7. Kết cấu của luận văn
3.7.Giải pháp giám sát hoạt động tƣ vấn xây dựng nƣớc ngoài:
Giám sát hoạt động của tƣ vấn nƣớc ngoài thật chặt chẽ để đảm bảo chất lƣợng sản phẩm chúng ta nhận đƣợc tƣơng xứng với chi phí bỏ ra và những cơ hội mất đi theo thời gian thực hiện. Trong đề tài đề xuất chi tiết các nội dung công việc cần giám sát để thúc đẩy hoạt động của tƣ vấn nƣớc ngoài đạt hiệu quả.
Quá trình thực hiện các dịch vụ tƣ vấn xây dựng có liên quan đến tiêu chuẩn, quy chuẩn xây dựng, nhà thầu tƣ vấn nƣớc ngoài phải tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam về sử dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn xây dựng. Trƣờng hợp sử dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn của nƣớc ngoài phải tuân thủ các văn bản hiện hành liên quan. Nhà thầu tƣ vấn nƣớc ngoài tuyệt đối không đƣợc mua bán thầu dƣới mọi hình thức. Quá trình giám sát việc thực hiện hợp đồng, nếu phát hiện có vi phạm các nội dung đã cam kết trong hợp đồng hoặc mua bán thầu thì xử lý theo quy định hiện hành.
Phát hành lệnh bắt đầu thực hiện dịch vụ
Lệnh bắt đầu thực hiện dịch vụ đƣợc yêu cầu để bắt đầu tất cả các loại hình hợp đồng dịch vụ tƣ vấn. Văn bản này thông thƣờng cần phải đƣợc phát hành càng sớm càng tốt sau khi đã kết thúc đàm phán thành công và hợp đồng đã đƣợc ký.
Trong một số trƣờng hợp, có một số điều kiện cần thiết phải đƣợc hoàn thành trƣớc khi phát hành lệnh bắt đầu thực hiện dịch vụ. Các điều kiện này đƣợc gọi là điều kiện hiệu lực và phải đƣợc quy định trong điều kiện cụ thể của hợp đồng. Một trong số các điều kiện phổ biến nhất là có sự phê duyệt hợp đồng của cơ quan có thẩm quyền. Các điều kiện khác có thể là việc chấp thuận một số chuyên gia cụ
thể nào đó đã đƣợc xác định trong khi thƣơng thảo hợp đồng hoặc làm rõ về thoả thuận hợp đồng giữa hãng tƣ vấn nƣớc ngoài và tƣ vấn trong nƣớc đối với hợp đồng dịch vụ tƣ vấn.
Sau khi phát hành lệnh bắt đầu thực hiện dịch vụ, hợp đồng thƣờng bắt đầu sau khi tƣ vấn hoặc thành viên của đoàn tƣ vấn đến địa điểm thực hiện dự án.
Xem xét giai đoạn đầu kỳ
Đối với hầu hết các dịch vụ tƣ vấn có thời gian thực hiện dài hơn vài tuần, thì công việc tƣ vấn thƣờng đƣợc chia thành các giai đoạn và một trong những giai đoạn quan trọng là giai đoạn đầu kỳ. Giai đoạn đầu kỳ thông thƣờng vào khoảng 1 tháng từ khi bắt đầu dịch vụ tƣ vấn và bao gồm việc thiếp lập văn phòng tƣ vấn dự án, cùng với chủ đầu tƣ xem xét Chƣơng trình làm việc và bắt đầu các công việc hiện trƣờng.
Đây là giai đoạn đầu để thiết lập quan hệ và phối hợp giữa chủ đầu tƣ và Tƣ vấn, cũng là lần đầu tiên hãng tƣ vấn tiếp cận với thực tế dự án. Thông thƣờng một bản báo cáo đầu kỳ sẽ đƣợc tƣ vấn lập để trình bày những kinh nghiệm và vấn đề mà tƣ vấn tìm hiểu đƣợc trong giai đoạn này và vấn đề này thƣờng sẽ đƣợc thảo luận trong hội thảo báo cáo đầu kỳ. Các vấn đề sau đây thƣờng đƣợc nêu ra ở cuối giai đoạn đầu kỳ và cần phải đƣợc giải quyết:
Phạm vi công việc tổng thể
Trong giai đoạn đầu kỳ, có thể là lần đầu tiên tƣ vấn hiểu đầy đủ về nhiệm vụ sẽ phải thực hiện. Điều này trở nên rõ ràng vì khi chuẩn bị đề xuất hoặc thƣơng thảo hợp đồng tƣ vấn chƣa có đƣợc bức tranh tổng thể về tình hình dự án. Có thể có một số yếu tố cụ thể của công việc đã bị bỏ sót hoặc chƣa đƣợc quan tâm đúng mức ở giai đoạn chuẩn bị hoặc một số khía cạnh công việc thuộc thẩm quyền của các cơ quan khác mà không phải là của phía Khách hàng và các thủ tục đặc biệt cần phải thực hiện để hoàn thành chúng. Cũng có thể phát hiện ra rằng năng lực của cơ quan điều hành hoặc văn phòng dự án của họ không hiệu quả nhƣ giả thiết của tƣ vấn trong quá trình lập đề xuất và nhƣ vậy sẽ cần có sự hỗ trợ từ bên ngoài để có thể hoàn thành công việc đúng hạn. Bên cạnh đó, Tƣ vấn có thể phát hiện đƣợc một số
thiếu sót về cách tiếp cận hoặc thể chế có thể làm ảnh hƣởng đến việc hoàn thành các nhiệm vụ trong điều khoản tham chiếu. Những vấn đề này cần phải đƣợc ghi chép cẩn thận và đƣợc thảo luận đầy đủ với cơ quan điều hành, văn phòng dự án và các đại diện có liên quan khác của phía chủ đầu tƣ và các biện pháp cần thiết phải đƣợc thực hiện để giải quyết các vấn đề này thông qua một thay đổi về phạm vi công việc của hợp đồng. Phía chủ đầu tƣ có thể ghi nhận rằng có ý kiến khác với hãng tƣ vấn về phạm vi công việc và vấn đề này sẽ đƣợc thảo luận và giải quyết.
Chƣơng trình làm việc và kế hoạch nhân sự
Ở một mức độ cơ bản tƣ vấn có thể thấy rằng các thay đổi về các loại chuyên gia hoặc số lƣợng đầu vào của họ là cần thiết để hoàn thành tốt dịch vụ. Sự thiếu hụt của các lĩnh vực chuyên môn yêu cầu phải tập trung cũng có thể đƣợc xác định và sẽ cần phải bố trí thêm các chuyên gia. Cụ thể là các vấn đề này cần phải đƣợc xác định rõ và bất cứ một đề xuất thay đổi nào cũng sẽ phải đƣợc xác định và vấn đề này cần phải đƣợc tham vấn và thảo luận đầy đủ với tất cảc các bên có liên quan. Phía chủ đầu tƣ cũng có thể có các đánh giá về năng lực hoặc khả năng của một hoặc một số nhân sự tƣ vấn và vấn đề này cũng phải đƣợc giải quyết.
Điều khoản tham chiếu cụ thể
Giai đoạn đầu kỳ cũng là khoảng thời gian phù hợp để ghi nhận hoặc xác định các thay đổi cần thiết đối với điều khoản tham chiếu riêng cho các chuyên gia cụ thể. Tốt nhất là đạt đƣợc sự nhất trí giữa các bên rằng các thay đổi đó phải đƣợc thu xếp nhanh gọn và giải quyết phù hợp.
Thu xếp các hỗ trợ về chuyên môn và hành chính
Trong tháng đầu thực hiện dịch vụ, mức độ hỗ trợ cần thiết của phía chủ đầu tƣ và văn phòng dự án của họ sẽ trở nên rõ ràng. Các vấn đề có thể phát sinh bao gồm:
- Khả năng cung cấp và chất lƣợng của địa điểm văn phòng, thiết bị văn phòng, đồ đạc văn phòng, dịch vụ thƣ ký và trang thiết bị thông tin liên lạc.
- Khả năng cung cấp các nhân viên đối tác phù hợp và phiên dịch.
- Khả năng về phƣơng tiện đi lại.
- Thu thập các tài liệu và các số liệu thống kê, bản đồ, ảnh...
- Sự tiếp cận của nhóm chuyên gia và nhân sự của họ đối với các văn phòng, cơ quan và cá nhân chủ chốt có liên quan
- Khả năng cung cấp các điều kiện sinh hoạt ở mức phù hợp
- Mức thanh toán phụ cấp sinh hoạt và các chi phí ngoài lƣơng khác đáp ứng cho các chuyên gia nƣớc ngoài và trong nƣớc
- Mức thanh toán phụ cấp sinh hoạt và các chi phí ngoài lƣơng khác đáp ứng cho các nhân viên đối tác.
Trong khi tƣ vấn nên có các yêu cầu ở mức hợp lý thì bên phía chủ đầu tƣ cũng nên cung cấp ít nhất những gì đã hứa trong hợp đồng. Nếu có những khoản mục không thể cung cấp hoặc chất lƣợng của nó sẽ ảnh hƣởng đến hiệu quả của việc thực hiện dịch vụ tƣ vấn thì cần phải có các biện pháp giải quyết kịp thời. Trong một số trƣờng hợp, cần phải trả thêm một khoản cho hãng tƣ vấn từ nguồn dự phòng của hợp đồng hoặc phân bổ lại nguồn kinh phí để có thể mua sắm thêm các khoản mục, trang thiết bị hoặc dịch vụ mà ban đầu phía chủ đầu tƣ cam kết sẽ cung cấp. Mặt khác có thể sẽ cần có một thoả thuận để cung cấp các trang thiết bị và hỗ trợ đƣợc yêu cầu vào thời gian xác định.
Trong bất cứ trƣờng hợp nào, phía chủ đầu tƣ cần hiểu rằng các hỗ trợ là cần thiết để hoàn thành các dịch vụ đã thoả thuận một cách thành công và đúng hạn. Mặt khác, tƣ vấn và hãng tƣ vấn cần phải nhớ rằng, theo nhƣ định nghĩa, khi họ làm việc ở các nƣớc họ có thể nhận đƣợc đầy đủ sự hỗ trợ mà họ mong muốn mà trong nƣớc của họ có thể đơn giản là không thể có sẵn.
Giấy phép làm việc
Giai đoạn đầu kỳ cũng là giai đoạn phù hợp để xem xét và nếu cần thiết tăng cƣờng các thu xếp làm việc và mối quan hệ giữa tƣ vấn và chủ đầu tƣ hoặc văn phòng dự án của họ. Một điều rất quan trọng và là điều kiện lý tƣởng là văn phòng tƣ vấn và văn phòng dự án ở gần nhau. Điều này đặc biệt quan trọng nhất là khi có yêu cầu về tăng cƣờng năng lực hoặc đào tạo trong công việc. Tuy nhiên, có đôi khi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
mối quan hệ chặt chẽ hoặc không thể có hoặc không tiến triển. Điều này có thể là do lý do đơn giản rằng do giới hạn về địa điểm văn phòng, văn phòng tƣ vấn ở chỗ khác với văn phòng dự án, nhân viên văn phòng dự án của bên chủ đầu tƣ đã quá bận với nhiều trách nhiệm khác, vì văn hoá khác nhau hoặc rào cản ngôn ngữ. Cho dù thế nào, một điều quan trọng để ngăn ngừa tình trạng tƣ vấn làm việc mà không có sự quan tâm xem xét của văn phòng dự án.
Sự cần thiết phải có mối quan hệ và liên hệ tốt cần phải đƣợc thảo luận một cách cởi mở ở giai đoạn xem xét đầu kỳ và nếu cần thiết cần thực hiện các biện pháp nhằm cải thiện quan hệ và sự liên hệ giữa hai bên. Trong một số trƣờng hợp nghiêm trọng, có thể cần thay thế nhân sự hoặc của tƣ vấn hoặc của phía chủ đầu tƣ. Trong hầu hết trƣờng hợp, điều này có thể tránh đƣợc với cách tiếp cận mang tính xây dựng từ cả các bên.
Thoả thuận sửa đổi hợp đồng
Các thay đổi đối với hợp đồng dịch vụ tƣ vấn thƣờng đƣợc ghi nhận thông qua một thoả thuận sửa đổi hợp đồng. Thoả thuận sửa đổi sẽ đƣợc dùng để văn bản hoá các thoả thuận về việc thay đổi phạm vi công việc, đầu vào nhân sự, chi phí, điều khoản tham chiếu, thời gian nộp báo cáo, chi phí ngoài lƣơng ... Một số hợp đồng đối với bất cứ loại hình dịch vụ tƣ vấn nào không cần có thoả thuận sửa đổi hợp đồng cho từng lần. Thông thƣờng nó liên quan đến các thay đổi về chi phí, nhƣng khi có các thay đổi lớn về thời gian thực hiện các hoạt động hoặc các sản phẩm đầu ra nào đó, cần phải đƣợc ghi nhận thông qua thoả thuận sửa đổi hợp đồng. Thông thƣờng các yêu cầu về sửa đổi hợp đồng là do tƣ vấn đề xuất và nộp cho phía chủ đầu tƣ để xem xét và chấp nhận.
Một loại thoả thuận sửa đổi hợp đồng thƣờng gặp là liên quan đến thay thế nhân sự. Đôi khi sự thay thế nhân sự là không tránh khỏi có thể do sự từ chức, ốm đau, tai nạn, hoạt động không thoả mãn hay mâu thuẫn giữa các nhân sự. Khi một nhân sự nào đó cần phải đƣợc thay thế, các yếu tố quan trọng sau cần phải đƣợc xem xét:
- Các nhân sự thay thế phải có trình độ năng lực ngang bằng hoặc tốt hơn nhân sự đƣợc thay thế.
- Mức lƣơng tƣơng tự sẽ đƣợc áp dụng cho nhân sự thay thế.
- Tƣ vấn sẽ phải chịu mọi chi phí phát sinh liên quan đến việc thay thế nhân sự (Ví dụ: chi phí vé máy bay của nhân sự thay thế).
Báo cáo và theo dõi giám sát
Thời gian, nội dung và số lƣợng các báo cáo của tƣ vấn phải nộp thông thƣờng đƣợc quy định trong hợp đồng tƣ vấn. Các yêu cầu này thƣờng rất khác nhau tuỳ thuộc vào từng loại hình dịch vụ tƣ vấn.
Nếu một dịch vụ tƣ vấn có bản chất đều đặn trong thời gian dài (Ví dụ nhƣ giám sát thực hiện) thì sẽ cần báo cáo hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Mặt khác, nếu dịch vụ tƣ vấn là chuẩn bị nghiên cứu hoặc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể thì sẽ cần các báo cáo cụ thể hơn. Cũng có thể bên cạnh báo cáo đầu kỳ nhƣ đã trình bày ở trên phải có các báo cáo thƣờng kỳ, giữa kỳ, báo cáo thiết kế, báo cáo kết thúc mỗi giai đoạn, dự thảo báo cáo cuối cùng, báo cáo cuối cùng. Các báo cáo này có thể cung cấp dƣới các dạng khác nhau nhƣng thông thƣờng là bản cứng và bản mềm. Việc lập hay chấp nhận các báo cáo thƣờng là mốc tiến độ quan trọng để thanh toán đối với các hợp đồng trọn gói.
Các cán bộ cụ thể cần đƣợc chỉ định trong văn phòng dự án, cơ quan điều hành để xem xét các báo cáo và có ý kiến và để theo dõi giám sát tiến trình thực hiện công việc của tƣ vấn. Các vấn đề về chất lƣợng công việc thực hiện hoặc các sai lệch đối vớ kế hoạch thực hiện cần phải đƣợc Trƣởng đoàn tƣ vấn và phía chủ đầu tƣ quan tâm ngay lập tức và phải đƣợc giải quyết sớm nhất.
Lập hoá đơn và thanh toán
Tƣ vấn sẽ lập hoá đơn trình chủ đầu tƣ xem xét và kiểm tra về các đầu vào nhân sự, các chi phí ngoài lƣơng có liên quan đến hợp đồng, kế hoạch công tác và ƣớc tính chi phí có liên quan. Việc làm rõ về các khoản mục chi phí nào đó có thể cần thiết, nhƣng các xử lý tiếp theo và việc thanh toán các khoản chi phí không có
bất đồng cần phải đƣợc giải quyết trong khi các khoản mục có bất đồng sẽ tiếp tục đƣợc làm rõ.
Hình 3.3 - Quy trình thanh toán
TƢ VẤN
CHỦ ĐẦU TƢ (ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA CHỦ
ĐẦU TƢ)
CƠ QUAN QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
Chuẩn bị yêu cầu thanh toán theo đúng các quy định của hợp đồng
Nhận hoá đơn thanh toán của tƣ vấn trên cơ sở các dịch vụ hoàn thành
Xem xét đầu vào nhân sự trên cơ sở chƣơng trình làm việc và kế hoạch nhân sự của hợp đồng
Xem xét các chi phí ngoài lƣơng trên cơ sở chƣơng trình làm việc và ƣớc tính chi phí của hợp đồng Yêu cầu tƣ vấn làm rõ (nếu cần thiết) Nhận đƣợc thanh toán cho hoá đơn đã nộp
Yêu cầu cơ quan quản lý tài chính thanh toán cho tƣ vấn
Thanh toán cho tƣ vấn theo yêu cầu của cơ quan quản lý dự án
Nguồn: Kết quả điều tra của tác giả
Đối với các hợp đồng trọn gói, việc thanh toán sẽ đƣợc thực hiện theo một kế hoạch thanh toán đã đƣợc thoả thuận khi thƣơng thảo và đƣa vào hợp đồng trên cơ sở các mốc công việc hoặc sản phẩm đầu ra cụ thể.
Các khoản thanh toán tạm ứng của các hợp đồng thƣờng đƣợc thống nhất trong quá trình thƣơng thảo. Các điều khoản và điều kiện thanh toán khoản tiền này nhƣ loại ngoại tệ và nội tệ sử dụng để thanh toán cũng nhƣ thời hạn thanh toán, số tiền bảo lãnh thanh toán tạm ứng sẽ đƣợc quy định trong phần điều kiện cụ thể. Khoản thanh toán tạm ứng sẽ đƣợc phía chủ đầu tƣ khấu trừ dần với số tiền bằng nhau đối với mỗi hoá đơn thanh toán thƣờng kỳ cho đến khi đã khấu trừ hết. Khi đó Bảo lãnh thanh toán tạm ứng sẽ đƣợc giải phóng.
Đối với một số hợp đồng sẽ không có thanh toán tạm ứng, song hãng tƣ vấn sẽ đƣợc trả chi phí huy động nhƣ đã thoả thuận khi thƣơng thảo. Đối với một số hợp đồng tƣ vấn cá nhân, dự án có thể thanh toán một số khoản thanh toán hoàn trả chi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});