lệ thành công của sản phẩm mới 6. Thời gian đưa ra thị trường và doanh thu Một số vấn đề mà đội ngũ này cần quán triệt là:
Tập trung thị trường trọng yếu. Nếu công ty không đủ sức cạnh tranh giành vị trí số 1 trên thị trường hãy nhắm vào vị trí số 1 của một của 1
phân khúc.
Phân đoạn nhu cầu cao. Nắm bắt nhu cầu thị trường nhanh chóng xây dựng giải pháp đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của các nhu cầu cao cấp.
Nghiên cứu và phát triển. Cập nhật công nghệ, đầu tư vào R&D để chủ động sáng tạo nhằm xây dựng và duy trì lợi thế cạnh tranh về công nghệ.
Vị trí chiến lược. Chiếm lĩnh những vị trí thuận lợi cho việc xây dựng điểm bán hàng, kho trung chuyển, nhà máy sản xuất. Cho dù sau này không có nhu cầu sử dụng hết doanh nghiệp luôn có thể nhượng quyền khai thác với giá cao, hoặc có thể sử dụng lợi thế về mạng lưới kho vận để làm đối trọng trong khi thương lượng với các đối tác khác mạnh hơn mình ở những tiêu chí khác (thương hiệu, công nghệ, nguồn vốn…).
Marketing đã trở thành một cơ hội giúp cho sự phát triển chiến lược