Phòng KHĐT CL KDPhòng PhòngCSKH Phòng NVĐT Phòng TCLĐ Phòng TC Phòng HC Phòng Tin Học KV1 KV2 KV4 KV3 Trung tâm dịch vụ KH Trung tâm khai thác vận chuyển KV5 KV6 KV7 KV8 Công Ty Đường Trục Các bưu cục trung tâm trực thuộc tỉnh/tp
Hội đồng quản trị gồm một chủ tịch và 4ủy viên
HĐQT là cơ quan quản lý Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc ĐHĐCĐ quyết định. HĐQT định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.Cụ thể:
• Quyết định kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh và ngân sách hàng năm.
• Xác định mục tiêu hoạt động trên cơ sở các mục tiêu chiến lược được đại hội đồng cổ đông thông qua.
• Bổ nhiệm và bãi nhiêm các cán bộ quản lý công ty theo đề nghị của Tổng giám đốc điều hành và quyết định mức lương của họ.
• Quyết định cơ cấu tổ chức của Công ty.
• Giải quyết các khiếu nại của công ty đối với cán bộ quản lý cũng như quyết định lựa chọn đại diện của công ty để giải quyết các vấn đề liên quan tới các thủ tục pháp lý chống lại các cán bộ quản lý đó.
• Đề xuất các loại cổ phiếu có thể phát hành và tổng số cổ phiếu phát hành theo từng loại.
• Đề xuất việc phát hành trái phiếu, trái phiếu chuyển đổi thành cổ phiếu và các chứng quyền cho phép người sở hữu mua cổ phiếu theo mức giá định trước.
• Quyết định chào giá bán trái phiếu, cổ phiếu và các chứng khoán chuyển đổi.
• Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Tổng giám đốc điều hành, hay cán bộ quản lí hoặc người đại diện của Công ty khi Hội đồng quản trị cho rằng đó là lợi ích tối cao của công ty. Việc bãi nhiệm nói trên không được trái với các quyền theo hợp đồng của những người bị bãi nhiệm (nếu có).
• Đề xuất mức cổ tức hàng năm và xác định mức cổ tức tạm thời; tổ chức việc chi trả cổ tức.
• Đề xuất tái cơ cấu lại hay giải thể công ty.
• HĐQT công ty đã hoạt động hiệu quả; phân công các thành viên phụ trách trực tiếp các lĩnh vực kinh doanh, tài chính, lao động, tiền lương... Tại các kỳ họp, HĐQT đã xem xét kết quả SXKD trong từng quý, bàn bạc tìm biện pháp chiến lược tháo gỡ những khó khăn để thực hiện các mục tiêu mà ĐHĐCĐ đã thông qua.
Giám đốc công ty
• Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty. • Tổ chức thực hiện kế hoach kinh doanh, dự án đầu tư do chủ đầu tư Tổng Công ty và Chủ tịch Công ty quyết định; tổ chức thực hiện các quyết định của Chủ tịch Công ty.
• Quyết định giá mua, giá bán sản phẩm và dịch vụ theo phân cấp của Chủ tịch Công ty, đại diện Công ty ký kết các hợp đồng dân sự và kinh tế theo phân cấp và uỷ quyền của Chủ tịch Công ty.
• Xây dựng và trình Chủ tịch Công ty để Tổng Công ty quyết định: Chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm của Công ty, phương án huy động vốn, phương án liên doanh, đề án tổ chức quản lý của Công ty.
• Đề nghị Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý Công ty được Tổng Công ty phân cấp.
• Kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện các định mức, tiêu chuẩn, đơn giá quy định trong nội bộ Công ty.
• Báo cáo Chủ tịch Công ty kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
Phó giám đốc công ty:
• Chịu trách nhiệm về công tác tài chính toàn Công ty.
• Tổ chức công tác tài chính theo đúng quy định của Nhà nước, Tổng Công ty và của Công ty Bưu chính, đảm bảo an toàn đồng vốn của Công ty.
• Điều hành công tác kế toán và tài chính thống nhất trong toàn Công ty, hoạt động đúng các chuẩn mực quy định, phân công phân nhiệm cho các vùng miền để hoạt động có hiệu quả và chặt chẽ.
• Điều hành luân chuyển tiền tệ trong toàn Công ty, ký thẩm định về đầu tư trang bị trên toàn quốc.
• Trực tiếp quản lý điều hành Phòng tài chính và hệ thống tài chính các bưu cục trên toàn quốc, phụ trách miền Tây và các công tác được Giám đốc Công ty uỷ quyền.
Phó giám đốc phụ trách miền Trung, miền Nam, phụ trách miền Tây:
• Chịu trách nhiệm chính về quản lý chất lượng dịch vụ, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các mặt công tác theo uỷ quyền của Giám đốc Công ty tại miền mà mình phụ trách.
• Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện nhiệm vụ thuộc phạm vi phụ trách. Ký các văn bản theo uỷ quyền của Giám đốc Công ty.
• Thường xuyên báo cáo trực tiếp với Giám đốc Công ty về tình hình quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh tại khu vực.
Các phòng ban chức năng: Hiện nay công ty có 10 phòng ban, gồm: - Phòng Tổ chức Lao động
- Phòng Tài chính kế toán - Phòng Chiến lược kinh doanh - Phòng Bán hàng
- Phòng Chăm sóc khách hàng - Phòng Kế hoạch Đầu tư - Phòng Nghiệp vụ đào tạo. - Phòng Tin học.
- Văn phòng Công ty - Ban Kiểm soát nội bộ
Trung tâm đường trục gồm 4 khu vực: KV1, KV2, KV3, KV4
2.1.3.2.Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban quản trị
Phòng chiến lược kinh doanh
Chức năng:
-Tham mưu giúp Đảng uỷ, Ban Tổng Giám đốc về công tác thị trường, xây dựng chiến lược kinh doanh, phát triển sản phẩm, dịch vụ mới và tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh theo chiến lược của Công ty.
-Quản lý, kiểm tra, xây dựng chương trình xúc tiến, PR, quảng cáo, phát triển thương hiệu và quản lý khách hàng. Xây dựng chính sách thị trường, chiến lược cho sản phẩm, dịch vụ và chính sách với khách hàng.
Nhiệm vụ:
-Nghiên cứu, phân tích đánh giá thị trường, đánh giá đối thủ cạnh tranh.
-Xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp với từng giai đoạn phát triển của Công ty
-Xây dựng các chiến lược: sản phẩm, khách hàng, thị trường, bán hàng, xúc tiến, cạnh tranh, quảng cáo và giá cả.
-Đánh giá, phân tích thị trường dịch vụ bưu chính viễn thông. Xây dựng kế hoạch phát triển thị trường cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển .
-Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình khuyến mại, quảng cáo, quản lý khách hàng và hậu mãi của công ty trên các mảng dịch vụ bưu chính.
-Xây dựng chiến lược marketing, PR, giá, …hướng dẫn triển khai thực hiện thống nhất trong toàn công ty.
-Tổng hợp và đánh giá hiệu quả của toàn bộ hệ thống kinh doanh.
-Thực hiện công tác quản lý vùng được phân công trên các mảng doanh thu, công nợ, chất lượng nghiệp vụ.
Phòng bán hàng
Chức năng:
-Tham mưu giúp Đảng uỷ, Ban Tổng Giám đốc về công tác triển khai chính sách cung cấp dịch vụ, sản phẩm, quản lý khách hàng, quản lý doanh thu và xây dựng kênh phân phối sản phẩm, dịch vụ (CPN, PHB, DVVT,…).
-Quản lý, kiểm tra triển khai phát triển chương trình chiếm lĩnh lợi thế trong phân phối trực tiếp, gián tiếp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng. Nhiệm vụ:
-Xây dựng kế hoạch để triển khai bán các sản phẩm, dịch vụ (CPN, PHB, DVVT,…) tới các đơn vị và khách hàng trên toàn quốc.
-Quản lý và phát triển khách hàng theo các tiêu chí: thị trường, khách hàng, người mua, người bán và từng nhân viên bán hàng.
-Xây dựng và tổ chức thực hiện các kênh phân phối nhằm tăng doanh thu, lợi nhuận.
-Tổ chức xây dựng chương trình quản lý khách hàng, quản lý nhân viên bán hàng (nhân viên kinh doanh trực tiếp tại các Chi nhánh), quản lý theo kênh phân phối.
-Lấy chỉ tiêu doanh thu và số lượng khách hàng phục vụ làm mục đích cho mình.
-Tổng hợp, phân tích và đánh giá hiệu quả công tác bán hàng của toàn bộ hệ thống kinh doanh.
-Trực tiếp quản lý kinh doanh các trung tâm đơn vị kinh doanh dịch vụ gia tăng trên mạng Bưu chính như văn phòng phẩm, viễn thông…
-Thực hiện công tác quản lý vùng được phân công trên các mảng doanh thu, công nợ, chất lượng nghiệp vụ.
Phòng bán hàng:
Chức năng:
-Tham mưu giúp Đảng uỷ, Ban Tổng Giám đốc về công tác chăm sóc khách hàng.
-Quản lý, kiểm tra triển khai phát triển chương trình chăm sóc khách hàng trực tiếp và hướng dẫn giải đáp khách hàng cho các đơn vị trong toàn Công ty.
Nhiệm vụ:
-Xây dựng kế hoạch để triển khai chăm sóc 100% các khách hàng của Công ty trong 01 tháng.
-Phản ánh trung thực, chi tiết các ý kiến của khách hàng để phân tích và có giải pháp tối ưu nhằm duy trì, tạo mối quan hệ tốt nhất.
-Thực hiện văn hóa giao tiếp mẫu mực làm tiêu chuẩn trong quan hệ với khách hàng, CBCNV và công chúng.
-Tổng hợp, phân tích và đánh giá hiệu quả công tác chăm sóc khách hàng toàn Công ty.
-Thực hiện công tác quản lý vùng được phân công trên các mảng doanh thu, công nợ, chất lượng nghiệp vụ.
Phòng kế hoạch đầu tư:
Chức năng:
-Tham mưu, giúp Đảng uỷ, Ban Tổng Giám đốc Công ty quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát, đôn đốc các mặt về công tác tổng hợp, phân tích, lập, triển khai kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn Công ty, công tác đầu tư tài sản, trang thiết bị cơ sở vật chất, kỹ thuật, hạ tâng.
-Tham mưu, giúp Ban Tổng Giám đốc Công ty quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát, đôn đốc, tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật về công tác nghiệp vụ và lập và triển khai kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn, triển khai .
Nhiệm vụ:
-Tổng hợp, phân tích các chỉ tiêu kinh tế, các yếu tố để xây dựng kế hoạch của Công ty.
Triển khai kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty đến các Chi nhánh, Bưu cục.
-Xây dựng kế hoạch phát triển hệ thống mạng bưu chính hàng tháng, quý, năm cho các đơn vị trên cơ sở kế hoạch tháng, năm được Tổng giám đốc giao.
-Tổ chức, hướng dấn, triển khai và quản lý SXKD nâng cao chất lượng dịch vụ và phát triển hệ thống mạng bưu chính hàng tháng, quý, năm cho các đơn vị.
-Tổng hợp, phân tích, báo cáo tình hình thực hiện các nghiệp vụ theo tuần, tháng, quý, năm của Công ty, tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tăng hiệu quả hoạt động.
-Chuẩn bị nội dung, tổng hợp các ý kiến đóng góp trong hội nghị giao ban sơ kết, tổng kết của Công ty, chuẩn bị kế hoạch công tác tuần, tháng cho B TGĐ Công ty.
-Quản lý công tác kế hoạch, đầu tư, kỹ thuật nghiệp vụ , cung ứng vật tư kỹ thuật, NVL toàn Công ty.
-Thực hiện công tác quản lý vùng được phân công trên các mảng doanh thu, công nợ, chất lượng nghiệp vụ.
Phòng nghiệp vụ đào tạo
-Tham mưu, giúp Ban Tổng Giám đốc Công ty quản lý chất lượng dịch vụ, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát, đôn đốc, tổng hợp các mặt về công tác kiểm tra, giám sát chất lượng dịch vụ,
-Lập, xây dựng qui trình khai thác, kết nối và triển khai kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ bưu chính của toàn Công ty.
Nhiệm vụ:
-Xây dựng, tổ chức thực hiện các hình thức đào tạo có hiệu quả cho CBCNV. -Tổ chức xây dựng qui trình khai thác kết nối, triển khai, quản lý nâng cao chất lượng dịch vụ cho tất cả các Chi nhánh, Trung tâm khu vực trên các dịch vụ Công ty cung cấp.
-Hướng dẫn, thực hiện, kiểm tra, giám sát và đôn đốc các bưu cục thực hiện các nghiệp vụ theo đúng qui trình và hướng dẫn của ngành, qui định của Nhà nước.
-Tổng hợp, phân tích, báo cáo tình hình thực hiện nghiệp vụ theo tuần, tháng, quý, năm của Công ty, tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc các giải pháp nhằm tăng kiến thức nghiệp vụ phục vụ hoạt động SXKD hiệu quả.
-Quản lý công tác nghiệp vụ kiểm soát toàn Công ty. Kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất khi có lệnh của Tổng Giám đốc đối với các chi nhánh về công tác thực hiện nghiệp vụ.
-Thực hiện công tác quản lý vùng được phân công trên các mảng doanh thu, công nợ, chất lượng nghiệp vụ.
Phòng tổ chức lao động
Chức năng:
-Tham mưu, giúp Đảng uỷ- Ban Tổng Giám đốc Công ty quản lý, thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra giám sát , tổ chức, định biên, biên chế, chế độ tiền lương và chính sách của người lao động.
Nhiệm vụ:
-Nghiên cứu, xây dựng mô hình tổ chức, biên chế lao động toàn Công ty.
-Xây dựng kế hoạch LĐ, đề xuất bố trí sắp xếp, điều động, tuyển dụng lao động.
-Tổ chức đào tạo và đào tạo lại nâng cao trình độ cho CBCNV toàn Công ty. Thống kê, tổng hợp, đánh giá tình hình về số lượng, chất lượng lao động.
Xây dựng, quản lý, tổ chức thực hiện quy chế tiền lương của Công ty.
Quản lý công tác nâng bậc, nâng lương cho CBCNV đến niên hạn hàng năm. -Thực hiện chế độ BHXH, các chế độ chính sách khác của Công ty đối với người lao động.
-Thực hiện công tác quản lý vùng được phân công trên các mảng doanh thu, công nợ, chất lượng nghiệp vụ.
Phòng tài chính
Chức năng:
-Tham mưu, giúp Đảng uỷ, Ban Tổng Giám đốc Công ty quản lý, thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát các mặt về công tác kế toán - tài chính và tổ chức hạch toán thống nhất toàn Công ty theo đúng quy định của Nhà nước và của Tổng Công ty.
Nhiệm vụ:
-Tổ chức thực hiện hạch toán kế toán và quản lý tài chính toàn Công ty.
-Kiểm tra giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán quản lý công nợ, kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản vật tư, tạm ứng, thanh toán giữa Công ty và các đơn vị trong toàn Công ty.
-Phân tích, tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán, tài chính và các báo cáo kinh tế khác đáp ứng yêu cầu quản lý của lãnh đạo Công ty.
-Xây dựng các quy chế quản lý tài chính, quản lý doanh thu, công nợ, tài sản vật tư, tài sản. Hướng dẫn các đơn vị trong toàn Công ty thực hiện đúng các thủ tục nguyên tắc tài chính, chuẩn mực kế toán thống kê.
-Thực hiện công tác quản lý vùng được phân công trên các mảng doanh thu, công nợ, chất lượng nghiệp vụ.
Văn phòng công ty
Chức năng:
-Tham mưu cho Đảng uỷ, Ban Tổng Giám đốc Công ty quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát các hoạt động về công tác Đảng, công tác chính trị, công tác thi đua khen thưởng trong Công ty theo Nghị quyết của Đảng uỷ Tổng Công ty và Đảng uỷ Công ty.
-Tham mưu, quản lý, điều hành công tác hành chính, duy trì nề nếp sinh hoạt, trật tự nội vụ và các điều kiện cơ sở vật chất cho hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của các cơ quan và đơn vị trong Công ty.