Nếu là L/C trả ngay
B1: TTV nhận CT từ ngân hàng gửi CT, kiểm tra với liệt kê trên giấy đòi tiền (cover sheet) của ngân hàng gửi CT, nếu có sai sót phải thông báo; đóng dấu và ghi ngày nhận; đăng ký giao dịch vào chương trình.
B2: TTV kiểm tra CT với L/C đã phát hành để xác định tình trạng CT.
B3: TTV nếu thấy BCT hợp lệ: lập thông báo BCT về gửi cho NNK. Trước đây, NNK đã được ký phát hành bảo lãnh nhận hàng hoặc ký hậu vận đơn thì thực hiện B9a.
Nếu BCT có bất hợp lệ: lập điện thông báo NNK và lập điện từ chối BCT gửi NH đã gửi CT. Trường hợp bất hợp lệ của CT theo L/C đã được mở bằng vốn vay của NH thì thông báo cho phòng TD.
B4: KSV kiểm tra lại kết quả kiểm tra của TTV, kiểm tra lại hồ sơ và dữ liệu đã nhập.
B5: KSV duyệt giao dịch nếu chấp nhận kết quả kiểm tra, in CT
- Phù hợp: Thông báo BCT về (3 bản): cho NNK, 1 bản gốc, 1 bản lưu. - Bất hợp lệ: Thông báo bất hợp lệ (2 bản): 1 bản gốc, 1 bản lưu; Điện
thông báo bất hợp lệ: 1 bản gốc.
- Chuyển tới TTV: KSV từ chối giao dịch nếu không chấp nhận kết quả kiểm tra: ghi lý do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp đã in và chuyển lại cho TTV chỉnh sửa, bổ sung.
B6: TTV fax thông báo BCT bất hợp lệ cho NNK (trả NNK bản gốc khi tới ngân hàng giao dịch), chuyển phòng TD 1 bản thông báo CT về để phát tiền vay nếu sử dụng vốn vay, theo dõi giao dịch đã thực hiện.
24 SVTT: Đặng Ngọc Thanh |
B7: TTV nhắc nhở NNK chuẩn bị tiền để thanh toán BCT phù hợp hoặc cho ý kiến về BCT có bất hợp lệ.
B8: TTV phân loại phản hồi: BCT phù hợp - NNK đã chuẩn bị đủ tiền: B9a
- NNK không chuẩn bị đủ: thông báo phòng Tín Dụng, thực hiện B9c - BCT có bất hợp lệ (NNK bỏ qua bất hợp lệ, phòng Tín Dụng không phản
đối và đã chuẩn bị đủ tiền): B9a
- NNK không chấp nhận bất hợp lệ hoặc phòng TD không đồng ý: B9b
B9: TTV
a. Ký hậu vận đơn ( nếu lập theo lệnh NH) nếu trước đây NH chưa ký hậu. Lập điện thanh toán BCT, đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất nhập liệu và chuyển CT cho TTV.
b. Lập điện thông báo NH gửi CT về việc NNK từ chối bất hợp lệ, yêu cầu chỉ dẫn xử lý, đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất nhập liệu và chuyển CT cho KSV.
c. Trên thông báo cho vay của phòng TD, TTV lập điện thanhtoán, đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất nhập liệu và chuyển CT cho KSV.
B10: KSV thực hiện như B3.
B11: KSV duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu TTV nhập, in CT: - NNK có tiền thanh toán (3 bản giấy báo nợ: 1 gốc, 1 cho NNK,1 để lưu; 2
bản điện thanh toán: 1 gốc, 1 lưu; 1 bản điện thông báo thanh toán) - NNK không có tiền thanh toán (4 bản giấy báo nợ kiêm thông báo NH đã
cho vay: 1 gốc, 2 lưu, 1 bản cho NNK; điện thanh toán: 1 gốc, 1 lưu) - NNK từ chối bất hợp lệ (1 bản lưu điện thông báo NNK từ chối).
SVTH: Đặng Ngọc Thanh 25
Sau đó chuyển hồ sơ lại cho TTV. KSV nếu từ chối giao dịch: thực hiện như ở các bước trên.
B12: TTV phân loại giao dịch cần hoàn tất. B9a -> B13a; B9b -> B13b; B9c - > B13c.
B13: TTV
a. Photo CT (1 bản mỗi loại): nếu NH gửi CT không gửi bản sao CT đến. Trả CT cho NNK có yêu cầu ký đã nhận, chuyển CT cho NNK: 1 bản giấy báo nợ; bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ, 1 bản gốc điện thanh toán. b. Theo dõi phản hồi NH gửi CT. Xử lý phản hồi: NH gửi BCT có thay đổi
chỉ dẫn thanh toán thì thông báo cho NNK, chờ chỉ dẫn của NNK, quay lại B8; NH gửi BCT có thay thế/bổ sung, quay lại B2; Nếu yêu cầu gửi lại CT: lập điện đòi phí gửi CT, phí xử lý giao dịch, lập coversheet để gửi lại BCT gốc; Không nhận được thông báo: gửi điện thông báo hết trách nhiệm, lưu và đóng hồ sơ.
c. TTV chuyển CT (cho NNK 1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo đã cho vay bắt buộc; 1 cho phòng TD và gửi phòng kế toán 1 bản gốc thông báo đã cho vay bắt buộc + 1 bản gốc điện thanh toán). Theo dõi giao dịch: thông báo phòng TD thu nợ gốc và lãi cho vay bắt buộc đã thực hiện trước đây.
Nếu là L/C trả chậm
B1,2: giống như thanh toán L/C trả ngay.
B3: TTV ký hậu vận đơn (lập theo lệnh của NH) nếu trước đây chưa ký hậu. Nếu CT phù hợp: lập thông báo BCT về, thông báo ngày đến hạn gửi NNK, thông báo chấp nhận CT. Nếu có bất hợp lệ: lập điện từ chối và lập thông báo gửi NNK, nếu bất hợp lệ của CT theo L/C được mở bằng vốn vay của NH thì thôg báo nội dung này cho phòng TD.
26 SVTT: Đặng Ngọc Thanh |
B4: KSV kiểm tra lại kết quả kiểm tra CT, kiểm tra lại hồ sơ và dữ liệu.
B5:KSV
a. Phê duyệt nếu chấp nhận BCT, in CT nếu không có bất hợp lệ gồm thông báo BCT về và thông báo ngày đến hạn (1 bản gốc, 1 bản lưu), điều kiện chấp nhận BCT (1 bản gốc); nếu có bất hợp lệ: thông báo BCT có bất hợp lệ (1 bản gốc, 1 bản lưu), điện từ chối BCT (1 bản gốc). Chuyển hồ sơ cho TTV.
b. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận kết quả kiểm tra của TTV, ghi lý do, gạch chéo huỷ bản nháp đã in. Chuyển hồ sơ lại cho TTV.
B6: TTV phân loại giao dịch cần thiết. Nếu ở B3 CT phù hợp thì tiếp tục B7a, nếu có bất hợp lệ thì tiếp tục B7b.
B7:TTV
a. Fax thông báo BCT về cho NNK (gửi bản gốc khi KH đến giao dịch). Yêu cầu NNK ký chấp nhận thanh toán. Photo CT: 1 bản (nếu NH gửi CT không gửi bản sao BCT). NNK chấp nhận kỳ hạn thanh toán thì trả CT cho NNK là vận đơn đã được ký (yêu cầu NH ký đã nhận CT). Theo dõi. b. Fax thông báo BCT có bất hợp lệ cho NNK. Theo dõi giao dịch. Phân loại
phản hồi NNK về bất hợp lệ: nếu phòng TD và NNK không phản đối thì quay lại B3 thực hiện như khi CT phù hợp; ngược lại lập điện thông báo gửi NH gửi CT về việc từ chối và yêu cầu chỉ dẫn xử lý. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt, chuyển CT cho KSV. KSV tiếp tục thực hiện như B4. KSV phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu. In CT: 1 bản gốc điện thông báo NNK từ chối bất hợp lệ và chuyển CT cho TTV. Nếu không chấp nhận, thực hiện như B5b. TTV theo dõi phản hồi của NH gửi CT, xử lý phản hồi:
SVTH: Đặng Ngọc Thanh 27
- NH gửi CT thay thế/bổ sung: quay lại B2.
- Yêu cầu gửi lại CT thì lập điện đòi phí gửi CT và phí xử lý giao dịch. Sau khi nhận được phí -> lập coversheet gửi lại BCT gốc theo chỉ dẫn. Sau một thời gian không nhận được phản hồi -> lập điện thông báo hết trách nhiệm, đóng và lưu hồ sơ.
B8: TTV phân loại phản hồi của NNK khi đến hạn: đủ tiền (tiếp tục B9a), không đủ tiền (thông báo phòng TD và tiếp tục B9b).
B9: TTV
a. Lập điện thanh toán, đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt. Chuyển CT cho NNK (1 bản giấy báo nợ), bộ phận kế toán (1 bản gốc giấy báo nợ) và 1 bản gốc điện thanh toán. Chuyển CT cho KSV.
b. Trên thông báo cho vay bắt buộc của phòng TD, TTV lập điện thanh toán BCT khi NNK không có tiền. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt. Chuyển CT cho NNK và phòng TD (1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo cho vay bắt buộc), phòng kế toán (1 bản gốc thông báo cho vay bắt buộc + 1 bản gốc điện thanh toán). Theo dõi giao dịch. Chuyển CT cho KSV.
B10: TTV theo dõi TD thu nợ gốc + lãi cho vay bắt buộc đã thực hiện trước đây.
B11: TTV chuyển CT cho NNK (1 bản giấy báo nợ), phòng kế toán (1 bản gốc giấy báo nợ). Thông báo phòng TD thu nợ khoản cho vay bắt buộc kèm 01 bản lưu giấy báo nợ.