Thực trạng tổ chức cụng tỏc kếtoỏn doanh thu, chi phớ tại cụng ty tnhh Ericsson việt nam
2.2.3 Đỏnh giỏ thực trạng tổ chức cụng tỏc kếtoỏn doanh thu, chi phớ tại cụng ty TNHH Ericsson Việt Nam
cụng ty TNHH Ericsson Việt Nam
a) Kết quả đạt được
Mới chỉ chớnh thức đi vào hoạt động từ đầu năm 2008 tuy nhiờn Cụng ty TNHH Ericsson Việt Nam cũng cú khỏ nhiều kết quả tốt đẹp trong cụng tỏc kế toỏn, tài chớnh.
Thứ nhất, Erisson Việt Nam là một thành viờn của một tập đoàn Erisson khỏ lớn, quy mụ toàn cầu, một tập đoàn đa quốc gia vỡ vậy cụng ty cũng được ỏp dụng phần mềm kế toỏn thống nhất chung của tập đoàn, đõy là phần mềm kế toỏn hiện đại nhất của thế giới hiện tại, nú khụng chỉ cho ta cỏc thụng tin chi tiết một cỏc đơn giản mà hệ thống hỗ trợ ghi nhận tự động cũng rất tiến bộ, thụng tin kế toỏn trờn phần mềm được cập nhật và kết nối tất cả với nhau ở mọi lỳc, mọi nơi. Phần mềm SAP khụng chỉ hữu ớch với từng quốc gia mà nú hữu ớch hơn đối với một cụng ty đa quốc gia cú đến gần 200 đơn vị kế toỏn, việc ra một bỏo cỏo kế toỏn hợp nhất ở mọi thời điểm là khụng khú khăn vỡ tất cả số liệu đó được xử lý từ đầu vào và được kết nối, cập nhật liờn tục. Trước đõy, cỏc bỏo cỏo hợp nhất đối với cỏc phần mềm trước đõy, thậm chớ như cả Oracle cũng là rất khú khăn nhưng SAP đó khắc phục được cỏc nhược điểm của cỏc phần mềm kế toỏn trước đõy vỡ vậy thụng tin kế toỏn của phần mềm này là chớnh xỏc và cập nhật nhất.
Thứ hai, đội ngũ nhõn viờn tài chớnh, kế toỏn khụng quỏ đụng, bộ mỏy khỏ đơn giản và làm việc rất hiệu quả. Hơn một nửa trong số cỏn bộ tài chớnh, kế toỏn đó cú bằng thạc sỹ kế toỏn tại Việt Nam, MBA tại nước ngoài và cỏc chứng chỉ ACCA hay CPA.
Cú thể nú cụng ty cú đội ngũ kế toỏn chất lượng, làm việc hiệu quả và luụn luụn cập nhật thụng tin.
Thứ ba là vè mặt chứng từ kế toỏn. Cỏc chứng từ kế toỏn được kiểm tra khỏ chặt chẽ, lưu trữ cẩn thận.
Thứ tư là vè quỏ trỡnh ghi nhận doanh thu và chi phớ. Cú thể núi quỏ trỡnh ghi nhận doanh thu của cụng ty là khỏ chặt chẽ, đảm bảo theo đỳng chuẩn mực kế toỏn số 14. Doanh thu được ghi nhận đầy đủ, kịp thời và chớnh xỏc. Chi phớ được xỏc định trờn cơ sở đỏng tin cậy. Ngoài ra cuối mỗi thỏng bộ phận quản lý dự ỏn đều cú cỏc đỏnh giỏ lại, rà soỏt dự ỏn để điều chỉnh kịp thời, số liệu kế toỏn được cập nhật liờn tục và quy trỡnh xử lý dữ liệu kế toỏn tại cụng ty là khỏ chuyờn nghiệp và hiện đại, cú rất nhiều bỳt toỏn tự động và hầu như kế toỏn chỉ thực hiện cỏc bỳt toỏn điều chỉnh và cõn đối lại.
Cuối cựng là hệ thống bỏo cỏo, Cụng ty cú hệ thống bỏo cỏo khỏ sõu rộng, cỏc dự liệu được cập nhật liờn tục vỡ vậy thụng tin kế toỏn là đầy đủ, kịp thời và chớnh xỏc. Cỏc nhà quản trị luụn luụn cú được bất cứ một thụng tin quản trị nào khi nhỡn vào số liệu kế toỏn cũng như cỏc cơ quan chức năng cũng cú thể cú được thụng tin đến tận thời điểm hiện tại.
Trong mụ hỡnh kế toỏn của cụng ty luụn là sự kết hợp giữa kế toỏn quản trị và kế toỏn tài chớnh. Trong đú kế toỏn quản trị xõy dựng doanh thu và chi phớ kế hoạch (dự toỏn) để lấy căn cứ ghi nhận doanh thu và chi phớ thực tế cho kế toỏn tài chớnh.
Kế toỏn quản trị luụn thể hiện vai trũ quan trọng trong số liệu kế toỏn thể hiện ở việc cú sự đỏnh giỏ chi phớ dự toỏn để điều chỉnh hay việc so sỏnh giữa chi phớ thực tế với chi phớ dự toỏn để đỏnh giỏ cả chi phớ thực tế là đó đầy đủ chưa để đốc thỳc việc ghi nhận chi phớ thực tế đạt chất lượng tốt nhất đầy đủ, kịp thời nhất.
b) Những tồn tại
Một phần mềm hiện đại đem lại khụng ớt những tiện ớch những cũng rất nhiều tồn tại vỡ phần mềm hiện đại cũng phải đi kốm với nú là cỏc điều kiện khỏc chặt chẽ.
Hơn nữa Cụng ty TNHH Ericsson mới thành lập hơn 2 năm, chưa đủ dài để trải qua cỏc tỡnh huống vỡ vậy cũng tồn tại khụng ớt vấn đề:
- Về cơ cấu tổ chức: phũng quản lý tài chớnh, phũng kế toỏn và phũng dự ỏn là 3 phũng liờn quan chớnh đến cỏc nghiệp vụ ghi nhận doanh thu, chi phớ. Cỏc phũng
này hoạt động là độc lập nhau, khụng cú phũng quản lý hoặc giỏm sỏt chung. Phũng kế toỏn là phũng phải chịu trỏch nhiệm trờn bỏo cỏo tài chớnh (đặc biệt là kờ toỏn trưởng) trong khi đú phũng kế toỏn lại khụng tham gia hay khụng cú cỏc hoạt động giỏm sỏt, can thiệp được vào quỏ trỡnh ghi nhận doanh thu, chi phớ. Điều này sẽ tạo ra khú khăn trong cụng việc của kế toỏn trưởng cũng nh việc giỏm sỏt, xử lý số liệu kế toỏn trong trường hợp cần thiết.
Phũng dự ỏn là phũng trực tiếp ghi nhận chi phớ thực tế ban đầu (trước khi qua phũng kế toỏn) xỏc nhận lại trong khi đú cỏc nhõn viờn thuộc phũng này khụng phải là cỏc kế toỏn viờn do đú trong quỏ trỡnh ghi nhận hiện tại cú khỏ nhiều sai xút do khụng xỏc định được bản chất của chi phớ, điều này tạo khụng ớt khú khăn cho phũng kế toỏn khi phải làm cỏc bỳt toỏn điều chỉnh cũng như chất lượng thụng tin kế toỏn tức thời là khụng chất lượng.
Bộ phận xuất húa đơn lại khụng thuộc quản lý của phũng kế toỏn mà lại là phũng quản lý dự ỏn trong khi đú phũng kế toỏn lại là phũng bỏo cỏo doanh thu, nộp và quyết toỏn thuế GTGT đầu ra.
Kế toỏn cụng nợ khụng đối chiếu số liệu trực tiếp với khỏch hàng mà lại thụng qua phũng kinh doanh. Phũng kinh doanh sẽ đối chiếu với khỏch hàng sau đú đối chiếu với kế toỏn cụng nợ do vậy khi cần thụng tin quản lý, muốn cú số liệu kế toỏn cụng nợ lại rất mất thời gian để thu thập cũng như khi cú lệch lạc về số liệu kế toỏn lại phải thụng qua phũng kinh doanh. Đõy là điểm chồng chộo trong tổ chức quản lý kế toỏn tại Cụng ty.
- Về quỏ trỡnh ghi nhận doanh thu: quỏ trỡnh ghi nhận doanh thu là tự động theo cỏc điều kiện, hàng thỏng cú điều chỉnh dựa vào cỏc bỏo cỏo hoàn thành cụng việc của phũng dự ỏn tuy nhiờn khụng cú bộ phận đối chiếu với khỏch hàng. Đối với cỏc hợp đồng đơn giản và một yếu tố thỡ khụng cú nhiều ảnh hưởng nhưng đối với hợp đồng xõy dựng mạng HT khỏ phức tạp thỡ việc khụng đối chiếu với khỏch hàng đến khi quyết toỏn dự ỏn sẽ rất khú cũng như khi xuất húa đơn rồi cú thể khỏch hàng lại khụng chấp nhận.
phũng dự ỏn, chất lượng ghi nhận cũng như thời gian ghi nhận sẽ bị ảnh hưởng lớn nếu khụng tăng cường quản lý. Nếu phũng dự ỏn khụng làm xỏc nhận hàng húa, dịch vụ hay khụng cập nhật phần việc dự ỏn đó hoàn thành đầy đủ và kịp thời thỡ cả doanh thu và chi phớ sẽ bị ghi nhận khụng đầy đủ dẫn đến việc ghi nhận doanh thu, chi phớ đều khụng hiệu quả và chất lượng. Hoặc cũng cú thể định khoản sai tài khoản hay sai dự ỏn, nh vậy cũng dẫn đến ghi nhận giỏ vốn hàng bỏn sai…
Vẫn xảy ra tỡnh trạng chi phớ phõn bổ (chi phớ thực tờ cộng chi phớ sẽ thực hiện) lớn hơn chi phớ dự toỏn. Điều đú thể hiện dự toỏn chi phớ chưa đỳng hoặc chi phớ dự toỏn khụng được cập nhật đầy đủ.
Đối với chi phớ thực tế bao gồm chi phớ nguyờn vật liệu, chi phớ nhõn cụng và chi phớ khỏc. Cỏc chi phớ nguyờn vật liệu và chi phớ khỏc sẽ được ghi nhận khi cú húa đơn từ nhà cung cấp, việc ghi nhận chỉ cần chỳ ý để đỳng thời kỳ, trỏnh ghi nhận muộn ảnh hưởng đến chất lượng số liệu của dự ỏn ở cỏc thời điểm khụng phải thời điểm đúng dự ỏn. Đối với chi phớ nhõn cụng trực tiếp được tập hợp qua hệ thống bỏo cỏo thời gian làm việc của nhõn viờn trờn hệ thống phần mềm chung của tập đoàn nhưng tỡnh trạng hiện nay là nhõn viờn khụng làm bỏo cỏo thời gian làm việc đầy đủ, điều đú cũng làm chi phớ nhõn cụng khụng được tập hợp đầy đủ và kịp thời.
- Cỏc chứng từ kế toỏn hiện tại được chuyển đến phũng dự ỏn và cỏc phũng ban khỏc trước khi chuyển đến kế toỏn, điều này cú thể sẽ dẫn đến rủi ro là chi phớ khụng được ghi nhận đỳng kỳ do cỏc phũng ban xử lý chậm mà khụng cú người đốc thỳc dẫn đến chi phớ tạm tớnh của doanh nghiệp là rất lớn. Việc luõn chuyển chứng từ khỏ chậm
- Việc hạch toỏn chứng từ: chứng từ được hạch toỏn trước (từ phũng dự ỏn và bộ phận xỏc nhận hàng húa, dịch vụ) rồi mới được kiểm tra, rà soỏt và duyệt chi. Điều này dẫn đến hai nhược điểm trong hệ thống sổ sỏch ghi nhận là cú rất nhiều bỳt toỏn ghi ngược hoặc điều chỉnh do định khoản sai hoặc cú nhiều chứng từ bị từ chối thanh toỏn mà đó được định khoản trong sổ kế toỏn.
- Kế toỏn quản trị là một bộ phận khụng thể tỏch dời và thiếu trong quy trỡnh kế toỏn tại cụng ty. Kế toỏn quản trị cũng đó thực hiện nhiệm vụ giỏm sỏt, kiểm soỏt chi phớ, doanh thu nhưng lại chưa phỏt huy được vai trũ đụn đốc thực thi tốt vỡ thực tế kế toỏn quản trị cú phõn tớch, cú đưa ra giảI phỏp cho những tồn đọng trong cụng
tỏc ghi nhận chi phớ nhưng lại chưa cú cỏc biện phỏp mạnh hay cú tiếng núi đỏng kể với nhà quản trị trong việc điều chỉnh những sai sút, thiếu sút trong kế toỏn.
- Việc cỏc bỏo cỏo thuế TNDN và bỏo cỏo kế toỏn năm cụng ty vẫn phảI thuờ ngoài cũng là một trong những tồn tại trong cụng tỏc kế toỏn của cụng ty vỡ cú thể thuờ ngoài se làm cho đội ngũ kế toỏn cụng ty khụng cú được cỏi nhỡn tổng quỏt về cỏc bỏo cỏo và số liệu kế toỏn.
c) Nguyờn nhõn của những tồn tại trờn
* Cỏc nguyờn nhõn từ quản lý Nhà nước
Chuẩn mực kế toỏn Việt Nam được xõy dựng dựa trờn cỏc chuẩn mực kế toỏn quốc tế vỡ vậy cũn một số thuật ngữ cũng nh một số nội dung chưa được diễn giảI rừ ràng nờn dễ gõy khú hiểu, khú ỏp dụng
Cỏc thụng tư hướng dẫn chuẩn mực chưa được ban hành kịp thời dẫn đến một số hạn chế trong quỏ trỡnh thực hiện ở cỏc doanh nghiệp.
Hiện tại chỳng ta chỉ mở cỏc khúa tập huấn, hướng dẫn thực hiện chế độ kế toỏn chứ chưa hướng dẫn cho đội ngũ kế toỏn về việc hiểu và ỏp dụng ghi nhận theo chuẩn mực kế toỏn.
Chúng ta cũng chưa cú sự tỏch bạch rừ ràng giữa thụng tin kế toỏn phục vụ cho nhu cầu kiểm tra thuế và nhu cầu cung cấp số liệu cho cỏc nhà quản trị do vậy cỏc bỏo cỏo và ghi nhận của doanh nghiệp đụi khi cũn bị lệ thuộc vào cỏc quy định của chớnh sỏch thuế chứ khụng phảI theo chuẩn mực kế toỏn.
Đõy là những nguyờn nhõn chỳng ta cần khắc phục sớm để hoàn thiện hệ thống kế toỏn Việt Nam trong giai đoạn hội nhập ngày càng sõu rộng này.
* Cỏc nguyờn nhõn từ phớa doanh nghiệp
- Ericsson Việt Nam mới hoạt động dưới hỡnh thức cụng ty hơn hai năm, đú là khỏang thời gian chưa dài để cụng ty bắt kịp với tất cả cỏc quy định về kế toỏn Việt Nam. Đội ngũ lónh đạo cũng như nhõn viờn vẫn quen với cỏc quy định đơn giản của văn phũng đại diện gần 10 năm qua nờn khụng ớt những khú khăn khi thực hiện cỏc quy định mới về kế toỏn cũng như để cú cỏi nhỡn sõu sắc về kế toỏn
- Phần mềm kế toỏn hiện đại nhưng khỏ phức tạp cũng đũi hỏi đội ngũ nhõn viờn phải chịu khú học hỏi và nghiờn cứu mới cú thể hiểu được cỏc nguyờn lý, nguyờn tắc ghi sổ kế toỏn cũng như đọc, hiểu cỏc bỏo cỏo và hơn nữa là thực hiện
cỏc nghiệp vụ điều chỉnh số liệu, kết chuyển cuối thỏng hay phõn tớch cỏc bỏo cỏo - Trỡnh độ nhõn viờn chưa đỏp ứng cả theo phần mềm cũng như theo chuẩn mực vỡ đụi khi cũn bị ảnh hưởng nhiều bởi cỏc quy định ghi nhận của hệ thống kế toỏn tập đoàn mà tập đoàn thỡ theo hệ thống chuẩn mực kế toỏn quốc tế chứ chưa quen theo chuẩn mực kế toỏn Việt Nam vỡ vậy để đưa cỏc bỏo cỏo kế toỏn từ phần mềm chung của tập đoàn phự hợp, đỳng theo quy định trong chuẩn mực và chế độ kế toỏn Việt Nam là khỏ khú khăn.
- Đặc thự ngành nghề từ cỏc hợp đồng dịch vụ khỏ phức tạp, nú rất giống để cú thể ỏp dụng chuẩn mực kế toỏn về hợp đồng xõy dựng nhưng thực tế cụng ty vẫn xỏc định ghi nhận kế toỏn theo loại hỡnh hợp đồng dịch vụ
Kết luận chương 2
Trong chương 2, tỏc giả đó mụ tả chi tiết thực trạng tổ chức cụng tỏc kế toỏn doanh thu, chi phớ tại Cụng ty TNHH Ericsson Việt Nam từ khỏi quỏt về doanh thu, chi phớ đến tổ chức cụng tỏc ghi nhận, chứng từ, tài khoản. Bờn cạnh những thành tựu đạt được của việc ỏp dụng thành cụng phần mềm kế toỏn của mụ hỡnh tập đoàn lớn với cỏc phương phỏp ghi nhận tự động, hiện đại, cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty cũng cũn bộc lộ khụng ớt những tồn tại của việc chưa vận dụng triệt để hướng dẫn theo kế toỏn Việt Nam. Mụ hỡnh kế toỏn tập đoàn đa quốc gia cũng gõy khụng ớt những khú khăn cho cỏc kế toỏn viờn khi phải thực hiện cỏc ghi nhận, bỏo cỏo kế toỏn theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toỏn Việt Nam.
Kế toỏn quản trị là một phần khụng thể thiếu trong cụng tỏc kế toỏn của doanh nghiệp nhưng hiện tại cụng ty cũng chưa phỏt triển bài bản và sõu rộng vỡ vậy kế toỏn quản trị chưa phỏt huy được vai trũ to lớn của mỡnh trong mụ hỡnh kế toỏn của cụng ty. Thực tế kế toỏn quản trị trong cụng ty chỉ là một mảng phục vụ cho kế toỏn tài chớnh, khụng cú sự phõn biệt rừ ràng.
Từ những đỏnh giỏ trờn, tỏc giả đưa ra một số giải phỏp nhằm hoàn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn doanh thu, chi phớ tại Cụng ty TNHH Ericsson Việt Nam dựa trờn cơ sở lý luận về tổ chức kế toỏn doanh thu, chi phớ đó nờu ở chương 1.
Chương 3