Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Sổ kế toán chi tiết (bao gồm: Sổ kho, Sổ tài sản cố định, Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa, Sổ chi phí trả trước, chi phí phải trả, Sổ quỹ, Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay, Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán, Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng, Sổ chi tiết thuế GTGT)
2.1.4.6. Hệ thống báo cáo tài chính sử dụng tại doanh nghiệp:
Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01-DNN
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02-DNN Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09-DNN
Bảng cân đối tài khoản: Mẫu số F01-DNN
2.2. Thực trạng công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quảkinh doanh tại công tykinh doanh tại công ty kinh doanh tại công ty
2.2.1. Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán được ápdụng tại Công ty dụng tại Công ty
2.2.1.1. Các phương thức bán hàng.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay Công ty CP thương mại và xây dựng Hà Văn Gia Lộc rất quan tâm đến các phương thức bán hàng nhằm đẩy mạnh số lượng hàng bán ra, tiết kiệm chi phí bán hàng và quản lý nhằm đem lại lợi nhuận cao nhất cho công ty.
Phòng kinh doanh của công ty đang thực hiện phương thức bán buôn qua kho, và bán lẻ kết hợp với lắp ráp tại nơi sử dụng .
Bán buôn qua kho: Theo đó hàng mua về nhập kho rồi mới được chuyển bán cho khách hàng, khách hàng trực tiếp đến ký hợp đồng với công ty.
Bán lẻ: Là phương thức bán hàng trực tiếp cho khách hàng sử dụng sản phẩm. Qua khâu bán lẻ, hàng hoá kết thúc giai đoạn lưu thông, giá trị của hàng được thực hiện đầy đủ.
Với mục tiêu thu được lợi nhuận cao nhất, Công ty luôn nghiên cứu thị trường và các đối thủ cạnh tranh từ đó đưa ra các chính sách giá cả hợp lý đủ
hoá được tạo ra trên cơ sở giá bán quy định hoặc giá thoả thuận với khách hàng trong các hợp đồng mua bán trên cơ sở 2 bên cùng có lợi.
2.2.1.2. Các phương thức thanh toán trong quá trình bán hàng của công ty.
Hiện nay trong quá trình tiêu thụ hàng hoá công ty đã áp dụng nhiều phương thức thanh toán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong quá trình thanh toán.
Các phương thức thanh toán được áp dụng tại công ty.
-Thanh toán ngay bằng tiền mặt: Đối với những khách hàng có như cầu thanh toán ngay, những khách hàng mua hàng ít, không thường xuyên, khách hàng mới. Phương thức này giúp cho công ty thu hồi vốn nhanh, tránh được tình trạng chiếm dụng vốn.
-Người mua ứng tiền trước: Áp dụng cho khách hàng có nhu cầu đặt mua theo yêu cầu mua một lúc với số lượng lớn mà công ty không thể áp dụng được.
-Thanh toán chậm: Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng có quan hệ mua bán thường xuyên, đã có uy tín với công ty. Trong trường hợp này, công ty bị chiếm dụng vốn nhưng bù lại khách hàng phải chịu phần lãi suất do việc trả chậm.
-Thanh toán bằng cách chuyển khoản tiền qua ngân hàng vào tài khoản của công ty tại ngân hàng đó.
Việc công ty áp dụng nhiều hình thức thanh toán tuy làm cho công tác kế toán phức tạp hơn nhưng lại tạo điều kiện cho khách hàng. Đây cũng là một trong những chiến lược nhằm thu hút thêm khách hàng đối với công ty.
2.2.2. Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty CP TM &XD Hà Văn Gia Lộc.XD Hà Văn Gia Lộc.XD Hà Văn Gia Lộc. XD Hà Văn Gia Lộc.
Công ty CP TM & XD Hà Văn Gia Lộc là cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ nên: Doanh thu bán hàng là số tiền bán hàng thu được không bao gồm thuế GTGT.
Kế toán doanh thu bán hàng sử dụng các Tài Khoản:
-TK511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
-TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
-TK 156: Hàng hóa.
-TK 632: Giá vốn hàng bán
-TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện.
-Các Tài khoản liên quan khác như: TK 111, 112, 131, ..
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức Kế toán Nhật Ký Chung, do đó các chứng từ được sử dụng để hạch toán doanh thu bán hàng và tình hình thanh toán với khách hàng gồm có:
-Hoá Đơn GTGT.
-Phiếu Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
-Bảng kê chi tiết hàng bán ra.
-Bảng kê bán hàng.
-Bảng tổng hợp hàng bán.
-Sổ chi tiết Tài khoản 131.
-Các chứng từ liên quan khác
•Quy trình hạch toán doanh thu bán hàng:
Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá của Công ty thì giao dịch với Công ty thông qua các đơn đặt hàng và căn cứ vào các đơn đặt hàng đó các nhân viên ở phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng.
Khi khách hàng đồng ý mua hàng, kế toán sẽ lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên:
- Liên 1 (màu tím): Lưu tại cuống. - Liên 2 (màu đỏ): Giao khách hàng.
- Liên 3 (màu xanh): Dùng để luân chuyển.
Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất hàng và ghi số lượng vào thẻ kho của loại hàng có liên quan. Cuối ngày, thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho.
Do đặc điểm các phương thức bán hàng trong công ty CP TM và XD Hà Văn Gia Lộc: thu tiền trực tiếp, bán trả chậm, bán nợ, bán chuyển khoản. Đối với mỗi đối tượng khách hàng khác nhau và phương thức thanh toán khác nhau mà kế toán thanh toán các khoản phải thu tiến hành theo dõi chi tiết cụ thể cho từng đối tượng.
+ Đối với khách hàng mua chịu, kế toán thanh toán các khoản phải thu tiến hành theo dõi công nợ phải thu bằng việc mở Sổ chi tiết thanh toán với người mua cho từng khách hàng – TK 131 chi tiết cho từng khách hàng cụ thể về số tiền phải thu, thời gian thu hồi nợ và theo dõi tình hình thanh toán từ đó đưa ra kế hoạch thu hồi nợ.
+ Đối với khách hàng mua trả tiền ngay kế toán sẽ không theo dõi qua TK131 mà khi phát sinh nghiệp vụ căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu để ghi vào sổ nhật ký chung, từ đó làm căn cứ ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan như: TK156, TK 632, TK 511, TK 3331,...
Dưới đây là 1 trích dẫn tình hình thực tế tại công ty để mô tả rõ hơn quá trình hạch toán doanh thu:
Ngày 15/03/2012: Công ty TNHH đầu tư và thương mại Bảo Linh mua cửa sắt vân gỗ ( CS6, CS4, CS1) theo HĐ số 195 với số lượng mỗi loại 1 bộ với giá chưa thuế của CS6 là 3,130,000 đồng, CS4 là 3,150,000 đồng, và CS1 là 3,070,000 đồng. Thuế suất 10% (HĐ GTGT số 0001823). HĐ do phòng kinh doanh thực hiện. Công ty TNHH đầu tư và thương mại Bảo Linh đã trả tiền ngay theo Phiếu thu 1003.
Tại phòng Kế toán: Kế toán lập Hoá đơn GTGT đồng thời lập Phiếu Xuất kho kiêm biên bản bàn giao và được chuyển cho thủ kho.
Biểu 2.1: Phiếu xuất kho kiêm bản bàn giao
Đơn vị: Công ty CP TM và Xây dựng Hà Văn Gia Lộc ĐC: Xóm 2, Thôn Hạ, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội
PHIẾU XUẤT KHO_KIÊM BẢN BÀN GIAO PX: 3458
Tên khách hàng: Công ty TNHH đầu tư và thương mại Bảo Linh Điạ chỉ: Số 55 Giải Phóng, Hai Bà Trưng, Hà nội.
Điện thoại: 043.3 942 555. Nợ TK: 632 Hình thức thanh toán: TM/CK. Có TK: 156
ST T
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số Lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền Bảo hành (năm) A B C D 1 2 3 4 1 Cửa sắt vân gỗ CS6 Bộ 1 3,130,000 3,130,000 3 2 Cửa sắt vân gỗ CS4 Bộ 1 3,150,000 3,150,000 3 3 Cửa sắt vân gỗ CS1 Bộ 1 3,070,000 3,070,000 3 Cộng tiền hàng: 9,350,000
Thuế giá trị gia tăng: 10% 935,000 Tổng tiền: 10,285,000
Bằng chữ: Mười triệu hai trăm tám mươi năm nghìn đồng chẵn./.
Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT VAT, giao hàng miễn phí trong nội thành.
Bảo hành theo đúng tiêu chuẩn của nhà sản xuất, địa điểm BH tại Công ty CP TM và xây dựng Hà Văn Gia Lộc.
Tem bảo hành phải còn nguyên không bị bóc rách tẩy xóa.
Không bảo hành cho các trường hợp sau:
Hàng bị mục, rạn nứt, bị cháy hoặc hỏng do thiên tai, do côn trùng phá hoại.
Kèm theo hóa đơn số : 0001823
Ngày 15 tháng 03 năm 2012 Người giao hàng (ký và ghi rõ họ tên) Người nhận hàng (ký và ghi rõ họ tên) Thủ kho (ký và ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký và ghi rõ họ tên)
Đồng thời ghi hóa đơn GTGT( khi xuất bán trực tiếp sản phẩm cho khách hàng hay khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán). Hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên – theo biểu 2.2.
Biểu 2.2: Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu Ngày 15 tháng 03 năm 2012 Mẫu số: 01 GTKT - 3LL DU/2010B 0001823
Đơn vị bán hàng : Công ty CP thương mại và xây dựng Hà Văn Gia Lộc Địa chỉ : Xóm 2, Thôn Hạ, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội
Số tài khoản :
Điện thoại : 0473 067 888 MS:0103921348 Họ tên người mua hàng: Đỗ Nhật Nam
Tên đơn vị: Công ty TNHH đầu tư và thương mại Bảo Linh Địa chỉ: Số 55 Gải Phóng - Hai Bà Trưng - Hà Nội
Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: 0101098048 ST T Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Cửa sắt vân gỗ CS6 Bộ 1 3,130,000 3,130,000
2 Cửa sắt vân gỗ CS4 Bộ 1 3,150,000 3,150,000
3 Cửa sắt vân gỗ CS1 Bộ 1 3,070,000 3,070,000
Cộng tiền hàng: 9,350,000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 935,000 Tổng cộng tiền thanh toán 10,285,000 Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu, hai trăm tám mươi năm nghìn đồng chẵn./.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Đơn vị: Công ty CP TM và XD Hà Văn Gia Lộc
PHIẾU CHI
Quyển số: 13 Mấu số:02-TT(Ban hành theo QĐ48/2006-QĐBTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC Bộ phận:... Số: 2320 Ngày15tháng03 năm 2012 NỢ: TK156 CÓ: 1111
Biểu 2.3: Phiếu chi
Họ, tên người nhận tiền: Anh Hà Minh Châu (phòng kinh doanh)
Địa chỉ: Phòng kinh doanh của Công ty CP TM và XD Hà Văn Gia Lộc Lý do chi: chi tiền mua xăng vận chuyển hàng hóa.
Số tiền: 200.000 (Viết bằng chữ): một trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo: Chứng từ gốc:
Ngày 15 tháng 03 năm 2012
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập Người nhận Thủ quỹ
(ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ): Một trăm nghìn đồng chẵn.
+ Tỷ giá ngoại tệ( vàng , bạc, đá quý:... + Số tiền quy đổi:...
Biểu 2.4: Phiếu thu
Đơn vị: Công ty CP TM và XD Hà Văn Gia Lộc
PHIẾU THU
Quyển số: 21 Mấu số:02-TT(Ban hành theoQ48/2006- QĐBTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC Bộ phận:... Số: 4320 Ngày15tháng03 năm 2012 NỢ: TK1111 CÓ: TK 511 Họ, tên người nộp tiền: Nguyễn Việt Tùng.
Địa chỉ: Xuân Thủy- Cầu Giấy-Hà Nội.
Lý do thu: Thu tiền bán hàng cho công ty TNHH đầu tư và thương mại Bảo Linh
Số tiền:10,285,000 (Viết bằng chữ):.Mười triệu, hai trăm tám mươi năm nghìn đồng
Kèm theo:... Chứng từ gốc:... Ngày 15 tháng 03 năm 2012
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập Người nhận Thủ quỹ
(ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ): Mười triệu, hai trăm tám mươi năm nghìn đồng.
+ Tỷ giá ngoại tệ( vàng , bạc, đá quý):... + Số tiền quy đổi:...
Theo định kỳ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kế toán phản ánh vào sổ nhật ký chung. Tại công ty cổ phần thương mại và xây dựng Hà Văn Gia Lộc không mở sở nhật ký đặc biêt mà mở chung một sổ nhật ký chung theo dõi tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Từ hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung theo biểu 2.5 như sau
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
(Trích tháng 3 năm 2012)
Đơn vị tính:VNĐ NT
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Đã ghi
sổ cái Số TT dòng Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
Số trang trước chuyển sang
07/03 PX 3319 03/03 Xuất bán bản lề, thanh quay 6 632 10.000.000
156 10.000.000
PC 2354 12/03 Chi tiền đổ xăng xe vận chuyển hàng
5 6421 300.000
1111 300.000
PX 3457 15/03 Thu tiền bán khóa cửa đi 1800, tay mở ra
5 1111 15.994.000
5111 14.540.000
3331 1.454.000
PT 4320 15/03 Thu tiền bán 3 bộ cửa sắt vân gỗ (CS6, CS4, CS1)
4 1111 10.285.000
5111 9.350.000
3331 935.000
PC 2389 16/03 Chi tiền vận chuyển thanh Profile
6 6421 157.000
1111 157.000
18/03 PNK 214 16/03 Công ty Cổ phần vận tải Thăng
Long 9 156 7.458.900
632 7.458.900
Địa chỉ:Xóm 2-Thôn Hạ-Mễ Trì-HN Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
156 10.850.000
PC 2376 30/03 Chi trả tiền điên thoại 9 6422 356.000
1111 356.000
PC 2375 30/03 Chi tiền mua hàng thực phẩm 8 6422 524.450
133 52.450
1111 576.900
PC 2378 31/03 Trả lương nhân viên 14 334 54.132.900
1111 54.132.900
PKT 62 31/03 Kết chuyển hàng bán bị trả lại phát sinh sang TK 511
17 511 10.204.790
5212 10.204.790
PKT 63 31/03 Kết chuyển giảm giá hàng bán phát sinh sang TK 511 16 511 1.325.560 5213 1.325.560 PKT 64 31/03 Kết chuyển giá vốn hàng bán 16 911 425.568.920 632 425.568.920 PKT 65 31/03 Kết chuyển chi phí bán hàng 11 911 45.659.500 6421 45.659.500
PKT 66 31/03 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp
8 911 38.129.000
6422 38.129.000
PKT 67 31/03 Kết chuyển doanh thu thuần XĐKQKD
12 511 547.215.960
911 547.215.960
PKT 68 31/03 Kết chuyển chi phí tài chính 17 911 1.435.000
635 1.435.000
PKT 73 31/03 Kết chuyển lãi 911 sang 421 15 911 18.669.893
421 18.669.893
kế toán bán hàng tiến hành ghi vào các sổ kế toán sau:
+ Sổ chi tiết giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, phiếu nhập kho hàng bị trả lại,....phát sinh nếu có và tiến hành ghi vào sổ cái các TK 521.
+ Cuối kỳ xác định doanh thu bán hàng kế toán căn cứ vào tổng số phát sinh bên có của TK 5111 và đối ứng bên nợ các TK 131, 111, 112,...
+ Đồng thời căn cứ số phát sinh bên Có TK 521 để kết chuyển doanh thu thuần bán hàng trong kỳ để ghi vào sổ cái TK 5111.
+ Cuối kỳ tiến hành kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh.
SỔ CÁI TK 5111
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
(trích tháng 03 năm 2012) Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐƯ Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng NỢ CÓ
Số dư đầu năm
Số phát sinh trong tháng 3
15/03 PX 3319 03/03 Xuất bán bản lề, thanh quay 1 12 1111 7.000.000
131 4.000.000
PT 4320 15/03 Thu tiền bán 3 bộ cửa sắt vân gỗ (CS6, CS4, CS1)
4 1111 10.285.000
... ... ... ... ... ... ... ... ... 31/03 PKT 62 31/03 K/c hàng bán bị trả lại sang TK 511 17 531 13.900.000
PKT 63 31/03 K/c giảm giá hàng bán sang TK 511 16 532 1.325.560
PKT 67 31/03 K/c doanh thu thuần 911 552.638.960
Cộng phát sinh tháng 3 552.638.960 552.638.960
Đơn vị: Công ty CP TM Và XD HVGL Mẫu số S03b-DNN
Địa chỉ:Xóm 2-Thôn Hạ- Mễ Trì-HN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
2.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu ở Công ty:
Khi hàng hóa đã xác định là đã tiêu thụ, nhưng nếu vì một lý do nào đó như hàng hóa không đúng phẩm chất, quy cách, hoặc khách hàng mua hàng với số lượng lớn như trong hợp đồng thỏa thuận, tùy từng trường hợp mà