- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
2.3.2 Quy trình cho thuê văn phòng.
Đây là hoạt động kinh doanh mà hàng hóa ở đây là các văn phòng và cao ốc, dưới hình thức cho thuê, tức là quyền sở hữu vẫn thuộc công ty, chỉ chuyển giao trong một thời hạn nhất định ( theo thỏa thuận).
Khi khách hàng có nhu cầu thuê nhà làm công ty hoặc văn phòng đại diện, sẽ đến giao dịch với công ty. Khi đến công ty,thông qua nhân viên của công ty khách hàng sẽ tìm vị trí phù hợp với nhu cầu của mình (trên cơ sở những vị trí mà công ty chưa cho thuê). Nếu thấy phù hợp, khách hàng và công ty sẽ thực hiện giao dịch thông qua hợp đồng cho thuê văn phòng.
Trong hợp đồng, có ghi rõ những nội dung cơ bản sau:
Điều 1: Phần diện tích thuê: diện tích thực thuê được tính là diện tích thuần mặt sàn thuộc phần diện tích thuê bao gồm toàn bộ các cột kết cấu dính liền hoặc nằm bên trong phần diện tích thuê, nhưng không bao gồm hành lang
lối đi chung, cầu thang bộ, sảnh thang máy, khu vệ sinh và phòng kỹ thuật, được tính từ phần ở giữa tấm chắn hoặc vách chắn.
Điều 2: Thời hạn hợp đồng và gia hạn: thời hạn của hợp đồng do bên thuê và bên cho thuê thỏa thuận 1 cách hợp lý để các bên cùng có lợi. Kể từ ngày bắt đầu thuê, bên cho thuê đã chuyển giao quyền sử dụng cho bên thuê. Đến ít nhất 3 tháng trước khi kết thúc hợp đồng thì bên cho thuê sẽ gửi cho bên thuê một thư mời gia hạn thuê trong đó đề xuất giá thuê mới và thời hạn mới. Và ít nhất 2 tháng trước ngày hết hạn, bên thuê phải trả lời thư mời nói trên, nếu không thì thư mời nói trên sẽ không có giá trị nữa và hợp đông thuê này sẽ tự động kết thúc vào ngày hết hạn. Trường hợp bên cho thuê và bên thuê đồng ý gia hạn Hợp đồng thuê theo thư mời gia hạn nói trên, các bên sẽ ký một bản sửa đổi của hợp đồng thuê, trước ngày hết hạn ít nhất 1 tháng.
Điều 3: Tiền thuê: sẽ do bên cho thuê đưa ra ( dựa trên giá thị trường tại thời điểm ký hợp đồng). Tiền thuê bao gồm giá trị trước thuế và thuế GTGT 10% và được trả trước hàng quý.
Điều 4: Các dịch vụ và phí dịch vụ: Phạm vi dịch vụ gồm: vận hành, kiểm tra, bảo dưỡng, làm vệ sinh, sửa chữa, thay thế hệ thống chiếu sáng tại nơi công cộng, thang máy, các thiết bị phục vụ tòa nhà. Cung cấp nhân viên để đảm bảo về hành chính và an ninh bên ngoài của tòa nhà và kiểm soát việc ra vào của tòa nhà,…Phí dịch vụ phải được trả hàng quý cùng với tiền thuê.
Điều 5: Các tiện nghi khác
Điều 6: Thuế: Bên thuê sẽ có nghĩa vụ thanh toán mọi loại thuế, khoản nộp, phí chứng từ bắt buộc.
Điều 7: Sửa chữa và bảo dưỡng: Bên thuê phải có trách nhiệm giữ gìn, duy trì và sửa chữa phần diện tích thuê bảo đảm luôn hoạt động tốt ở điều
kiện tốt nhất với hư hao hợp lý. Nếu phải sửa chữa đối với phần diện tích thuê, bên thuê phải chịu mọi chi phí và phí tổn.
Điều 8: Thanh toán: Bên thuê sẽ phải trả tiền thuê, phí dịch vụ cùng với thuế GTGT tương ứng cho bên cho thuê vào đầu tháng của mỗi quý, sau khi nhận được hóa đơn do bên cho thuê gửi đến. Tiền thuê và phí dịch vụ được tính bằng đô la Mỹ và được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trung bình ( tỷ giá mua và bán) của Ngân hàng ngoại thương tại ngày lập hóa đơn. Bên thuê phải thanh toán cho bên cho thuê trong vong 1 tuần kể từ ngày nhận hóa đơn.Nếu bên thuê thanh toán chậm thì phải nộp phạt 2,5% tiền thuê cho bên cho thuê.
Hình thức thanh toán: bên thuê phải thanh toán cho bên cho thuê bằng cách chuyển khoản cho bên cho thuê, tại 1 ngân hàng mà bên cho thuê mở.
Điều 9: Tiền đặt cọc: Bên thuê sẽ trả cho bên cho thuê một khoản tiền đặt cọc để đảm bảo việc tuân thủ và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của bên thuê theo các điều khoản ghi trong hợp đồng. Tiền đặt cọc này do bên cho thuê quy đinh và sẽ được hoàn trả lại (không bao gồm lãi) cho bên thuê trước 15 hoặc 30 ngày, sau khi bên thuê bàn giao lại cho bên cho thuê.
Điều 10: Kiểm kê và những thay đổi với phần diện tích thuê
Điều 11: Cam kết
Điều 12: Bảo hiểm của bên thuê
Điều 13: Ra vào
Điều 14: Vi phạm hợp đồng
Điều 15: Ngày hiệu lực và chấm dứt hợp đồng
Điều 16: Trường hợp bất khả kháng
Điều 17: Luật áp dụng và tài phán
Điều 19: Thông báo
Điều 20: Các điều khoản khác
Việc ký kết hợp đồng được thực hiện giữa hai bên: - Bên thuê: khách hàng
- Bên cho thuê: Giám đốc công ty đầu tư và phát triển hạ tầng thuộc tổng công ty Vigllacera.
2.3.3 P
hương pháp hạch toán kế toán doanh thu và xác định kết quả của hoạt động cho thuê văn phòng tại công ty đầu tư phát triển hạ tầng thuộc tổng công ty Viglacera
2.3.3.1 Phương pháp hạch toán kế toán doanh thu
Do đặc thù kình doanh, nên công ty hạch toán doanh thu theo quý.Vì vậy các chứng từ và sổ kế toán đều tính theo quý.
(1) Hợp đồng sau khi ký kết sẽ được sao thành 4 bản: 1 bản đưa cho khách hàng, 1 bản lưu tại ban quản lý tòa nhà, 1 bản nộp cho Giám đốc, 1 bản chuyển lên phong tài chính kế toán của công ty. Kế toán doanh thu sẽ thực hiện việc kiểm tra, theo dõi hợp đồng. Khi bắt đầu thực hiện hợp đồng, bên thuê phải đưa một khoản tiền đặt cọc cho bên cho thuê.
VD:
Như hợp đồng trên:
Khách hàng là: Ban dự án POSCO tại Việt Nam- Văn phòng đại diện tại Hà Nội
Tiền đặt cọc là: 29356,80 USD ( Hai mươi chín nghìn ba trăm năm mươi sáu đô la Mỹ tám mươi cent) ; thanh toán ngay bằng chuyển khoản, tỷ giá trung bình tại ngân hàng ngoại thương tại ngày thực hiện giao dịch:18000 VND/1USD
Kế toán hạch toán: Nợ: TK 112 Có: TK 131
(2) Đầu mỗi quý:
Căn cứ vào hợp đồng cho thuê văn phòng, kế toán doanh thu sẽ lập hóa đơn GTGT - số 5412 : Tiền thuê văn phòng quý 4/2010 : 455.247.240 VND Tiền thuế GTGT : 45.524.724 VND Tổng cộng: 500.771.964 VND - số 5413: Tiền phí dịch vụ quý 4/2010 : 65.035.320 VND Tiền thuế GTGT : 6.503.532 VND Tổng cộng: 71.538.852 VND 29356,80 * 18000 = 528422400 VND
Hóa đơn GTGT: được lập thành 3 liên. 3 liên này trình kế toán trưởng kiểm tra, ký duyêt.Sau khi kế toán trưởng ký sẽ chuyển lên giám đốc ký duyệt. Sau đó, liên 1 lưu tại phòng kế toán. Liên 2: gửi đến Ban dự án POSCO tại Việt Nam – Văn phòng đại diện tại Hà Nội. Liên 3: gửi đến giám đốc của công ty.
Sau khi nhận được thông báo chấp nhận thanh toán từ bộ phận kế toán ban dự án POSCO tại Việt Nam – Văn phòng tại Hà Nội.
Tiếp theo khi nhận được giấy báo có của ngân hàng hàng hải chi nhánh long biên về việc ban dự án POSCO tại Việt Nam – Văn phòng tại Hà Nội thanh toán tiền thuê văn phòng và tiền phí dịch vụ bằng tiền VNĐ.
Điểm khác biệt mà loại hình kinh doanh này khác với hình thức bán hàng ở chỗ: - Hình thức bán hàng: khi hạch toán sẽ luôn có 2 bút toán đi kèm với nhau, đó là: bút toán về doanh thu và giá vốn hàng bán.
- Hình thức cho thuê văn phòng: hàng hóa đặc biệt hơn, đó là các văn phòng, cao ốc. Được xây dựng 1 lần nhưng có thời gian sử dụng lâu dài. Chính vì thế mà khi đưa vào kinh doanh, hàng quý sẽ hạch toán doanh thu riêng cho từng văn phòng cho thuê, còn giá vốn sẽ được hạch toán vào cuối quý chung cho cả tòa nhà.
Giá vốn trong trường hợp này được xác định như sau: TK 627: + Chi phí lương nhân viên Ban quản lý tòa nhà
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định, các thiết bị phục vụ cho tòa nhà. + Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng
+ Các chi phí bằng tiền khác
Từ TK 627 kết chuyển sang TK 154.
Từ TK 154 kết chuyển sang TK 632.
Sau khi, kế toán viên nhập liệu và hạch toán xong phần hành của mình vào máy, phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào các sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản có liên quan.
Đơn vi: Công ty đầu tư phát triển hạ tầng Địa chỉ: tầng 12,tòa nhà Vigllacera Tower Mẫu sổ S03a- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Qúy 4/ Năm 2010 Đơn vị tính: Đồng. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải
Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu thángNgày Nợ Có Nợ Có
Số trang trước chuyển sang 1/10 5401 1/10 Tiền thuê văn phòng quý 4-
công ty thương mại Vigllacera 13110 5113083 3331101 290875148 264431952 26443195 1/10 5402 1/10 Phí dịch vụ quý 4- công ty
thương mại Vigllacera 13110 51130833331101 59362275 529657055396571 ….. …… ……. ……….. …… ………….. ………… 1/10 5412 1/10 Tiền thuê văn phòng quý 4-
ban dự án Posco 13110 51130833331101 500771964 45524724045524724 1/10 5413 1/10 Phí dịch vụ quý 4- ban dự án Posco 13110 5113083 3331101 17538852 65035320 6503532 ……. …… ……. ……….. …….. ………… ………….. ………….. 19/10 GBCHH19 19/10 Ban dự án Posco thanh toán
tiền quý 4
1121HH HH