- Người thuê: Đối với người thuê cần phải tìm hiểu kỹ mục đích của người thuê, khả năng tài chính của người thuê Cần nắm được hoàn cảnh của người thuê,
3.4.3.Tổ chức quản lý, điều hành sàn giao dịch.
Tùy theo các chức năng và loại hình dịch vụ mà sàn cung cấp để bố trí, tổ chức quản lý khu vực làm việc của chuyên viên và cung cấp dịch vụ cho phù hợp. Các chuyên viên quản lý điều hành sàn giao dịch phải được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, trong quá trình tác nghiệp phải tuân thủ các quyền và nghia vụ theo quy định của pháp luật.
* Mô hình tổ chức không gian dịch vụ trên sàn giao dịch.
-Bộ phận đón tiếp khách hàng: bố trí cùng với khu vực thông tin, nhân viên trực lễ tân phải có nghiệp vụ bất động sản. Trang thiết bị: máy vi tính, máy điện thoại, máy fax, máy cung cấp thông tin…
-Bộ phận nghiệp vụ và cung cấp dịch vụ: được bố trí ở một phòng riêng, có thể không cùng một mặt bằng với khu vực cung cấp thông tin. Yêu cầu trang thiết bị: tài liệu, máy tính, điện thoại, internet và các thiết bị đặc thù phục vụ cho công việc.
-Bộ phận hỗ trợ: hỗ trợ hoạt động tác nghiệp, giúp cho chuyên viên trong việc cung cấp và thực hiện dịch vụ cho khách hàng. Tùy theo chức năng mà bố trí trang thiết bị cho hợp lý.(1)
* Cơ chế điều hành giữa các bộ phận
Điểm mấu chốt trong cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong một sàn giao dịch là lấy bộ phận nghiệp vụ bất động sản làm trung tâm, các hoạt động khác để
hỗ trợ cho các chuyên viên bất động sản có thể tác nghiệp tốt nhất nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
-Bộ phận đón tiếp khách hàng: giải đáp thông tin tức thời và tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Chắp nối thông tin giữa khách hàng với chuyên viên và lên lịch hẹn cho khách hàng với chuyên viên theo yêu cầu của loại hình dịch vụ mà khách hàng cần.
-Bộ phận nghiệp vụ và cung cấp dịch vụ: tiếp nhận và phân tích nhu cầu của khách hàng. Cung cấp nghiệp vụ bất động sản phù hợp. Nghiệp vụ ở đây có thể là nghiệp vụ định giá, quản lý bất động sản, môi giới mua bán, môi giới thuê – cho thuê hay tư vấn pháp luật. Trong trường hợp khách hàng có một yêu cầu nào đó vượt quá khả năng thực hiện của các chuyên viên hay một yêu cầu dịch vụ mà sàn không thực hiện, các chuyên viên có thể giúp khách hàng liên hệ với bên thứ bas au khi đã được sự đồng ý cảu cấp trên trực tiếp. Cán bộ, nhân viên phải lưu trữ hồ sơ của các thương vụ mà mình đã thực hiện.
-Bộ phận hỗ trợ: cung cấp các dịch vụ, tiện ích, hoạt động nhằm hỗ trợ cho hoạt động của sàn và tác nghiệp của các chuyên viên. Bao gồm: chiến lược kế hoach kinh doanh, tài chính kế toán, thủ tục hành chính, quảng cáo, marking tìm khách hàng và lôi kéo họ sử dụng dịch vụ của sàn, hỗ trợ về công nghệ thông tin.