Thương mại đầu tư và xây dựng TICC Thăng Long
Việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung, kế toán mua hàng nói riêng cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở phù hợp với cơ chế Tài chính, Luật kế toán và tôn trọng Chế độ, Chuẩn mực kế toán hiện hành. Để quản lý thống nhất toàn bộ nền kinh tế quốc dân, Nhà nước phải ban hành một chế độ quản lý tài chính nhất định và xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với cơ chế tài chính đó. Nhưng mỗi doanh nghiệp với đặ thù kinh doanh riêng, việc tổ chức công tác kế toán ở mỗi đơn vị cụ thể được phép vận dụng và cải tiến cho phù hợp chứ không bắt buộc phải dập khuôn hoàn toàn theo chế độ, tuy nhiên phải vận dụng linh hoạt trong khuôn khổ chế độ cho phép.
- Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Hoàn thiện công tác kế toán trong doanh nghiệp phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động, quy mô kinh doanh, cơ chế quản lý tài chính và sự phân cấp quản lý, … của doanh nghiệp.
- Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với khả năng, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán, cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có của doanh nghiệp.
- Hoàn thiện phải đáp ứng được nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng một cách trung thực, kịp thời và đầy đủ.
- Hoàn thiện phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm chi phí, hiệu quả và có tính khả thi vì mục tiêu của doanh nghiệp là kinh doanh có lãi và tối đa hoá lợi nhuận.
4.2.3. Ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán mua hàng
Việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với công tác kế toán của các doanh nghiệp nói chung.
Sự phân công trách nhiệm một cách hợp lý giữa các bộ phận kế toán trong việc sử dụng, luân chuyển chứng từ giúp cho việc cung cấp số liệu và đối chiếu số liệu một cách thuận tiện, nhanh chóng và khoa học. Tuỳ theo khối lượng công việc và trình độ kế toán mua hàng, cũng như việc hạch toán ở các đơn vị, mà các thông tin kế toán được cung cấp cho nhà lãnh đạo kịp thời, chính xác, hỗ trợ cho các quyết định có tính chiến lược của công ty.
4.3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán mua hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại đầu tư và xây dựng TICC Thăng Long
Công tác tổ chức kế toán mua hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại đầu tư và xây dựng TICC Thăng Long là tương đối hợp lý trong điều kiện nền kinh tế hiện nay, tuy nhiên ở đó vẫn tồn tại một số bất cập cần thiết phải hoàn thiện và khắc phục.
Trên cơ sở những yêu cầu của việc hoàn thiện và thực trạng kế toán mua hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại đầu tư và xây dựng TICC Thăng Long, xin được đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng tại công ty như sau:
• Thứ nhất, về hạch toán ban đầu:
Bộ chứng từ ban đầu của nghiệp vụ mua hàng là: Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng thông thường (nếu có), phiếu nhập kho, phiếu chi, Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho, ...Công ty Cổ phần Thương mại đầu tư và xây dựng TICC Thăng Long sử dụng bộ chứng từ hạch toán ban đầu tương đối đầy đủ theo quy định thống nhất của Bộ Tài chính, nhưng lại không sử dụng Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho. Do đó, khi phát sinh hàng thừa, thiếu, hàng kém phẩm chất, hàng không đúng mẫu mã, chủng loại trong quá trình mua hàng sẽ gây ra một số khó khăn nhất định cho kế toán trong việc theo dõi hàng hoá nhập kho.
Vì vậy, để khắc phục tình trạng trên, công ty nên sử dụng Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho theo mẫu như sau:
BIÊN BẢN KIỂM NHẬN HÀNG HOÁ NHẬP KHO
Căn cứ vào:... Số: ... Ngày ... tháng ... năm...
Ban kiểm nhận gồm:... Thủ kho: ... Người giao hàng: ... S T T Tên nhãn hiệu, quy cách hàng hoá Mã số Đơn vị tính Theo hoá đơn (chứng từ) Thực tế nhận Kết quả kiểm nhận SL TT SL TT SL hàng thiếu SL hàng thừa SL sai quy cách SL kém phẩm chất 1. 2. 3. ...
• Thứ hai, về tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán:
Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng là tương đối đầy đủ, rõ ràng và hợp lý. Tuy nhiên, trong một số nghiệp vụ phát sinh, mặc dù là trường hợp ít xảy ra, công ty đã không tiến hành hạch toán theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
- Khi phát sinh trường hợp: “ Chứng từ về trước, hàng về sau”, kế toán công ty không lập hồ sơ hàng mua đang đi đường, mà đợi hàng về nhập kho mới hạch toán như trường hợp: “ Hàng và chứng từ cùng về”. Điều này là không đúng theo
trình tự hạch toán do Bộ Tài chính quy định, đồng thời vi phạm mức độ tin cậy của thông tin kế toán, đó là tính thận trọng trong hạch toán kế toán.
Để khắc phục tình trạng này, kế toán công ty phải lập một hồ sơ riêng để theo dõi “ Hàng mua đang đi đường” và hạch toán khi nào hàng đã về nhập kho. Kế toán cụ thể như sau:
+ Mua hàng nhưng cuối tháng hàng chưa về doanh nghiệp, kế toán căn cứ vào bộ chứng từ mua hàng, ghi:
Nợ TK 151: Giá mua của hàng đang đi đường Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK liên quan (111,112,331,311,…): Tổng giá thanh toán
+ Khi hàng mua đang đi đường đã về nhập kho hay gửi bán thẳng, kế toán ghi:
Nợ TK 156 (1561): Giá trị hàng mua đi đường kỳ trước nhập kho Nợ TK 157: Giá hàng mua đi đường kỳ trước gửi bán kỳ này
Nợ TK 632: Giá trị hàng mua đi đường kỳ trước bàn giao trực tiếp cho khách hàng
Có TK 151: Trị giá hàng mua đang đi đường về nhập kho hoặc giao bán thẳng.
- Khi phát sinh trường hợp hàng mua về, khi kiểm nhận nhập kho phát hiện hàng thiếu (hay thừa), kế toán công ty không phản ánh số hàng thiếu (thừa) theo đúng quy định của Bộ Tài chính, mà chỉ nhập kho theo số thực nhập, sau đó thông báo cho nhà cung cấp để có biện pháp giải quyết.
Để hoàn thiện công tác hạch toán này, kế toán phải sử dụng TK 138 và 338 để hạch toán.
+ Kết cấu và nội dung phản ánh của TK chi tiết 138 (1381) như sau:
Bên Nợ: Phản ánh số hàng thiếu phát sinh trong kỳ.
Bên Có: Phản ánh số hàng thiếu được xử lý trong kỳ
Số dư bên Nợ: Phản ánh số hàng thiếu chưa được xử lý trong kỳ.
Khi mua hàng về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn GTGT và Phiếu Nhập kho, sau khi kiểm nhận hàng hoá nếu phát hiện hàng thiếu so với hoá đơn thì kế toán
phản ánh theo số thực nhập, số hàng thiếu phản ánh vào TK 138 (1381). Cụ thể như sau:
Nợ TK 156 (1561): Trị giá hàng mua thực nhập
Nợ TK 138 (1381): Trị giá hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 111,112,331: Tổng giá thanh toán
Khi có quyết định xử lý, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để ghi sổ kế toán:
>. Nếu thiếu là do hao hụt tự nhiên trong định mức: Nợ TK 156 (1562):
Có TK 138 (1381):
>. Nếu do người bán xuất thiếu, thì khi người bán giao nốt số hàng còn thiếu, kế toán ghi:
Nợ TK 156 (1561): Số hàng thiếu người bán giao tiếp Có TK 138 (1381): Xử lý số hàng thiếu
Nếu người bán không giao nốt số hàng thiếu hoặc doanh nghiệp không chấp nhận mua tiếp thì kế toán ghi giảm Nợ phải trả cho nguời bán:
Nợ TK 331: Tổng số tiền theo giá thanh toán của số hàng thiếu Có TK 138 (1381): Xử lý số hàng thiếu
Có TK 133: Ghi giảm số thuế GTGT của số hàng thiếu
>. Nếu do cá nhân làm mất hàng hoá, bắt cá nhân phải bồi thường: Nợ TK 138 (1388): Tổng giá thanh toán của số hàng thiếu
Có TK 138 (1381): Xử lý số hàng thiếu
Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ >. Nếu xử lý ghi tăng giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632:
Có TK 138 (1381):
+ Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 338 (3381):
Bên Nợ: Phản ánh giá trị số tài sản thừa đã xử lý theo quyết định.
Số dư bên Có: Phản ánh giá trị tài sản phát hiện thừa còn đang chờ giải quyết.
<>. Khi mua hàng về nhập kho, kế toán căn cứ vào Hoá đơn GTGT và Phiếu Nhập kho, kế toán phản ánh theo số thực nhập, số hàng thừa được theo dõi trên TK 338 (3381), đồng thời thông báo cho bên bán biết để cùng xử lý. Cụ thể như sau:
Nợ TK 156 (1561): Số hàng thừa theo giá chưa có thuế GTGT
Có TK 338 (3381): Ghi nhận là hàng thừa chưa rõ nguyên nhân. Khi có quyết định xử lý, kế toán căn cứ vào quyết định đó để ghi sổ kế toán: >. Nếu nguyên nhân là do bên bán xuất thừa, khi trả lại hàng cho người bán, kế toán ghi:
Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK 156 (1561); xuất kho trả lsị số hàng thừa Nếu doanh nghiêp đồng ý mua tiếp số hàng thừa đó: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa chưa thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa
>. Nếu nguyên nhân là do dôi thừa tự nhiên, kế toán sẽ ghi giảm chi phí mua hàng hoặc ghi tăng thu nhập khác:
Nợ TK 338 (3381): Xử lý số hàng thừa
Có TK 156 (1562): Chi phí mua hàng hoá hoặc: Có TK 711: Thu nhập khác
>. Nếu không xác định được nguyên nhân, kế toán xử lý bằng cách ghi tăng thu nhập khác.
<>. Nếu hàng hoá thừa được xác định là thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khác, giá trị hàng thừa đó doanh nghiệp không nhập kho mà coi như giữ hộ cho người bán, kế toán ghi:
Nợ TK 002: Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công. Sau đó, khi trả lại hàng hoá cho đơn vị khác, ghi Có TK 002 >. Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa:
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa
>. Nếu không xác định được nguyên nhân, kế toán ghi tăng thu nhập khác: Nợ TK 156 (1561):
Có TK 711:
• Thứ ba, về sổ sách kế toán:
Hệ thống sổ sách kế toán, phương pháp ghi chép sổ sách và quy định hạch toán tại Công ty Cổ phần Thương mại đầu tư và xây dựng TICC Thăng Long là tương đối hợp lý, phù hợp với quy mô, cũng như tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, căn cứ vào các chứng từ kế toán ban đầu, kế toán phải phản ánh và sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt chuyên dùng như sổ Nhật ký bán hàng, sổ Nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký chi tiền. Nhưng hiện nay tại Công ty các chứng từ phát sinh, kế toán chỉ phản ánh vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết mà chưa lập các sổ Nhật ký đặc biệt. Việc phản ánh này khiến các kế toán sẽ gặp khó khăn khi muốn theo dõi cụ thể tình hình mua – bán hàng của Công ty.
Vì vậy, để theo dõi được chặt chẽ và hiệu quả hơn hoạt động mua hàng, công ty nên mở sổ Nhật ký mua hàng và sổ Nhật ký chi tiền.
Phụ lục 22 : Sổ Nhật ký mua hàng
Sổ Nhật ký mua hàng là Sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng loại hàng tồn kho vủa đơn vị, đối với Công ty Cổ phần Thương mại đầu tư và xây dựng TICC Thăng Long hàng tồn kho chủ yếu là hàng hoá.
Sổ này được mở tại Công ty để ghi chép và theo dõi các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau (mua chịu) và các trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bán cũng được ghi chép vào sổ này khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng.
Các trường hợp mua hàng trả tiền ngay không cần thiết phải theo dõi trên Sổ Nhật ký mua hàng.
Kết cấu và phương pháp ghi sổ: Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ kế toán.
Cột 1, 2, 3: Ghi Nợ các TK hàng tồn kho như: Hàng hoá, … Đơn vị có thể mở sổ này cho từng loại hàng tồn kho thì các cột này có thể dùng để ghi chi tiết cho từng loại hàng tồn kho.
Cột 4: Ghi số tiền phải trả người bán tương ứng với số hàng đã mua.
Cuối trang sổ cộng luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.
Phụ lục 23: Sổ Nhật ký chi tiền
Sổ Nhật ký chi tiền là Sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền của doanh nghiệp. Mẫu sổ này được mở riêng cho chi tiền mặt, chi tiền qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi chi tiền.
Sổ này được mở tại Công ty để ghi chép và theo dõi các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền ngay.
Kết cấu và phương pháp ghi sổ: Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ. Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ kế toán. Cột 1: Ghi số tiền chi ra vào bên Có của TK tiền được theo dõi trên sổ này (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, …)
Cột 2, 3, 4, 5, 6: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ của TK đối ứng.
Cuối trang sổ cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.
Việt Nam đang trong xu hướng hội nhập nền kinh tế khu vực và trên thế giới, đặc biệt là việc đã trở thành thành viên của WTO, việc hội nhập này buộc những nhà quản lý doanh nghiệp phải có cái nhìn nghiêm túc và đúng đắn hơn khả năng phát triển và tìm kiếm lợi nhuận của doanh nghiệp mình. Muốn doanh nghiệp phát triển và đạt tối đa hoá lợi nhuận, đòi hỏi phải có một cơ chế quản lý đúng đắn mà kế toán là một trong những công cụ quan trọng nhất hỗ trợ nhà lãnh đạo thực hiện hoạt động đó.Tuy nhiên, trên thực tế, hệ thống kế toán hiện nay chưa thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của các doanh nghiệp trên thị trường. Vì vậy, việc hoàn thiện công tác kế toán tại các doanh nghiệp là vô cùng quan trọng và cần thiết.
Sau một thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Thương mại đầu tư và xây dựng TICC Thăng Long, vận dụng những lý luận đã được học và nghiên cứu tại trường, kết hợp với quá trình tìm hiểu thực tiễn tại doanh nghiệp, tôi đã nghiên cứu và từng bước hoàn thiện luận văn: “Kế toán mua nhóm hàng thép tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng TICC Thăng Long”. Song do sự hạn chế về kiến thức, cũng như hạn chế về thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế, trình độ lý luận và hiểu biết chưa sâu, luận văn chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo để bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc và Phòng Kinh tế - Hành chính