B. Các yếu tố thuộc về môi trường bên trong 1 2-
2.1.3 Công tác tổ chức quản lý 27
a. Công tác tổ chức quản lý của Công ty.
Cơ cấu tổ chức của công ty được bố trí theo cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng, vừa phát huy năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng vừa đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến.
Sơ đồ 2.1 : Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty BẢO VỆ TIẾP NHẬN PV KCS_VI SINH P.KẾ TOÁN PHIÊN DỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
BAO TRANG TẠP VỤ XẾP KHO
CHẾ BIẾN THU MUA ĐỘI XE P. TỔ CHỨC- HC P. KẾ HOẠCH-KD PHÓ QUẢN ĐỐC NL GIÁM ĐỐC SX Y TẾ CÂY CẢNH BẾP
R&D ĐIỀU HÀNH SX THỐNG KÊ VẬN HÀNH THỦ KHO CK_ĐN
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
- Hội đồng quản trị: bao gồm các thành viên sau. Ông Cheng Tien Lu Chủ tịch
Ông Vương Vĩnh Hiệp Phó chủ tịch Ông Mai Quảng Liêm Ủy viên Ông Lin Chin Cheng Ủy viên
Ông Ku Fu Tsai Ủy viên
Chức năng chủ yếu của HĐQT là:
Quyết định mọi chính sách, chiến lược hoạt động của Công ty.
Quyết định việc tăng giảm vốn điều lệ, quyết định điều lệ và phương thức huy động vốn.
Quyết định phương thức đầu tư và dự án đầu tư có giá trị lớn.
Bầu, bổ nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch HĐQT, quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc.
Quyết định cơ cấu tổ chức của Công ty.
Quyết định thành lập chi nhánh văn phòng đại diện.
Quyết định giải thể Công ty.
- Ban Tổng Giám Đốc: bao gồm các thành viên sau. Ông Cheng Tien Lu Tổng Giám đốc
Ông Vương Vĩnh Hiệp Phó Tổng Giám đốc Thứ nhất Ông Mai Quảng Liêm Phó Tổng Giám đốc
Tổng Giám đốc có các quyền và nghĩa vụ sau:
Thi hành chính sách của HĐQT, giám sát và chịu trách nhiệm trước HĐQT.
Quyết định tất cả các vấn đề có liên quan tới hoạt động hàng ngày của Công ty.
Ban hành quy chế quản lý nội bộ của Công ty.
Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức của Công ty, trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên HĐQT.
Thực hiện các quyền được giao một cách chân thực vì lợi ích của Công ty.
Không được lạm dụng địa vị quyền hạn sử dụng tài sản của Công ty để thu lợi ích cho riêng bản thân mình, không tiết lộ bí mật của Công ty trừ trường hợp được HĐQT chấp nhận.
Phó Tổng Giám đốc Thứ nhất: Là người giúp việc cho Tổng Giám đốc được
phân công phụ trách về nhân sự.
Phó Tổng Giám đốc: Là người giúp việc cho Tổng Giám đốc được phân công
phụ trách quản lý sản xuất.
- Phòng kế toán: gồm có bốn người thực hiện chức năng và nhiệm vụ sau:
Tham mưu về công tác kế toán tài chính, thực hiện nhiệm vụ kế toán và đôn đốc thực hiện kế hoạch tài chính của Công ty.
Nghiên cứu, xác định kế hoạch tài chính hàng tháng, hàng quý, hàng năm, giúp Ban Tổng Giám đốc quản lý và sử dụng nhân viên có hiệu quả.
Đảm bảo kết quả tài chính tồn quỹ hàng tháng, quý, năm cho ban Giám đốc, có trách nhiệm tham gia phối hợp với các phòng ban để tổ chức hoạt động nhằm đảm bảo kinh doanh có hiệu quả cho Công ty.
- Phòng Tổ chức- hành chính: thực hiện chức năng và nhiệm vụ sau:
Tham mưu cho ban Tổng Giám đốc về tổ chức lao động, tiền lương, các chế độ, chính sách xã hội. Tổ chức các mặt công tác về hành chính quản trị.
Tham mưu cho ban Tổng Giám đốc công tác quản lý cán bộ, đề xuất phương hướng công tác cán bộ, nắm toàn bộ tình hình đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty. Tổ chức thực hiện tiếp nhận, phân phối, lưu trữ công văn của Công ty.
Trực tiếp phụ trách phòng y tế, đội bảo vệ, phiên dịch, chăm sóc cây cảnh. - Phòng Kế hoạch – Kinh Doanh: bao gồm 12 người có chức năng và nhiệm vụ sau:
Tham mưu cho ban Giám đốc trong việc quản lý, tiêu thụ sản phẩm (gồm xuất khẩu ra nước ngoài và tiêu thụ ở thị trường nội địa) và các hoạt động Marketing.
Chủ động thực hiện công tác kinh doanh hàng quý, năm.
Liên hệ với cơ quan nhà nước, các công ty, các hãng tàu có liên quan phục vụ cho công tác xuất khẩu và tiêu thụ nội địa.
Tham mưu hướng dẫn cho các bộ phận thu mua nguyên liệu, các bộ phận sản xuất theo tiêu chuẩn trong đơn đặt hàng của khách hàng.
Phụ trách thảo hợp đồng và tiến hành giao dịch với khách hàng. Trực tiếp quản lý đội xe.
Đội xe: có trách nhiệm vận chuyển, chuyên chở nguyên liệu,máy móc thiết bị mua về và tiêu thụ sản phẩm, phân phối sản phẩm, phục vụ việc đưa đón công nhân đi làm.
Phó quản đốc nguyên liệu: có những chức năng và nhiệm vụ sau: Quản lý về mặt nguyên liệu cho công ty.
Lập kế hoạch thu mua nguyên liệu theo yêu cầu sản xuất.
+ Đội thu mua: chịu sự quản lý trực tiếp của phó quản đốc nguyên liệu, giám đốc sản xuất và có nhiệm vụ chủ yếu là thu mua nguyên liệu từ các vùng, các trạm của Công ty. Tìm kiếm thông tin về nguồn hàng, giá cả báo về cấp chủ quản. Tiến hành mua nguyên liệu, bảo quản và chuyên chở nguyên liệu.
+ Giám đốc sản xuất: Điều hành tất cả các hoạt động liên quan tới sản xuất tại Công ty, nắm tình hình sản xuất, chất lượng, số lượng hàng hóa trong kho, trang bị phục vụ sản xuất.
Quản lý, sắp xếp, bố trí nhân lực phù hợp trong phạm vi điều hành sản xuất. Kết hợp với các phòng ban để đảm bảo tiến hành sản xuất.
Quản lý trực tiếp phòng KCS, vi sinh, bộ phận thống kê R&D, bộ phận điều hành sản xuất.
+ Phòng KCS – Vi sinh: gồm có 20 người trong đó có 18 người thuộc KCS và 2 người thuộc bộ phận vi sinh, có chức năng và nhiệm vụ sau:
Nhiệm vụ của bộ phân KCS: kiểm tra quản lý chất lượng sản phẩm, giám sát quá trình chế biến, xây dựng lịch trình chế biến, các quy trình quản lý chất lượng, nghiên cứu sản phẩm mới.
Nhiệm vụ của bộ phận vi sinh: thực hiện kiểm tra vi sinh, kháng sinh trong nguyên liệu thu mua cũng như toàn bộ quá trình làm ra sản phẩm trên cơ sở đó sẽ phối hợp với các phòng ban liên quan để xây dựng hướng giải quyết đối với nguyên liệu của sản phẩm không đạt tiêu chuẩn nhằm đảm bảo uy tín và giảm tối đa thiệt hại của công ty.
+ Bộ phận thống kê: có nhiệm vụ nắm bắt được số liệu trong quá trình sản xuất, thống kê kịp thời và chính xác tình hình nguyên liệu bán thành phẩm.
+ Phòng R&D (nghiên cứu và phát triển sản phẩm): có nhiệm vụ nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, thị trường mới, làm hàng mẫu.
+ Điều hành sản xuất: bố trí dây chuyền sản xuất, điều phối số lượng công nhân, lượng nguyên liệu theo thời vụ tại phân xưởng sản xuất, quản lý trực tiếp các phân xưởng sản xuất, bộ phận tạp vụ, tiếp nhận - phục vụ, bao trang, chế biến.
Bộ phận tạp vụ: làm vệ sinh trong phân xưởng.
Bao trang: cấp đông và bao gói sản phẩm.
Chế biến: trực tiếp thao tác các công đoạn chế biến tạo ra thành phẩm. Cơ khí- điện nước: cung cấp điện, nước cho hoạt động sản xuất và hoạt động khác.
Bộ phận nhà bếp: phục vụ ăn uống, trà nước cho cán bộ công nhân viên trong
Công ty và khách của Công ty.
b. Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty.
Hoạt động sản xuất của công ty được đièu hành trực tiếp bởi giám đốc điều hành sản xuất theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu sản xuất của Công ty
Giám đốc SX Thủ kho KCS-Vi sinh ĐHSX R &D Thống kê Vận hành Tạp vụ Tiếp nhận_PV Bao trang Chế biến CK_ĐN Nhà bếp
Những thuận lợi và khó khăn của Công ty:
* Thuận lợi:
- Công ty nằm trong khu CN cho nên xa khu dân cư, thuận lợi cho việc xử lý nước thải, không bị ngập hay gây ô nhiễm cho nhân dân, thuận lợi trong việc bốc xếp hàng hoá xuất nhập khẩu.
- Nguyên tắc bố trí dây chuyền sản xuất hợp lý không gây chồng chéo, phế liệu ở các phân xưởng đều có lối ra riêng, các khu được bố trí riêng biệt có lối đi riêng không ảnh hưởng lẫn nhau.
- Công ty có bốn phân xưởng trong đó:
Phân xưởng 1 và phân xưởng 4 thực hiện chức năng sơ chế. Phân xưởng 2 thực hiện chức năng tinh chế.
Phân xưởng 3 sản xuất các mặt hàng luộc.
- Phân xưởng 1 (sơ chế), phân xưởng 2 (tinh chế ), phân xưởng 3 (hàng luộc đã đạt tiêu chuẩn được cấp Code EU năm 2004 và năm 2005 đủ tiêu chuẩn để được xuất khẩu sang Hàn Quốc.
* Khó khăn:
- Phân xưởng I, II còn hẹp do đó một số sản phẩm phải di chuyển qua lại giữa các phân xưởng sản xuất làm kéo dài thời gian chế biến và vận chuyển, gián đoạn sản xuất.
- Bố trí phòng bao bì còn hẹp không đủ chứa.
- Mặt bằng khu xử lý nước thải còn gần khu chế biến, gần nhà bếp gây mùi khó chịu. Văn phòng không tập trung. Hệ thống cây xanh còn ít ảnh hưởng đến mỹ quan.
c. Phương hướng phát triển của Công ty trong tương lai:
Chiến lược của Công ty trong thời gian tới được cụ thể qua những mục tiêu sau:
* Mục tiêu giữ vững và phát triển thị trường truyền thống:
- Thị trường trọng tâm hiện nay của Công ty là thị trường nước ngoài, đặc biệt là thị trường Đài Loan và mục tiêu trong những năm tới của Công ty đối với thị trường này là giữ vững khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng mới.
- Hiện nay Công ty đã có đủ điều kiện để tham gia vào thị trường EU tuy nhiên Công ty chưa tìm kiếm được khách hàng, vì vậy mục tiêu của Công ty là nỗ lực tìm kiếm khách hàng nhằm thâm nhập vào thị trường này.
- Sản phẩm của Công ty đã có mặt trên thị trường Mỹ, nhưng vẫn còn rất hạn chế. Do đó tăng thị phần là mục tiêu của Công ty .
* Phát triển thị trường nội địa
* Mục tiêu nâng cao chất lượng và đa dạng hoá sản phẩm, hạ giá thành:
- Để thực hiện được các mục tiêu trên, Công ty phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm thiết bị, nâng cao tay nghề người lao động, nâng cao chất lượng nguyên vật liệu.
- Đa dạng hóa sản phẩm theo hướng chuyên môn hóa thích nghi nhanh chóng với thị trường, giảm thiểu rủi ro.