Kếtoỏn doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịchvụ tại cụng ty

Thực trạng tổ chức cụng tỏc kếtoỏn doanh thu, chi phớ tại cụng ty tnhh Ericsson việt nam

2.2.2.1Kếtoỏn doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịchvụ tại cụng ty

a) Ghi nhận doanh thu bỏn hàng, cung cấp dịch vụ

Như đó đề cập ở phần trước quỏ trỡnh ghi nhận doanh thu và chi phớ của cụng ty khụng chỉ xuất phỏt từ bộ phận kế toỏn mà nú xuất phỏt từ phũng Quản lý dự ỏn, phũng thực hiện dự ỏn và phũng kế toỏn.

Khi một hợp đồng cung cấp hoặc một hợp đồng xõy dựng được ký, nú sẽ được đưa đến phũng Quản lý dự ỏn để xử lý:

a1) Đối với cỏc hợp đồng cung cấp (phần cứng, phần mềm hay dịch vụ), là những hợp đồng truyền thống, khỏ đơn giản phũng quản lý dự ỏn sẽ thiết lập trong

hệ thống số hợp đồng, tổng giỏ trị hợp đồng, điều khoản ghi nhận doanh thu, thời gian ghi nhận doanh thu, thời gian xuất húa đơn, tổng chi phớ dự toỏn trong hệ thống phần mềm quản lý SAP

Chẳng hạn:

- Hợp đồng: Số: Tech/CT-256-08-VMS/ERIC Nõng cấp xử lý dung lượng cho MSC08, MSC09 Ho Chi Minh

- Tổng giỏ trị hợp đồng: USD 2.700.291,00 trong đú giỏ trị phần: + Vật tư: USD 2.441.405,00

+ Dịch vụ: USD 288.886,00 - Phương thức giao hàng: DDU - Điều kiện thanh toỏn:

+ 10% giỏ trị hợp đồng trả trước trong vũng 15 ngày kể từ ngày người mua nhận được 1 liờn gốc Bảo lónh thực hiện hợp đồng từ ngõn hàng người bỏn

+ 90% giỏ trị hợp đồng trong vũng 15 ngày kể từ ngày 2 bờn cựng ký vào biờn bản nghiệm thu hàng húa, dịch vụ.

- Thời hạn thực hiện hợp đồng là trong vũng 1 năm kể từ ngày ký hợp đồng. - Tổng chi phớ dự toỏn của hợp đồng là USD 2.100.000,00

+ Vật tư: USD 1.900.000,00 + Dịch vụ: USD 200.000,00 - Xõy dựng dự ỏn:

Phần vật tư ngày giao hàng sẽ được bổ sung khi hàng húa được giao đến kho người mua.

Phần dịch vụ: dự ỏn được xõy dựng theo tiến độ hoàn thành trong 12 thỏng. - Hợp đồng cú hiệu lực kể từ ngày ký: 1/1/2009.

Phũng Kiểm soỏt dự ỏn sẽ ghi nhận ngày bắt đầu dự ỏn là: 1/1/2009 Tổng giỏ trị dự ỏn là: USD 2.700.291,00

Doanh thu vật tư được ghi nhận theo ngày giao hàng (phụ thuộc vào thời gian và giỏ trị hàng giao)

Chẳng hạn: ngày 1/3/2009 toàn bộ vật tư, thiết bị được giao đến kho của người mua, người mua ký vào biờn bản giao nhận vật tư, hàng húa xong. Bộ phận dự ỏn ghi nhận ngày giao hàng vào hệ thống, ngay lập tức doanh thu cho phần vật tư được tự động ghi nhận là: USD 2.441.405,00 vào ngày 1/3/2009 nếu giao xong toàn bộ lụ hàng, và ghi nhận từng phần nếu giao từng phần.

Nếu hợp đồng được ký với giỏ FOB thỡ theo Incoterm 2000, doanh thu sẽ được ghi nhận ngay khi cú bằng chứng là hàng đó qua lan can tàu sang phớa của người mua. Chẳng hạn ngay ngày 1/2/2009 bờn mua nhận được 1 bộ chứng từ gốc theo như quy định trong LC khụng hủy ngang (bản gốc húa đơn vận chuyển đường biển, giấy chứng nhận của thuyền trưởng) thỡ ngày 1/2/2009 toàn bộ doanh thu cho phần vật tư sẽ được ghi nhận.

Cũn giỏ trị phần dịch vụ: theo quy định của tập đoàn và hệ thống thiết lập sẵn cho dự ỏn về phần dịch vụ thỡ doanh thu sẽ được ghi nhận hàng thỏng. Cứ cuối mỗi thỏng hệ thống sẽ tự ghi nhận 1/12 tổng giỏ trị phần dịch vụ, tương ứng với USD 24.073,83.

a2) Đối với hợp đồng dịch vụ xõy dựng mạng HT: là những hợp đồng đa nhõn tố và khỏ phức tạp.

Sau khi hợp đồng được ký, phũng quản lý dự ỏn sẽ xõy dựng tiến độ dự ỏn sau đú chuyển cho phũng dự ỏn để thực hiện dự ỏn đồng thời xõy dựng, ghi nhận dự ỏn trong hệ thống phần mềm kế toỏn.

Căn cứ vào giỏ trị hợp đồng, cỏc điều khoản hợp đồng để thiết lập điều kiện doanh thu:

Trước tiờn căn cứ vào cỏc điều kiện ghi nhận của AD 09 để xỏc định xem giỏ hợp đồng là giỏ cố định hay giỏ điều kiện. Nếu là giỏ điều kiện thỡ điều kiện phụ thuộc để doanh thu được ghi nhận là gỡ. Chẳng hạn theo xỏc nhận giai đoạn hoàn thành của phũng dự ỏn hay theo xỏc nhận hoàn thành từ khỏc hàng. Thụng thường đối với cỏc hợp đồng dịch vụ xõy dựng của cụng ty thỡ đơn vị đo giai đoạn hoàn thành là việc hoàn thành của cỏc trạm thu phỏt súng (site on air). Nếu điều kiện ghi nhận doanh thu được thiết lập trong hệ thống phần mềm phụ thuộc vào số trạm

hoàn thành theo xỏc nhận của phũng dự ỏn thỡ chỉ khi phũng dự ỏn xỏc nhận sự hoàn thành của trạm thỡ doanh thu mới được ghi nhận.

Hợp đồng hay dự ỏn chỉ được thiết lập ghi nhận doanh thu trong hệ thống khi phải đảm bảo đầy đủ cỏc điều kiện về một hợp đồng với cỏc điều khoản rừ ràng, xỏc định được nh đó nờu ở phần khỏi quỏt chung về doanh thu, chi phớ.

Một điều kiện nữa khi thiết lập ghi nhận doanh thu trong hệ thống là phũng quản lý dự ỏn phải dựa vào điều kiện về giỏ cả trong hợp đồng (Incoterm 2000): giỏ FOB, CIF hay DDU...để xỏc định mức độ chuyển giao rủi ro của hàng húa, dịch vụ.

Điều kiện cuối cựng là đỏnh giỏ mức độ rủi ro về thu tiền là thấp nhất, tức là cú khả năng thu được tiền

Theo quy định về bảng tiờu chuẩn đỏnh giỏ hợp đồng, ghi nhận doanh thu, chi phớ của tập đoàn (AD09), phũng quản lý dự ỏn phải đỏnh giỏ và thiết lập phần trăm ghi nhận doanh thu theo yếu tố mức độ chuyển giao rủi ro và yếu tố khụng chắc chắn trong thu tiền.

Bảng 2.1: Bảng hướng dẫn đỏnh giỏ một số điều kiện ghi nhận doanh thu Hợp đồng giỏ cố định Hợp đồng giỏ điều kiện

1-Mức độ khụng chắc chắn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Thấp: Nếu cú thể tớnh được chi phớ. Vớ dụ: đối với cỏc phần cứng, phần mềm đó từng được lắp đặt, cài đặt trước đú. Cao: Đối với những phần mà Erisson chưa bao giờ thực hiện

Thấp: Nếu cỏc điều kiện của hợp đồng cú thể đo lường được.

Cao: Khi cỏc điều kiện hợp đồng khụng thể đo lường được.

2- Mức độ chuyển giao rủi ro phần cứng

Thấp: Nếu điều kiện hợp đồng theo Incoterm , đến kho người mua hoặc người bỏn.

Cao: Dựa trờn biờn bản thử nghiệm dịch vụ cài đặt, lắp đặt đó hoàn thiện.

Thấp: Rủi ro được chuyển giao khi đỏp ứng điều kiện...

Cao: Rủi ro được chuyển giao khi đỏp ứng điều kiện...

3- Mức độ chuyển giao rủi ro phần mềm

Thấp: Đối với cỏc phần mềm mà Ericsson đó từng thực hiện. Hệ thồng cài đặt đơn giản

Cao: Cỏc phần mềm chưa bao giờ thực hiện

Hệ thống cài đặt phức tạp.

Thấp: Rủi ro được chuyển giao khi đỏp ứng điều kiện...

Vớ dụ: Cú thể đo được qua kiểm toỏn phần mềm. Cao: Rủi ro được chuyển giao khi đỏp ứng điều kiện. 4- Mức độ

chuyển giao rủi ro phần dịch vụ

Thấp: Dịch vụ thực hiện trong thời gian ngắn của một hợp đồng bao gồm cả phần cứng, phần mềm, dịch vụ Cao: Dịch vụ thực hiện trong thời gian dài của một hợp đồng bao gồm cả phần cứng, phần mềm, dịch vụ

Thấp: Rủi ro được chuyển giao khi đỏp ứng điều kiện.

Cao: Rủi ro được chuyển giao khi đỏp ứng điều kiện.

Đối với cỏc hợp đồng dịch vụ xõy dựng, ngoài việc thiết lập hệ thống tự động ghi nhận doanh thu theo phần trăm cụng việc hoàn thành (POC- percentage of completion) thỡ hàng thỏng phũng quản lý dự ỏn vẫn đối chiếu với phũng thực hiện dự ỏn để cập nhật cỏc điều kiện ảnh hưởng đến quỏ trỡnh ghi nhận doanh thu và làm điều chỉnh doanh thu nếu cần thiết.

Phũng dự ỏn phải cập nhật số liệu về phần cụng việc đó hoàn thành theo tiến độ cho dự ỏn, từ đú cú cơ sở cho việc xỏc định cụng việc và giỏ trị cụng việc đó hoàn thành của một dự ỏn cũng như của cả hợp đồng.

b) Cỏc bỳt toỏn ghi nhận doanh thu

- Khi doanh thu được ghi nhận trước khi xuất húa đơn, hệ thống sẽ ghi bỳt toỏn: Nợ TK 13100400- TK chưa xuất húa đơn (unbilled sales)

Cú TK 511x0100- TK doanh thu (revenue)

- Khi húa đơn được xuất cho phần doanh thu đó được ghi nhận, hệ thống sẽ sinh bút toỏn:

Nợ TK 13100100- TK phải thu khỏch hàng

Cú TK 13100100- TK chưa xuất húa đơn (unbilled sales) Cú TK 33311100- TK thuế GTGT phải nộp

Theo quy định và hệ thống thiết lập sẵn của tập đoàn về phần xuất húa đơn (Billing) thỡ húa đơn sẽ được xuất theo thỏng hoặc quý.

- Nếu húa đơn được xuất trước khi doanh thu được ghi nhận, hệ thống sẽ ghi bỳt toỏn:

Nợ TK 13100100- TK phải thu khỏch hàng

Cú TK 3387- TK doanh thu ghi nhận trước (defferred revenue) Cú TK 33311100- TK thuế GTGT phải nộp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

- Khi doanh thu thực tế được ghi nhận, hệ thống sẽ ghi bỳt toỏn trả lại doanh thu ghi nhận trước:

Nợ TK 3387- TK doanh thu ghi nhận trước (defferred revenue) Cú TK 511x0100- TK doanh thu (revenue)

- Khi xuất húa đơn và ghi nhận doanh thu cựng thời điểm: Nợ TK 13100100- TK phải thu khỏch hàng

Cú TK 33311100- TK thuế GTGT đầu ra.

c) Tài khoản kế toỏn sử dụng

Kế toỏn sử dụng cỏc tài khoản:

TK 301101- tương ứng với TK 51110100- Doanh thu bỏn hàng húa TK 301102- tương ứng với TK 51130100- Doanh thu cung cấp dịch vụ

TK 301402- tương ứng với TK 51130500- Doanh thu bỏn hàng phụ trội so với húa đơn đó xuất, theo phương phỏp hoàn thành từng giai đoạn.

TK 242102, 242103, 242107- tương ứng với TK 3387- Doanh thu ghi nhận trước để ghi nhận doanh thu và sử dụng tài khoản:

TK 151101- tương ứng với TK 13100100- Phải thu của khỏch hàng (Phần đó xuất húa đơn)

TK 151801- tương ứng với TK 13100400- Phải thu của khỏch hàng (Phần chưa xuất húa đơn)

d) Sổ kế toỏn doanh thu

Khi doanh thu được ghi nhận, kế toỏn cú thể xem chi tiết doanh thu ở sổ chi tiết tài khoản doanh thu 511x0100 (30110x) theo bảng 2.1

* Cụng ty thực hiện việc ghi sổ kế toỏn theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Phần mềm kế toỏn SAP cú thể gọi ra cỏc sổ cỏi chi tiết tài khoản theo mẫu bảng 2.2

Vớ dụ: Số chi tiết

Bảng 2.2: Sổ chi tiết tài khoản 511x0100 (30110x) Từ 1/12/2009 đến 31/12/2009

Đơn vị: đồng

Số hiệu

TK Chứng từ Diễn giải Phỏt sinh Nợ Phỏt sinh Cú Tập đoàn Việt Nam Ngày Chứng từ 301101 5111010 0 15/12/2009 1500003 8 Tech/CT-256- 08-VMS/Eric 33.717.815 301102 5113010 0 16/12/2009 15000097 Ser/CT-21-09- Viettel/Eric 510.900.376 …….. Tổng cộng 157.650.216.113

(Nguồn: Bộ phận tài chớnh, kế toỏn Ericsson Việt Nam)