c) Quy trình kế toán
3.1.1. Những ưu điểm
* Vể tổ chức bộ máy kế toán:
Để công tác kế toán bán hàng đạt hiệu quả cao, phù hợp với quy mô lớn, các đơn vị phụ thuộc phân tán trên địa bàn rộng, đồng thời thực hiện phân cấp quản lý kinh tế, tài chính, giao quyền tự chủ tài chính, giao vốn và bảo toàn vốn, thực hiện hạch toán độc lập cho các đơn vị phụ thuộc nên Công Ty CP Hương Vang tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung và tất cả đều chịu sự hướng dẫn, kiểm tra và chỉ đạo trực tiếp từ trưởng phòng kế toán. Đây là một ưu điểm lớn và có tính chất ảnh hưởng rõ rệt tới sự phát triển của công ty.
* Về đội ngũ kế toán:
Kế toán của công ty đều là những người có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn cao, đáp ứng được nhu cầu công việc đòi hỏi. Bên cạnh đó còn có sự phân công công việc rõ ràng, cụ thể. Có 6 cán bộ kế toán chuyên trách việc theo dõi tiêu thụ cũng như việc thanh toán với khách hàng nên công tác kế toán được tiến hành quy củ và chặt chẽ.
* Về cơ sở vật chất và hình thức sổ sách kế toán:
Trước đây công ty áp dụng ghi sổ theo hình thức Nhật ký - Chứng từ nhưng do sổ độc lập gây nên hạn chế cho các đơn vị trực thuộc nên công ty đã chuyển sang shi sổ theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm MISA. Hình thức này vừa đơn giản vừa phù hợp với đặc thù hạch toán của công ty. Thêm vào đó còn giúp giảm bớt khối lượng công việc mà các nhân viên kế toán đảm nhiệm, đơn giản hoá công tác ghi sổ sách.
Hệ thống sổ sách kế toán được công ty áp dụng đúng với các quy định tài chính hiện hành. Bộ chứng từ kế toán mà công ty sử dụng đúng theo biểu mẫu quy định, tổ chức luân chuyển hợp lý, nhanh và kịp thời đảm bảo công tác kế toán thực hiện có hiệu quả.
* Chứng từ và sổ sách kế toán:
- Chứng từ gốc: Công ty tuân thủ nghiêm ngặt chế độ kế toán và mua trực tiếp từ Bộ Tài Chính
- Sổ tổng hợp:
+ Sổ cái có kết cấu theo đúng mẫu quy định.
+ Sổ cái tài khoản thành phẩm phản ánh chi tiết trên từng thành phẩm nên cung cấp cả thông tin tổng hợp lẫn thông tin chi tiết.
+ Sổ cái tài khoản doanh thu phản ánh chi tiết doanh thu theo từng đối tượng thành phẩm, từng phương thức bán hàng. Vì vậy, thông tin của nó giúp cho các nhà quản lý dễ dàng đánh giá hiệu quả kinh tế của từng sản phẩm, từng phương thức. Từ đó đưa ra quyết định mở rộng hay thu hẹp đối với sản phẩm hay phương thức đó.
- Sổ chi tiết: Do sổ chi tiết là sổ phục vụ cho công tác quản trị nên được công ty cải biên cho phù hợp với yêu cầu quản lý.
* Về công tác kế toán hàng hóa: - Công tác kế toán hàng hóa:
+ Thủ tục nhập, xuất kho hàng hóa được tiến hành chặt chẽ, sử dụng đầy đủ và kịp thời các chứng từ ban đầu.
+ Có chế độ bảo quản, sắp xếp rượu khoa học, hợp lý, thuận tiện cho quá trình nhập, xuất kho và bằng phương pháp nhập trước xuất trước luôn đảm bảo cho rượu trong kho có thời gian sản xuất mới nhất. Do vậy, rất ít khi xảy ra trường hợp rượu bị trả lại cho kém phẩm chất.
- Công tác kế toán tiêu thụ:
Cùng với việc áp dụng mọi phương thức bán hàng và mọi thể thức thanh toán là một mạng lưới phân phối rộng khắp, đảm bảo cân đối giữa cung và cầu, tạo nên sự bình ổn giá trên cả nước. Bên cạnh đó, việc thành lập các trạm lưu động chuyên trách từng cụm dân cư, địa bàn, khu vực có ưu thế hơn hẳn các cửa hàng bán lẻ,
đại lý vì diện tiếp xúc với khách hàng rộng, sâu, thường xuyên trao đổi, tìm hiểu trực tiếp nhu cầu cũng như phản ánh của người tiêu dùng cuối cùng. Đó chính là một trong những biện pháp nghiên cứu thị trường hữu hiệu nhất.
Mặt khác, do khách hàng đông và nằm rải rác trên diện rộng, để việc kiểm tra, đối chiếu, theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng được dễ dàng và chính xác, phòng kế toán của công ty phụ trách bộ phận theo dõi tiêu thụ theo từng khu vực và được chia thành 3 nhóm theo dõi thanh toán. Toàn bộ doanh thu tiêu thụ sản phẩm dù thu tiền ngay hay bán chịu đều thống nhất ghi Nợ tài khoản 131 và được mở chi tiết theo dõi theo từng phương thức bán hàng và với từng khách hàng. * Về các khoản giảm trừ doanh thu
Công ty đã thực hiện tương đối phù hợp với chế độ kế toán mới do Bộ tài chính ban hành. Ngoài ra, công ty đã hạn chế tới mức tối đa những khoản giảm trừ doanh thu không đáng có như: giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. Điều này thể hiện công ty đã làm tốt công tác kiểm tra chất lượng hàng hóa.
* Về tình hình theo dõi công nợ
Ngoài những khách hàng mua hàng theo phương thức thanh toán trực tiếp, công ty còn có cả danh sách theo dõi khách hàng thường xuyên hợp tác làm ăn lâu dài với công ty. Số khách hàng này chiếm phần lớn lượng hàng bán ra của công ty, điều này đã đặt cho bộ phận kế toán của công ty trách nhiệm nặng nề là thường xuyên phải theo dõi kiểm tra một lượng tài sản khá lớn của mình đang trong quá trình thanh toán. Công ty đã tìm ra và hoàn thiện các biện pháp thích hợp để thu hồi công nợ. Cơ chế bán hàng của công ty là cơ chế mở, luôn coi khách hàng là trung tâm, do đó khách hàng đến mua hàng được phục vụ nhanh, đảm bảo thủ tục nhanh gọn, phù hợp với cơ chế thị trường.
* Về việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Số lượng khách hàng của DN là rất lớn và phụ thuộc vào nhiều vùng, miền khác nhau do vậy mà việc theo dõi công nợ đòi hỏi phải thực hiện rất chặt chẽ. Để đảm bảo cho DN luôn hoạt động ở trạng thái an toàn trong kinh doanh và xuất phát từ nguyên tắc thận trọng trong VAS 01 quy định, DN đã thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Đến cuối niên độ kế toán thì DN sẽ xác định các khoản nợ phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được căn cứ vào các bằng chứng
đáng tin cậy về khoản nợ khó đòi để trích lập hay hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi tính vào hay ghi giảm chi phí quản lý DN kỳ báo cáo. Việc trích lập dự phòng được tuân thủ theo các chế độ và các văn bản pháp quy quy định.
* Phương thức bán hàng tại công ty tương đối nhanh và thuận tiện, công ty đã bước đầu cập nhật hoá được những thiết bị hiện đại để phục vụ cho công tác bán hàng.
Tóm lại, tổ chức hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng là nội dung quan trọng trong công tác kế toán hàng hóa của công ty. Nó liên quan đến các khoản thu nhập thực tế và nộp cho ngân sách nhà nước, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của công ty trong lưu thông.