Thương mại đầu tư và xây dựng TICC Thăng Long
3.3.2.1. Chứng từ kế toán và tài khoản kế toán sử dụng
Hạch toán ban đầu là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng của công tác kế toán tại công ty. Vì vậy, việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ ban đầu phải đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, các số liệu kế toán phải đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp.
Trong quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng, kế toán của công ty sử dụng các loại chứng từ chủ yếu sau:
- Hóa đơn GTGT (mẫu số 01 do bộ tài chính ban hành): hoá đơn này do bên bán lập khi doanh nghiệp mua hàng của những doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế gtgt theo phương pháp khấu trừ thuế.
(Phụ lục 10:Hoá đơn GTGT )
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với người mua hàng, người cung cấp lập hóa đơn và giao hàng cho người mua. Khi lập hóa đơn này, người ghi hóa đơn phải ghi đầy đủ, rõ ràng, đúng các yếu tố quy định gồm:
+ Giá bán ( chưa có thuế GTGT)
+ Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT + Tổng giá thanh toán ( giá đã có thuế GTGT)
Ví dụ: (theo phụ lục 10A)
+ Giá bán chưa thuế: 120.600.000
+ Tiền thuế GTGT (thuế suất thuế GTGT: 10%): 12.060.000 + Tổng tiền thanh toán: 132.660.000
- Hóa đơn bán hàng thông thường:
Khi công ty mua hàng của đơn vị nộp thuế theo phương pháp trực tiếp thì đơn vị này sẽ sử dụng hóa đơn bán hàng thông thuờng. Giá bán của hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn chính là giá thanh toán đã bao gồm cả thuế GTGT.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với người cung cấp, khi hànghóa được vận chuyển tới kho của công ty, thủ kho đối chiếu với hóa đơn GTGT (hóa đơn bán hàng thông thường) của bên bán lập với hợp đồng kinh tế đã ký kết, nếu phù hợp sẽ tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nhập kho.
(Phụ lục 11: Phiếu nhập kho)
- Phiếu chi tiền mặt:
Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ mua hàng, người lập phiếu sẽ viết phiếu chi tiền mặt. Phiếu chi được lập thành ba liên:
Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu.
Liên 2: Thủ quỹ dùng để dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán để vào sổ.
Liên 3: Giao cho ngưòi nhận tiền.
(Phụ lục 12: Phiếu chi tiền mặt)
Ngoài ra, để thanh toán một lượng tiền lớn, công ty sẽ thanh toán qua chuyển khoản bằng cách sử dụng uỷ nhiệm chi.
(Phụ lục 13: Uỷ nhiệm chi)
Tài khoản sử dụng:
Công ty Cổ phần Thương mại đầu tư và xây dựng TICC Thăng Long hạch toán kế toán mua hàng sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Các tài khoản được sử dụng chủ yếu để hạch toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty gồm:
TK 156- Hàng hoá: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá của doanh nghiệp.Cụ thể:
Bên Nợ của TK 156 phản ánh:
- Trị giá mua vào của hàng hoá theo Hoá đơn mua hàng.
- Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh liên quan đến khối lượng hàng hoá mua vào nhập kho trong kỳ.
- Trị giá hàng hoá đã bán người mua trả lại, hoặc xuất cho công trình sử dụng không hết nhập lại kho.
Bên Có của TK 156:
- Trị giá hàng hoá xuất kho để bán, trao đổi, xuất giao đại lý hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh.
- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã bán trong kỳ. - Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng.
- Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán.
- Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu khi kiểm kê.
Số dư bên Nợ:
Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ ( gồm trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho và chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho cuối kỳ)
Tài khoản 156 có 3 tài khoản cấp 2:
TK 1561 – Trị giá mua hàng hoá TK 1562 – Chi phí mua hàng hoá TK 1567 – Hàng hoá bất động sản
TK 133(1331) – Thuế GTGT được khấu trừ: Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ.
Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Bên Có: - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.
- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. - Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại.
Số dư bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ , số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả.
TK 331 - Phải trả cho người bán: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Bên Nợ:
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ. người nhận thầu xây lắp.
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao…..
- Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hàng hoá, dịch vụ đã giao theo hợp đồng.
- Chiết khấu thanh toán và Chiết khấu thương mại được người bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán.
- Giá vật tư, hàng hoá thiếu hụt và trả lại người bán.
Bên Có:
Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây dựng.
Số dư bên Có:
Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây dựng.
Tài khoản này có số dư bên Nợ khi phản ánh số tiền ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể.
Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan đến mua hàng như:
- TK 111 - Tiền mặt: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ của doanh nghiệp.
- TK 112 - Tiền gửi ngân hàng: phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi tại ngân hàng của doanh nghiệp.
3.3.2.2. Trình tự hạch toán
Công ty Cổ phần Thương mại đầu tư và xây dựng TICC Thăng Long hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên nên trình tự hạch toán gồm các bước sau:
• Kế toán mua hàng theo phương thức lấy hàng:
- Khi hàng mua về nhập kho, công ty đối chiếu với hợp đồng đã ký kết tiến hành kiểm nhận nhập kho:
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331, …: Tổng giá thanh toán
Nếu doanh nghiệp đặt trước tiền mua hàng cho bên bán, khi ứng tiền kế toán ghi:
Nợ TK 331: Số tiền đã đặt trước cho người bán Có TK 111,112,331,…: Số tiền đặt trước
- Khi mua hàng, phát sinh chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi, …, kế toán ghi:
Nợ TK 156 (1562): Chi phí thu mua (chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 311: Số chi phí thu mua đã thanh toán
Có TK 331: Số chi phí thu mua chưa trả tiền
Ví dụ: ( Phụ lục 10A): Nợ TK 156 (1561): 120.600.000 Nợ TK 133: 12.060.000 Có TK 331: 132.660.000 (Phụ lục 18- PC 28): Nợ TK 156 (1562): 2.500.000 Có TK 111: 2.500.000
Thủ kho căn cứ vào số lượng ghi trên Hoá đơn để lập Phiếu Nhập kho, sau đó chuyển lên Phòng Kinh tế - Hành chính để kế toán mua hàng kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ sẽ tiến hành vào Sổ Nhật ký chung và các Sổ chi tiết có liên quan.
• Kế toán nua hàng theo phương thức nhận hàng:
- Trường hợp hàng hoá và chứng từ cùng về:
Kế toán hạch toán tương tự như mua hàng theo phương thức lấy hàng - Trường hợp hàng về trước, chứng từ về sau:
+ Hàng mua đã về nhập kho nhưng cuối tháng chưa có hoá đơn, kế toán ghi sổ theo giá tạm tính ( không bao gồm thuế GTGT). Thực tế tại công ty, khi hàng về nhập kho, mặc dù chưa có Hoá đơn nhưng có Phiếu xuất kho do bên bán lập đi kèm, kế toán căn cứ vào Phiếu xuất kho đó để ghi sổ theo giá trên Phiếu xuất kho:
+ Khi có hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá trị trên Hoá đơn:
Nếu mặt hàng nhập thuộc diện chịu thuế GTGT, giá trên Hoá đơn nhỏ hơn giá trên Phiếu xuất kho, kế toán ghi điều chỉnh giảm phần chênh lệch, đồng thời ghi nhận thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo hoá đơn:
Ví dụ: Ngày 25/01/2011, nhập kho lô hàng của thép D14 của Công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên, với giá trên Phiếu Xuất kho do bên bán lập là: 44.000.000đ. Ngày 03/02/2011, nhận được Hoá đơn của lô hàng trên với giá chưa thuế là: 40.000.000đ, thuế GTGT: 10%, chưa thanh toán tiền cho người bán. Kế toán tiến hành ghi sổ như sau:
(25/01): Nợ TK 1561: 44.000.000 Có TK 331: 44.000.000 (03/02): Nợ TK 1331: 4.000.000 Có TK 1561: 4.000.000
Nếu mặt hàng nhập không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế với mức thuế suất bằng 0 thì không cần phải điều chỉnh.
- Trường hợp chứng từ về trước, hàng về sau:
Mua hàng nhưng cuối tháng hàng chưa về doanh nghiệp, kế toán lưu giữ riêng bộ chứng từ và đợi đến khi hàng về nhập kho mới hạch toán theo đúng Hoá đơn.
Ví dụ: Ngày 15/03/2011, nhận được Hoá đơn và Phiếu xuất kho do công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên gứi về nhưng hàng chưa về, giá chưa thuế trên Hoá đơn:117.000.000đ, thuế GTGT:10%. Ngày 16/03/2011, hàng về nhập kho. Kế toán ghi: Phụ lục 21: (16/03): Nợ TK 156: 117.000.000 Nợ TK 133: 11.700.000 Có TK 311: 128.700.000 • Kế toán hàng thiếu:
Trong mọi trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát hàng hoá ở bất kỳ khâu nào đều phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào quyết định
xử lý của cấp có thẩm quyền theo từng nguyên nhân gây ra để xử lý và ghi sổ kế toán.
Tuy nhiên, riêng đối với công ty, khi kiểm nhận nhập kho phát sinh hàng thiếu so với hoá đơn chưa rõ nguyên nhân, công ty không sử dụng TK 138 (1381) - Phải thu khác để hạch toán mà tiến hành nhập kho theo số thực nhập, sau đó báo với bên bán chờ xử lý.
• Kế toán hàng thừa:
- Trường hợp phát sinh thừa không rõ nguyên nhân, công ty không sử dụng TK 338 (3381) - Phải trả khác để tiến hành hạch toán trị giá hàng hoá thừa chờ xử lý mà phản ánh trên TK 156 trị giá mua trên hoá đơn, sau đó tiến hành nhập kho theo số thực nhập.
- Nếu hàng hoá thừa được xác định là thuộc quyền sở hữu của đơn vị khác thì giá trị hàng hoá thừa ghi:
Nợ TK 002: Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công Khi trả lại hàng hoá cho đơn vị, kế toán ghi:
Có TK 002:
• Trường hợp mua phát sinh giảm giá hàng bán, trả lại hàng mua, chiết khấu thương mại.
- Trường hợp mua hàng phát sinh hàng kém phẩm chất, trả lại người bán hoặc yêu cầu giảm giá đã được chấp thuận từ phía nhà cung cấp, hoặc được hưởng khoản chiết khấu thương mại:
Đối với trường hợp xuất trả lại hàng đã mua: Kế toán lập Biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị chưa thuế, tiền thuế GTGT, lý do trả hàng theo Hoá đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày tháng của Hoá đơn). Đồng thời, kèm theo Hoá đơn để gửi trả bên bán.
Ví dụ: (Phụ lục 10C)
Nợ TK 331: 21.890.000
Có TK 156(1561):19.990.000 Có TK 133(1331): 1.990.000
Đối với khoản giảm giá được hưởng hoặc CKTM được hưởng, kế toán căn cứ vào Hoá đơn GTGT do bên bán lập, trên Hoá đơn ghi rõ Giảm giá hàng bán hoặc CKTM cho Hoá đơn nào và số tiền được giảm giá hoặc chiết khấu để ghi sổ:
Ví dụ: (Phụ lục 10A)
Nợ TK 331: 130.006.800 Có TK 156: 118.188.000 Có TK 133 (1331): 11.818.800
• Trường hợp phát sinh chi phí mua hàng:
Khi phát sinh chi phí trong quá trình mua hàng, kế toán công ty căn cứ vào các chứng từ có liên quan (Hoá đơn, phiếu chi tiền, …) để hạch toán.
Ví dụ: căn cứ vào Phiếu chi số 39, ngày 20/03/2011 (Phụ lục số 12), kế toán ghi: Nợ TK 156 (1562): 3.000.000
Có các TK 111: 3.000.000
• Trường hợp ứng trước tiền hàng và thanh toán tiền hàng:
- Khi ứng trước tiền hàng cho người bán hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, kế toán ghi:
Ví dụ: (Phụ lục số 13)
Nợ TK 331(TISCO): 40.000.000 Có TK 112: 40.000.000
- Khi nhận được số hàng hoá, dịch vụ do người bán chuyển đến, ghi:
Ví dụ: (Phụ lục số 10B) Nợ TK 156: 117.000.000 Nợ TK 133 (1331): 11.700.000
Có TK 331 (TISCO): 128.700.000
3.3.2.3. Sổ sách kế toán sử dụng
Do công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung nên kế toán nghiệp vụ mua hàng sử dụng các loại sổ như:
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ Nhật ký mua hàng (Sổ chi tiết TK 156) - Sổ cái các TK 156,151,133,331,111,112
Sổ Nhật ký chung: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chímh phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời phản ánh quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ cho việc ghi Sổ cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ cái.
Phụ lục 14: Sổ kho
Phụ lục 15: Sổ Nhật ký chung
Phụ lục 16 : Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hoá) Phụ lục 17 : Sổ chi tiết thanh toán với người bán (người mua) Phụ lục 18: Sổ cái TK 111
Phụ lục 19: Sổ cái TK 112 Phụ lục 20 : Sổ cái TK 133 Phụ lục 21: Sổ cái TK 156
Chương 4:
Các kết luận và đề xuất giải pháp hoàn thiện kế toán mua nhóm hàng thép tại Công ty Cổ phần Thương
mại đầu tư và xây dựng TICC Thăng Long