Cũng giống như đối với khách hàng ABC, công ty cũng thực hiện thử nghiệm kiểm soát tương tự với khách hàng XYZ. Để đảm bảo việc thiết kế những thủ tục kiểm soát thích hợp nhằm phát hiện các sai phạm tiềm tàng của đơn vị trong chu trình tiền lương và nhân viên, kiểm toán viên phải tiến hành phỏng vấn, điều tra và thu thập các văn bản về chế độ chính sách tiền lương làm cơ sở cho việc ghi chú về hệ thống kiểm soát tại đơn vị.
Các tài liệu được kiểm toán viên thu thập cũng như các phòng ban và cá nhân được kiểm toán viên phỏng vấn tại công ty XYZ cũng giống như công ty ABC. Và việc thu thập tài liệu và phỏng vấn này cũng không được thể hiện lại trên
giấy tờ làm việc của kiểm toán viên. Nhược điểm này đã được nêu ra trong phần kiểm toán công ty ABC.
Ngoài ra kiểm toán viên sẽ chọn xác suất các nhân viên ở những phòng ban khác nhau ( sản xuất, quản lý, bán hàng…) từ bảng tính lương của những tháng khác nhau để kiểm tra và:
+ Đảm bảo tiền lương cơ bản được thực hiện đúng theo hợp đồng lao động và chính sách tăng lương của công ty do Tổng giám đốc, giám đốc phê duyệt.
+ Việc ghi chép thời gian làm việc và yêu cầu làm thêm giờ phải được sự phê duyệt của trưởng các phòng ban..
Bước đầu kiểm toán viên đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình tiền lương và nhân viên của công ty XYZ là hoạt động chưa được hiệu quả. Hệ thống tuyển dụng của đơn vị tương đối tốt trong khâu tuyển chọn, tuy nhiên việc theo dõi nhân viên hết hạn hợp đồng cũng chưa được phòng nhân sự theo dõi thường xuyên. Việc chấm công, tính và thanh toán lương không có sự tách bạch giữa bộ phận chấm công và bộ phận thanh toán lương.
2.2.2.2. Thực hiện thủ tục phân tích.
Sau khi đã có được những thông tin ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương và nhân viên của khách hàng, kiểm toán viên tiến hành các thủ tục phân tích.
Thủ tục phân tích đối với khách hàng XYZ được kiểm toán viên thực hiện qua các bước sau:
- Thu thập bảng lương chi tiết trong năm qua
- Thảo luận với phòng nhân sự về chính sách tăng lương và sự biến động về số lượng nhân viên trong công ty.
- Thực hiện thủ tục phân tích để thấy rõ được sự biến động và khác biệt trong suốt năm vừa qua và tìm hiểu thêm về những sự biến động bất thường hoặc không có sự thay đổi như xét đoán của KTV.
- Phân tích chi phí tiền lương trong cả năm qua và so sánh số này với năm trước và làm rõ những khoản chênh lệch nếu có.
Do đặc diểm của Công ty XYZ cũng giống với công ty ABC là hạch toán tiền lương cho các phân xưởng căn cứ vào khối lượng công việc sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Do đó, việc phân tích quĩ lương được thực hiện chủ yếu là phân tích tỷ lệ lương/doanh thu, nhằm phát hiện những biến động bất thường của quỹ lương so với doanh thu.
Bảng 21: Phân tích chi phí tiền lương tại công ty XYZ.
Khách hàng: Công ty XYZ.
Năm tài chính: 31/12/2012. Tham chiếu:
Nội dung: TK 334. Người thực hiện: PHT.
Công việc: Phân tích chi phí tiền lương trên doanh thu. Ngày thực hiện: 14/3/2013
Chi phí tiền lương Doanh thu Tỷ lệ CP lương /doanhthu
Quý I 818.918.246 7.817.136.819 10.47%
Quý II 854.334.423 8.112.696.121 10.53%
Quý III 845.627.817 8.098.135.517 10.44%
Quý IV 866.264.131 8.251.012.313 10.5%
Tổng 3.385.144.617 32.227.898.077 13.5%
Sau khi phân tích kiểm toán viên đưa ra nhận xét: Do sản lượng của các quý có sự biến động, nên chi phí tiền lương cũng biến động theo điều này là phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Tại quý IV , quỹ lương Công ty có tăng một cách hợp lý nhằm mục đích khuyến khích công nhân tăng năng suất, nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường.
Để kiểm tra những biến động trong việc phân bổ chi phí tiền lương vào các tài khoản liên quan , kiểm toán viên tiến hành so sánh chỉ tiêu này với năm 2011.
Bảng 22: Phân tích việc phân bổ chi phí tiền lương công ty XYZ.
Khách hàng: Công ty XYZ. Năm tài chính: 31/12/2012. Tham chiếu:
Nội dung: TK 334. Người thực hiện: PHT.
Công việc: Phân tích phân bổ chi phí lương. Ngày thực hiện: 14/3/2013
Tài khoản Năm 2011 Năm 2012
Số tiền Tỉ lệ Số tiền Tỉ lệ
622 1.725.415.311 56,21% 1.952.325.366 57,67%
6271 872.120.303 28,41% 965.350.000 28,51%
6421 471.828.987 15,38% 467.469.251 13,82%
Tổng 3.069.364.601 100% 3.385.144.617 100%
Qua phân tích nhận thấy tỉ lệ năm 2012 không thay đổi đáng kể so với năm 2011. Tổng lương của cả 3 khối lao động trực tiếp, lao động gián tiếp và nhân viên văn phòng đều tăng nhẹ nhưng cơ cấu lương của cả 3 khối này so với tổng lương đều không có sự thay đổi lớn.
Quy trình thủ tục phân tích quỹ tiền lương theo doanh thu đối với công ty XYZ vẫn giống với công ty ABC. Nhưng sang đến việc phân bổ chi phí tiền lương theo các tài khoản chi phí thì đã có sự khác biệt. Kiểm toán viên đã tiến hành phân tích và so sánh tỷ lệ phân bổ quỹ lương cho các đầu chi phí của năm 2012 so với 2011. Điều này sẽ giúp cho kiểm toán viên có thể phát hiện những biến động bất thường của các khoản chi phí lương.
Để có thể khẳng định chắc chắn nhận xét trên , kiểm toán viên tiếp tục tiến hành phân tích biến động nhân sự tại Công ty theo quỹ lương.
Bảng 23: Phân tích cơ cấu nhân sự công ty XYZ.
Khách hàng: Công ty XYZ.
Năm tài chính: 31/12/2012. Tham chiếu:
Nội dung: TK 334. Người thực hiện: PHT.
Công việc: Phân tích cơ cấu nhân sự theo quỹ lương. Ngày thực hiện:
14/3/2013
Chỉ tiêu Tổng số laođộng Quỹ lương Lương trungbình(tháng)
Công nhân TTSX 77 1.952.325.366 2.101.402
Gián tiếp sản xuất 26 965.350.000 2.711.613
Quản lý văn phòng 10 467.469.251 4.189.337
Tại công ty XYZ, kiểm toán viên không tiến hành phân tích quỹ lương theo số lao động các tháng mà phân tích theo số lao động của các bộ phận lao động. Lí do là số lao động của công ty XYZ trong năm biến động nhỏ, việc tiến hành phân tích quỹ lương theo số lao động các tháng sẽ không đem lại hiệu quả bằng việc phân tích theo các bộ phận lao động.
Đặc biệt kiểm toán viên tại công ty XYZ không tiến hành phân tích đối với các khoản trích theo lương mà chỉ tiến hành kiểm tra chi tiết. Nguyên nhân là do các khoản mục này được đánh giá không trọng yếu nên kiểm toán viên sẽ chỉ tiến hành kiểm tra chi tiết.
2.2.2.3. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết.
Sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, thủ tục phân tích kiểm toán viên thực hiện kiểm tra chi tiết, việc kiểm tra này chủ yếu tập trung vào các thủ tục kế toán có hệ thống kiểm soát yếu hoặc các khoản mục phát sinh chênh lệch và có biến động lớn sau khi phân tích. Các thủ tục thực hiện tại công ty XYZ giống hệt như thủ tục được thực hiện tại công ty ABC:
• Khảo sát nhân viên khống
• Kiểm tra các khoản tính dồn về tiền lương và các khoản trích theo lương
• Kiểm tra việc thanh toán lương
• Kiểm tra việc sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ
Kiểm toán viên kiểm tra lần lượt từng tài khoản có liên quan một cách đan xen đồng thời xem xét sự ảnh hưởng của các sai phạm trên tài khoản tới các khoản khác để có thể bao quát hết được những sai phạm tiềm tàng đối với toàn bộ chu trình.
Khảo sát nhân viên khống: Để tiến hành khảo sát nhân viên khống, kiểm toán viên tiến hành chọn ngẫu nhiên 10 nhân viên trên danh sánh trả lương của đơn vị, tiến hành kiểm tra ngược hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động được lưu trữ trên phòng Nhân sự. Kiểm toán viên chú ý kiểm tra chữ ký trên bảng chấm công với chữ ký trên bảng lĩnh lương và chữ ký trên hợp đồng lao động của nhân viên được chọn. Điều này nhằm mục đích kiểm tra khả năng đơn vị trả lương cho người hết hạn hợp đồng lao động.
Bảng 24: Kiểm tra nhân viên thực tế tại công ty XYZ.
Khách hàng: Công ty XYZ. Năm tài chính: 31/12/2012. Tham chiếu:
Nội dung: TK 334. Người thực hiện: PHT.
Công việc: Kiểm tra nhân viên thực tế. Ngày thực hiện: 14/3/2013
STT Họ và tên Chức danh Tiền lương (1) (2)
1 Trần Đức Vượng Quản đốc 2.950.000
2 Nguyễn Thị Dung NV-VP 3.873.000
3 Phạm Thị Hương Công nhân 1.915.650
4 Đào Đức Đạt Công nhân 2.212.500
… … … …
(1) Kiểm tra hợp đồng lao động tại phòng nhân sự. (2) Kiểm tra lao động thực tế tại bộ phận làm việc.
Sau khi tiến hành kiểm tra chi tiết, kiểm toán viên kết luận tại công ty XYZ không có hiện tượng nhân viên khống, tiền lương khống.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính thận trọng cũng như tính hoài nghi nhề nghiệp thích đáng , kiểm toán viên cho rằng có khả năng tồn tại một số lao động tái ký hợp đồng vào cuối năm nhưng đã hết hạn hợp đồng trước đó mà Công ty không lập hợp đồng mới tại thời điểm hết hợp đồng cũ nhưng Công ty vẫn tiến hành thanh toán lương cho những đối tượng này. Kiểm toán viên yêu cầu đơn vị cung cấp danh sách các nhân viên đã hết hạn nhận hợp đồng trong năm và tiến hành
chọn 10 mẫu kiểm tra tình trạng lao động thực tế và kiểm tra tính kịp thời trong việc kí kết hợp đồng mới.
Bảng 25: Kiểm tra lao động hết hạn hợp đồng lao động công ty XYZ.
Khách hàng: Công ty XYZ.
Năm tài chính: 31/12/2012. Tham chiếu:
Nội dung: TK 334. Người thực hiện: PHT.
Công việc: Kiểm tra lao động hết hạn hợp đồng lao động. Ngày thực hiện: 14/3/2013
STT Họ và tên Chức danh Ngày hếthạn
Tình trạng hiện tại Ngày tái ký hợp
đồng Chuyển làm việcĐang
1 Trần Văn Tuấn Công nhân 31/08/11
2 Đỗ Thị Vi NV-VP 31/06/11
3 Lê Văn Phước Công nhân 15/06/11 31/12/12
4 Bùi Anh Tuấn Lái xe 30/04/11
5 Trần Công Vật tư 15/09/11 15/09/12
6 Đỗ Thị Nhàn Kế toán 15/09/11 15/09/12
Qua kiểm tra cho thấy có 3 trường hợp chưa tái ký Hợp đồng lao động năm 2012 nhưng vẫn được thanh toán lương và có đóng BHXH đầy đủ. Kiểm toán viên đề nghị phòng nhân sự và người lao động khẩn trương tái kí hợp đồng lao động.
Kiểm tra các khoản thanh toán lương:
Để kiểm tra các khoản tính dồn về tiền lương , kiểm toán viên chọn mẫu và thu thập các Bảng tổng hợp thanh toán lương, Bảng thanh toán lương (tách riêng cho văn phòng và các phân xưởng), Bảng thanh toán phụ cấp trách nhiệm , sau đó đối chiếu với sổ và chứng từ chi tương ứng. KTV tiến hành chọn 10 mẫu để kiểm tra:
Bảng 26: Kiểm tra chi tiết thanh toán lương cho nhân viên công ty XYZ.
Khách hàng: Công ty XYZ.
Năm tài chính: 31/12/2012. Tham chiếu:
Nội dung: TK 334. Người thực hiện: PHT.
Công việc: Kiểm tra chi tiết thanh toán lương cho NV. Ngày thực hiện: 14/3/2013 Họ tên Tổng Tạm ứnglần 1 BHXH BHYT BHTN Số còn được nhận (a) (b) (c) (d) Vũ Văn Đức 3.961.000 3.200.000 376.000 385.000 Vũ Thị Xuân 2.563.000 2.100.000 243.000 220.000 Trần Á Khôi 2.567.000 2.100.000 244.000 219.000 … … … … …
(a) Kiểm tra bảng chấm công. (b) Kiểm tra việc tính toán.
(c) Kiểm tra việc phê duyệt của ban giám đốc. (d) Kiểm tra ký nhận.
Qua kiểm tra chi tiết, kiểm toán viên nhận thấy trên bảng lĩnh lương có một chữ ký xác nhận lĩnh hộ lương cho 3 nhân viên văn phòng với tổng số tiền là 6.623.500đ. Qua phỏng vấn được biết những người này đều đang làm việc tại Công ty và có nhờ một người nhận lương hộ trong khi đi vắng.
Kiểm toán viên đưa ra ý kiến đơn vị không nên cho phép lĩnh hộ lương để tránh rủi ro có thể xảy ra, số tiền nhân viên đi vắng chưa lĩnh được giữ lại, phản ánh trên tài khoản “Phải trả khác”:
Nợ 334: 6.623.500đ
Có 3388: 6.623.500đ
Khi công nhân viên lĩnh lương, kế toán ghi sổ như sau: Nợ 3388: 6.623.500đ
Có 111: 6.623.500đ
Kiểm tra việc trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ:
Tại đơn vị các chứng từ về việc trích nộp BHXH, BHYT rất đầy đủ, do đó kiểm toán viên chỉ cần thu thập Tổng hợp tình hình lao động, quỹ lương, số phải nộp BHXH; Biên bản đối chiếu số liệu nộp BHXH (có số kiểm tra, đối chiêu của cơ quan BHXH ) ; Danh sách lao động điều chỉnh mức lương, phụ cấp nộp BHXH ; Danh sách thu BHXH, BHYT (kèm theo có Bảng giải trình của doanh nghiệp). Các bảng này đã bao gồm đầy đủ thông tin về trích nộp cũng như nêu ra lý do tăng giảm các khoản này (thay đổi mức lương, chuyển công tác…) , kiểm toán viên nhận thấy số liệu trên các bảng này đều trùng khớp với số liệu trên sổ sách kế toán và các chứng từ chi tương ứng.
Bảng 27: Kiểm tra việc trích BHXH và BHYT công ty XYZ.
Khách hàng: Công ty XYZ.
Năm tài chính: 31/12/2012. Tham chiếu:
Nội dung: TK 334. Người thực hiện: PHT. Công việc: Kiểm tra việc trích BHXH BHYT Ngày thực hiện: 14/3/2013 Tháng Quĩ lương Trích BHXH (24%) Trích BHYT (4.5%) 1 270.525.000 64.924.000 12.173.625 2 272.645.000 65.434.800 12.269.375 3 275.748.246 66.289.054 12.408.697 4 272.212.520 65.330.204 12.249.510 5 274.682.600 65.923.824 12.360.717 ……… 11 275.889.000 66.213.369 12.415.000 12 277.564.510 66.625.741 12.390.402
Kiểm tra chi tiết tài khoản 3383, 3384 để kiểm tra việc nộp và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT:
Bảng 28: Kiểm tra chi tiết tài khoản 3383 công ty XYZ.
Khách hàng: Công ty XYZ.
Năm tài chính: 31/12/2012. Tham chiếu:
Nội dung: TK 338. Người thực hiện: PHT. Công việc: Kiểm tra chi tiết tài khoản 3383. Ngày thực hiện: 14/3/2013
Chứng từ Nộidung Số tiền (1) (2) (3)
SH NT
14 15/03 Thanh toán mua BHXH quý I 32.333.164 53 20/06 Thanh toán mua BHXH quý
II
34.125.354
116 14/09 Thanh toán mua BHXH quý
III 33.196.215
125 17/12 Thanh toán mua BHXH quý IV 35.128.468 Tổng 134.783.201 15 15/03 Thanh toán trợ cấp BHXH 5.754.192 46 15/04 Thanh toán trợ cấp BHXH 4.214.000 53 26/08 Thanh toán trợ cấp BHXH 1.877.600 …. …. ………… Tổng 42.569.327
(1) Kiểm tra chứng từ thanh toán lương. (2) Kểm tra thủ tục phê duyệt.
Tương tự như đối với BHXH. BHYT và KPCĐ cũng được kiểm tra việc trích lập và sử dụng quỹ BHYT và KPCĐ:
Bảng 29: Kiểm tra chi tiết BHYT công ty XYZ.
Khách hàng: Công ty XYZ.
Năm tài chính: 31/12/2012. Tham chiếu:
Nội dung: TK 338. Người thực hiện: PHT. Công việc: Kiểm tra chi tiết BHYT Ngày thực hiện: 14/3/2013
Chứng từ
Nội dung Số tiền (1) (2)
SH NT
139 18/03 Mua BHYT quý I 36.600.000
153 26/05 Mua BHYT quý II 36.400.000
166 27/08 Mua BHYT quý III 36.100.000
178 26/11 Mua BHYT quý IV 36.480.000
(1) Kiểm tra chứng từ thanh toán (2) Kểm tra thủ tục phê duyệt
Đối với KPCĐ, kiểm toán viên thu thập và xem xét Bảng trích nộp KPCĐ cho Tổng công ty sau đó đối chiếu số tổng tiền lương trên bảng với tiền lương trên số sách . Tại đơn vị , kiểm toán viên nhận thấy KPCĐ được trích nộp hợp lý.
Bảng 30: Kiểm tra việc trích nộp Kinh phí công đoàn công ty XYZ.
Khách hàng: Công ty XYZ.
Năm tài chính: 31/12/2012. Tham chiếu:
Nội dung: TK 3382. Người thực hiện: PHT.
Công việc: Kiểm tra việc trích lập kinh phí công đoàn. Ngày thực hiện: 14/3/2013
Chỉ tiêu Tổng tiền lương KPCĐ Đã nộp Ghi chú
Tháng 1 270.525.000 5.410.500 5.410.500 (1)
Tháng 2 272.645.000 5.492.900 5.492.900 (1)
Tháng 3 275.748.246 5.514.964 5.514.964 (1)
… … … … …
(1) Đã kiểm tra, đối chiếu phiếu hạch toán của Tổng công ty , phiếu chi, sổ