ECONOMIC & TRADE CO.LTD sau đó nhận nguyên phụ liệu, tổ chức gia công và xuất hàng theo hợp đồng gia công.
Hình thức này mang lại lợi nhuận thấp (chỉ thu được phắ gia công và chi phắ bao bì, phụ liệu khác) nhưng nó giúp công ty làm quen và từng bước thâm nhập vào thị trường nước ngoài, làm quen với công nghệ máy móc thiết bị mới, hiện đại.
Căn cứ vào giá cả
Công ty thực hiện hợp đồng khoán theo từng năm.
Công ty DONGYANG PEONY ECONOMIC & TRADE CO.LTD xác định một giá định mức cho mỗi sản phẩm, bao gồm chi phắ định mức và thù lao định mức trong hợp đồng gia công với công ty.
Căn cứ vào số bên tham gia quan hệ gia công
Là gia công hai bên: giữa công ty TNHH MAY XUẤT KHẨU BÌNH LAN và công ty DONGYANG PEONY ECONOMIC & TRADE CO.LTD.
Sản phẩm gia công hoàn chỉnh tại xưởng của công ty sau đó tiến hành xuất khẩu theo yêu cầu của công ty Dongyang Peony.
2.2.4 Quy trình thực hiện hợp đồng gia công xuất khẩu hàng dệt may tại công ty công ty
Quy trình thực hiện hợp đồng gia công xuất khẩu của công ty cũng tuân thủ theo quy trình chung của hợp đồng ngoại thương nói chung. Tuy nhiên quy trình này rút gọn nhiều bước so với quy trình chung, được thể hiện chi tiết hơn và cũng có nhiều thay đổi cho phù hợp với các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng gia công đã ký kết với đối tác.
Bảng 4. Quy trình thực hiện hợp đồng gia công xuất khẩu hàng dệt may tại công ty
Các bước Phòng/Nhân viên thực hiện Chứng từ/ Biểu mẫu Yêu cầu/ Mô tả 1. Ký kết hợp đồng gia công - Bộ phận Sản xuất - Hợp đồng gia công - Chỉ ký một lần cho một năm. 2. Nhận đơn hàng, lịch sản xuất - P. Quản lý đơn hàng - Đơn hàng - Lập C/I
- Mỗi đơn hàng thường >=5000 cái (áo, quần, váy, Ầ) 2 Chuẩn bị hàng hóa 3.1 Nhập nguyên liệu 3.2 Gia công: cắt, may, ủi, in thêuẦ 3.3 Đóng gói hàng thành phẩm - P. XNK - T.T may mặc - P.Đóng gói hàng - Chứng từ nhập khẩu - P/L
- Nguyên phụ liệu do bên giao gia công cung cấp. - Bao bì đóng gói là bao nilông trơn và thùng cacton đã in sẵn ký mã hiệu.
4. Thuê tàu qua đại lý hãng tàu
- Nhân viên
XNK 1 - B/L
- Lấy B/L tại đại lý hãng tàu sau khi hàng đã lên tàu.
5. Làm C/O - Nhân viên
XNK 2 - C/O mẫu B, D và AK tùy trường hợp - Tổ chức cấp C/O 6. Thủ tục hải quan - Nhân viên XNK 1 - Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu
- Khai hải quan điện tử - Cơ quan hải quan
7. Nhận thanh toán
- P. Tài chắnh kế toán
- Hàng xuất khẩu được thanh toán theo phương thức TTR.
- Chậm nhất là 10 ngày khi hàng đã xuất khẩu. 8. Thanh lý hợp
đồng
- Trưởng
phòng XNK 3 tháng thực hiện một lần
Ưu điểm của quy trình này là:
Đơn giản hóa các bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu,
Rút ngắn được thời gian chuẩn bị cho hoạt động xuất khẩu,
Tiết kiệm nguồn nhân lực cho hoạt động xuất khẩu.
Tuy nhiên, điểm yếu của công ty trong quy trình này là phụ thuộc rất nhiều vào bên đặt gia công, như lịch sản xuất, nhập nguyên phụ liệu, thuê đại lý hãng tàuẦ Bởi vì, công ty chuyên về thực hiện các hợp đồng gia công xuất khẩu với nguồn nguyên phụ liệu do bên đặt gia công cung cấp, từ đó làm cho mọi hoạt động của công ty bị phụ thuộc chặt chẽ vào bên đặt gia công.
2.2.4.1 Phân tắch quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Ký kết hợp đồng gia công
Các hợp đồng công ty Bình Lan thực hiện là hợp đồng gia công hàng dệt may cho DONGYANG PEONY ECONOMIC & TRADE CO.LTD.
Hợp đồng gia công xuất khẩu thực chất là hợp đồng ngoại thương, do vậy nội dung chắnh của hợp đồng gia công hàng xuất khẩu của công ty gồm các điều khoản như hợp đồng xuất khẩu nói chung nhưng được tập trung thành những mục lớn như:
Mục 1: Tên hàng Ờ Số lượng Ờ Đơn giá gia công
Mục 2: Các điều khoản về cung cấp nguyên phụ liệu
Mục 3: Giao hàng thành phẩm
Mục 4: Thanh toán
Mục 5: Nhãn hiệu hàng hóa và tên gọi xuất xứ
Mục 6: Các điều kiện khác gồm có điều khoản về Trọng tài
Cần lưu ý:
- Về thành phẩm: Phải xác định cụ thể tên hàng, số lượng, phẩm chất, quy cách đóng gói đối với sản phẩm được sản xuất ra.
- Về nguyên liệu: Phải xác định.
+ Nguyên liệu chắnh(fabric material): Là nguyên liệu chủ yếu để làm nên sản phẩm. Nguyên liệu này thường do bên đặt gia công cung cấp.
+ Nguyên liệu phụ(accessory material): có chức năng bổ sung làm hoàn chỉnh thành phẩm, thường do bên nhận gia công cung cấp.
- Về giá cả gia công: Xác định các yếu tố tạo thành giá như tiền thù lao gia công, chi phắ nguyên liệu phụ, chi phắ mà bên nhận gia công phải ứng trước trong quá trình tiếp nhận nguyên liệu.
- Về nghiệm thu: Người ta phải thoả thuận về địa điểm nghiệm thu, thời gian nghiệm thu và chi phắ nghiệm thu.
- Về thanh toán: Có thể áp dụng nhiều phương thức thanh toán.
- Đảm bảo thực hiện hợp đồng gia công
+ Dùng bảo lãnh: thường sử dụng ngân hàng để bảo lãnh.
+ Phạt: có thể phạt bằng tiền mặt hoặc mua hàng hoá tại thị trường và bên vi phạm hợp đồng phải thanh toán tiền hàng hoặc chênh lệch.
+ Sử dụng L/C dự phòng (Standby L/C).
Ghi chú: Loại L/C này có hiệu lực bằng thời gian hiệu lực của hợp đồng, nếu trong thời gian đó không giao hàng thì bên đặt gia công mang chứng từ giao nguyên liệu đến ngân hàng thanh toán tiền nguyên liệu. Nếu bên nhận giao hàng đủ thì L/C tự nhiên mất hiệu lực còn nếu giao thiếu thì L/C sẽ bị trừ phần giá trị thiếu.
Hợp đồng gia công khác với hợp đồng xuất khẩu thông thường ở chỗ hợp đồng gia công có thêm điều khoản về cung cấp nguyên phụ liệu, theo đó công ty chỉ thực hiện gia công, còn nguyên phụ liệu là do bên Dongyang Peony cung cấp, công ty thực hiện nhập khẩu nguyên phụ liệu.
Một số điều khoản không có trong hợp đồng gia công như: loại bao bì đóng gói hàng XK, hướng dẫn ký mã hiệu, giám định hàng hóa, điều kiện bảo hành hàng xuất khẩu, phạt và bồi thường thiệt hại do vi phạm hợp đồng, điều khoản về bảo hiểm:
- Các hướng dẫn về loại bao bì, ký mã hiệu là do bên đặt gia công quy định và cung cấp nên công ty chỉ cần làm đúng theo những gì mà bên đặt gia công hướng dẫn.
- Về giám định hàng hóa, điều kiện bảo hành hàng hóa xuất khẩu, phạt và bồi thường thiệt hại do vi phạm hợp đồng: hai bên có mối quan hệ thân thiết, tắn nhiệm nhau và hàng hóa là gia công nên bỏ qua các điều khoản này.
- Không có điều khoản về bảo hiểm nguyên nhân là do trong mục giao hàng thành phẩm có quy định là: công ty sẽ giao hàng thành phẩm theo điều kiện FOB HAIPHONG, VIET NAM Ờ INCOTERMS 2000.
Như vậy hợp đồng gia công được ký kết dựa trên các điều khoản chắnh và được điều chỉnh cho phù hợp với quan hệ mua bán của hai bên.
Ưu điểm của điều kiện giao hàng FOB là công ty chỉ cần chịu trách nhiệm về hàng xuất khẩu đến khi hàng hóa qua lan can tàu, không phải trả cước phắ vận tải chặng chắnh. Mọi tổn thất sau khi hàng đã qua lan can tàu và cước phắ vận tải chắnh là do công ty đặt gia công chịu rủi ro và chi phắ. Như vậy, trách nhiệm của công ty được giảm thiểu một cách tối đa.
Nếu công ty giao hàng theo điều kiện CFR thì phải trả cước phắ vận tải chặng chắnh, còn nếu mua thêm bảo hiểm cho hàng hóa thì lúc này sẽ giao hàng theo điều kiện CIF. Như vậy nếu giao hàng theo một trong hai đều kiện này thì trách nhiệm của công ty sẽ nhiều hơn. Vì thế, giao hàng theo điều kiện FOB là đơn giản và giảm được rủi ro về hàng hóa cho công ty khi xuất khẩu.
Chuẩn bị hàng hóa
- Sau khi hợp đồng được ký kết, công ty sẽ nhận được lịch sản xuất bao gồm thời gian giao hàng, mã hàng và số lượng của mỗi đơn hàng theo từng thời điểm trong năm do DONGYANG PEONY ECONOMIC & TRADE CO.LTD cung cấp.
- Công ty Bình Lan sẽ thực hiện nhập khẩu nguyên phụ liệu để gia công. Nguyên phụ liệu được nhập theo sự cung cấp của bên Dongyang Peony.
- Sau đó, công ty sẽ thực hiện gia công gồm các khâu như : cắt, may, ủi, wash, in thêu.
Thành phẩm hàng may mặc là các loại áo, quần, váy, Ầ sẽ được phân loại, đóng gói theo thương hiệu của Sunice, Columbia, Salewa, The trad Club, KolonẦGhi xuất xứ hàng hóa là Made In Viet Nam.
- Bao bì được đặt làm tại Việt Nam, chủ yếu là bao nilông trơn và thùng cacton. Chi phắ bao bì được tắnh gộp vào chi phắ gia công.
Thùng cacton đã in sẵn các thông tin như mã hàng, thương hiệu, logo, GW, NW, nước sản xuấtẦ các thông tin thể hiện trên thùng cacton được in bằng màu đen vì hàng xuất khẩu là hàng may mặc (hàng hóa thông thường).
- P/L do bộ phận đóng gói hàng lập và chuyển cho phòng XNK để xuất trình cho hải quan, và giao cho DONGYANG PEONY ECONOMIC & TRADE CO.LTD.
Như vậy trong bước chuẩn bị hàng hóa công ty phụ thuộc rất nhiều vào bên đặt gia công, phụ thuộc vào lịch sản xuất, nguyên phụ liệu cho đến cách thiết kế bao bì.
Công ty TNHH Bình Lan thực chất là công ty con của DONGYANG PEONY ECONOMIC & TRADE CO.LTD, chỉ có nhiệm vụ gia công nên phải phụ thuộc vào sự chỉ đạo sản xuất của công ty mẹ.
Sau khi hàng thành phẩm đã được kiểm tra và đóng gói, phòng XNK thực hiện các bước tiếp theo để xuất khẩu hàng đến địa điểm mà bên Dongyang Peony yêu cầu.
Thuê vận chuyển
Theo hợp đồng, hàng xuất khẩu theo điều kiện FOB HAIPHONG, VIET NAM Ờ INCOTERMS 2000, như vậy việc thuê phương tiện vận tải là nghiệp vụ của công ty Dongyang Peony. Tuy nhiên công ty Dongyang Peony đã ủy thác cho công ty Bình Lan thuê phương tiện vận tải tại một hãng tàu tại Việt Nam, điều khoản này được thỏa thuận trong hợp đồng gia công. Do vậy công ty Bình Lan chịu trách nhiệm thuê tàu. Hàng hóa được chuyên chở theo phương thức vận tải đường biển, cảng đi là tại Cảng Đình Vũ, Tp.Hải Phòng. Vì thế, việc đầu tiên là thực hiện thủ tục thuê tàu.
(1) Công ty Bình Lan áp dụng phương thức thuê tàu thông qua các đại lý hãng tàu dưới sự chỉ định của DONGYANG PEONY ECONOMIC & TRADE CO.LTD.
(2) Khi hàng hóa đã sẵn sàng cho xuất khẩu, nhân viên xuất khẩu sẽ báo cho đại lý hãng tàu biết địa điểm và thời gian giao hàng, khối lượng hàng hóa.
(3) Sau khi có được những thông tin cần thiết, đại lý hãng tàu thông báo cho công ty Bình Lan số kiện cần đóng, ngày, giờ tàu khởi hành để công ty vận chuyển hàng ra cảng.
(4) Khi có thông tin từ đại lý. Nhân viên xuất khẩu sẽ đến cảng làm thủ tục nhận Container rỗng về xưởng của công ty.
(5) Sau đó đóng hàng vào Container và chở ra cảng làm thủ tục hải quan và chuyển hàng lên tàu.
(6) Tàu đã khởi hành.
(7) Đại lý hãng tàu cấp vận đơn cho công ty.
Vì công ty Bình Lan áp dụng điều kiện vận tải FOB nên khi hàng hóa đã qua lan can tàu, công ty cũng hết trách nhiệm với hàng hóa. Mọi rủi ro, mất mát, thiệt hại về hàng hóa sẽ do công ty Dongyang Peony chịu hoặc do hàng tàu chịu tùy vào hợp đồng thuê tàu và bảo hiểm.
Ta có thể tóm tắt theo sơ đồ sau:
(Nguồn Phòng XNK)
Đại lý hãng tàu công ty thường giao dịch thường xuyên là CÔNG TY LIÊN DOANH ĐẠI LÝ VẬN TẢI COSFI, địa chỉ: Tầng 5, Số 3 Lê Thánh Tông, Quận Ngô Quyền, Hải Phòng.
Nếu không thuê tàu qua đại lý mà trực tiếp thuê tàu qua các chủ tàu thì sẽ tốn nhiều thời gian cho việc liên hệ với các chủ tàu để tìm ra tàu có lịch trình thắch hợp, phải thực hiện tắnh toán số kiện hàng cần chuyên chở sao cho hợp lý nhất và làm các thủ tục cần thiết, tiết kiệm được chi phắ... Nếu thuê tàu chuyến thì cước phắ rất cao và số lượng hàng thường không đầy khoang, nên gây lãng phắ.
Ưu điểm của việc thuê đại lý hãng tàu là: - Tiết kiệm thời gian cho công việc thuê tàu. - Giảm tải công việc cho bộ phận XNK.
Tuy nhiên có những bất lợi trong việc thuê tàu qua đại lý hãng tàu như: - Cước thuê tàu cao, thường do hãng tàu lập sẳn một biểu cước nên không thể thương lượng để giảm giá chuyên chở.
- Yếu thế về mặt pháp lý: công ty không được tự do thỏa thuận các điều kiện chuyên chở mà chấp nhận các điều khoản đã in sẵn trong vận đơn.
- Tổ chức chuyên chở hàng hóa không linh hoạt do phải tuân theo thời gian và lịch trình tàu chạy được công bố trước.
DONGYANG PEONY ECONOMIC & TRADE
CO.,LTD
Công ty Bình Lan Đại lý hãng tàu
Nhận container 2 3 1 Tàu 7 6 4 5
- Công ty Bình Lan không được tự do lựa chọn đại lý hãng tàu mà phải theo sự chỉ định của DONGYANG PEONY ECONOMIC & TRADE CO.LTD.
Giấy chứng nhận xuất xứ - C/O
Hàng may mặc thành phẩm của Công ty Bình Lan thường được xuất chủ yếu đi các nước Trung Quốc, Nhật Bản và khu vực Đông Nam Á.
Khi làm C/O, công ty sẽ sử dụng các mẫu thắch hợp
XK hàng đi Trung Quốc: from B (mẫu C/O không ưu đãi dùng
cho hàng xuất khẩu của Việt Nam).
XK hàng đi Nhật Bản: from AJ (mẫu C/O ưu đãi cho hàng xuất
khẩu của Việt Nam và các nước ASEAN khác sang Nhật Bản).
XK hàng đi các nước Đông Nam Á: from D (mẫu C/O ưu đãi
cho hàng xuất khẩu của Việt Nam sang các nước ASEAN). Nhân viên XNK sẽ liên hệ với Tổ chức cấp C/O cho mẫu C/O đăng ký
Tổ chức cấp C/O from B là: Phòng Thương Mại và Công Nghiệp
Việt Nam
Tổ chức cấp C/O from AJ, D là: Phòng Quản Lý XNK Hải
Phòng.
Nhân viên XNK đem bộ hồ sơ C/O đến Tổ chức cấp C/O để được đóng dấu vào giấy chứng nhận xuất xứ theo mẫu có sẳn.
Khi làm C/O, nhân viên xuất nhập khẩu phải nắm rõ mẫu C/O nào được Tổ chức cấp C/O tại đâu cấp, để điền vào đơn đề nghị cấp C/O và đến liên hệ đúng địa điểm một cách chắnh xác và nhanh chóng.
Thủ tục hải quan
Đối với hoạt động gia công xuất khẩu thủ tục hải quan gồm hai quy trình : nhập khẩu nguyên phụ liệu và xuất khẩu thành phẩm của quá trình gia công. Gồm 5 thủ tục chắnh
Ớ Đăng kắ hợp đồng gia công với DONGYANG PEONY ECONOMIC &
TRADE CO.LTD tại chi cục hải quan cảng Đình Vũ, thuộc cục hải quan Hải Phòng.
Ớ Đăng kắ, điều chỉnh, kiểm tra định mức, có công thức tắnh tiêu hao nguyên vật liệu.
Ớ Nhập khẩu nguyên vật liệu, vật tư.
Ớ Xuất khẩu thành phẩm.
Ớ Thanh toán hợp đồng.
Hồ sơ nộp và xuất trình bao gồm : - Hợp đồng gia công,
- Giấy phép đăng kắ kinh doanh( chỉ phải nộp lần đầu tiên khi khai báo