c) Quy trình kế toán
3.1.2.Những mặt hạn chế
Có thể nói việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Hương Vang đã chấp hành nghiêm chỉnh chế độ kế toán, các chính sách do bộ tài chính và nhà nước ban hành, đồng thời đáp ứng được yêu cầu của đơn vị. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục.
* Về chứng từ sử dụng:
Các biểu mẫu chứng từ được sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng của DN hầu hết tương đối sát với mẫu đã được BTC quy định và hướng dẫn trong CĐKTDN ( Ban hành theo QĐ 15/ 2006). Tuy nhiên, đối với mẫu phiếu thu tiền mặt DN vẫn sử dụng mẫu số 01 – TT theo quyết định số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của BTC. Xét về mặt hình thức thì giữa hai mẫu phiếu thu này không có nhiều điểm khác nhau nhưng việc sử dụng như vậy sẽ tạo nên sự không thống nhất trong hệ thống chứng từ kế toán của DN và không phù hợp với CĐKT mà DN đang áp dụng.
Tại DN hiện nay khi xuất hàng hóa trong nội bộ chỉ dùng phiếu xuất kho mà chưa dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Điều này làm cho công tác quản lý hàng tồn kho không chặt chẽ vì khó xác định ngay là xuất hàng nội bộ hay xuất bán cho khách hàng.
Chứng từ sử dụng được luân chuyển đúng quy định và có sự quy định trách nhiệm rõ ràng. Nhưng tại phòng kế toán, mọi chứng từ tập hợp về lại chưa có công tác phân loại (theo từng nội dung). Bộ chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng phát sinh được kế toán bán hàng lưu chung thành một tập gồm: Hoá đơn bán hàng
(HĐGTGT), phiếu thu, phiếu chi...Như vậy, khi muốn đối chiếu số liệu sẽ gây khó khăn và tốn thời gian đặc biệt khi sử dụng chứng từ gốc làm căn cứ để ghi các sổ liên quan, lập chứng từ ghi sổ hoặc khi cơ quan chức năng (Thuế) đến kiểm tra.
* Về hệ thống sổ kế toán
Đối với sổ kế toán tổng hợp: Công ty áp dụng phù hợp với hình thức kế toán NKC. Theo hình thức này Công ty chưa mở các sổ nhật ký đặc biệt phục vụ cho việc cung cấp thông tin như: Sổ Nhật ký mua bán hàng, Sổ Nhật ký thu tiền,... , điều này làm cho công ty gặp khó khăn trong việc theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng nhất là trong hình thức bán hàng thu tiền sau.
* Về kế toán tổng hợp hàng hóa: Việc luân chuyển chứng từ kho lên phòng kế toán diễn ra hàng ngày nhưng kế toán hàng hóa không nhập vào máy ngay mà để dồn vào cuối tháng mới ghi một lần vào sổ cái.
* Về kế toán chi tiết.
Hiện tại, ngoài việc sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua, thẻ kho kiêm sổ chi tiết hàng hóa, báo cáo bán hàng và báo cáo nhập xuất tồn để theo dõi chi tiết nghiệp vụ bán hàng thì DN không sử dụng thêm sổ chi tiết nào cho nghiệp vụ bán hàng nữa. Báo cáo bán hàng và báo cáo nhập xuất tồn mặc dù được lập cho từng loại rượu, phản ánh được doanh thu và giá vốn của từng loại, nhưng nó lại được lập vào cuối tháng và chỉ có thể kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ vào cuối tháng, do đó nếu DN muốn theo dõi chi tiết các nghiệp vụ hàng ngày thì sẽ gặp khó khăn. Vì vậy, đây có thể coi là một thiếu sót trong DN.
* Về công tác kế toán tiêu thụ:
- Thủ tục mua hàng: còn quá nhiều bước xét duyệt gây khó khăn cho khách hàng. Như phải đăng ký mua hàng rồi phải chờ xét duyệt sau đó mới tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế.
- Khâu thanh toán còn nhiều điều chưa hợp lý, quá trình thanh toán còn nhiều rườm rà và cứng nhắc trong việc nhận tiền.
- Về hạch toán tổng hợp tiêu thụ: Khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán tiêu thụ chỉ định khoản ghi nhận doanh thu, còn giá vốn hàng xuất bán phải đến cuối tháng mới được ghi nhận. Như vậy chưa đảm bảo đúng trình tự ghi chép kế toán ( vừa ghi doanh thu vừa ghi giá vốn ).