- Năng lực cạnh tranh của các Ngân hàng trong nước còn yếu so với các Ngân hàng nước
2.3.3.Đánh giá kế hoạch kinh doan hở ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Thị xã Phúc Yên
B, Hoạt động quản trị điều hành
2.3.3.Đánh giá kế hoạch kinh doan hở ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Thị xã Phúc Yên
Việt Nam – Chi nhánh Thị xã Phúc Yên
2.3.3.1. Những thành tựu đạt được
• Quy trình xây dựng kế hoạch:
Công tác kế hoạch ở Chi nhánh phần nào đã đáp ứng được yêu cầu,đòi hỏi của công tác kế hoạch trong nền kinh tế thị trường,các bước lập kế hoách đã phần nào hoàn thiện hơn: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát và kế hoạch tác nghiệp, trong mỗi khâu đều thực hiện đúng theo chức năng nhiệm vụ để góp phần thực hiện tốt,hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Quy trình xây dựng kế hoạch đã được thực hiện,phân cấp từ trên xuống (từ Ban Giám Đốc xuống các chi nhánh) và từ dưới lên (các chi nhánh báo cáo lên Ban Giám Đốc), vì thế nó đảm bảo được tính chủ động và linh hoạt của các bên tham gia.Công tác kế hoạch đã thể hiện tốt như một phương thức quản lý,cho phép Banh lãnh đạo Ngân Hàng kiểm soát được các nguồn lực và tình hình thực hiện các mục tiêu đặt ra.Qua đó nó cho phép Ngân Hàng có những kiểm soát,đánh giá việc thực hiện và có những điều chỉnh cần thiết khi có những tình huống xấu xảy ra,sao cho thị trường có những biến động lớn thì công tác kế hoạch của Ngân Hàng vẫn đảm bảo tốt hiệu quả kinh doanh.
Quy trình xây dựng kế hoạch đã có sự phối hợp chặt chẽ và tham gia đầy đủ của các bộ phận trong Ngân hàng. Hoạt động xây dựng kế hoạch không chỉ có sự có sự tham gia của mỗi phòng kế hoạch tổng hợp mà còn có sự tham gia của tất cả các phòng ban, các chi nhánh bằng cách cung cấp những số liệu cần thiết,đóng góp ý kiến chuyên môn liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng mình để phòng kế hoạch tổng hợp cùng với Ban Giám Đốc xây dựng nên các kế hoạch chức năng và kế hoạch năm. Với sự tham gia của các bộ phận này vào việc xây dựng kế hoạch sẽ giúp cho phòng kế hoạch tổng hợp và Ban Giám Đốc có những đánh giá sâu sắc hơn về bản kế hoạch chức năng và hệ thống các chỉ tiêu được Ngân Hàng xây dựng dựa trên căn cứ cụ thể, sát thực với thực tế góp phần đảm bảo tính khả thi cho kế hoạch. Điều này đảm bảo tính chính xác cao cho bản kế hoạch và tạo ra sự thống nhất cho toàn Ngân hàng.
• Nội dung của bản kế hoạch đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh theo từng năm, quý, tháng:
Bản kế hoạch đã xây dựng nhiều chỉ tiêu cụ thể về tất cả các mặt trong hoạt động kinh doanh của Ngân Hàng để đảm bảo Ngân Hàng có thể hoàn thành các chỉ
tiêu đã được giao,nó không những thể hiện được mục tiêu kinh doanh có lãi mà còn thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội khác.Ngoài ra,bản kế hoạch đã xây dựng chi tiết các kế hoạch từng năm, quý, tháng và có những điều chỉnh hợp lý ứng phó với những tính huống cần thiết.
• Công tác thị trường đã được chú trọng nhiều:
Với chức năng chính là cung cấp thông tin và dự báo về thị trường làm căn cứ quan trọng cho công việc xây dựng kế hoạch và chịu trách nhiệm tìm kiếm và mở rộng thị trường do vậy,công tác thị trường rất quan trọng trong khâu lập cũng như thực hiện kế hoạch.Do nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, ngân hàng đã chú trọng và quan tâm nhiều đến công tác thị trường,quảng bá thương hiệu tuy có nhiều hạn chế song công tác thị trường phần nào cũng góp vai trò của mình trong việc lập kế hoạch kinh doanh. Những căn cứ mà Ngân Hàng sử dụng để xây dựng nên bản kế hoạch là rất cần thiết và phù hợp với đặc điểm kinh tế kỹ thuật cũng như hoạt động kinh doanh của Ngân hàng nên Ngân hàng luôn đảm bảo bản kế hoạch,luôn điều hòa tốt mối quan hệ giữa trụ sở chính và các chi nhánh,tổ chức thực hiện các công tác trên mọi lĩnh vực cả các phòng ban.
• Về công tác tổ chức thực hiện kế hoạch của Ngân Hàng:
Ngân hàng đã tổ chức thực hiện kế hoạch trên mọi lĩnh vực cả các phòng ban,các chi nhánh một cách hợp lý và phù hợp với quy mô của Ngân Hàng.Tại mỗi đơn vị cấp dưới của Ngân Hàng (phòng ban,chi nhánh) được quy định rõ chức năng nhiệm vụ cụ thể giúp cho việc quản lý và thực hiện kế hoạch của Ngân Hàng được thông suốt nhịp nhàng.Các phòng ban và các chi nhánh chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch và đảm bảo đạt được các chỉ tiêu đề ra.Điều này dẫn đến việc đảm bảo tính hiệu quả trong công tác kế hoạch của Ngân Hàng.
• Công tác kiểm tra và theo dõi đánh giá được thực hiện tốt:
Ngân hàng đã tổ chức,chỉ đạo các bộ phận tham gia dõi, kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện kế hoạch trên mọi lĩnh vực như công tác quản lý lao động, tổ chức kinh doanh,tài chính…. Và sau mỗi quý Ngân Hàng có những đánh giá của mình về tình hình thực hiện kế hoạch bao gồm các nội dung như đánh giá các chỉ tiêu có hoàn thành kế hoạch hay không?,có đúng thời gian hay không? Và từ đó có những điều chỉnh kịp thời những vướng mắc sai sót để đảm bảo thực hiện được kế hoạch,điều này giúp cho kế hoạch kinh doanh của Ngân Hàng có mức sai lệch so với thực hiện là rất nhỏ.Đảm bao cho việc thực hiện kế hoạch được liên tục.
2.3.3.2 .Những tồn tại và hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm kết quả đạt được Chi nhánh cũng tồn tại không ít những thiếu sót hạn chế trong công tác kế hoạch cần được khắc phục như sau:
• Việc tổ chức cho sự tham gia vào công tác kế hoạch chưa khoa học, chưa hiệu quả.
Các phòng ban chỉ đóng vai trò là người cung cấp số liệu hàng tháng và đưa ra các ý kiến bổ sung dưới hình thức văn bản, mọi công việc đều tập trung vào bộ phận kế hoạch. Như vậy, trong hoạt động xây dựng kế hoạch của Chi nhánh bộ phận kế hoạch là trung tâm, điều này dẫn đến sự phối hợp không đầy đủ của các phòng ban, tồn tại ý thức trông chờ, ỷ lại, coi đó là nhiệm vụ riêng của bộ phận kế hoạch.
Việc xin ý kiến đóng góp xây dựng kế hoạch chỉ thông qua văn bản của các phòng ban gửi về cho bộ phận kế hoạch, các ý kiến không được thảo luận và bảo vệ trước hội nghị nên việc tiếp thu, chỉnh sửa phụ thuộc vào nhận thức và quan điểm chủ quan của bộ phận làm kế hoạch. Thêm nữa, mỗi lần xin ý kiến đóng góp, điều chỉnh bản kế hoạch mất rất nhiều thời gian cho việc hoàn thành các thủ tục hành chính. Và như vậy, một bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh của Chi nhánh cần một thời gian tương đối dài, tạo ra độ trễ về thời gian triển khai cũng như mất dần cơ hội kinh doanh mà đáng lẽ nắm bắt kịp. Điều này gây lãng phí rất lớn đối với hoạt động kinh doanh và kế hoạch đưa ra chưa thực sự tối ưu.
Hơn thế nữa, kế hoạch thường chỉ được họp bàn giữa Ban lãnh đạo – bộ phận kế hoạch và các trưởng phòng mà thiếu đi sự tham gia đóng góp ý kiến trực tiếp của các thành viên khác, nên họ chưa có hiểu biết sâu sắc về kế hoạch, cũng như bị động hơn khi thực hiện.
Mặt khác, việc không tham gia trực tiếp lập kế hoạch chức năng của bộ phận mình gây ra những hạn chế nhất định của bản kế hoạch vì bộ phận kế hoạch chỉ nắm vững chuyên môn chính là kế hoạch nên về kiến thức các công tác khác còn hạn chế. Hơn thế nữa các phòng ban lại trực tiếp thực hiện kế hoạch nên hơn ai hết họ nắm bắt tình hình thực tế rất rõ. Do đó công tác kế hoạch kinh doanh chưa trở thành kế hoạch của chính nhân viên – người đưa kế hoạch thành hiện thực.
Cán bộ nhân viên của Chi nhánh chủ yếu là tốt nghiệp từ chuyên ngành tài chính – ngân hàng nên kiến thức về lập kế hoạch còn quá yếu. Hơn thế nữa, ngoài chức năng lập kế hoạch cho Chi nhánh thì phòng còn đảm nhiệm về công tác nguồn vốn như: đề xuất và tổ chức thực hiện điều hành nguồn vốn, thực hiện nghiệp vụ kinh doanh tiền tệ, giới thiệu các sản phẩm huy động vốn, sản phẩm kinh doanh tiền tệ; thu thập báo cáo những thông tin liên quan và chịu trách nhiệm quản lý các hệ số an toàn trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy thời gian để nghiên cứu công tác kế hoạch còn quá ít, và chủ yếu là làm công tác huy động vốn.
• Về nội dung của bản kế hoạch kinh doanh
Hệ thống các kế hoạch tác nghiệp chưa được xây dựng đầy đủ, Chi nhánh mới chỉ xây dựng được kế hoạch kinh doanh còn các kế hoạch trong các lĩnh vực khác như: kế hoạch marketing, kế hoạch nhân sự, kế hoạch ngân sách chỉ dừng lại ở việc đưa ra các nhiệm vụ cần phải thực hiện để hoàn thành kế hoạch tổng hợp.
Ban lãnh đạo chưa xác định được sự cần thiết phải xây dựng thêm một phân hệ của kế hoạch nữa, đó là các chương trình, dự án cho các hoạt động kinh doanh của mình. Thực tế cho thấy, hiện nay Hội sở chính cũng đã có các chương trình hành động song song với mục tiêu phát triển của mình, tuy nhiên khi được giao đến Chi nhánh thực hiện các chương trình này đã mất đi tính linh hoạt vốn có của kế hoạch. Thụ động trong việc thực hiện có thể làm ảnh hưởng xấu đến hiệu quả kinh doanh cũng như mục tiêu ban đầu của chương trình.
Các chỉ tiêu chung đặt ra trong kế hoạch của Chi nhánh theo đúng chỉ tiêu kế hoạch của Hội sở chính giao, mà không thấy có sự điều chỉnh. Điều này có thể là do bệnh thành tích, mong muốn hoàn thành các chỉ tiêu được giao. Hoặc do Chi nhánh chưa độc lập trong xây dựng kế hoạch.
Khi xây dựng các phương án chưa đưa ra được các điều kiện áp dụng cụ thể về nguồn lực, thị trường và các điều kiện kinh doanh riêng cho từng phương án. Dẫn đến khó khăn cho việc lựa chọn phương án tối ưu và việc đánh giá nguồn lực cho phương án đó sẽ bị hạn chế, và kết quả có thể là sai lầm trong lựa chọn.
• Phương pháp lập kế hoạch
Việc sử dụng phương pháp tỷ lệ cố định để lập kế hoạch chức năng cho thấy kết quả nhanh nhưng thiếu chính xác, vì căn cứ sử dụng để phân bổ quá sơ sài, chỉ là các tỷ lệ của năm báo cáo và năng lực của các phòng mà chưa thúc đẩy được khả năng tiềm ẩn của nhân viên cũng như với các biến động có thể có từ thị trường.
• Hoạt động kiểm tra theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch còn nhiều yếu kém: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các đơn vị cấp dưới đã được phân công rõ chức năng,nhiệm vụ trong công tác kế hoạch tuy nhiên trên thực tế hoạt động này của Ngân Hàng chưa thực sự được quan tâm đúng mức.Các phòng ban tiến hành theo dõi,kiểm tra hoạt động kế hoạch của các chi nhánh thông qua báo cáo hàng quý, tháng mà các chi nhánh gửi lên còn Ngân Hàng hầu như không tiến hành theo dõi thường xuyên mà chỉ có những đánh giá tổng kết cuối mỗi quý. Do vậy Ngân chỉ có thể điều chỉnh các chỉ tiêu kế hoạch ở cuối mội tháng hoạch mỗi quý. Còn trong một thời gian ngắn thì vẫn chưa thực sự sát sao.
Các báo cáo của các chi nhánh chỉ mới nêu lên được kết quả hoạt động kinh doanh mà chưa nêu lên được những thiếu sót trong việc thực hiện kế hoạch vì vậy các phòng ban chức năng khó để tìm ra những thiếu sót và có những điều chỉnh hợp lý.
• Ngân hàng chưa có phân mềm trợ giúp công tác kế hoạch.
Có thể nói hiện nay công nghệ thông tin đã phát triển rất nhanh chóng và có nhiều ứng dụng trong thực tiển, và hoạt động quản lý. Công tác kế hoạch hiện nay cũng đã có được sự hộ trở của công nghệ thông tin. Sử dụng các phần mềm để nâng cao hiệu quả cho công tác kế hoạch là một yêu cầu cần thiệt hiện nay. Tuy vậy, hiện nay tại Chi nhánh vẫn chưa có phần mềm để trợ giúp kế hoạch trong công tác quản lý cũng như xử lý thông tin kế hoạch. Đây là một thiệt thòi đối với các nhà quản lý và làm kế hoạch ở Chi nhánh
2.3.3.3. Nguyên nhân
• Nguyên nhân khách quan:
Về môi trường kinh tế: do thị trường luôn biến động, nhu cầu về vốn tăng giảm khó xác định khi nền kinh tế vẫn chưa thể vực lại sau cơn khủng hoảng lịch sử này. Sự cạnh tranh khốc liệt của các ngân hàng trong việc giữ khách hàng và thu hút các nguồn huy động để hoàn thành kế hoạch được giao cũng rất khó khăn.
Tính tất yếu của xu hướng: Hiện nay ngân hàng đang thực hiện dự án hiện đại hóa hệ thống ngân hàng theo chuẩn mực quốc tế. Bước đi đầu tiên bao giờ cũng gặp phải những khó khăn nhất định về cơ cấu tổ chức chuyển đổi, về cách thức làm việc, quy trình xem xét hợp đồng,… Mà công tác kế hoạch sẽ bào trùm các yếu tố thay đổi đó, vì vậy kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh không tránh khỏi sự mất cân đối. Tuy nhiên, nếu nhìn trên góc độ nhà quản lý thì đây là điều tất yếu xảy ra, và cần phải từng bước vững chắc hoàn thiện công tác này.
• Nguyên nhân chủ quan:
Về phía Ban lãnh đạo:
Chưa chú trọng vào việc đầu tư nhân lực và vật lực cần thiết cho công tác lập kế hoạch, đặc biệt là cho việc thu thập và xử lý thông tin, công tác nghiên cứu thị trường.
Việc đưa ra các mục tiêu chiến lược còn phụ thuộc phần nhiều vào ý kiến chủ quan của Ban lãnh đạo và đội ngũ làm kế hoạch.
Công tác lập kế hoạch tại Công ty còn nặng về chỉ đạo và kinh nghiệm nên các phương pháp lập kế hoạch, căn cứ lập kế hạch còn chưa hoàn thiện. Vì vậy mà chất lượng lập kế hoạch chưa cao.
Về phía bộ phận kế hoạch (phòng Kế hoạch – tổng hợp):
Cán bộ phòng kế hoạch tổng hợp chủ yếu là tốt nghiệp từ các trường lớp chuyên ngành tài chính – ngân hàng nên kiến thức chuyên môn về kế hoạch còn quá yếu.
Bộ phận kế hoạch đảm nhận rất nhiều chức năng: công tác kế hoạch và công tác nguồn vốn nên khối lượng công việc của phòng rất lớn, chưa chuyên tâm làm kế hoạch.
Những nguyên nhân khác:
- Có thể nói, hiện nay ở Chi nhánh còn thiếu nguồn nhân lực vục phụ cho công tác kế hoạch. Thiếu cán bộ chuyên trách về kế hoạch, hiện nay số cán bộ chuyên về kế hoạch là còn rất ít. Việc thiếu cán bộ quản lý dẫn tới các cán bộ kế hoạch phải kiêm nhiều nhiệm vụ cùng một lúc
- Do thị trường luôn biến động, xu hướng lựa chọn các dịch vụ ngân hàng của khách hàng cũng có sự thay đổi nhằm thỏa mản lợi ích của mình, đồng thời có sự cạnh tranh khốc liệt của các ngân hàng khác nên việc hoàn thành kế hoạch được giao cũng rất khó khăn.
- Ở Chi nhánh việc đầu tư cho công tác lập kế hoạch còn ít đặc biệt là cho việc thu thập và xử lý thông tin, công tác nghiên cứu thị trường.