Giao tiếp là một hoạt động mà cán bộ quản lí trường học phải đối mặt thường xuyên, mọi lúc, mọi nơi, từ đơn giản đến phức tạp, từ với một người đến đám đông. Kĩ năng giao tiếp là miếng ghép quan trọng nhất trong bức tranh thành công của mọi cuộc đời. Giao tiếp tốt và hiệu quả là yếu tố vô cùng quan trọng giúp người quản lí thành công. Các nghiên cứu cho thấy rằng chỉ 7% trong những lời chúng ta nói khi giao tiếp là có ý nghĩa thực sự. Ngữ điệu và chất lượng của lời nói chiếm 38% trong khi 55% hiệu quả giao tiếp nằm ở sự biểu hiện ở khuôn mặt và các cử chỉ giao tiếp. Lợi ích của kĩ năng giao tiếp rất rõ ràng và tất cả đều hiểu. Nhưng việc đạt được kĩ năng giao tiếp tốt lại là điều rất khó. Để hoàn thiện kĩ năng giao tiếp, con người cần cả một quá trình và đôi lúc cần được học bài bản. Khi có được sự thiện cảm trong giao tiếp, bạn sẽ dễ dàng thực hiện được nhiều điều mình mong muốn,...
[http://www.learningandteaching.info, ngày 5/11/2007].
PH Ầ N 2: TÀI LI Ệ U H Ỗ TR Ợ T Ậ P H U Ấ N
CUNG CÁCH HAØNH VI LỰA CHỌN CỦA TÔI
KĨ NĂNG NÓI Luôn
luôn
Thỉnh thoảng
Không bao giờ
1. Trong khi giao tiếp với người xung quanh:
- Nói nhỏ nhẹ, lên giọng, xuống giọng đúng lúc - Thân mật, cởi mở nhưng không suồng sã
- Không khoe khoang, khoác lác, thần tượng hóa bản thân
- Không nói cả buổi về một người hoặc một chủ đề - Luôn trò chuyện một cách tự tin trước cấp trên - Không nói to, lấn át người dưới quyền
- Luôn dừng một chút trước khi đưa ra câu trả lời - Đặt câu hỏi với người tiếp chuyện khi cần
- Nhắc lại lời của người đang trò chuyện với mình một cách ngắn gọn
- Lắng nghe và bày tỏ sự quan tâm chân thành - Không nói nặng lời, chỉ trích, dè bỉu hoặc phàn nàn khi phê bình
- Nếu cần bảo vệ ý kiến của mình trước lời góp ý của đồng nghiệp, tôi cố gắng nhẹ nhàng
2. Trước khi diễn thuyết/ trình bày:
- Biết đối tượng nghe của mình là ai - Biết rõ chủ đề định nói
- Luyện tập bài nói vài lần
- Lường trước những câu hỏi có thể được đưa ra - Cẩn thận khi trình bày những quan điểm cá nhân
3. Trong khi thực hiện diễn thuyết/trình bày:
- Cố gắng tạo ấn tượng tốt đẹp ngay từ những phút đầu tiên
PHIẾU TỰ ĐÁNH GIÁ KĨ NĂNG GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÍ CỦA HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THPT
PH Ầ N 2: TÀI LI Ệ U H Ỗ TR Ợ T Ậ P H U Ấ N
- Đồng cảm giao hòa với người nghe
- Sử dụng thiết bị phụ trợ và các yếu tố phi ngôn ngữ hợp lí
4. Khi kết thúc cuộc diễn thuyết:
- Tóm tắt ý chính (có liên hệ đến mục tiêu)
- Đề nghị người nghe nêu thắc mắc để giải đáp ngay - Gắn phần tóm tắt với những lời hay, ý đẹp thuyết phục lòng người
KĨ NĂNG NGHE
5. Các nguyên tắc trong khi nghe:
- Nghe không chỉ bằng tai mà bằng cả khả năng nhận thức
- Vừa nghe vừa quan sát điệu bộ, cử chỉ, nét mặt của người nói
- Vừa nghe chi tiết vừa theo dõi ý tưởng tổng thể - Cố gắng hiểu ý nghĩa và tình cảm phía sau lời nói - Đặt lời nói vào hoàn cảnh của họ
6. Các điểm lưu ý trong khi nghe
- Nghe xong mới nói
- Gác tất cả các chuyện khác lại để nghe - Kiểm soát được cảm xúc của bản thân - Hỏi đáp (khi có thể)
- Thường xuyên nhìn vào người nói
- Không ngắt lời người nói khi chưa thật cần thiết - Không vội vàng tranh cãi hay phán xét
- Không gõ tay xuống bàn hay xoay bút trên tay - Tóm tắt ý chính trên giấy
KĨ NĂNG VIẾT
7. Nguyên tắc của truyền thông hiệu quả:
- Tìm hiểu rõ vấn đề định viết
PH Ầ N 2: TÀI LI Ệ U H Ỗ TR Ợ T Ậ P H U Ấ N
- Tìm ngôn ngữ gần gũi, giản dị để diễn tả ý mình, phù hợp với đối tượng nhận văn bản của mình
Nguyên tắc viết giản dị và dễ hiểu:
- Viết câu ngắn. Đặt dấu chấm (.), dấu phẩy (,) chính xác
- Dùng từ dễ hiểu, cụ thể
- Dùng thể chủ động và hạn chế dùng thể bị động - Viết ngắn gọn để người đọc cần dưới 1 phút là xong một ý
- Chấm câu thường xuyên và xuống hàng thường xuyên, tạo nên các đoạn văn ngắn
- Đọc kĩ nhiều lần trước khi chuyển đi
9. Nguyên tắc viết Email:
- Chọn tiêu đề đúng chủ đề
- Với mỗi chủ đề, viết một e-mail mới - Viết nội dung e-mail cô đọng và rõ ràng - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản hồi
- Sắp xếp hộp thư một cách ngăn nắp và dọn dẹp hộp thư thường xuyên
- Thiết lập chế độ trả lời tự động khi không thể trả lời - Bí mật các thông tin liên lạc cá nhân
- Kiểm tra thư hàng ngày
- Không dùng từ lóng trong Email - Dùng công cụ kiểm lỗi chính tả
KĨ NĂNG SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI
10. Khi gọi điện thoại:
- Luôn biết rõ mình muốn nói gì
- Quan tâm đến thời gian và thời điểm gọi - Chuẩn bị đầy đủ nội dung cần trao đổi
- Cố gắng thể hiện bằng giọng nói rõ ràng, truyền cảm và thích hợp với từng đối tượng
PH Ầ N 2: TÀI LI Ệ U H Ỗ TR Ợ T Ậ P H U Ấ N
11. Khi nghe điện thoại:
- Chú ý đến câu chào đầu
- Đặt câu hỏi và trả lời một cách chính xác
- Tóm tắt nội dung cuộc nói chuyện sau khi nắm được những thông tin quan trọng
- Hỏi lại khi cảm thấy thông tin nào đó là quan trọng hoặc cần thiết phải kiểm tra
- Luôn ghi chép hoặc thu âm nếu cảm thấy cần - Khéo léo xin lỗi và thương lượng khi cần chấm dứt cuộc trò chuyện
KĨ NĂNG ĐIỀU HAØNH CUỘC HỌP 12. Để điều hành cuộc họp thành công:
- Đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn bạc một cách cụ thể
- Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc họp
- Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp
- Tuân thủ chính xác về thời gian
- Giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ
- Quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp
- Đánh giá cao các ý kiến, nhận định và chất vấn của mọi người
- Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt
- Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo vệ những ý tưởng mới
- Ghi lại những ý tưởng và lưu ý - Sử dụng biểu đồ minh họa
- Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp ý kiến của mọi người
PH Ầ N 2: TÀI LI Ệ U H Ỗ TR Ợ T Ậ P H U Ấ N
III. GIAO TIẾP VAØ ỨNG XỬ TÌNH HUỐNG TRONG QUẢN LÍ - BẢN CHẤT CỦA QUẢN LÍ GIÁO DỤC
Trong mọi nhà trường và cơ quan giáo dục, có nhiều cá thể cùng chung sống, mỗi người có tính cách, hoàn cảnh, sở thích và nhu cầu khác nhau. Trong quá trình điều hành công việc, người quản lí nhà trường thường nảy sinh rất nhiều quan hệ giao tiếp khác nhau: quan hệ giao tiếp giữa người quản lí với người dưới quyền; giữa người quản lí với người quản lí; giữa người quản lí với những người thuộc các nhóm khác nhau ngoài nhà trường và ngược lại,... Do đó, có rất nhiều cách ứng xử khác nhau trong mỗi tình huống quản lí giáo dục riêng biệt.
- Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình
- Tổng kết lại những gì tập thể đã làm được, những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết
- Tổng kết những điểm tồn đọng - Giao việc cụ thể cho từng thành viên
- Nêu nhận xét của những thành viên tham gia về cuộc họp
- Lịch sự cảm ơn sự tham gia và đóng góp của mọi người trong cuộc họp
Công bố các vấn đề cơ bản của biên bản cuộc họp vào thời gian cuối của cuộc họp
13. Về nội dung tối thiểu cơ bản của biên bản cuộc họp:
- Hoàn chỉnh biên bản cuộc họp trong vòng 24h sau khi kết thúc
- Ghi đầy đủ thời gian, ngày, nơi họp, chủ toạ cuộc họp
- Ghi tên của tất cả thành viên dự họp
- Ghi tên các thành viên vắng mặt và lí do vắng mặt - Ghi toàn bộ các nội dung thảo luận
- Ghi thời điểm kết thúc họp
PH Ầ N 2: TÀI LI Ệ U H Ỗ TR Ợ T Ậ P H U Ấ N
Đời sống nhà trường diễn ra vô cùng sinh động và có những nét đặc trưng riêng: vừa giống một gia đình mở rộng, vừa giống một xã hội thu nhỏ lại vừa mang dáng dấp cuộc sống của một đơn vị sản xuất đặc biệt, trong đó “nguyên liệu” và “sản phẩm” của nhà trường đều là con người. “Nguyên liệu” đặc biệt này khi bắt đầu vào nhà trường thì cả thể chất, trí tuệ, đến thái độ, hành vi, nhân cách,... đều rất nhỏ bé so với “sản phẩm”. “Sản phẩm” mà nhà trường tạo ra mang tính đặc thù nên người quản lí nhà trường phải thường xuyên xử lí các tình huống nhằm ngăn ngừa sự dập khuôn, máy móc trong việc tạo ra “sản phẩm” cũng như không được phép tạo ra “phế phẩm”.
1. Đối tượng quản lí
Đối tượng quản lí ở nhà trường không chỉ là quản lí thế giới vô sinh như nguồn tài lực (tài chính trong ngân sách: tiền lương, tiền thưởng; tài chính ngoài ngân sách: hỗ trợ từ cha mẹ học sinh, các nhà tài trợ, các khoản thu chi khác trong và ngoài nhà trường); nguồn vật lực (đất đai, khuôn viên trường, hệ thống phòng học, phòng làm việc, đồ dùng, thiết bị, phương tiện kĩ thuật dạy học,...); nguồn nhân lực (đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh); nguồn tin lực (hệ thống thông tin đi đến, thông tin ngôn ngữ và phi ngôn ngữ từ mỗi con người cụ thể trong và ngoài nhà trường); nguồn thời lực (hệ thống thời gian hoạt động của nhà trường: giờ công của giáo viên, nhân viên; thời gian mỗi chương trình bộ môn, mỗi tiết học,...) mà còn cả quản lí xã hội (quản lí nhà nước, chế độ chính sách, nội quy, quy chế nhà trường,...) thông qua hoạt động giao tiếp và ứng xử. Bởi vậy, trong phạm vi nhất định, quản lí giáo dục là việc giải quyết hay ứng xử các tình huống nảy sinh trong quá trình quản lí.
Giải quyết tình huống trong quản lí không đơn thuần là một phương pháp quản lí như các phương pháp tổ chức hành chính. Thay vào đó, các hoạt động quản lí hành chính nhà nước và quản lí chuyên môn nghiệp vụ luôn đan xen vào nhau, thâm nhập lẫn nhau, không thể tách rời, tạo thành hoạt động quản lí giáo dục thống nhất. Giải quyết tình huống trong quản lí cũng không đơn thuần là phương pháp giáo dục, phương pháp tâm lí xã hội, hay phương pháp kinh tế,... Trong giải quyết tình huống, người quản lí phải lựa chọn, phải chú ý đến sự khác biệt giữa đặc điểm lao động sư phạm so với lao động xã hội nói chung; tìm cách khai thác những khía cạnh đặc trưng, tiêu biểu của từng phương pháp và biến chúng thành các thủ pháp ứng xử linh hoạt phù hợp với từng tình huống cụ thể xảy ra trong quản lí. Đồng thời đảm bảo những yêu cầu cao về tính toàn diện, tính thống nhất, tính liên tục, tính kế thừa, tính phát triển, tính dân chủ,... của quản lí giáo dục.
Giải quyết mâu thuẫn trong quản lí giáo dục là ứng xử tình huống quản lí giáo dục cụ thể của người quản lí. Tuy nhiên, những hành vi ứng xử trong tình huống quản lí giáo dục không phải lúc nào cũng như nhau ở mọi nơi, mọi lúc vì mỗi tình huống khi nảy sinh đều tồn tại trong một khung cảnh chính trị và văn hoá, tín ngưỡng, kinh tế và xã hội, trí lực và nhân sinh quan nhất định nào đó. Những môi trường quyết định này đang thay đổi nhanh chóng theo vùng miền, theo lãnh thổ. Điều đó có nghĩa là người quản lí nhà trường phải có hành vi, cử chỉ, ngôn ngữ phù
PH Ầ N 2: TÀI LI Ệ U H Ỗ TR Ợ T Ậ P H U Ấ N
hợp với điều kiện khách quan và chủ quan của tình huống cụ thể nhằm giải quyết các mối quan hệ quản lí sau:
- Quản lí mục tiêu phát triển nhà trường trong hiện tại và tương lai;
- Quản lí kế hoạch hoạt động (dạy - học; giáo dục đức dục; hoạt động ngoài giờ lên lớp,...)
- Quản lí các nguồn lực: nhân lực (đội ngũ giáo viên, nhân viên, học sinh), tài lực (nguồn lực tài chính), vật lực (nguồn lực cơ sở vật chất), thời lực (nguồn lực thời gian: tiết học, ngày học, chương trình học,... ), tin lực (nguồn lực thông tin: trên xuống, dưới lên, trong nội bộ, bên ngoài vào, ...),...
- Quản lí môi trường sư phạm hoặc các mối quan hệ khác trong và ngoài nhà trường.
2. Mâu thuẫn trong quản lí
Từ những nội dung quản lí trên ta thấy các tình huống đều chứa đựng hai dạng quan hệ tiêu biểu, đó là:
1/ Quan hệ giữa người với người; 2/ Quan hệ giữa người với việc.
Do vậy, người quản lí nhà trường thường gặp phải hai loại mâu thuẫn tương ứng với các quan hệ nêu trên như sau: Quan hệ giữa người với người làm nảy sinh mâu thuẫn giữa người với người. Quan hệ giữa người với việc làm nảy sinh mâu thuẫn giữa người với việc.
(1) Mâu thuẫn giữa người với người là mâu thuẫn nảy sinh giữa người này với người khác khi cùng thực thi nhiệm vụ.
Ví dụ, khi Hiệu trưởng phân công giáo viên A - chủ nhiệm lớp này nhưng giáo viên đó lại muốn chủ nhiệm lớp khác; hoặc Hiệu trưởng muốn thầy giáo B dạy thay, dạy bù vào tiết học nào đó nhưng thầy lại viện các lí do để không thực hiện,... Việc chuyển đổi địa điểm dạy giữa giáo viên này với giáo viên khác cũng thường làm nảy sinh tranh cãi. Trong quá trình điều hành nguồn nhân lực trong nhà trường, giáo viên, nhân viên, học sinh chuyển từ việc làm này sang việc làm khác, từ lớp này sang lớp khác cũng thường nảy sinh những mâu thuẫn phức tạp không dễ gì lường trước được. Ngoài ra còn có những bất hoà về công việc giữa các thành viên trong trường, giữa giáo viên với học sinh, giữa các thành viên trong trường với cha mẹ học sinh,... Điều đó dễ hiểu vì chính những mối quan hệ đó phản ánh chân thực đời sống của nhà trường và việc giải quyết tốt các mâu thuẫn này là động lực thúc đẩy sự phát triển bền vững của nhà trường.
(2) Mâu thuẫn giữa người và việc là mâu thuẫn nảy sinh giữa người thực thi công việc với kết quả của công việc đó.
Ví dụ, mâu thuẫn nảy sinh khi giáo viên H. lên lớp dạy học mà không có giáo án. Đó là việc giáo viên làm trái với quy chế, cần phải giải quyết. Hoặc nội quy của trường yêu cầu giáo viên, nhân viên và học sinh chấp hành việc nhà trường đóng
PH Ầ N 2: TÀI LI Ệ U H Ỗ TR Ợ T Ậ P H U Ấ N
cổng trường 5 phút sau khi đã có trống xếp hàng vào lớp (để ghi tên học sinh đến