Hàng hóa nhận được cần phải phù hợp với chứng từ nhập, kể cả chất lượng cũng như số lượng sau được đưa vào hệ thống, sẵn sàng để bán.
b. Phạm vi: Tất cả hàng hóa nhận tại kho của Việt Ba.
c. Người chịu trách nhiệm: Thủ kho và nhân viên nhận hàng . d. Quy trình
Bước 1: Bộ phận kinh doanh sẽ gửi cho thủ kho các thông tin có liên quan về hàng hóa nhập: tên, nhà cung cấp, thời gian có mặt , số lượng & điều kiện lưu trữ.
Bước 2: Thủ kho tổ chức nhân sự, sắp xếp vị trí để tiếp nhận lô hàng
Bước 3: Khi hàng tới kho, nhân viên nhận hàng phải tiến hành kiểm tra hàng đúng như theo Quy tắc về nhập hàng của công ty bao gồm các công việc:
- Kiểm tra số lượng, chất lượng
- Phân loại: số lô, hàm lượng, hạn dùng, hàng hư hỏng… - Cân xác suất (theo quy trình)
- Sắp xếp hàng hoá trên pallet nhựa theo quy định, đúng chủng loại.
Sau đó, nhân viên phải ghi chép vào phiếu kiểm hàng rồi chuyển giao cho thủ kho để kiểm lại so với chứng từ nhập, gồm có: hoá đơn, phiếu báo giá, hợp đồng, tờ khai hải quan và danh sách hàng nhập. Những sai lệch (nếu có) phải được ghi nhận trong biên bản. Các lỗi có thể là với vỏ thùng bị hư, trọng lượng không khớp với thông tin nhận được, dấu niêm phong bị xé hoặc có dấu hiệu đã mở không còn trạng thái ban đầu, biến dạng nhãn dán pháp định...
Bước 4: Sau khi hoàn thành bước 3, tiến hành chất xếp hàng hóa lên palét theo hướng dẫn.Hàng hóa có sai sót sẽ được phân loại và đánh dấu “Unqualified” đúng theo như Quy tắc về nhập hàng của công ty. Thủ kho sẽ giao biên bản nhập hàng cùng với hàng hư hỏng tới một phó Giám đốc phụ trách liên lạc với nhà cung ứng để xử lý đúng như theo quy trình
Sau đó, thủ kho sẽ giao các báo cáo nhập hàng và toàn bộ chứng từ đến phòng IT để xử lý dữ liệu điện tử và nhập vào hệ thống . Cuối cùng dữ liệu trên máy tính sẽ đưa cho thủ kho xem xét và ký xác nhận.