Số :12003 Ngày 3/12/2011 Nợ TK 141: Có TK 111:
Họ và tên người nhận: Phạm Huy Hiệp. Địa chỉ: Công trình Cảng Nghi Sơn.
Lý do chi: Chi lương và các khoản chi phí chung
Số tiền: 150.000.000đ viết bằng chữ: Một trăm năm mươi triệu đồng chẵn/. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền: Năm trăm tám mươi triệu đồng chẵn/.
Kèm theo : 01 chứng từ gốc.
Ngày 3/12/2011 Thủ quỹ
Bảng số 21: Phiếu chi
Sau khi nhập số liệu, được thể hiện ở Sổ Nhật Ký Chung ( Bảng số 07 ), Sổ cái TK 141( Bảng số 24), Sổ cái TK 1111.
Đến cuối tháng nhân viên kinh tế của đội tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh gửi về phòng tài chính kế toán của công ty. Nhân viên kế toán kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của chứng từ này rồi từ đó làm căn cứ để tiến hành nhập liệu vào máy từ các chứng từ ban đầu, thanh toán tạm ứng cho đội.
Ví Dụ: căn cứ vào chứng từ số HƯ 28/12 ngày 31/12/2011: Thanh toán tiền tạm ứng thi công công công trình Cảng Nghi Sơn – Thanh Hóa.
Bảng số 22: Giấy thanh toán tạm ứng
CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 25 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆT NAM
HƯ 28/12 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Thanh Hóa, ngày 31 tháng 12 năm 2011
GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG
Kính gửi : BAN LÃNH ĐẠO CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 25
Họ và tên:Phạm Huy Hiệp
Đơn vị: Đội trưởng Đội thi công công trình Cảng Nghi Sơn Nội dung thanh toán: Thanh toán các khoản tạm ứng Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:
Diễn giải Số tiền
I. Số tiền tạm ứng:
1. Số tạm ứng các đợt trước chưa chi hết: 2. Số tiền kỳ này:
- Phiếu chi số: 12003 ngày 3/12/2011 II. Số tiền đã chi:
1. Chi phí dịch vụ mua ngoài 2. Chi phí bằng tiền khác 3.Phải trả CNV
4. Thuế GTGT III. Chênh lệch:
1. Số tạm ứng chi không hết (I – II) 2. Chi quá số tạm ứng (II – I)
146.787.290 150.000.000 9.503.420 4.804.000 201.317.598 1.430.742 79.731.530
Thủ trưởng đơn vị TP TC-KT Người đề nghị thanh toán Phạm Huy Hiệp KIỂM SOÁT VÀ PHÊ DUYỆT THANH TOÁN
Bằng số: 217.055.760đ
Bằng chữ: Hai trăm mười bảy triệu không trăm năm mươi lăm nghìn bảy trăm sáu mươi đồng./.
Thanh Hóa, ngày 31 tháng 12 năm 2011
Đối với các khoản chi phí chung, kế toán tiến hành hạch toán và ghi sổ riêng cho từng khoản chi phí riêng. Cụ thể: