- Tổng công ty vẫn xác định xuất khẩu gạo là một thế mạnh và là một trong ha
4.3.1. Giải pháp đối với công ty:
4.3.1.1. Tổ chức tốt mạng lưới thu gom gạo xuất khẩu và nâng cao công tác kiểm tra gạo trước khi xuất khẩu:
- Trong công tác thu gom gạo xuất khẩu Tổng công ty cần làm tốt các việc sau:
+ Xây dựng nguồn hàng truyền thống: bằng cách tiếp tục duy trì quan hệ với các nguồn hàng cũ tranh thủ khai thác những nguồn hàng mới có uy tín, hàng hóa ổn định. Tạo ra sự ràng buộc với các nhà cung ứng như: áp dụng hình thức hàng đổi hàng hoặc liên kết cung ứng trang thiết bị máy móc hiện đại.
42
GVHG: ThS. Bùi Đức Dũng SV: Vũ Thị Thúy Vân Lớp 45E3
+ Ký kết các hợp đồng thu mua gạo dài hạn đồng thời có những quy định chặt chẽ hơn để tránh trường hợp phá hợp đồng.
+ Về lâu dài công ty nên trang bị nhiều hơn cho hệ thống kho bảo quản và dự trữ gạo cùng với hệ thống xay sát, sấy khô chủ động trong chất lượng gạo nhất là đối với gạo xuất vào EU. Ngoài ra công ty có thể áp dụng hình thức liên kết giữa doanh nghiệp và hộ nông dân mang lại lợi ích cho nông dân và cả công ty.
- Để chất lượng hàng hóa được kiểm tra nhanh chóng, chính xác và có độ tin cậy cao Tổng công ty nên lựa chọn các nhà cung cấp là đối tác quen thuộc có uy tín. Do chất lượng gạo có thể thay đổi trong quá trình vận chuyển và theo thời gian nên biện pháp hạn chế tình trạng này là:
+ Sử dụng bao bì phù hợp và đảm bảo chất lượng, vận chuyển bằng container để không gây hư hỏng hàng hóa, ngoài ra cần sử dụng các kỹ thuật chống ẩm mốc.
+ Kiểm tra xếp đặt hàng hóa phương tiện vận chuyển và lưu mẫu hàng hóa cho đến khi hoàn thành việc giao hàng.
4.3.1.2. Nâng cao nghiệp vụ thuê phương tiện vận chuyển và mua bảo hiểm:
Hiện công ty đang chuyển dần sang xuất khẩu gạo theo điều kiện CIF nên việc thuê phương tiện vận tải là rất quan trọng trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Trước mắt với điều kiện cơ sở hạ tầng hiện có, ngành vận tải đường biển chưa phát triển thì đối với bạn hàng ở xa, vận chuyển với khối lượng lớn, thời gian vận chuyển dài công ty thuê tàu nước ngoài, còn bạn hàng ở gần khối lượng xuất khẩu nhỏ có thể sử dụng đội tàu trong nước. Trong tương lai khi xuất khẩu gạo vào EU theo điều kiện CIF công ty sẽ phải tự thuê tàu. Để đảm nhận được chức năng thuê phương tiện vận tải Tổng công ty phải đầu tư đào tạo cán bộ chuyên đảm nhận việc thuê tàu. Nghiệp vụ thuê tàu khá phức tạp, nên tùy theo khối lượng hàng xuất khẩu lớn hay nhỏ mà công ty quyết định thuê tàu chuyến. Ngoài ra thị trường tàu thường không ổn định, các thông tin thường xuyên thay đổi do vậy công ty cần thiết lập một
43
GVHG: ThS. Bùi Đức Dũng SV: Vũ Thị Thúy Vân Lớp 45E3
hệ thống thông tin cập nhật về thị trường tàu như về giá thuê tàu, trọng tải của tàu để tránh xảy ra rủi ro.
Hiện nay Tổng công ty thường mua bảo hiểm của hai công ty bảo hiểm lớn là Bảo Việt và PJICO. Hai công ty này có chế độ giảm phí bảo hiểm cho các khách lâu năm, do đó công ty cần duy trì quan hệ với các công ty bảo hiểm như này để tiết kiệm được chi phí trong kinh doanh. Khi mua bảo hiểm Tổng công ty cần lựa chọn điều kiện bảo hiểm nào để tiết kiệm chi phí nhưng khi hàng hóa gặp rủi ro thì được bồi hoàn đủ bù đắp cho hàng tổn thất. Vì vậy, mua bảo hiểm cho hàng hóa là một kỹ thuật, một biện pháp phòng ngừa cần thiết và hiệu quả.
4.3.1.3. Làm thủ tục hải quan:
Tổng công ty TMHN là một doanh nghiệp nhà nước luôn có ý thức chấp hành tốt pháp luật nói chung và pháp lệnh hải quan nói riêng. Với chính sách khuyến khích xuất khẩu gạo của Nhà nước nên gạo xuất khẩu của công ty luôn được thông quan dễ dàng với thời gian nhanh nhất. Hiện nay thủ tục hải quan đối với mặt hàng gạo xuất khẩu tương đối đơn giản. Trước đây nhân viên hải quan đến tận nơi để kiểm tra hàng trước khi niêm phong kẹp chì, thì bây giờ doanh nghiệp xuất khẩu sẽ tự đóng hàng vào container và khai báo vào tờ khai hải quan, sau đó mang đến cơ quan hải quan . Doanh nghiệp sẽ tự chịu trách nhiệm nếu có sai sót giữa tờ khai và thực tế hàng hóa.
Trong quá trình làm thủ tục hải quan, công ty cần chú ý đến việc khai tờ khai hải quan và lập hồ sơ hải quan cho khớp với thực tế hàng hóa và bộ chứng từ về hàng hóa vì nếu xảy ra sự không thống nhất giữa các giấy tờ trong hồ sơ sẽ dẫn đến phải làm lại mất nhiều thời gian và chậm tiến độ giao hàng. Nếu hàng hóa phải kiểm tra thực tế thì nên đề nghị hải quan kiểm tra ở nơi xếp hàng để thuận tiện hơn trong việc xếp hàng vào container.
4.3.1.4. Biện pháp phòng ngừa rủi ro trong thanh toán:
44
GVHG: ThS. Bùi Đức Dũng SV: Vũ Thị Thúy Vân Lớp 45E3
Hiện nay đa số các hợp đồng TMQT Tổng công ty TMHN sử dụng phương thức thanh toán L/C vì vậy cần nâng cao công tác kiểm tra L/C:
- Công ty phải cử cán bộ kinh doanh XK nắm vững hợp đồng mà mình đang thực hiện, có thái độ làm việc cẩn thận, tỉ mỉ và thận trọng trong công việc để tiến hành kiểm tra L/C. Phải kiểm tra và đảm bảo nội dung của L/C là rõ ràng, không mơ hồ, không sử dụng từ đa nghĩa, cụ thể chi tiết không mâu thuẫn nhau và đặc biệt L/C phải hoàn toàn phù hợp với hợp đồng đã ký kết cả về nội dung và hình thức.
- Nếu có sai sót cán bộ kiểm tra L/C cần thông báo ngay cho bên nhập khẩu và đề nghị sửa chữa ngay L/C, không giao hàng khi L/C chưa phù hợp với quy định đề ra trong hợp đồng để tránh những thiệt hại không đáng có về sau. Việc kiểm tra L/C phải được tiến hành nhanh chóng chính xác và cán bộ kiểm tra phải là người có kinh nghiệm, có trình độ ngoại ngữ, chuyển môn cao.
4.3.1.5. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Để hạn chế các vấn đề phát sinh, nâng cao hiệu quả khiếu nại, đảm bảo tính hiệu quả kinh tế xã hội của các bên thì công ty cần quan tâm:
- Cần quy định rõ ràng địa điểm và cơ quan xác nhận số lượng trong việc xác nhận hàng không đủ tiêu chuẩn và chất lượng.
- Phân định rõ chất lượng và chi phí của các bên trong việc xác nhận hàng không đủ tiêu chuẩn về chất lượng.
- Quy định rõ cơ quan giải quyết tranh chấp, đảm bảo thời gian khởi kiện và đủ bộ hồ sơ.
- Điều khoản khiếu nại và giải quyết khiếu nại phải tuân thủ các quy định của các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Nhìn chung, hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là giải pháp hữu hiệu nhất đối với điều khoản khiếu nại và giải quyết khiếu nại.
4.3.1.6. Giải pháp khác:
45
GVHG: ThS. Bùi Đức Dũng SV: Vũ Thị Thúy Vân Lớp 45E3
- Đào tạo nâng cao trình độ chuyên sâu cho nhân viên:
Đa số nhân viên của Tổng công ty TMHN đều tốt nghiệp chuyên ngành Thương Mại Quốc Tế nhưng với từng mặt hàng từng vị trí lại đòi hỏi những chuyên môn và kinh nghiệm khác nhau vì vậy cần phải đào tạo đội ngũ nhân viên tiếp cận những chương trình và phương pháp mới.
+ Tổ chức đều đặn các đợt tập huấn cán bộ, nhân viên đi nghiên cứu học tập ở trong và ngoài nước, đồng thời tìm hiểu kỹ hơn về thị hiếu nhu cầu của thị trường.
+ Tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên tham gia các buổi hội thảo, các khóa huấn luyện ngắn ngày, tăng cường công tác đào tạo tại chỗ nhằm nâng cao trình độ.
+ Tiếp tục tuyển dụng và bổ sung cán bộ nghiệp vụ XNK trẻ có năng lực, có chính sách trọng dụng, khuyến khích đối với các cán bộ làm việc có hiệu quả cao. Cung cấp thông tin cập nhật của các văn bản quy định mới cho các cán bộ nghiệp vụ XNK, mời các chuyên gia nước ngoài uy tín ở các nước về hỗ trợ kinh nghiệm và chuyên môn trong các lĩnh vực XNK.
- Đẩy mạnh hoạt động marketing trong xuất khẩu gạo:
Nhu cầu gạo trên thị trường đang tăng không chỉ trong khu vực mà trên toàn thê giới, công ty không nên chỉ bó hẹp trong các thị trường truyền thống bới các quốc gia như Bắc Mỹ,Trung Đông. Arap, Iran…cũng đang có nhu cầu lớn về lương thực. Vì vậy đẩy mạnh hoạt động marketing trong xuất khẩu gạo để mở rộng thị trường xuất khẩu gạo là giải pháp cần thiết và nên được chú trọng.
- Tăng cường và sử dụng hiệu quả nguồn vốn của doanh nghiệp và liên doanh liên kết trong kinh doanh.
Với chính sách hỗ trợ xuất khẩu hiện nay các ngân hàng đồng loạt giảm lãi suất cho vay kinh doanh xuất khẩu, công ty nên tận dụng cơ hội này để có thể vay cho kinh doanh xuất khẩu. Nhưng không phải vì thế mà đầu tư dàn trải, quá nhiều mà
46
GVHG: ThS. Bùi Đức Dũng SV: Vũ Thị Thúy Vân Lớp 45E3
chỉ đầu tư vào những lĩnh vực hiệu quả hoặc sẽ có hiệu quả chắc chắn trong tương lai. Muốn làm được như vậy thì công tác dự báo, nghiên cứu, phân bố nguồn vốn đóng vai trò quan trọng, vì thế nhân viên bộ phận Kế hoạch đầu tư phải đóng góp ý kiến cho ban quản lý chỉ đạo để có thể đưa ra những chính sách về tài chính và vốn hợp lý. Ngoài ra nên thực hiện liên doanh liên kết với các công ty nước ngoài để việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu được nhanh chóng hơn.