Mỗi khi mua hàng hóa về nhập kho hoặc chuyển thẳng bán cho khách, kế toán sẽ dựa vào hóa đơn GTGT liên 2 của hàng hóa mua về, phiếu nhập kho, phiếu chi, các chứng từ của Ngân hàng như giấy báo có, ủy nhiệm chi….để phản ánh vào sổ kế toán. Cuối tháng, kế toán dựa vào bảng kê nhập hàng trong tháng, tính ra giá trị hàng nhập trong tháng, tính giá bình quân của hàng hóa trong kỳ rồi lập ra báo cáo nhập xuất tồn của hàng hóa để tính ra giá trị hàng hóa tồn kho và giá vốn hàng bán. Sau đó kế toán hạch toán giá vốn hàng bán theo một bút toán chung cho toàn bộ lượng hàng xuất bán trong kỳ cho từng loại hàng hóa.
a) Kế toán giá vốn hàng bán theo phương thức bán buôn qua kho
Hàng hóa được giao cho khách hàng từ kho của công ty. Bên mua hàng xuất trình hóa đơn GTGT cùng các chứng từ liên quan xuống kho nhận hàng. Kế toán căn cứ vào bộ hóa đơn, chứng từ liên quan (đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán hàng hóa, phiếu thu...) để tiến hành ghi nhận giá vốn hàng bán. Ví dụ: Ngày 21/04/2012 công ty xuất bán 500 máy sấy tóc cho công ty
TNHH Công Tân theo hóa đơn GTGT số 001866.
Thủ kho kiểm tra, đối chiếu thông tin trên các chứng từ, đồng thời kiểm tra lượng hàng sẽ xuất, đảm bảo không có sai sót, khi đó mới tiến hành xuất hàng giao cho người mua. Sau đó thủ kho tiến hành viết phiếu xuất kho và ghi vào thẻ kho tên hàng hóa, số lượng hàng hóa xuất kho để theo dõi hàng tồn kho.
Bảng số 2.3: Phiếu xuất kho
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 21 tháng 04 năm 2012
-Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Minh -Lý do xuất kho: Bán hàng
-Xuất tại kho (ngăn lô): 02 Địa điểm: Kho hàng Trung tâm
STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (SP, HH)
Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Máy sấy tóc EH-01 MST01 Cái 350 350 150.000 52.500.000 2 Máy sấy tóc EH-02 MST02 Cái 150 150 200.000 30.000.000
Cộng 82.500.000
-Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Tám mươi hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. -Số chứng từ gốc kèm theo: 1 hóa đơn GTGT số 1866
(Nguồn: Phòng kế toán Trung tâm thương mại Vân Hồ)
Căn cứ vào phiếu xuất kho và các chứng từ, hóa đơn liên quan, kế toán ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung sau đó máy tính sẽ chuyển kho tự động giá vốn hàng bán theo định khoản:
Nợ TK 632 82.500.000 Có TK 152 82.500.000
Nghiệp vụ này sẽ được cập nhật vào sổ kế toán chi tiết TK 632 và các TK liên quan. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung và sổ chi tiết để cập nhật vào sổ cái 632 và các TK liên quan.
Cuối kỳ kết chuyển số liệu trên sổ cái TK 632 vào TK 911 để xác định KQKD.
Trung tâm thương mại Vân Hồ 51 Lê Đại Hành
Mẫu số 02-VT ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Nợ:... Có:... Số:...
b) Kế toán giá vốn hàng bán theo phương thức bán lẻ
Trường hợp bán lẻ tại cửa hàng có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập và giao hóa đơn cho người mua hàng (trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn). Khi đó, nhân viên bán hàng lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính tại thông tư 153/2010/TT-BTC. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày (mẫu số 5.7 phụ lục 5 ban hành kèm theo thông tư này).
Ví dụ: Ngày 22/04/2012, tại cửa hàng Đại học Y, Trung tâm bán cho khách hàng giấy vệ sinh Lency Tím cao cấp với giá bán 60.000 đồng/dây, bộ lót nồi trị giá 90.000 đồng/ bộ (giá chưa bao gồm VAT 10%) – Phụ lục bảng số 03: Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.
Cuối mỗi ngày, người bán hàng phải lập một hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng ghi tổng số tiền bán hàng trong ngày, ký tên và giữ lại liên giao cho người mua, tiêu thức “tên địa chỉ người mua” trên hóa đơn ghi: bán lẻ không giao hóa đơn. Sau đó, tình hình bán hàng trong ngày được nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng hàng ngày theo cửa hàng. – Phụ lục bảng số 04
Các chứng từ và báo cáo liên quan sau đó được chuyển cho bộ phận kế toán cửa hàng. Kế toán viên căn cứ vào báo cáo bán hàng để ghi vào thẻ quầy hàng – Phụ lục bảng số 05. Thẻ quầy hàng được lập nhằm theo dõi và quản lý số lượng và giá trị hàng hóa trong quá trình nhập xuất tại cửa hàng trong ngày.
Kế toán căn cứ vào các thẻ quầy hàng và báo cáo bán hàng để ghi giá vốn hàng bán của các nghiệp vụ bán lẻ phát sinh trong ngày vào sổ nhật ký chung, dữ liệu được cập nhật vào sổ kế toán chi tiết tài khoản 632 và các TK liên quan, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung và sổ chi tiết để ghi vào sổ cái TK 632 và các TK có liên quan. Cuối kì, kế toán kết chuyển số liệu trên sổ cái tài khoản 632 sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Bảng số 2.4: Sổ chi tiết tài khoản 632
Trung tâm thương mại Vân Hồ Mẫu số S38-DN ban hành theo
51 Lê Đại Hành QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
SỔ CHI TIẾT
Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: 632 Từ ngày 01/04/2012 đến 30/04/2012 Đơn vị tính: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 -Số dư đầu kỳ -Số phát sinh trong kỳ ... ... ... 03/04 01837 03/04 Bán thực phẩm đùi gà 1551 37.480.000 ... ... ...
17/04 01863 17/04 Xuất bán lô giấy VS Elene 1561 198.180 ... ... ...
21/04 01866 21/04 Xuất kho bán máy sấy tóc 1561 82.500.000 22/04 01870 22/04 Bán lẻ CH Đại học Y 1561 1.284.000 22/04 01871 22/04 Bán máy xay sinh tố 1561 1.480.000 ... ... ...
30/04 Kết chuyển giá vốn 911 1.813.268.018
Cộng số phát sinh 1.813.268.018
-Số dư cuối kỳ X X X
Sổ này có....trang, đánh số từ trang 01 đến trang.... Ngày mở sổ:... (Nguồn: Phòng kế toán Trung tâm thương mại Vân Hồ)
Bảng số 2.5: Sổ cái TK 632 – Giá vốn hàng bán
Trung tâm thương mại Vân Hồ Mẫu số S03b-DN ban hành theo
51 Lê Đại Hành QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: 632 Từ ngày 01/04/2012 đến 30/04/2012 Đơn vị tính: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Trang Dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 -Số dư đầu kỳ -Số phát sinh trong kỳ ... ... ... 03/04 01837 03/04 Bán thực phẩm đùi gà 24 03 1551 37.480.000 ... ... ...
17/04 01863 17/04 Xuất bán lô giấy VS Elene 24 61 1561 198.180 ... ... ... 21/04 01866 21/04 Xuất kho bán máy sấy tóc 24 65 1561 82.500.000 22/04 01870 22/04 Bán lẻ CH Đại học Y 24 69 1561 1.284.000 22/04 01871 22/04 Bán máy xay sinh tố 24 70 1561 1.480.000 ... ... ... ... 30/04 K/c XĐKQKD 24 93 911 1.813.268.018 -Cộng số phát sinh tháng 1.813.268.018 1.813.268.018 -Số dư cuối tháng -Cộng lũy kế từ đầu quý
Sổ này có....trang, đánh số từ trang 01 đến trang.... Ngày mở sổ:... (Nguồn: Phòng kế toán Trung tâm thương mại Vân Hồ)