Cần lập văn bản rõ ràng ghi chép về các quy trình kho, bao gồm: người chịu trách nhiệm, phương thức thực hiện, cách thức kiểm tra cụ thể, tiêu chuẩn đo lường, chỉ tiêu đánh giá. Điều này giúp nhân viên ở tất cả các khâu đều hiễu rõ và đánh giá chất lượng công việc do mình thực hiện. Những văn
bản này cần được treo ngay tại kho để mọi người có thể dễ dàng quan sát và thực hiện. Cần thiết lập một số quy trình mới chưa có như:
- Kiểm tra các vị trí trống
- Nhập, chuyển, nhận các máy móc đắt tiền - Xử lý đối với hóa chất kho lạnh
- Kiểm tra trước khi dỡ hàng
- Quy trình huấn luyện nhân viên mới
Áp dụng các phương pháp mới như phương pháp phân loại ABC được sử dụng để xác định phân loại hàng hóa dựa vào doanh số hay sự lưu chuyển. Rà soát, hoàn thiện hệ thống quy trình hoạt động chuẩn, các hướng dẫn công việc và thực hiện theo đúng các quy trình hoạt động chuẩn đã ban hành. Từng bước thiết lập cũng cố các quy trình, ứng dụng hệ thống quản lý mới (SAP)
Quy định chi tiết và thực hiện việc kiểm soát đầy đủ đối với hàng nhập kho. Có thủ tục kiểm tra hàng lạnh nghiêm ngặt. Xây dựng danh sách các chứng từ nhập theo đúng yêu cầu của từng hãng gửi hàng. Quy chuẩn về mặt văn bản người chịu trách nhiệm chính trong từng bước, từng giai đoạn thực hiện quy trình.
Dùng các thiết bị quét mã vạch (RF gun) để kiểm tra hàng và nhiệt độ. Cần thực hiện việc mang bảo hộ lao động như đeo găng tay, mặc áo khóa, đeo khẩu trang khi ra vào, làm việc trong kho.
Kiểm tra ngẫu nhiên các đơn hàng trước khi xuất. “Cách tốt nhất là kiểm tra khi hàng sắp giao lên xe, thử đặt vai trò như là khách hàng lúc kiểm tra”. Sắp xếp một kiểm tra viên trung lập (có thể là nhân viên của Viện Trang thiết bị và Công trình y tế) để kiểm tra tính chính xác của đơn hàng, người này sẽ tiến hành xem xét giải quyết khi có trục trặc xảy ra. Sau đó, nhân viên giám sát sẽ họp với nhân viên soạn và đóng gói hàng để tìm ra nguyên nhân
sơ sót cũng như đề ra các bước khắc phục. Lưu giữ các chứng từ liên quan đến sai sót, phân tích xem các lỗi này có mang tính chu kỳ hay không, nhằm tìm ra và cải tiến quy trình hoạt động.