B1: TTV tiếp nhận hồ sơ từ phòng tín dụng hoặc NNK, kiểm đếm số lượng hồ sơ, chứng từ và ký nhận, ghi ngày nhận. Sau đó đăng ký giao dịch vào hệ thống.
B2: TTV kiểm tra hồ sơ. Nếu không đầy đủ, rõ ràng thì thông báo cho NNK, phòng TD để chỉnh sửa, bổ sung.
Kiểm tra hạn mức phát hành L/C của NNK:
- Hạn mức chưa được thiết lập/thiếu: thông báo phòng TD thiết lập/bổ sung hạn mức.
- Đã được thiết lập: nhập dữ liệu phát hành L/C -> chuyển hồ sơ qua KSV; đối với L/C có điều khoản đặc biệt thì lưu ý nội dung khi phát hành L/C.
22 SVTT: Đặng Ngọc Thanh |
B3: KSV kiểm tra hồ sơ và dữ liệu TTV đã nhập, kiểm tra nội dung các chứng từ.
B4: KSV nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu thì in CT: điện phát hành L/C (3 bản: 1 gốc, 1 cho NNK, 1 cho phòng TD), giấy báo nợ (3 bản: 1 cho phòng kế toán, 1 cho NNK, 1 bản lưu). Rồi chuyển lại cho TTV.
Nếu từ chối giao dịch: ghi lại lý do, huỷ bản nháp đã in (nếu có) và chuyển lại cho TTV để chỉnh sửa, bổ sung.
B5: TTV chuyển CT cho khách hàng: 1 bản cho NNK có đóng dấu và 1 giấy báo nợ, cho phòng kế toán 1 bản gốc giấy báo nợ.
B6: TTV theo dõi tình trạng L/C.
B7: TTV
- Huỷ L/C: L/C còn số dư nhưng hết hạn (trên 01 tháng) theo yêu cầu NNK; L/C còn hiệu lực nhưng các bên liên quan đồng ý huỷ.
- Đẩy L/C vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập liệu.
- L/C tự đóng bởi chương trình khi L/C hết số dư hoặc đã sau 03 tháng từ ngày hết hiệu lực.
B8: KSV thực hiện như B3.
B9: KSV phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận huỷ L/C và dữ liệu TTV đã nhập. - In CT: thông báo đã huỷ L/C: 01 gốc, 01 bản lưu; giấy báo nợ (phí huỷ
L/C): 01 gốc, 01 bản lưu, 01 bản cho NNK. - Chuyển hồ sơ qua TTV.
- Nếu không chấp nhận huỷ L/C: ghi lý do, huỷ bản nháp đã in (nếu có) và chuyển lại cho TTV để chỉnh sửa, bổ sung.
B10: TTV chuyển CT tới NNK: 1 bản gốc thông báo huỷ L/C và giấy báo nợ (nếu có); phòng kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ.
SVTH: Đặng Ngọc Thanh 23