a) Đối với đơn vị giao đại lý.
Khi xuất kho giao hàng cho đơn vị nhận đại lý kế toán ghi Nợ TK hàng gửi bán (157) và ghi Có TK hàng hoá (156). Khi mua giao thẳng cho đơn vị nhận đại lý kế toán ghi Nợ TK hàng gửi bán (157) theo giá mua chưa thuế, và ghi Nợ TK Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (133) đồng thời ghi Có TK tiền mặt ( 111), hoặc TK tiền gửi ngân hàng (112), hoặc TK phải trả người bán ( 331) theo tổng giá thanh toán.
Nếu phát sinh chi phí trong quá trình gửi bán đại lý
+ Trường hợp DN chịu thì sẽ ghi Nợ TK Chi phí bán hàng (641) theo chi phí chưa có thuế và ghi Nợ TK Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ ( 1331), đồng thời ghi Có TK Tiền mặt ( 111), hoặc TK Tiền gửi ngân hàng ( 112) hoặc TK Phải trả người bán ( 331) theo giá thanh toán.
+ Trường hợp bên mua chịu nhưng DN trả hộ thì sẽ ghi Nợ TK phải thu khác ( 1388) và ghi Có TK Tiền mặt ( 111), hoặc TK Tiền gửi ngân hàng ( 112) hoặc TK Phải trả người bán ( 331) theo tổng giá thanh toán có thuế GTGT
Khi nhận được bảng thanh toán hàng bán đại lý, ký gửi do cơ sở nhận đại lý lập và các chứng từ thanh toán, kế toán phản ánh doanh thu, hoa hồng đại lý dành cho bên nhận bán hàng đại lý.
+ Trường hợp bên nhận đại lý đã khấu trừ tiền hoa hồng kế toán ghi Nợ TK tiền mặt ( 111), hoặc TK tiền gửi ngân hàng (112) theo số tiền thực nhận và ghi Nợ TK chi phí bán hàng (641) khoản tiền hoa hồng mà doanh nghiệp dành cho bên nhận đại lý, ghi Nợ TK thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (133) thuế GTGT được khấu trừ của khoản hoa hồng đồng thời ghi Có TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (511) theo giá bán chưa có thuế GTGT và ghi Có TK thuế GTGT đầu ra nếu có (3331)
+ Trường hợp hoa hồng trả theo định kỳ ( đơn vị nhận hàng đại lý không khấu trừ ngay tiền hoa hồng kế toán ghi Nợ TK tiền mặt (111), hoặc TK tiền gửi ( 112) hoặc TK phải thu khách hàng (131) theo giá bán có thuế của hàng hóa đã bán đồng thời ghi Có TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (511) theo giá bán chưa có thuế GTGT và ghi Có TK thuế GTGT đầu ra nếu có (3331). Khi tính và thanh toán tiền hoa hồng cho cơ sở nhận đại lý, kế toán ghi Nợ TK chi phí bán hàng ( 641) khoản hoa hồng phải trả, ghi Nợ TK thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (133) và ghi Có TK tiền mặt (111) hoặc TK tiền gửi (112).
Xác định giá vốn của số hàng gửi đại lý đã xác định tiêu thụ ghi Nợ TK giá vốn hàng bán (632) và Có TK hàng gửi bán (157) theo trị giá thực tế của hàng hóa gửi bán.
b) Đối với bên nhận đại lý
- Khi nhận được hàng hoá do cơ sở giao đại lý chuyển đến, căn cứ vào biên bản giao nhận ghi Nợ TK hàng hoá nhận đại lý (003).
- Khi hàng hoá bán được căn cứ vào hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan
+ Trường hợp DN khấu trừ ngay tiền hoa hồng được hưởng, kế toán ghi: Nợ TK tiền mặt (111), tiền gửi (112) hoặc phải thu khách hàng (131) số tiền thu theo giá thanh toán, đồng thời ghi Có TK Doanh thu cung cấp dịch vụ ( 5113) khoản hoa hồng được hưởng, Có TK Thuế GTGT đầu ra ( 3331) Thuế GTGT tính trên hoa hồng, Có TK Phải trả người bán ( 331) Số tiền phải trả cho bên giao đại lý.
+ Trường hợp DN chưa khấu trừ tiền hoa hồng được hưởng, kế toán ghi: Nợ TK tiền mặt ( 111), tiền gửi ngân hàng (112) Số tiền theo giá thanh toán đồng thời ghi Có TK Phải trả người bán ( 331) số tiền phải trả bên giao đại lý. Khi tính và thanh toán tiền hoa hồng, kế toán ghi: Nợ TK tiền mặt ( 111), tiền gửi ngân hàng (112) đồng thời ghi Có TK doanh thu cung cấp dịch vụ ( 5113) hoa hồng được hưởng, và ghi Có TK thuế GTGT đầu ra ( 3331) tính trên phần hoa hồng được hưởng.
- Đồng thời kế toán ghi Có TK 003: Trị giá hàng hóa nhận đại lý đã tiêu thụ. - Khi thanh toán tiền cho bên giao đại lý kế toán ghi Có TK phải trả người bán ( 331) đồng thời ghi có TK tiền mặt (111) hoặc TK tiền gửi ngân hàng (112) ghi theo số tiền đã thanh toán.