TY CỔ PHẦN TƯ VẤN NHÂN LỰC NIC
3.3. Kết quả điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn về tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
cổ phần tư vấn nhân lực NIC
3.3.1. Kết quả điều tra trắc nghiệm về tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
Để thu thập thông tin về tổ chức bộ máy quản trị công ty một cách tổng thể và khách quan nhất, em đã gửi đi 7 phiếu, trong đó 4 phiếu dành cho nhà quản trị và 3 phiếu dành cho cán bộ nhân viên trong công ty. Sau khi thu về đầy đủ 7 phiếu, em đã tổng hợp, phân tích và đưa ra kết quả (Bảng 3.3 trang 36) như sau:
- Về Tổ chức bộ máy quản trị công ty: Từ bảng tổng hợp trên ta có thể thấy, khi được hỏi về tầm quan trọng của Tổ chức bộ máy quản trị công ty đối với hoạt động kinh doanh thì nhận được 4/4 phiếu (100%) là rất quan trọng, cả 4 nhà quản trị đều nhận thức được rằng tổ chức bộ máy quản trị công ty có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Đây là công việc không thể thiếu đối với tất cả các doanh nghiệp nói chung. Tuy nhiên, trong quá trình kinh doanh, hoạt động tổ chức bộ máy quản trị công ty vẫn còn gặp nhiều khó khăn dẫn đến hiệu quả vẫn chưa cao. Biểu hiện rõ rệt nhất là mặc dù công ty đang hoạt động trên nhiều loại hình kinh doanh tuy nhiên hiệu quả công việc chưa cao, doanh thu hằng năm vẫn ở mức thấp, có tăng trưởng nhưng mức độ tăng trưởng là không cao, dẫn đến việc thu nhập của cán bộ nhân viên vẫn còn chưa cao.
Song chỉ có 4/7 phiếu (57%) cho là mô hình phù hợp với công ty, còn 3/7 phiếu (43%) cho rằng mô hình không phù hợp với công ty. Khi được hỏi cụ thể hơn, các ý kiến bỏ phiếu mô hình không phù hợp với công ty cho rằng công ty nên xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức theo sản phẩm, vì công ty hiện nay kinh doanh nhiều loại hình sản phẩm, nên phân chia bộ phận theo các loại sản phẩm để kinh doanh hiệu quả hơn.
Bảng 3.4. Bảng kết quả tổng hợp từ 7 phiếu điều tra trắc nghiệm
STT Các tiêu chí Phương án lựa chọn Số phiếu Tỷ lệ % 1 Mức độ quan trọng của Tổ
chức bộ máy quản trị Công ty Rất quan trọng 4/4 100 2 Sự phù hợp của Tổ chức bộ
máy quản trị Công ty
Phù hợp 4/7 57
Không phù hợp 3/7 43
3 Công ty có thường xuyên hoàn
thiện Tổ chức bộ máy quản trị Ít 5/7 71,4
Thường xuyên 2/7 28,6
4 Mức độ chuyên môn hóa của lao động
Tốt 2/7 28,6
Khá 5/7 71,4
5 Môi trường làm việc và điều
kiện lao động TốtKhá 5/72/7 71,428,6
6 Bổ sung thêm nhân sự ở các
phòng ban CóKhông 3/30 1000
7 Mức độ đáp ứng công việc của nhân viên trong công ty
Khá 2/4 50
Trung bình 2/4 50
8
Quá trình phân quyền trong công ty Hợp lý 3/7 43 Không hợp lý 3/7 43 Không có ý kiến 1/7 14 9 Mức độ phối hợp giữa các phòng ban Tốt 4/7 57 Khá 3/7 43
- Về vấn đề công ty có thường xuyên hoàn thiện Tổ chức bộ máy quản trị Công ty không? Thì chỉ có 2/7 phiếu (28,6%) cho rằng công ty có thường xuyên sử dụng các giải pháp hoàn thiện Tổ chức bộ máy quản trị công ty, trong khi đó có tới 5/7 phiếu (71,4%) cho rằng công ty ít khi sử dụng các giải pháp nhằm hoàn thiện Tổ chức bộ máy quản trị công ty. Đây là một vấn đề hết sức quan trọng đòi hỏi nhà quản trị phải có cái nhìn đúng
đắn, bởi vì môi trường kinh doanh, môi trường bên ngoài doanh nghiệp luôn vận động không ngừng, nếu công ty vẫn giữ nguyên bộ máy tổ chức như cũ thì sẽ không thể hoạt động tốt, có thể ảnh hưởng đến sự tồn tại của công ty.
- Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay đã thể hiện được mức độ chuyên môn hóa của lao động ở mức độ khá, khi có tới 5/7 phiếu (71,4%) chọn mức độ khá và chỉ có 2/7 phiếu (28,6%) chọn mức độ tốt. Thực tế với việc phân chia nhân viên trong các bộ phận, phòng ban khó tránh khỏi việc nhân viên có thể phải làm trái ngành nghề đào tạo. Trong phòng Kinh doanh hiện nay vẫn còn có tới hai nhân viên tốt nghiệp chuyên ngành kế toán. Trong quá trình thực hiện công việc, các trưởng phòng sẽ giao cho nhân viên những nhiệm vụ cụ thể, tuy nhiên, việc trùng lặp các công việc giữa các nhân viên hay việc nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ không phải là chuyện hiếm. Trong các phòng ban khác nhân viên tốt nghiệp Cao đẳng và Trung cấp tương đối nhiều dẫn đến việc chuyên môn hóa vẫn chưa thực sự sâu sắc, hiệu quả công việc không cao.
- Về môi trường làm việc và điều kiện lao động, có 5/7 phiếu (71,4%) cho rằng môi trường làm việc và điều kiện lao động của công ty đạt mức tốt và 2/7 (28,6%) phiếu cho rằng môi trường làm việc và điều kiện lao động đạt mức khá. Đây là một thuận lợi lớn đối với công ty, bởi vì môi trường làm việc và điều kiện lao động sẽ có tác động lớn đến tinh thần và hiệu quả làm việc của nhân viên. Trong công ty hiện nay, môi trường làm việc khá thuận lợi, không có áp lực cao từ phía Ban giám đốc, nhân viên được công ty quan tâm rất tốt, công ty thường tổ chức các chương trình, các tour du lịch để động viên nhân viên trong công ty. Thêm vào đó là các thiết bị phục vụ cho công việc như điện thoại, máy vi tính, các phương tiện kỹ thuật, các thiết bị văn phòng khác hiện đại đã tạo cho nhân viên động lực, hăng say hơn với công việc và hiệu quả công việc cũng được đẩy cao.
- Về sự sắp xếp nhân sự trong các phòng ban hiện nay của công ty, việc bổ sung thêm nhân sự ở các phòng ban được các nhân viên đánh giá là cần thiết, khi 3/3 phiếu mong muốn công ty sẽ bổ sung thêm nhân sự vào các phòng ban để đảm bảo tiến trình công việc được nhanh chóng và kịp thời, vì số lượng công việc trong năm nay của công ty là rất nhiều do công ty kinh doanh thêm về lữ hành và bất động sản. Vì đặc điểm kinh doanh nhiều loại hình sản phẩm của công ty nên trong các phòng ban vẫn có việc nhân
viên phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, có thể liên quan đến một hay hai, ba sản phẩm khác nhau, dẫn đến năng suất và hiệu quả công việc không cao. Trong năm nay, công ty sẽ tiếp tục mở rộng quy mô hai lĩnh vực lữ hành và bất động sản, vì vậy công ty cần bổ sung thêm nhân sự, đặc biệt là những người có chuyên môn và kinh nghiệm bởi đây là ngành kinh doanh mới đối với công ty, các nhân viên cũ trong công ty không có chuyên môn sẽ không đảm đương được các công việc này.
Cũng liên quan đến vấn đề nhân viên trong công ty, khi được hỏi về mức độ đáp ứng công việc của nhân viên trong công ty, các nhà quản trị đều cho điểm ở mức khá và trung bình. Cụ thể 2/4 phiếu (50%) cho rằng mức độ đáp ứng công việc của nhân viên trong công ty là khá và 2/4 phiếu (50%) cho là ở mức trung bình. Nguyên nhân được cho là do nhân viên chủ yếu là nhân viên trẻ, có ít kinh nghiệm, trình độ chuyên môn chưa cao và một nguyên nhân cũng đã được nêu ở trên là do việc phải kiêm nhiệm nhiều công việc dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao.
- Về quá trình phân quyền trong công ty: có 3/7 phiếu (43%) cho rằng quá trình phân quyền trong công ty là hợp lý, 3/7 phiếu (43%) cho rằng quá trình phân quyền trong công ty là không hợp lý, có 1/7 phiếu (14%) không có ý kiến. Trong quá trình tổng hợp kết quả điều tra, 3/7 phiếu cho rằng quá trình phân quyền trong công ty đã hợp lý đều là của các nhà quản trị (bao gồm hai Phó tổng giám đốc và trưởng phòng Kế hoạch), có nghĩa là các nhà quản trị cho rằng trong công ty việc phân quyền như vậy là đã hợp lý, ban giám đốc sẽ kiểm soát toàn bộ hoạt động của công ty, đưa ra những quyết sách cho các công việc quan trọng trong công ty. Trong khi đó nhân viên lại cho rằng việc phân quyền như vậy là chưa hợp lý. Ban giám đốc rất ít khi giao cho nhân viên những công việc quan trọng, mà thường giao cho nhân viên hoàn thành những công việc đã được Ban giám đốc hoạch định trước. Bên cạnh đó, nhân viên cho rằng công tác phân quyền tại công ty chưa xác định rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn cho từng nhân viên, trong công ty vẫn còn tồn tại thực trạng nhân viên kiêm nhiệm, hoặc không xác định rõ công việc phải làm, dẫn đến quá trình phân quyền trong công ty chưa hiệu quả.
- Mức độ phối hợp giữa các phòng ban được đánh giá tương đối tốt, khi có 4/7 phiếu (57%) đánh giá mức độ phối hợp giữa các phòng ban là tốt và 3/7 phiếu (43%) đánh giá ở mức độ khá. Trong công ty hiện nay có tất cả 7 phòng ban, mối quan hệ giữa các phòng
ban là tương đối tốt, việc mâu thuẫn, cạnh tranh hay cản trở công việc giữa các phòng ban hầu như là không có. Tuy vậy, vẫn còn một tồn tại trong sự phối hợp giữa các phòng ban, đó là sự chia sẻ công việc, đây cũng là một phần nguyên nhân dẫn đến việc 2 – 3 phòng ban cùng thực hiện một công việc, gây ra việc lãng phí nhân lực cho công ty.
Qua việc phân tích – tổng hợp các phiếu điều tra trắc nghiệm, có thể thấy thực trạng Tổ chức bộ máy quản trị công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC vẫn còn nhiều tồn tại cần sớm giải quyết để phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty hiện nay, trên cơ sở những tồn tại đó dưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện Tổ chức bộ máy quản trị công ty.
3.3.2. Kết quả phỏng vấn về tổ chức bộ máy quản trị Công ty cổ phần tư vấn nhân lực NIC
Để làm rõ hơn các thông tin từ phiếu điều tra trắc nghiệm và các nội dung liên quan đến vấn đề nghiên cứu em đã sử dụng phiếu phỏng vấn với 5 câu hỏi, phiếu phỏng vấn sẽ được phát cho 2 nhà quản trị là: Bà Lê Thị Hồng Điệp – Phó Tổng Giám đốc và Ông Nguyễn Quang Vinh – Trưởng phòng kinh doanh. Các câu trả lời của hai nhà quản trị (đính kèm ở phần Phụ lục) là khá tương đồng. Cả hai nhà quản trị đều cho rằng tổ chức bộ máy quản trị hiện nay phù hợp với quy mô cũng như hoạt động kinh doanh của công ty, tuy nhiên vẫn chưa có các biện pháp phù hợp để phát huy hết năng lực của nhân viên và hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. Hai nhà quản trị cũng nhận ra rằng việc hạn chế phân quyền sẽ không phát huy được năng lực và sự sáng tạo của cấp dưới, tuy nhiên với đội ngũ nhân viên còn khá trẻ, ít kinh nghiệm, chưa đáp ứng được tốt nhất công việc được giao cho nên ban giám đốc cũng rất khó khăn trong việc phân quyền cho nhân viên.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức, Lê Thị Hồng Điệp – Phó Tổng Giám đốc cho biết thời gian này công ty đang tiến hành bổ sung thêm nhân sự cho các phòng ban, đặc biệt là phòng Kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu, bởi thời gian này công ty sẽ phát triển hai lĩnh vực lữ hành và bất động sản; mở rộng thị trường xuất khẩu chè sang các nước Đông Nam Á (Thái Lan, Indonesia) và một số nước Châu Âu (Hà Lan và Mỹ). Bên cạnh đó công ty sẽ sắp xếp lại nhân viên một số phòng ban nhằm đảm bảo chuyên môn hóa cao trong công việc. Ngoài ra, cả hai nhà quản trị cũng đồng tình cho rằng công ty sẽ áp dụng chặt chẽ hơn các hình thức khen thưởng và kỷ luật để tránh tình trạng đi muộn
về sớm, nhân viên ỷ lại trong công việc, đảm bảo giữa các phòng ban có sự kết hợp cao hơn.