TY CỔ PHẦN TƯ VẤN NHÂN LỰC NIC
3.2. Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
3.2.1. Tổng quan vê Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
- Tên công ty: Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
- Địa chỉ: 27 Lê Ngọc Hân – Quận Hai Bà Trưng – TP.Hà Nội - Điện thoại : (84-4) 39 712 763 – Fax: (84-4) 39 784 080 - Website: www.tuyendung.com.vn
- Email: nicvn@hn.vnn.vn
Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC được thành lập vào năm 2002, lấy tên công ty là “Công ty tư vấn đầu tư thương mại và dịch vụ Phương Bắc” với 4 thành viên là: Ông Thân Văn Hùng (Chủ tịch hội đồng quản trị, kiêm Giám đốc công ty), Bà Lê Thị Hồng Điệp, Lê Thị Minh Loan và Lý Thị Thanh Nga.
+ Vốn điều lệ: 5.000.000.000 (năm tỷ đồng)
+ Các mặt hàng kinh doanh: Xuất khẩu các mặt hàng xanh (chè, hồi, quế…), Kinh doanh văn phòng phẩm, Tư vấn tuyển dụng và cho thuê lao động.
Tuy nhiên đến tháng 7/2009 Công ty quyết định thay đổi giấy phép kinh doanh, qua đó đổi tên công ty thành Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC. Với các thành viên: Ông Thân Văn Hùng (Chủ tịch hội đồng quản trị, kiêm Tổng Giám đốc), Bà Lê Thị Hồng Điệp, Lê Thị Minh Loan và Lý Thị Thanh Nga.
+ Vốn điều lệ: 7.000.000.000 (bảy tỷ đồng)
+ Bổ sung các mặt hàng kinh doanh: Mua bán và cho thuê ô tô, lữ hành nội địa và kinh doanh bất động sản.
3.2.2. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua và khái quát về tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC.
a. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua
Từ khi đi vào hoạt động công ty đã trải qua rất nhiều khó khăn, thời gian đầu vì là một ngành nghề mới nên việc xâm nhập thị trường là rất khó, nên công ty đã phải đầu tư rất lớn để tìm kiếm các đối tác, khách hàng mới.
Đến năm 2004 khi công ty đã đi vào hoạt động được 2 năm thì bắt đầu hình thành các mối quan hệ lâu dài và hoạt động kinh doanh cũng được cải thiện. Nhưng phải đến năm 2005 khi công ty ký hợp đồng cung cấp lao động cho các công ty như: Canon, Unilever, Metro Thăng Long…thì công ty mới thực sự phát triển. Cũng trong năm đó, công ty đã nhận được các hợp đồng xuất khẩu các mặt hàng nông sản sang Dubai.
Qua bảng phân tích số liệu kết quả hoạt động kinh doanh (Bảng 3.2. trang 30) của công ty ta thấy được trong 3 năm qua từ 2008 – 2010, kết quả kinh doanh đều cho kết quả dương, thể hiện công ty có tăng trưởng đều qua các năm. Vào khoảng cuối năm 2008 do tình hình kinh tế thế giới có nhiều biến động, khủng hoảng kinh tế làm cho các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, doanh thu của công ty cũng bị giảm đáng kể. Sang năm 2009 doanh thu của công ty tăng so với năm 2008 là 731,387,000 đồng, tương ứng tỉ lệ tăng 8,58%. Doanh thu năm 2009 tăng lên là do tháng 7/2009 Công ty quyết định thay đổi giấy phép kinh doanh, bổ sung các mặt hàng kinh doanh như mua bán và cho thuê ô tô, lữ hành nội địa và kinh doanh bất động sản. Phòng kinh doanh đã tiến hành nghiên cứu và mở rộng thêm về lĩnh vực kinh doanh lữ hành và bất động sản. Do mới bước vào lĩnh vực kinh doanh này nên doanh thu tăng không đáng kể, mà vẫn chủ yếu là doanh thu từ các hoạt động kinh doanh chính của công ty. Cũng trong giai đoạn khủng hoảng nên việc cắt giảm các chi phí là hết sức cần thiết, có thể thấy rõ chi phí cho hoạt động quản lý doanh nghiệp năm 2009 giảm 233,371,000 đồng (giảm 28,30%). Sang năm 2010, công ty tiếp tục tăng trưởng, nhưng cũng giống như các năm trước, tốc độ tăng khá chậm, cụ thể năm 2010 tăng 1,312,921,000 đồng so với năm 2009 với tỉ lệ tăng tương ứng 14,18%. Nguyên nhân chính là do công ty vẫn phải trông chờ vào các hoạt động kinh doanh chính, các lĩnh vực kinh doanh mới vẫn chưa đem lại hiệu quả cao, Phòng kinh doanh vẫn chưa tìm được các đối tác lớn. Trong khi đó, với việc mở rộng quy mô kinh doanh nhưng số lượng nhân viên Phòng kinh doanh vẫn
giữ nguyên, việc giải quyết công việc gặp nhiều khó khăn, dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao. Bên cạnh đó là do các khoản doanh thu khác của công ty giảm, trong khi đó các khoản chi phí của năm 2010 lại tăng cao so với năm 2009, dẫn đến tốc độ tăng trưởng lợi nhuận của công ty bị giảm sút. Từ đó có thể thấy tình hình sử dụng vốn và bố trí nhân lực của công ty vẫn chưa mang lại hiệu quả cao.
b. Tổng quan về tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC hoạt động kinh doanh trên 7 lĩnh vực, với 2 lĩnh vực mang lại hiệu quả cao nhất là xuất nhập khẩu các mặt hàng xanh và tư vấn – tuyển dụng nhân lực. Hiện nay, ngoài Ban giám đốc bao gồm 3 nhà quản trị cấp cao, công ty có 115 nhân viên làm việc ở 7 bộ phận phòng ban: Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Tư vấn – tuyển dụng, Phòng Kế toán, Phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kế hoạch. Kể từ khi thành lập tới nay, công ty vẫn duy trì mô hình tổ chức bộ máy quản trị công ty theo chức năng. Nhân viên được chia vào các phòng ban với mục tiêu chuyên môn hóa cao trong công việc. Vì công ty là công ty cổ phần có quy mô nhỏ nên mọi quyền hành trong công ty đều nằm trong tay Ban giám đốc, mà đứng đầu là Tổng Giám đốc (kiêm Chủ tịch hội đồng quản trị) Ông Thân Văn Hùng. Với mô hình cấu trúc tổ chức theo chức năng, phía dưới Tổng giám đốc là 2 Phó Tổng Giám đốc, 2 Phó Tổng Giám đốc sẽ điều hành trực tiếp các phòng ban và có nhiệm vụ báo cáo lại cho Tổng Giám đốc. Với quy mô công ty nhỏ, Ban giám đốc có thể kiểm soát hết các công việc trong công ty, do vậy việc phân quyền trong công ty cũng hết sức hạn chế, hầu hết mọi công việc trong công ty đều do Ban giám đốc quyết định. Ban giám đốc chỉ phân quyền cho cấp dưới xử lý những công việc phù hợp với năng lực và mang tính chất rủi ro thấp. Mô hình cấu trúc theo chức năng của công ty hiện nay được đánh giá là khá phù hợp với năng lực của công ty, tuy nhiên trong quá trình hoạt động vẫn còn nhiều tồn tại như là việc phân bổ nhân viên trong các phòng ban chưa thực sự hợp lý, quá trình phân quyền chưa hiệu quả…làm cho hoạt động kinh doanh của công ty không đạt được kết quả như mong muốn.
Bảng 3.2. Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm 2008 – 2010. (Đơn vị tính: 1000đồng)
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính)
CHỈ TIÊU 2008 2009 2010 Chênh lệch 2009 với 2008 Chênh lệch 2010 với 2009
1 2 3 4 Số tiền Tỉ lệ % Số tiền Tỉ lệ %
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 8,524,613 9,256,000 10,568,921 731,387 8.58 1,312,921 14.18 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 1,358,492 1,269,200 1,332,658 (89,292) (6.57) 63,458 5.00 3. Doanh thu thuần (3 = 2 - 1) 7,166,121 7,986,800 9,236,263 820,679 11.45 1,249,463 15.64 4. Giá vốn hàng bán 4,215,698 5,025,300 5,769,541 809,602 19.20 744,241 14.81 5. Lợi nhuận gộp (5 = 3 - 4) 2,950,423 2,961,500 3,466,722 11,077 0.38 505,222 17.06 6. Doanh thu hoạt động tài chính 58,654 64,563 78,023 5,909 10.07 13,460 20.85 7. Chi phi tài chính 31,025 29,652 34,258 (1,373) (4.43) 4,606 15.53 8. Chi phí bán hàng 324,156 247,520 305,621 (76,636) (23.64) 58,101 23.47 9. Chi phi quản lý doanh nghiệp 824,576 591,205 758,255 (233,371) (28.30) 167,050 28.26 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
(10 = 5 + 6 – 7 – 8 – 9) 1,829,320 2,157,686 2,446,611 328,366 17.95 288,925 13.39 11. Lợi nhuận khác 740,904 1,805,898 1,900,960 1,064,994 143.74 95,062 5.26 12. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (12=10+11) 2,570,224 3,963,584 4,347,571 1,393,360 54.21 383,987 9.69 13. Chi phí thuế TNDN hiện hành 719,663 1,109,804 1,217,320 390,141 54.21 107,516 9.69 14. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
3.2.3. Phân tích ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
3.2.3.1. Môi trường bên trong công ty a. Chiến lược kinh doanh của công ty
Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC là một công ty hoạt động đa ngành nghề cho nên việc tổ chức bộ máy quản trị phù hợp với ngành nghề kinh doanh của mình là một vấn đề hết sức cần thiết. Do đó công ty xây dựng bộ máy tổ chức theo chức năng nhằm nâng cao tính chuyên môn hóa, phát huy năng lực của nhân viên trong các bộ phận chức năng, tạo ra sự linh hoạt trong xử lý công việc. Từ lúc mới thành lập năm 2002, Công ty kinh doanh hai mặt hàng chính là tư vấn tuyển dụng cho thuê lao động và xuất khẩu các mặt hàng xanh (chủ yếu là chè), lúc này công ty chỉ có hơn 30 nhân viên làm việc trong các phòng ban chức năng. Nhưng đến năm 2008, công ty sử dụng chiến lược kinh doanh mới, công ty bổ sung thêm các mặt hàng kinh doanh là mua bán và cho thuê ô tô; lữ hành nội địa; kinh doanh bất động sản thì lúc này số lượng nhân viên trong công ty đã tăng lên thành 128. Tuy cơ cấu tổ chức vẫn là cơ cấu tổ chức theo chức năng nhưng quy mô, số lượng nhân viên cũng như chức năng, nhiệm vụ kinh doanh trong các phòng ban đã có nhiều điều chỉnh để phù hợp với chiến lược kinh doanh mới của công ty.
b. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Hiện nay, Công ty cổ phần nhân lực NIC kinh doanh ở rất nhiều lĩnh vực như tư vấn và tuyển dụng lao động; xuất khẩu các mặt hàng xanh (chè, hồi, quế…); kinh doanh các mặt hàng văn phòng phẩm; mua bán và cho thuê ô tô; lữ hành nội địa; kinh doanh bất động sản. Trong đó, hai lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là tư vấn và tuyển dụng lao động; xuất khẩu các mặt hàng xanh (chủ yếu là chè). Để đảm bảo khả năng xử lý công việc một cách linh hoạt và nhanh chóng mà không gây ra khó khăn trong việc sử dụng nhân lực, công ty đã xây dựng cấu trúc tổ chức theo chức năng, theo đó công ty được chia thành các phòng ban chức năng, các phòng ban chức năng có chức năng và nhiệm vụ riêng. Hiện nay, công ty có tất cả 7 phòng ban chức năng: phòng Kinh doanh, phòng xuất nhập khẩu, phòng tư vấn và tuyển dụng, phòng kế toán, phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật, phòng hành chính – nhân sự. Trong 7 phòng ban đó, có 2 phòng ban nhân sự được sắp xếp đặc biệt hơn, đó là phòng tư vấn – tuyển dụng và phòng xuất nhập
phận kinh doanh nhỏ, 2 bộ phận kinh doanh nhỏ này có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường và liên hệ với khách hàng.
c. Quy mô của công ty
Tuy Công ty có tới 960 lao động nhưng chủ yếu là lao động cho thuê ngoài, chỉ có 118 nhân viên làm ở các bộ phận chức năng của công ty. Quy mô công ty là quy mô nhỏ, do đó để đảm bảo bộ máy tổ chức hoạt động có hiệu quả và tốn ít chi phí, công ty đã quyết định lựa chọn cơ cấu tổ chức theo chức năng để có thể quản lý dễ dàng hơn và đảm bảo được sự hiệu quả trong công việc. Với quy mô công ty như vậy, ban giám đốc có thể kiểm soát dễ dàng công việc hàng ngày, do đó việc phân quyền trong công ty gần như là rất ít. Tuy nhiên trong giai đoạn năm 2009, khi công ty bổ sung thêm các loại hình kinh doanh mới là mua bán và cho thuê ô tô, lữ hành nội địa và kinh doanh bất động sản, nhưng trong khi đó tổ chức bộ máy quản trị vẫn chưa có thay đổi cần thiết, số lượng nhân viên vẫn được giữu nguyên, chuyên môn về các lĩnh vực mới còn hạn chế làm ảnh hưởng đến tiến trình kinh doanh. Qua đó có thể thấy tổ chức bộ máy quản trị cần có những sự thay đổi kịp thời để phù hợp với quy mô của công ty.
d. Trình độ nhân sự trong công ty
Tính đến cuối năm 2010, công ty có tổng số lao động là 960 người, trong đó có hai loại hình lao động, cụ thể là nhân viên làm việc tại công ty và lao động cho thuê. Lao động trong công ty được phân chia theo bảng chỉ tiêu về lao động như sau:
Bảng 3.3. Bảng chỉ tiêu về Lao động của công ty
STT Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
1 Tổng số lao động 930 1019 960
2 Đại họcNhân viên công ty 12828 12435 11840
Cao đẳng 42 54 40
Trung cấp 58 35 38
3 Lao động NamLao động cho thuê 802215 895352 842374
Lao động Nữ 587 543 468
Trình độ nhân sự trong công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC cũng có ảnh hưởng nhiều đến tổ chức bộ máy quản trị công ty. Trình độ nhân sự trong công ty chưa đồng
đều, nhân sự còn ở nhiều mức trình độ khác nhau. Trong tổng số 118 nhân viên làm việc ở các phòng ban chức năng chỉ có 40 người có trình độ Đại học, 40 người có trình độ Cao đẳng, 38 người có trình độ Trung cấp. Nhìn chung số lượng nhân viên có trình độ Đại học vẫn còn hạn chế, làm ảnh hưởng đến việc bố trí nhân sự trong các phòng ban. Mặt khác, nhân sự vẫn chủ yếu còn trẻ, ít kinh nghiệm, do đó công ty đã xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức theo chức năng để có thể dễ quản lý, tạo điều kiện để những người có kinh nghiệm hướng dẫn công việc cho những người ít kinh nghiệm. Bên cạnh đó, với năng lực chuyên môn không đồng đều và kinh nghiệm ít nên ban lãnh đạo cũng thường hạn chế việc phân quyền, chỉ giao những công việc mang tính chất trách nhiệm thấp để tránh những rủi ro không đáng có.
e. Mức độ ứng dụng khoa học – công nghệ của công ty
Hiện nay trong công ty vẫn đang sử dụng các ứng dụng khoa học – công nghệ vào quản lý doanh nghiệp. Ví dụ như hệ thống viễn thông, internet, các phần mềm doanh nghiệp, phần mềm kế toán, máy chấm công…với những ứng dụng đó, ban giám đốc công ty có thể kiểm soát các hoạt động trong công ty một cách đơn giản hơn, từ đó bộ máy quản trị cũng sẽ gọn nhẹ hơn, xử lý các công việc cũng linh hoạt hơn và có thể giảm được một khoản chi phí dành cho nhân lực.
3.2.3.2. Môi trường bên ngoài công ty a. Môi trường kinh tế
Việt Nam đã gia nhập WTO sẽ tạo ra những cơ hội lớn cho các doanh nghiệp nói chung và công ty NIC nói riêng, tuy vậy những thách thức nó đưa ra cũng không nhỏ. Bên cạnh đó, tình hình kinh tế hiện nay có nhiều biến động, vấn đề lạm phát đã và đang gây ra nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp. Do đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những sự thay đổi đúng đắn không chỉ về chiến lược kinh doanh mà còn phải chú ý đến tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp để có thể đáp ứng được những yêu cầu khách quan và sự biến động liên tục của nền kinh tế. Với công ty NIC hiện nay, vấn đề giá cả nguyên liệu xanh đầu vào tăng cao đang gây ra những khó khăn nhất định, bởi giá đầu vào tăng nhưng khi xuất khẩu sang nước ngoài, công ty vấp phải Luật chống bán phá giá nên việc thương lượng giá và nguồn hàng gặp rất nhiều khó khăn. Do vậy công ty sẽ phải cắt giảm những chi phí về nhân sự, bộ máy quản trị của doanh nghiệp không có gì thay đổi so với
trước đây, số lượng nhân viên của công ty vẫn được giữ nguyên. Có thể thấy, yếu tố kinh tế cũng có những tác động đến tổ chức bộ máy quản trị công ty.
b. Môi trường khoa học – công nghệ
Ngày nay, khoa học công nghệ càng phát triển, các trang thiết bị quản lý doanh nghiệp cũng không ngừng đổi mới. Việc quản trị điều hành công ty có thuận lợi, dễ dàng