* Tập trung hàng hóa:
- Liên hệ với các đơn vị sản xuất thu mua: Tổng công ty xây dựng một hệ thống chân hàng phân bố rộng khắp. Riêng mặt hàng gạo có công ty nông sản xuất khẩu Thái Bình, Tiền Giang. Hậu Giang.... Đặc điểm gạo xuất sang thị trường EU là gạo có chất lượng cao nên công ty phải thực hiện thu mua, kiểm tra về chất lượng trước khi gạo được xuất đi.
+ Về giá thu mua: Do giá gạo luôn biến động tại các điểm thu mua khác nhau nên Tổng công ty TMHN thường thỏa thuận một mức giá hợp lý với các đơn vị thu mua và luôn lấy mức giá sàn của nhà nước làm chuẩn.
+Về số lượng hàng cung ứng: Tùy thuộc vào năng lực cung ứng của từng chân hàng và số lượng đã ký kết mà tổng công ty cần nắm rõ kế hoạch thu mua cụ thể. Từ đó tiến hành thu mua tập trung đủ vế số lượng.
+ Về chất lượng hàng cung ứng: là vấn đề rất quan trọng, nó ảnh hưởng tới việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo sang EU vì tiêu chuẩn gạo nhập khẩu của EU là rất cao.
29
GVHG: ThS. Bùi Đức Dũng SV: Vũ Thị Thúy Vân Lớp 45E3
Ngoài ra nó còn quyết hiệu quả kinh doanh của công ty nên công ty phải thận trọng trong thỏa thuận và lựa chọn chân hàng.
- Ký kết hợp đồng với các đơn vị chân hàng: Theo nguyên tắc hai bên cùng có lợi với đối tượng giao dịch của hợp đồng là mặt hàng gạo. Và việc ký kết hợp đồng với các đơn vị chân hàng của công ty tạo nền tảng vững chắc cho các bước tiếp theo như kiểm tra và giao hàng trong quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
- Thực hiện thu mua hàng gạo xuất khẩu: Trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty ủy quyền cho đơn vị chân hàng thực hiện mọi công đoạn từ thu gom, sơ chế…Tuy nhiên Tổng công ty vẫn cử cán bộ nghiệp vụ xuống tận địa bàn để trực tiếp giám sát quá trình thu mua tập trung gạo.
* Bao bì đóng gói hàng hóa: Do tính đặc thù của mặt hàng gạo chịu ảnh hưởng rất
lớn của các yếu tố môi trường : thời tiết, khí hậu… Nên việc đóng gói bao bì cần thiết và bắt buộc trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của Tổng công ty. Các loại bao bì mà công ty thường sử dụng là bao đay với khối lượng 60kg/bao và 300 bao/container để hàng hóa tránh bị hút ẩm và nấm mốc.
* Kẻ ký mã hiệu hàng hóa:
Sau khi hàng hóa được đóng gói , Tổng công ty tiến hành ký mã hiệu lên bao bì bên ngoài nhằm thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ và bảo quản hàng hóa. Thông thường trên bao bì sẽ ghi tên người nhận, người gửi, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì…Nhưng có trường hợp hợp đồng công ty để trống bao bì theo yêu cầu của khách hàng. Ví dụ như công ty PTE Ltd Singapore ký hợp đồng mua hạt tiêu với Tổng công ty TMHN nhưng thỏa thuận không kẻ ký mã hiệu để họ có thể bán tiếp cho những hãng sản xuất khác.