a.Mục đích: Đảm bảo tất cả hàng hoá được chuẩn bị, đóng gói một cách chính xác trước khi giao cho khách hàng.
b. Phạm vi: Bao gồm tất cả hoạt động soạn, đóng gói hàng tại kho của công ty Việt Ba
c. Trách nhiệm: Thủ kho, giám sát kho và các nhân viên d. Quy trình
Bước 1: Kho nhận Phiếu xuất kho, hoá đơn từ phòng IT để chuẩn bị trước hàng hóa (thường là một ngày trước khi xuất).
Bước 2: Thủ kho kiểm tra lại đơn hàng, nếu phát hiện lỗi phải thông báo lại cho phòng IT sữa chữa.
Bước 3: Nhân viên chuẩn bị hàng hóa căn cứ theo Phiếu xuất kho theo nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO), để đảm bảo số lượng hàng soạn đúng với Phiếu xuất kho. Cuối cùng là ký tên xác nhận
Bước 4: Giám sát kho kiểm tra hàng hóa được chuẩn bị theo Phiếu xuất kho, hoá đơn về số lượng, mã số lô hàng.
Bước 5: Thủ kho giao hàng cho nhân viên giao hàng và lấy chữ ký xác nhận đã nhận hàng đã được chuyển đi
Bước 6:. Một bản sao sẽ được lưu và một bản sẽ được gửi tới bộ phận IT để số hóa nội dung và nhập vào cơ sở dữ liệu
2.2.4 Kiểm soát và quản lý tồn kho
a. Mục đích: Giữ gìn hàng hoá trong kho được ngăn nắp, sạch sẽ và không bị thất thoát .
c. Trách nhiệm: Phó giám đốc chuyên trách, thủ kho, giám sát kho, bộ phận IT và nhân viên kho.
d. Nội dung
- Thủ kho là người chịu trách nhiệm hàng hóa cất giữ trong kho, ghi nhận số lượng hàng hóa hao hụt hoặc hư hại và cũng là người chịu trách nhiệm lưu hành và sử dụng các chứng từ.
- Hàng hóa trong kho được xử lý theo trên nguyên tắc OSFO: (Oldest Stock First Out) tức là hàng có hạn dùng gần nhất sẽ xuất kho trước. - Hàng hóa trong kho được kiểm tra định kỳ 2 lần/ tháng và đột xuất 1
lần/tháng . Bộ phận IT xuất Phiếu kiểm kho và giao cho giám sát kho tiến hành kiểm tra. Nếu phát hiện hàng hóa sai hỏng thông báo lại cho bộ phận IT để gửi phản hồi cho nhà cung cấp.
- Thường xuyên kiểm tra điều kiện bảo quản trong kho.
- Tất cả những thay đổi về vị trí, chất lượng, số lượng của hàng cũng như điều kiện kho phải được cập nhật vào cơ sở dữ liệu của công ty ngay trong ngày.
2.2 Quản trị các yếu tố của kho hàng