5. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN:
5.5.1. Cơ Sở Ghi Chép Các Nghiệp Vụ Kinh Tế Phát sinh:
Tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên cĩ các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đĩ theo các TK đối ứng nợ.
Các chứng từ ban đầu được nhập và xử lý bằng máy tính bởi các kế tốn đã nhận và cung cấp cho bên ngồi tuy nhiên một số cơng việc phải sử dụng phương pháp ghi bằng tay như sổ quỹ, viết phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất.
5.5.2. Trình tự ghi sổ:
Hiện nay Nơng Trường áp dụng hình thức kế tốn “ chứng từ ghi sổ” thực hiện trên máy tính.
Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hĩa đơn thuế GTGT, đã được kiểm tra sẽ được ghi trực tiếp vào nhật ký chi tiết, bảng kê, sổ chi tiết cĩ liên quan. Trang: 56 Chứng từ Gốc Sổ Quỹ Bảng Tổng Hợp Chứng Từ Gốc Sổ Chi Tiết Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ Chứng Từ Ghi Sổ Sổ Cái Bảng Tổng Hợp Chi Tiết Bảng Cân Đối Số Phát Sinh Báo Cáo Tài Chính
Về trình tự hạch tốn và quá trình ghi sổ. Các chứng từ về thu chi, chứng từ về tiêu thụ của phịngkinh doanh và các hoạt động thu chi, nhập xuất khác tại phịng chuyển về cho kế tốn chi tiết
tại phong Kế tốn tại Nơng Trường trình tự ngay theo thời gian phát sinh theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đĩ.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng chứng từ gốc, Kế tốn lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đĩ được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ Kế tốn.
Cuối tháng phải khĩa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ, tổng phát sinh cĩ và số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ, lập các bảng cân đối phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết(lập chứng từ kế tốn chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu kiểm tra đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh cĩ của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư cĩ của các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
Cơng việc đối chiếu thì bất kỳ lúc nào ta cũng cĩ thể thực hiện được vì khi nhập số liệu chứng từ vào máy, song cập nhật là cĩ thể rút ra được tất cả bảng kê, sổ chi tiết, bảng cân đối chi tiết và tất cả các loại báo cáo kế tốn... Chính vì vậy mà khơng cần mở nhiều số tránh sự ghi chép trùng lặp.