HƯNG HÀ NỘ
3.2.2 Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ trong công ty
Việc luân chuyển chứng từ và cung cấp các thông tin về hàng hóa, chi phí từ kho lên phòng kế toán còn chậm làm cho việc phản ánh các thông tin kế toán đôi khi chưa được kịp thời. Để khắc phục tình trạng này, công ty có thể đưa ra một số giải pháp nhất định để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ được nhanh chóng hơn: yêu cầu các cán bộ quản lý cần thường xuyên chú ý đôn đốc việc luân chuyển chứng từ để đảm bảo kịp thời phản ánh các số liệu kế toán, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị và các đối tượng cần thông tin khác, tăng tần suất luân chuyển chứng từ từ các kho lên phòng kế toán 3 lần một tuần… để số liệu kế toán được cập nhật kịp thời và thường xuyên.
Việc luân chuyển chứng từ một cách thường xuyên như trên sẽ giúp cho công tác hạch toán kế toán được thực hiện chính xác, kịp thời hơn, các số liệu kế toán kết quả kinh doanh cũng được phản ánh chính xác hơn, đáng tin cậy hơn.
3.2.3 Hoàn thiện việc vận dụng tài khoản vào công tác kế toán kết quả kinh doanh
Hoàn thiện việc ghi nhận doanh thu, chi phí
Để có thể theo dõi và phản ánh chi tiết doanh thu, giá vốn các hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, công ty có thể mở chi tiết tài khoản doanh thu và tài khoản giá vốn theo hoạt động, chẳng hạn:
Tài khoản 511 có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 2:
- TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa (sắt, thép, cốp pha thép…) - TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ (cho thuê nhà xưởng…) - TK 5118: Doanh thu khác
Và tương ứng với tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn hàng bán cũng cần được mở chi tiết thành các tài khoản:
- TK 6321: Giá vốn hàng bán: Hàng hóa (sắt, thép, cốp pha thép…) - TK 6323: Giá vốn dịch vụ cung cấp
Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng hóa vào tài khoản 5111 và doanh thu cung cấp dịch vụ vào tài khoản 5113, sau đó cuối mỗi tháng kế toán sẽ tổng hợp lên tài khoản doanh thu tổng 511. Số liệu trên tài khoản 511 chính bằng số liệu của tài khoản 5111 cộng với số liệu trên tài khoản 5113 cộng với số liệu trên tài khoản 5118.
Đồng thời với bút toán ghi nhận doanh thu kế toán cũng ghi nhận luôn vào tài khoản 632. Cụ thể khi xuất kho bán hàng hóa kế toán ghi nhận giá vốn vào tài khoản 6321 còn khi cung cấp các dịch vụ thì kế toán ghi nhận vào tài khoản 6323. Sau đó tổng hợp lên tài khoản giá vốn tổng. Tài khoản 632 này cũng bằng tổng của hai tài khoản 6321 cộng với tài khoản 6323.
Như vậy, việc phản ánh doanh thu sẽ được rõ ràng hơn. Khi đó, việc kết chuyển doanh thu, giá vốn cũng phải được thực hiện theo từng tài khoản chi tiết cấp 2 này.
Công ty nên hạch toán khoản giảm giá hàng bán theo đúng chế độ kế toán hiện hành.
Khi có các khoản giảm giá hàng bán do chất lượng, chủng loại hàng hóa không đúng theo tiêu chuẩn trong hợp đồng nhưng khách hàng vẫn chấp nhận khi được giảm giá thì công ty nên hạch toán vào TK 532 – Giảm giá hàng bán chứ kế toán không được trừ trực tiếp trên đơn giá bán hàng hóa, như vậy sẽ giúp kế toán xác định được chính xác doanh thu thực tế của từng mặt hàng, chủng loại hoàng hóa để từ đó có những điều chỉnh chiến lược kinh doanh cho phù hợp với từng mặt hàng. Việc hạch toán được vận dụng cụ thể như sau:
Theo hợp đồng mua bán và hóa đơn GTGT, kế toán ghi nhận doanh thu Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra
Đồng thời, kế toán ghi nhận khoản giảm giá hàng bán Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán
Nợ TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra
Có TK 131 – Phải thu khách hàng
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển khoản giảm trừ giá bán vào TK 511: Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng hóa
Có TK 532 – Giảm giá hàng bán
Công ty nên áp dụng chiết khấu thanh toán cho khách hàng:
Để tăng sức cạnh tranh của công ty, thu hút thêm khách hàng, công ty nên có các chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán sớm sẽ kích thích tiêu thụ, thu hút khách hàng, thu hồi vốn sớm và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Với khách hàng có nhu cầu lớn mà khả năng tài chính lại hạn chế thì công ty nên khuyến khích khách hàng thanh toán sớm bằng cách bán theo phương thức thanh toán chậm và áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán. Việc sử dụng chiết khấu thanh toán có tác dụng rất lớn trong việc thu hồi công nợ, tránh tình trạng ứ đọng vốn. Việc hạch toán được vận dụng cụ thể như sau:
Khi có chiết khấu thanh toán sớm cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 1111 (TK 1121) – Tiền mặt (Tiền gửi ngân hàng) Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 131 – Phải thu khách hàng
Công ty nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trong những năm gần đây hoạt động sản xuất kinh doanh gặp nhiều khó khăn do nền kinh tế có nhiều bất ổn và nhiều doanh nghiệp mới kinh doanh trong lĩnh vực này cho nên lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp tăng đáng kể. Vì thế doanh nghiệp cần tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho dự kiến khoản thiệt hại sẽ bị mất khi hàng tồn kho của doanh nghiệp bị giảm giá. Được lập khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn của hàng bán trong kỳ vào cuối kỳ. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần tuân thủ nguyên tắc cơ bản:
- Chỉ được trích lập đối với những hàng tồn kho thực sự giảm giá nhưng không lập quá nhiều.
- Khi trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải trích lập riêng cho từng loại hàng hoá bị giảm giá.
- Chỉ trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho một lần vào cuối niên độ trước khi lập báo cáo kế toán.
Dùng tài khoản sử dụng 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối kỳ kế toán khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng tồn kho
Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo:
Nếu khoản dự phòng lập ở kỳ này lớn hơn khoản dự phòng đã trích lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn phải được trích lập thêm kế toán ghi:
Nợ TK 632 - Số tiền trích lập thêm
Có TK 159 - Số tiền trích lập thêm.
Nếu khoản dự phòng phải lập ở kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi:
Nợ TK 159 - Số tiền hoàn nhập
Có TK 632 - Số tiền hoàn nhập