TY CỔ PHẦN TƯ VẤN NHÂN LỰC NIC
TỔNG GIÁM ĐỐC
đốc và hai phó tổng giám đốc chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp.
Sơ đồ 3.1. Mô hình cơ cấu tổ chức công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
Ưu điểm của mô hình này đó là đã phù hợp với đặc điểm quy mô và hoạt động kinh doanh của công ty, bên cạnh đó đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung, dễ kiểm soát và có chi phí không cao. Trong quá trình xử lý công việc cũng đã thể hiện được sự chuyên môn
TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC Phó Tổng Giám Đốc Phòng Kỹ thuật Phòng Tư vấn tuyển dụng Phòng Hành chính nhân sự Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng Kế hoạch Phòng Xuất nhập khẩu Phó Tổng Giám Đốc
cao, giúp công ty sử dụng tốt các cán bộ chuyên môn hơn. Ngoài ra, với cấu trúc chức năng việc đào tạo và huấn luyện nhân sự cũng đơn giản hơn, các nhân viên có cùng chuyên môn làm việc cùng với nhau có điều kiện giúp đỡ nhau, người có kinh nghiệm hướng dẫn cho những người mới, từ đó phát huy được năng lực cá nhân.
Tuy vậy, mô hình này vẫn còn những hạn chế, đó là thiếu sự kết hợp giữa các phòng ban trong công ty về công việc. Như đã nói ở trên, mặc dù việc các phòng ban cạnh tranh, cản trở công việc của nhau hầu như là không có, mối quan hệ giữa các phòng ban là khá tốt, tuy nhiên các phòng ban thường tập trung vào các mục tiêu của mình mà lại ít khi chia sẻ với nhau về công việc, dẫn đến việc trùng lặp công việc ở một số bộ phận mà không biết và ảnh hưởng đến mục tiêu chung của tổ chức.
b. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy quản trị công ty
Là một công ty hoạt động đa ngành nghề cho nên việc tổ chức bộ máy quản trị công ty sao cho phù hợp với ngành nghề kinh doanh của mình, đòi hỏi người lãnh đạo phải thật sáng suốt khi sử dụng nhân lực cũng như sắp xếp các phòng ban phù hợp. Trong công ty hiện nay có 9 phòng ban chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban này được thể hiện như sau:
- Tổng Giám đốc (kiêm Chủ tịch hội đồng quản trị): là người có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cao nhất trong công ty. Là người lãnh đạo cao nhất, đính hướng hoạt động cho công ty, đưa ra các mục tiêu hoạt động cho các phòng ban và trực tiếp đưa ra những quyết định cuối cùng khi có các công việc phát sinh. Tổng giám đốc sẽ điều hành trực tiếp công việc của 2 phó tổng giám đốc, đồng thời thông qua 2 phó tổng giám đốc của mình, tổng giám đốc sẽ nắm bắt thông tin và điều hành các bộ phận chức năng trong công ty. Bên cạnh đó, tổng giám đốc sẽ là người ký các giấy tờ liên quan; tiên lương, thưởng, kỷ luật nhân viên trong công ty…
- Phó tổng giám đốc: Là người có quyền hạn đứng thứ hai công ty sau tổng giám đốc, trong công ty hiện nay có 2 phó tổng giám đốc. một người sẽ phụ trách các phòng ban: Kế toán, Kinh doanh, Xuất nhập khẩu và Kế hoạch. Một người sẽ chịu trách nhiệm quản lý các phòng ban: Hành chính – nhân sự, Kỹ thuật và Tư vấn tuyển dụng. Bên cạnh việc cùng với Tổng giám đốc hoạch định chiến lược kinh doanh cho công ty, hai phó tổng giám đốc cũng có quyền quyết định một số hợp đồng kinh tế trong các trường hợp được
quát chung, trực tiếp đôn đốc nhân viên các phòng ban giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất và cũng là người chịu trách nhiệm trực tiếp về công việc của các phòng ban do mình quản lý.
- Phòng Kế toán: Có trách nhiệm giải quyết những vấn đề, nghiệp vụ liên quan đến kế toán như lập kế hoạch thu – chi ngân quỹ, theo dõi công nợ và thuế, quan hệ với ngân hàng, thanh toán các khoản tiền với đối tác, thanh toán lương – thưởng và các khoản khác cho người lao động, lập các báo cáo tài chính định kỳ theo quy định của công ty và pháp luật…
- Phòng kinh doanh: Được lập ra với mục đích nâng cao hiệu quả kinh doanh, có nhiệm vụ tìm kiêm các cơ hội kinh doanh mới, mở rộng thị trường, lĩnh vực hoạt động… cụ thể:
+ Tìm kiếm thị trường và khách hàng mới + Tìm các đối tác và nhà cung cấp
+ Marketing, chăm sóc khách hàng
+ Xây dựng các mối quan hệ Cạnh tranh – Liên kết với các doanh nghiệp khác trên thị trường
- Phòng xuất nhập khẩu: Tìm các mối khách hàng và tìm nguyên liệu đầu vào để xuất khẩu. Có trách nhiệm làm các thủ tục xuất khẩu, giấy tờ hải quan, thuê đơn vị vận chuyển, mua bảo hiểm hàng hóa. Trong lĩnh vực này, công ty chủ yếu xuất khẩu các mặt hàng xanh như chè, hồi, quế…sang các nước Trung Đông và các nước Tiểu vương quốc Ả rập thống nhất như Dubai, Abu Dhabi, Sharjah.
- Phòng kế hoạch: Vạch ra những kế hoạch phục vụ cho việc phát triển của công ty. Đưa ra lịch làm việc sao cho phù hợp với thời gian và công việc cần làm của các phòng ban. Hỗ trợ ban giám đốc hoàn thành nhiệm vụ phải làm.
- Phòng hành chính nhân sự: Theo dõi số lượng lao động, ngày công, tính lương cho các nhân viên trong công ty, trực tiếp tuyển dụng và đào thải nhân viên khi cần thiết, theo dõi các chế độ cho nhân viên, quan hệ và nắm bắt những chế độ mới về Luật lao động, bảo hiểm, phúc lợi xã hội, tổ chức các cuộc giao lưu cho nhân viên. Ngoài ra phòng hành chính nhân sự còn phải lấp các kế hoạch đào tạo nhân viên, quản lý hồ sơ, giấy tờ và thủ tục liên quan đến nhân sự trong công ty.
- Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ bảo trì, bảo dưỡng các máy móc, thiết bị trong công ty cũng như cho khách hàng (chủ yếu là các thiết bị văn phòng, thiết bị quản lý doanh nghiệp và các máy móc văn phòng sau khi bán cho khách). Khắc phục những sự cố về mạng cũng như máy tính cá nhân cho nhân viên trong toàn công ty.
- Phòng tư vấn tuyển dụng: Liên hệ với các nhà tuyển dụng nhằm tạo mối quan hệ đối tác lâu dài. Sàng lọc, kiểm tra, phỏng vấn những ứng viên dự tuyển vào các vị trí mà nhà tuyển dụng yêu cầu (vì công ty chuyên đảm nhận việc tư vấn tuyển dụng và cho thuê lao động). Tư vấn cho các khách hàng liên hệ điện thoại, internet trực tuyến tìm kiếm các ứng viên trên các trang web về việc làm nhằm tìm ra những nhà tuyển dụng cũng như các ứng viên tiềm năng phục vụ cho mảng kinh doanh tư vấn tuyển dụng và cho thuê lao động của công ty. Liên kết với các sở lao đông thương binh và xã hội nhằm giúp đỡ và tạo công ăn việc làm cho một số đối tượng lao động ở địa phương. Tham gia vào các hội chợ việc làm để tăng thêm cơ hội tiếp xúc trực tiếp với người lao động nằm tư vấn một cách đầy đủ về thị trường lao động hiện tại.
Nhận xét: Với mục tiêu chuyên môn hóa trong các phòng ban công ty, thực tế hiện nay các phòng ban đã cơ bản thực hiện đúng các chức năng và nhiệm vụ của mình, giữa các phòng ban đã có sự đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc. Tuy nhiên, trong quá trình phân quyền vẫn có sự xáo trộn, thiếu rõ ràng về công việc giữa các phòng ban và các cá nhân, khá nhiều công việc chưa xác định rõ phòng ban nào chịu trách nhiệm thực hiện, trong khi đó 2-3 phòng ban lại thực hiện chung một công việc. Ví dụ như có trường hợp phòng kế hoạch và phòng xuất nhập khẩu cùng thực hiện việc lập kế hoạch thu mua nguyên liệu xuất khẩu. Do đó, Công ty cần có sự điều chỉnh kịp thời về vấn đề này nhằm tránh việc lãng phí nhân lực và thời gian.
3.4.2. Phân tích thực trạng phân quyền tại Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC là công ty cổ phần nên quyền hạn cao nhất tập trung vào người đứng đầu công ty, quyền hành được tập trung vào Tổng giám đốc (kiêm chủ tịch hội đồng quản trị), mọi quyết định đều được tập trung ở cấp cao nhất.
a. Quá trình phân quyền tại công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
Quá trình phân quyền tại công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC được thực hiện theo 4 bước như sau:
Thực tế tại công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC cho thấy, cấp dưới chỉ được giao quyền hạn khi cần thiết. Lãnh đạo công ty luôn xác định mục tiêu rõ ràng trước khi thực hiện phân quyền, thường thì lãnh đạo công ty xác định mục tiêu phân quyền theo nhu cầu thực tế trong từng công việc, từng quá trình làm việc cụ thể và chỉ khi thấy cần thiết mới tiến hành trao quyền.
- Bước 2 - 3: Tiến hành giao nhiệm vụ và quyền hạn cho nhân viên.
Khi đã xác định được mục tiêu phân quyền, lãnh đạo công ty sẽ thực hiện giao nhiệm vụ và quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ đó.
- Bước 4: Tiến hành kiểm tra, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ.
Sau khi đã giao nhiệm vụ và quyền hạn cho nhân viên, lãnh đạo công ty sẽ phải tiến hành kiểm tra, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ của nhân viên để kịp thời phát hiện và điều chỉnh kịp thời các sai sót, ngăn chặn việc cấp dưới sử dụng quyền hạn không đúng mục đích.
b. Thực hiện phân quyền trong tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
- Công ty thực hiện phân quyền theo chức năng: Bộ máy quản trị công ty phân cấp chức năng khó rõ ràng, gắn nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng cho từng chức năng ứng với từng phòng ban cụ thể. Tuy nhiên, trong quá trình phân quyền vẫn có sự xáo trộn, thiếu rõ ràng về công việc giữa các phòng ban và các cá nhân, khá nhiều công việc chưa xác định rõ phòng ban nào chịu trách nhiệm thực hiện, trong khi đó 2-3 phòng ban lại thực hiện chung một công việc. Ví dụ như có trường hợp phòng kế hoạch và phòng xuất nhập khẩu cùng thực hiện việc lập kế hoạch thu mua nguyên liệu xuất khẩu.
- Mặc dù trong điều lệ công ty có quy định rõ ràng giữa quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ cụ thể, tuy nhiên vẫn còn tình trạng nhân viên chịu sự chi đạo của nhiều cấp quản lý, dẫn đên thiếu thống nhất trong đường lối, phong cách làm việc, làm giảm hiệu quả công việc. Ví dụ như nhân viên phòng kinh doanh đang phụ trách công việc tìm kiếm đối tác mơi để thu mua nguyên liệu ở Tuyên Quang do trưởng phòng giao cho thì phó tổng giám đốc lại yêu cầu nhân viên đó đi công tác ở Thái Nguyên để thương lượng việc thu mua chè cho xuất khẩu.
việc. Do tâm lý lo sợ nhân viên sử dụng quyền hạn không đúng mục đích công việc nên cấp trên thường kiểm soát một cách chặt chẽ, vô tình gây ra cho nhân viên sự không thoải mái và có cảm giác bị theo dõi trong khi thực hiện công việc, từ đó làm cho hiệu quả công việc bị giảm sút.
- Lãnh đạo công ty chưa thực sự trao quyền cho nhân viên, tâm lý e ngại nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ, gây tổn hại cho công ty nên mọi quyết định do nhân viên đưa ra phải được lãnh đạo công ty thông qua mới được phép thực hiện. Chính vì chưa có lòng tin đối với nhân viên nên công ty không chỉ bỏ lỡ những cơ hội kinh doanh tốt mà còn làm cho nhân viên làm việc không hết mình, chưa phát huy hết năng lực của bản thân họ.
- Một điểm quan trọng trong phân quyền tại công ty đó là lãnh đạo công ty khó chấp nhận thất bại của cấp dưới, bởi lẽ nó sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Do vậy thay vì việc giao quyền hạn và trách nhiệm cho nhân viên lãnh đạo công ty sẽ tự thực hiện các công việc đòi hỏi chuyên môn cao, chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định cuối cùng các vấn đề mang tính chất liên quan đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Hoặc nếu có giao quyền hạn cho nhân viên cũng chỉ giao một phần quyền hạn và trách nhiệm nào đó thôi.
CHƯƠNG IV