I TỔ CHỨC SẢN XUẤT KNH DOANH TẠ BƯU ĐỆNTỈNH TUYấN QUANG
HOÀN THIỆN CễNGTÁCKẾ HOẠCH CỦA BƯU ĐIỆN TỈNH TUYấN QUANG
2.1. Thực trạng cụng tỏc kế hoạch của Bưu điện tỉnh Tuyờn Quang
Bất cứ nền sản xuất nào của xó hội loài người đều đũi hỏi phải cú sự cõn đối giữa cỏc yếu tố trong quỏ trỡnh sản xuất ở mọi quy mụ. Nền sản xuất xó hội càng phỏt triển đũi hỏi tớnh cõn đối càng cao. Để đảm bảo sự cõn đối giữa cỏc yếu tố của quỏ trỡnh sản xuất cần phải lập kế hoạch.
Trong phạm vi doanh nghiệp, kế hoạch hoỏ là khõu đầu tiờn, là bộ phận quan trọng của cụng tỏc quản trị doanh nghiệp. Hoạt động này nhằm giỳp doanh nghiệp hoạch định cỏc mục tiờu hoạt động dự bỏo cỏc khả năng và nguồn lực, xỏc định và đỏnh giỏ cỏc phương ỏn hoạt động nhằm thực hiện cỏc mục tiờu sản xuất kinh doanh. Kế hoạch hoỏ chớnh là cụng cụ để điều hành và chỉ huy sản xuất, là cơ sở xỏc định nhiệm vụ và mối quan hệ cụng tỏc giữa cỏc bộ phận và những người lao động trong quỏ trỡnh thực hiện cỏc nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Kế hoạch hoỏ là cụng cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của cỏc thành viờn trong một doanh nghiệp. Lập kế hoach cho biết hướng đi của doanh nghiệp. Khi tất cả những người cú liờn quan biết được doanh nghiệp sẽ đi đõu và họ sẽ phải đúng gúp gỡ để đạt được mục tiờu đú, thỡ đương nhiờn, họ sẽ phối hợp, hợp tỏc với nhau và làm việc một cỏch cú tổ chức.
Kế hoạch hoỏ là chức năng cơ bản của tất cả cỏc nhà quản trị ở mọi cấp trong doanh nghiệp, vỡ dựa vào nú mà tất cả cỏc nhà quản trị xỏc định được cỏc chức năng cũn lại khỏc nhằm bảo đảm đạt được cỏc mục tiờu đó đặt ra. Thiếu kế hoạch, quỹ đạo đi tới mục tiờu của doanh nghiệp sẽ là đường zớc zắc hiệu suất khụng cao.
Kế hoạch hoỏ cú tỏc dụng làm giảm tớnh mất ổn định của doanh nghiệp. Lập kế hoạch buộc cỏc nhà quản lý phải nhỡn về phớa trước, dự đoỏn những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như những thay đổi của mụi trường bờn ngoài, từ đú cõn nhắc ảnh hưởng của chỳng và đưa ra những phản ứng đối phú thớch hợp.
Kế hoạch hoỏ làm giảm sự chồng chộo và những hoạt động lóng phớ. Khi cỏc mục tiờu và cỏc phương tiện để đạt mục tiờu đú đó được xỏc định rừ ràng thỡ cỏc yếu tố khụng hiệu quả cũng được bộc lộ ra.
Kế hoạch hoỏ thiết lập nờn những tiờu chuẩn tạo điều kiện cho cụng tỏc kiểm tra. Nếu một tổ chức khụng rừ phải đạt tới cỏi gỡ và đạt tới bằng cỏch nào, thỡ
đương nhiờn khụng thể xỏc định được, liệu nú cú thực hiện mục tiờu hay chưa và cũng khụng thể cú được cỏc biện phỏp điều chỉnh kịp thời khi cú những lệch lạc xảy ra.
Túm lại, kế hoạch hoỏ là chức năng đầu tiờn của quản trị doanh nghiệp là xuất phỏt điểm của mọi quỏ trỡnh quản trị. Bất kể cấp quản trị là cao hay thấp, thỡ việc lập ra được những kế hoạch cú hiệu quả là chiếc chỡa khoỏ cho việc thực hiện cú hiệu quả những mục tiờu của doanh nghiệp.
Đối với nhà quản lý, khả năng lập kế hoạch chớnh là yếu tố quan trọng nhất phản ỏnh trỡnh độ năng lực, nú quyết định được anh ta cú điều hành được hay khụng. Núi cỏch khỏc, khả năng và kỹ năng lập kế hoạch được coi là một trong những tiờu chuẩn quan trọng nhất về năng lực của cỏn bộ quản lý. Sự thành cụng hay thất bại trong hoạt động của tổ chức do anh ta điều hành sẽ chủ yếu phụ thuộc vào chất lượng cỏc kế hoạch hoạt động do anh ta chủ động soạn thảo hoặc được lónh đạo soạn thảo. Về điều này, Henry Fayon từng khẳng định "Trước khi cỏc nhà quản lý cú thể tổ chức điều hành hoặc kiểm soỏt, họ phải lập được cỏc kế hoạch cho phộp tổ chức đơn vị đạt được mục tiờu và cỏ nhõn anh ta đạt được sự điều hành đối với tổ chức đơn vị. Quyết định cần phải làm gỡ, làm khi nào, làm như thế nào và ai làm. Như vậy, mọi hành vi quản lý chỉ diễn ra nếu cú sự dự liệu trước rằng nú sẽ diễn ra như thế nào".
Trong thực tế cỏc nước cú nền kinh tế thị trường phỏt triển đều rất quan tõm đến cụng tỏc kế hoạch hoỏ cấp cụng ty, họ đỏnh giỏ đỳng vai trũ, vị trớ, xỏc định rừ chức năng của cụng tỏc kế hoạch hoỏ và tổ chức nghiờn cứu thực thi nhiều giải phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc này. Nhà kinh tế học người Anh Roney cho rằng: “hoạt động kế hoạch hoỏ cụng ty là thực sự cần thiết nhằm hai mục đớch là: tấn cụng (tức tận dụng cỏc cơ hội để tăng khả năng thành cụng của doanh nghiệp) và dự phũng (tức trỏnh cỏc rủi ro cạm bẫy của thị trường)”.
Như vậy, bài học thực tế, tài liệu và kinh nghiệm của cỏc nước cú nền kinh tế thị trường phỏt triển, cựng với cỏc kết quả nghiờn cứu bước đầu ở nước ta đó cho phộp khẳng định: Sự tồn tại của cụng tỏc kế hoạch hoỏ trong cơ chế quản lý hiện nay là một tất yếu khỏch quan, luụn được tăng cường và đổi mới
Sự hoạt động của mỗi doanh nghiệp phải gắn toàn cục của nền kinh tế với sự hoà nhập của khu vực và quốc tế bằng sự tỡm kiếm và phỏt huy lợi thế so sỏnh nhằm giành thắng lợi trong cỏc cuộc cạnh tranh ngày càng gay gắt. Để thớch nghi với mụi trường kinh doanh đạt hiệu quả cao và thành cụng lõu dài Bưu điện tỉnh Tuyờn Quang phải thực hiện đỳng định hướng chiến lược phỏt triển của Tập đoàn Bưu chớnh - Viễn thụng, Bộ Thụng tin và Truyền thụng, xõy dựng kế hoạch thực hiện chi tiết nhằm cõn đối giữa cỏc yếu tố trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, đú là quỏ trỡnh định hướng và điều khiển theo định hướng đối với sự phỏt triển của sản xuất kinh doanh theo quy luật tỏi sản xuất mở rộng. Năm 2010 Tổng cụng ty giao kế hoạch và hướng dẫn cho cỏc đơn vị hạch toỏn phụ thuộc 02 chỉ tiờu quan trọng sau để xõy dựng kế hoạch:
1. Chỉ tiờu doanh thu trờn chi phớ ( xỏc định chung cho hoạt động cụng ớch và kinh doanh bưu chớnh )
2. Chỉ tiờu tỷ lệ % chi phớ cụng ớch trong tổng chi phớ cụng ớch và chi kinh doanh bưu chớnh
* Chỉ tiờu Doanh thu trờn chi phớ:
Là chỉ tiờu phản ỏnh một đồng chi phớ làm ra được bao nhiờu đồng doanh thu, cỏc chỉ tiờu sử dụng để xỏc định như sau :
a. Doanh thu : bao gồm doanh thu cụng ớch phỏt sinh, doanh thu kinh doanh bưu chớnh phỏt sinh
Doanh thu phỏt sinh : là chỉ tiờu doanh thu từ khỏch hàng( sau khi trừ giỏ vốn hàng hoỏ bỏn thẻ viễn thụng trả trước của VNPT và cỏc nhà khai thỏc khỏc ). Doanh thu phỏt sinh giao cho cỏc đơn vị gồm:
a.1 Doanh thu kinh doanh, bao gồm :
- Doanh thu dịch vụ bưu chớnh cụng ớch : là doanh thu cỏcdịch vụ theo danh mục dịch vụ bưu chớnh cụng ớch Nhà nước dự kiến ban hành gồm thư thường trong nước và quốc tế cú khối lượng đến 2kg và doanh thu từ phớ phỏt hành bỏo Nhõn dõn, Quõn đội nhõn dõn, bỏo Đảng địa phương
- Doanh thu dịch vụ bưu chớnh kinh doanh : là tổng doanh thu của hai mảng dịch vụ của Tổng cụng ty và đại lý cỏc dịch vụ, trong đú :
+ Dịch vụ của Tổng cụng ty bao gồm : Dịch vụ bưu chớnh kinh doanh, PHBC kinh doanh, và tài chớnh bưu chớnh
+ Doanh thu từ hoạt động đại lý : doanh thu bỏn thẻ viễn thụng trả trước, doanh thu từ dịch vụ thu cước thuờ bao của VNPT
- Doanh thu dịch vụ khỏc : doanh thu từ dịch vụ cho thuờ tài sản, phỏt quà, kinh doanh hàng hoỏ, cỏc dịch vụ khỏc
- Hoạt động tài chớnh : Lói tiền gửi khụng kỳ hạn, chờnh lệch tỷ giỏ...
a.2 Thu nhập khỏc : là cỏc khoản thu từ thanh lý tài sản, nợ khú đũi nay đũi được hoặc cỏc khoản thu bất thường khỏc
b. Chi phớ : bao gồm chi phớ cụng ớch, chi phớ kinh doanh bưu chớnh Chi phớ kinh doanh : bao gồm :
b.1 Chi phớ kinh doanh bưu chớnh
- Chi phớ kinh doanh bưu chớnh cụng ớch - Chi phớ phõn theo khoản mục :
+ Khấu hao TSCĐ + Chi SCTSCĐ + Tiền lương
+ Chi C2 cũn lại
+ Chi giỏ vốn hàng bỏn b.2 Chi dịch vụ khỏc : b.3 chi hoạt động tài chớnh
* chỉ tiờu tỷ lệ % chi phớ cụng ớch trong tổng chi phớ cụng ớch và chi kinh doanh bưu chớnh: là chỉ tiờu phản ỏnh tỷ trọng chi phớ cụng ớch trong tổng chi phớ cụng ớch và kinh doanh bưu chớnh (khụng bao gồm chi hoạt động tài chớnh, chi dịch vụ khỏc và chi khỏc ) của đơn vị . Đơn vị cú tỷ lệ này càng cao thỡ tỷ trọng thực hiện hoạt động cụng ớch càng lớn, đõy là chỉ tiờu để xỏc định chi phớ cụng ớch và chi phớ kinh doanh bưu chớnh của từng đơn vị nhằm xỏc định doanh thu điều tiết
2.1.1 - Hệ thống kế hoạch đơn vị xõy dựng
Bưu điện tỉnh Tuyờn Quang là một đơn vị thành viờn hạch toỏn phụ thuộc của Tổng cụng ty Bưu chớnh Việt Nam. Hàng năm, Căn cứ vào yờu cầu của cụng tỏc quản lý, đơn vị phải tiến hành xõy dựng cỏc dự ỏn kế hoạch trờn cơ sở hướng dẫn của Tổng cụng ty, tỡnh hỡnh thực hiện của cỏc năm trước, phõn tớch tỡnh hỡnh biến động năm kế hoạch để xõy dựng kế hoạch của đơn vị, đặc biệt dự trự cỏc khoản tăng, giảm chi phớ, cú phương ỏn tiết kiệm chi phớ, cú biện phỏp tăng doanh thu, gửi lờn Tổng cụng ty xột duyệt và quyết định chỉ tiờu kế hoạch giao cho đơn vị.
Hệ thống kế hoạch đơn vị xõy dựng gồm: - Kế hoạch phỏt triển mạng lưới Bưu chớnh - Kế hoạch đầu tư xõy dựng cơ bản
- Kế hoạch sản lượng doanh thu - Kế hoạch lao động tiền lương - Kế hoạch đào tạo
- Kế hoạch chất lượng dịch vụ
- Kế hoạch quảng cỏo khuyến mại và chăm súc khỏch hàng - Kế hoạch sửa chữa tài sản cố định
- Kế hoạch phũng chống, khắc phục và giảm nhẹ thiờn tai - Kế hoạch chi phớ
Đối với cỏc loại kế hoạch khỏc nhau thỡ cú cỏch lập kế hoạch khỏc nhau.