PHẦN TƯ VẤN NHÂN LỰC NIC
4.3. Các giải pháp đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị phải gắn liền với chiến lược kinh doanh và nhiệm vụ kinh doanh của công ty. Phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu như phù hợp quy mô và năng lực của công ty, đảm bảo sự gọn nhẹ, linh hoạt, dễ kiểm soát và tiết kiệm.
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị phải tạo ra mối liên hệ chặt chẽ giữa các phòng ban, nâng cao hơn nữa sự đoàn kết, hợp tác trong công việc giữa các nhân viên và phòng ban.
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị hướng đến việc tạo ra một đội ngũ nhà quản trị và nhân viên chất lượng cao. Tổ chức các chương trình gặp mặt, chương trình đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, hướng dẫn nhân viên làm việc với năng suất cao nhất.
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị cần chú ý đến việc đổi mới và rộng rãi trong vấn đề phân quyền cho cấp dưới nhằm phát huy năng lực và sự sáng tạo của nhân viên. Phân dịnh rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên trong công ty. Đồng thời tránh tình trạng nhân viên chịu đồng thời hai cấp quản lý dẫn đến sự chồng chéo trong thực hiện mệnh lệnh.
- Phát huy môi trường làm việc và điều kiện lao động tốt như công ty đang thực hiện. Bên cạnh đó, cần áp dụng chặt chẽ hơn các hình thức khen thưởng và kỉ luật lao động nhằm tạo ra động lực để nhân viên làm việc có hiệu quả hơn.
4.3. Các giải pháp đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
4.3.1. Một số giải pháp dề xuất với công ty
4.3.1.1. Nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
Với mô hình cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay được đánh giá là phù hợp với quy mô, năng lực và hoạt động kinh doanh của công ty. Do đó, trong những năm tới công ty vẫn tiếp tục áp dụng mô hình cấu trúc tô chức theo chức năng như hiện nay. Việc bổ sung phòng ban là không cần thiết, tuy nhiên cần có sự sắp xếp lại về tổ chức của một số phòng ban và điều chỉnh nhân sự trong công ty.
a. Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự trong công ty
Hiện nay, trong đã có một phòng ban riêng phụ trách vấn đề nhân sự, tuy nhiên công tác về nhân sự chưa thực sự được chú ý coi trọng. Vì vậy, trong thời gian tới công ty cần chú ý nhiều hơn đến các hoạt động quản trị nhân sự. Cụ thể:
* Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự trong công ty
Một thuận lợi lớn của công ty so với các công ty khác đó là bản thân công ty là một công ty tư vấn tuyển dụng nhân lực. Tuy nhiên, đội ngũ nhân viên của công ty vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của công việc, điều này được giải thích bởi hai nguyên nhân chính: thứ nhất, với quy mô và kết quả kinh doanh của công ty hiện nay, việc đầu tư để có được một đội ngũ nhân viên chất lượng cao mà chi phí thấp là hết sức khó khăn, và với quỹ tiền lương của công ty rất ít những người có chuyên môn cao đồng ý làm việc tại công ty. Thứ hai, một nguyên nhân quan trọng đó là việc tuyển dụng nhân sự của công ty vẫn còn mang hình thức giới thiệu từ những người thân quen là chủ yếu, đó là người thân quen của Ban giám đốc, nhân viên công ty và các đối tác lâu năm của công ty. Với hình thức tuyển dụng này gây ra sự trì trệ trong vấn đề chuyên môn hóa công việc và tình trạng bố trí cán bộ không phù hợp với chuyên môn là tất yếu. Vì thế trong thời gian tới công ty nên sử dụng các hình thức tuyển dụng khác có chất lượng hơn. Như vậy mới tuyển được những người có năng lực thực sự và phù hợp với công việc góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả kinh doanh, loại bỏ được tình trạng làm trái ngành nghề trong công ty, nâng cao hứng thú trong công việc và giảm chi phí đào tạo cán bộ, công nhân viên trong công ty. Song song với việc tuyển dụng, công ty cũng cần cắt giảm các khoản chi phí cần thiết để mở rộng quỹ tiền lương, nhằm thu hút nguồn nhân sự có chất lượng cao.
* Nâng cao hiệu quả công tác đào tạo và phát triển nhân sự
Trong công ty hiện còn rất nhiều cán bộ có trình độ chuyên môn còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu công việc họ đang làm và họ cũng mong muốn được cử đi đào tạo để có đủ kiến thức chuyên môn thực hiện công việc. Cụ thể, trong công ty hiện nay có 118 cán bộ nhân viên, trong đó chỉ có 40 nhân viên tốt nghiệp Đại học, 40 nhân viên tốt nghiệp Cao đẳng và 38 nhân viên tốt nghiệp Trung cấp. Với trình độ chuyên môn của nhân viên như hiện nay của công ty, việc đáp ứng tốt yêu cầu của công việc là rất khó
nhân viên, công ty nên cử những người không đúng chuyên môn tham gia các loại hình đào tạo cần thiết. Công tác đào tạo sẽ giúp họ nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, giúp công ty có một đội ngũ cán bộ đầy đủ kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm hoàn thành công việc với năng suất cao. Về đào tạo Công ty có thể tiến hành theo các hình thức sau:
-Đào tạo tại chỗ: Công ty có thể mở các lớp nghiệp vụ về nghiên cứu thị trường, kinh doanh...nhằm mở rộng sự hiểu biết trên nhiều lĩnh vực cho cán bộ. Thường xuyên mở các cuộc hội thảo mời các chuyên gia về các lĩnh vực này về trao đổi nói chuyện với cán bộ công nhân viên. Ngoài ra để học hỏi thêm kinh nghiệm cho cán bộ quản lí, Công ty có thể sử dụng phương pháp kèm cặp để tạo ra nguồn cán bộ kế cận.
- Đào tạo ngoài Công ty: Đối với cán bộ còn trẻ tuổi, có thể gửi đi đào tạo, học tập nghiên cứu ở trình độ cao tại các trường trong nước và nước ngoài. Hoặc khuyến khích họ tự học tự đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và những kiến thức phục vụ cho công tác quản lí. Đây là việc làm cần thiết để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ Công ty.
Ngoài ra, trong quá trình công tác, công ty cần cử những người có kinh nghiệm hướng dẫn công việc cho những người còn non kinh nghiệm để họ có thêm kinh nghiệm trong công việc.
b. Tăng cường sự tham gia của toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty vào việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty
Một thực trạng dễ thấy là ở trong công ty nhiều khi nhân viên rất ít khi tham gia đóng góp ý kiến của mình bởi nhiều nguyên nhân như họ cho rằng ý kiến của mình không có tác dụng hay làm mất lòng người lãnh đạo. Đây là một điều tưởng chừng như đơn giản nhưng lại có ý nghĩa to lớn bởi chính những người làm việc họ mới nhận ra những bất hợp lý trong công tác tổ chức mà người lãnh đạo chưa thể hoặc không thể nhìn thấy hết được. Do vậy, ban lãnh đạo cần có những biện pháp nhằm khai thác được những ý kiến đóng góp của toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty vào công tác xây dựng bộ máy quản trị công ty. Tuy nhiên công việc này không đơn giản, để khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến, các nhà quản trị cần:
- Chú ý quan tâm, lắng nghe những phản ứng của nhân viên trong quá trình làm việc thông qua dư luận hoặc những cuộc nói chuyện, mặt khác cần làm cho họ hiểu rõ và nhận
thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua chưa được tốt, đòi hỏi phải có sự thay đổi và rất cần các ý kiến dóng góp của họ.
- Thường xuyên tổ chức lấy ý kiến đóng góp của cán bộ công nhân viên trong công ty thông qua các cuộc họp, hội thảo, hội nghị. Ngoài ra, công ty có thể sử dụng các hòm thư bỏ phiếu kín, các tổ điều tra trong toàn công ty. Biện pháp này sẽ làm giảm sự chống đối của cán bộ công nhân viên trong công ty, giảm những căng thẳng bất đồng, góp phần xây dựng bầu không khí văn hoá cởi mở trong công ty.
- Cần có những chính sách cụ thể và kịp thời động viên và khuyến khích những ý kiến đóng góp thông qua hình thức vật chất và tinh thần. Tặng thưởng cho những ý kiến thiết thực, cho nghỉ phép hoặc giảm thời gian làm việc của những cá nhân có đóng góp với tổ chức.
c. Áp dụng các hình thức khen thưởng và kỷ luật trong công việc
*Các hình thức khen thưởng: Ngoài việc trả lương cứng theo tháng, để nâng cao hiệu quả công ty còn phải tăng cường áp dụng các hình thức khen thưởng như tạo động lực về vật chất và tinh thần cho cán bộ và công nhân viên. Cụ thể:
- Tạo động lực vật chất: Trong công ty hiện nay, hầu hết số cán bộ, công nhân viên chức trong công ty đều cho rằng thu nhập thấp là khó khăn lớn nhất trong công việc hiên nay và thu nhập đã ảnh hưởng đến tinh thần, thái độ của họ, do đó nâng cao thu nhập cho người lao động, các khoản trích theo lương, các khoản thưởng là các biện pháp tạo động lực chủ yếu. Thu nhập bình quân của nhân viên trong công ty là 3,5 triệu đồng/tháng/người, trong hoàn cảnh nền kinh tế nhiều biến động, lạm phát và giá cả tăng cao thì thu nhập như vậy rất khó để công ty thu hút những người có chuyên môn cao.
- Biện pháp tạo động lực tinh thần: Tuy thu nhập của nhân viên chưa cao, nhưng đổi lại các biện pháp tạo động lực tinh thần mà công ty áp dụng là tương đối tốt. Hằng năm, công ty vẫn thường tổ chức cho nhân viên viên đi nghỉ mát, tham quan du lịch, tổ chức các sự kiện thành lập công ty… Tuy nhiên, công ty cũng cần thông qua công tác thi đua trong toàn công ty như thi đua sáng kiến trong công việc, phong trào thi đua giữa các phòng ban, nhằm tạo điều kiện cho người nhân viên có cơ hội bộc lộ tài năng và kiến thức của họ.
thực tế việc thực hiện chưa được đúng đắn, hiện tượng đi muộn về sớm vẫn còn phổ biến, vẫn có hiện tượng nhân viên giải quyết các công việc riêng trong giờ làm việc. Nguyên nhân chủ yếu xất phát từ bộ máy quản trị cả công ty chưa được hợp lí, chưa hình thành các kỷ luật lao động và nội quy lao động, đây cũng là những biểu hiện của sự lãng phí thời gian dẫn đến tỷ trọng thời gian làm việc chưa cao, năng suất lao động thấp. Do vậy công ty cần xây dựng kỷ luật lao động và phải nâng cao ý thức tôn trọng kỷ luật lao động, tạo cho cán bộ công nhân viên trong Công ty có thói quen tự chấp hành kỷ luật, tránh tâm lí làm việc đối phó. Công ty có thể áp dụng đồng bộ các biện pháp sau:
- Xây dựng nội quy, quy chế lao động, phổ biến rộng rãi cho mọi đối tượng trong công ty, áp dụng các hình thức bắt buộc thực hiện các quy chế đề ra. Có các hình thức khen thưởng kịp thời các cá nhân đơn vị thực hiện tốt, khiển trách, kỷ luật những người vi phạm tạo nên một kỷ luật lao động công bằng nghiêm túc. Duy trì thói quen nghề nghiệp, đi làm, nghỉ ngơi có giờ giấc, tập trung và có thái độ đúng đắn trong quá trình làm việc.
- Có biện pháp tổ chức lao động một cách khoa học, nhằm hợp lí hoá lao động tránh tạo ra thời gian rỗi để hạn chế nhân viên giải quyết công việc riêng tư.
- Sử dụng các thiết bị hiện đại để quản lý giờ giấc làm việc của nhân viên, ví dụ như máy chấm công, các camera, các phần mềm quản lý doanh nghiệp…
- Sử dụng các biện pháp hành chính giáo dục, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công tác quản lí để cán bộ công nhân viên tận dụng tối đa thời gian có thể của mình cho công việc, tạo không khí lao động thoả mái
d. Nâng cao hiệu quả hoạt động các phòng ban trong công ty
- Điều chỉnh lại và bổ sung nhân sự trong một số phòng ban cần thiết. Như đã phân tích ở trên, trong những năm tới công ty sẽ đưa hai lĩnh vực kinh doanh nữa vào mục kinh doanh chính là Lữ hành nội địa và Kinh doanh bất động sản. Với yêu cầu về chuyên môn và kinh nghiệm về hai lĩnh vực này, nhân viên trong công ty khó có thể đảm đương công việc một cách hiệu quả. Do vậy, công ty cần tuyển dụng thêm cho phòng kinh doanh những người có chuyên môn và nhiều kinh nghiệm. Một mặt, họ sẽ thực hiện các công việc chính, mặt khác họ sẽ hướng dẫn và đào tạo nhân viên công ty thực hiện các công việc liên quan đến hai lĩnh vực kinh doanh này. Bên cạnh đó, với quyết định mở rộng thị trường xuất khẩu mặt hàng chè ra các nước Đông Nam Á (Thái Lan, Indonesia)
cho phòng xuất nhập khẩu (cần những người thông thạo ngọai ngữ và có chuyên môn xuất nhập khẩu), họ sẽ cùng các nhân viên cùng trách nhiệm nghiên cứu và mở rộng thị trường xuất nhập khẩu cho công ty. Cụ thể:
Đối với phòng Kinh doanh: Bổ sung thêm 4 nhân viên mới, trong đó:
+ 2 nhân viên có trình độ đại học, chuyên môn về du lịch nội địa, có ngoại ngữ.
+ 2 nhân viên có trình độ đại học, có chuyên môn và kinh nghiệm cao trong lĩnh vực bất động sản.
Bảng 4.2. Cơ cấu nhân viên phòng kinh doanh
STT Số lượng nhân viên cũ Số lượng nhân viên mới
1 24 28
2 24 28
Đối với phòng xuất nhập khẩu: Bổ sung thêm 4 nhân viên mới, trong đó:
+ 2 nhân viên có trình độ đại học, chuyên môn về xuất nhập khẩu, có ngoại ngữ, sẽ phụ trách về thị trường Châu Á.
+ 2 nhân viên có trình độ đại học, chuyên môn về xuất nhập khẩu, có ngoại ngữ, sẽ phụ trách về thị trường Châu Âu.
Bảng 4.3. Cơ cấu nhân viên phòng xuất nhập khẩu
STT Số lượng nhân viên cũ Số lượng nhân viên mới
1 24 28
2 24 28
- Nâng cao sự chia sẻ và phối hợp công việc giữa các phòng ban. Mặc dù giữa các phòng ban trong công ty có mối quan hệ khá tốt, không xảy ra các tình trạng mâu thuẫn hay cản trở công việc của nhau. Tuy nhiên, do việc phân chia về quản lý của các phòng ban (Phó tổng giám đốc 1 quản lý 4 phòng ban, Phó tổng giám đốc 2 quản lý 3 phòng ban) nên vấn đề chia sẻ và phối hợp trong công việc giữa các phòng ban là chưa tốt. Các phòng ban thường tập trung vào các mục tiêu mình được giao mà quên đi việc phối hợp với các phòng ban khác dẫn đến làm ảnh hưởng mục tiêu chung của công ty. Vì vậy, công ty cần xây dựng mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban, các phòng ban phải có ý thức giúp đỡ lẫn nhau, nhằm thực hiện mục tiêu riêng của bộ phận và mục tiêu chung của công ty. Ban giám đốc cần thường xuyên họp bàn với các trưởng phòng để bàn giao công việc, nắm bắt tình hình và nâng cao mối quan hệ giữa các phòng ban.
- Về tổ chức hành chính, các loại giấy tờ, thủ tục trong các phòng ban cần phải đáp ứng các yêu cầu gọn nhẹ, không rườm rà, rõ ràng, dễ tìm kiếm và dễ sử dụng khi cần thiết. Có như vậy mới đảm bảo cho các hoạt động công việc được giải quyết nhanh chóng