7. Kết cấu của luận văn
2.4.3.Ngân hàng hợp tác phát triển quốc tế Nhật Bản (Japan Bank
JBIC đƣa ra hƣớng dẫn về các chính sách và thủ tục để tuyển chọn và sử dụng tổ chức tƣ vấn và các chuyên gia tƣ vấn để đảm bảo sự công bằng, minh bạch, hơn nữa JBIC còn đƣa ra những quy định chung mà Bên vay cần phải tuân thủ trong quá trình sử dụng tƣ vấn. Việc áp dụng Hƣớng dẫn này vào các dự án cụ thể đƣợc tài trợ từ nguồn vốn vay ODA của Ngân hàng đƣợc quy định trong Hiệp định tín dụng giữa Ngân hàng và Bên vay (khách hàng vay tiền của Ngân hàng JBIC để thực hiện DAĐT xây dựng).
Loại hình dịch vụ tƣ vấn
Thông thƣờng, các dịch vụ tƣ vấn đƣợc chia thành 4 loại chính sau:
Nghiên cứu tiền đầu tư, bao gồm
i) Xác định mức độ ƣu tiên của 1 dự án
ii) Xây dựng và so sánh các phƣơng án, từ đó kiến nghị phƣơng án tốt nhất iii) Thiết kế mặt bằng và sơ bộ các hạng mục chính
iv) Lập dự toán chi phí, xác định các lợi ích và giai đoạn xây dựng
v) Đánh giá các lợi ích về kinh tế và kỹ thuật, độ bền vững về tài chính và thƣơng mại, tính phù hợp về mặt thể chế và bố trí quản lý, các tác động xã hội và môi trƣờng.
vi) Kiến nghị, và/hoặc thực hiện các công việc liên quan đến môi trƣờng, xã hội bao gồm thực hiện/xem xét các đánh giá tác động môi trƣờng và
vii) Các kiến nghị khác liên quan đến thực thi dự án.
Các dịch vụ chuẩn bị, bao gồm
i) Khảo sát chi tiết, xem xét các nghiên cứu tiền đầu tƣ
ii) Chuẩn bị các thiết kế chi tiết, đặc tính kỹ thuật và tài liệu hợp đồng iii) Sơ tuyển nhà thầu, nhà cung cấp và nhà sản xuất (gọi chung là Nhà thầu) iv) Đánh giá thầu và kiến nghị trao hợp đồng
v) Kiến nghị và/hoặc thực hiện các công việc liên quan đến môi trƣờng xã hội bao gồm thực hiện/xem xét các đánh giá tác động môi trƣờng.
Các dịch vụ thực thi, bao gồm
i) Giám sát thi công công trình
ii) Các dịch vụ về kỹ thuật và quản lý đối với việc thực hiện và quản lý dự án iii) Kiến nghị và/hoặc thực hiện các công việc liên quan đến môi trƣờng, xã hội bao gồm quản lý, giám sát và đánh giá môi trƣờng.
Các dịch vụ khác cần thiết cho dự án, bao gồm
i) Hỗ trợ việc vận hành và vận hành các công trình trong thời gian đầu
ii) Các dịch vụ tƣ vấn có liên quan, ví dụ nhƣ: xây dựng và lập kế hoạch cho lĩnh vực, xây dựng thể chế…
iii) Hỗ trợ thực hiện các kiến nghị, tiếp tục nghiên cứu đánh giá các tác động của dự án sau khi đi vào vận hành.
iv) Các dịch vụ hỗ trợ bên vay khác
Để phát huy ƣu thế của sự hiểu biết về dự án, cách tiếp cận vấn đề, kỹ thuật, kinh nghiệm thực hiện công việc trƣớc đó… khuyến khích việc các công việc 2, 3 và 4 do cùng một tƣ vấn thực hiện. Nếu một tƣ vấn đã thực hiện thành công các công việc (1) tƣ vấn đó đƣợc xem là có lợi thế để đƣợc thuê tiếp tục thực hiện các dịch vụ 2, 3 và 4.
Trách nhiệm của tư vấn
Tƣ vấn toàn thời gian sẽ thực hiện công việc với tất cả các kỹ năng phù hợp, sự quan tâm thỏa đáng và hoàn thành tốt nhất nghĩa vụ của mình. Tƣ vấn có trách nhiệm về sự chính xác, sự hoàn thiện của sản phẩm và công việc của mình.
Tƣ vấn sẽ làm việc nhƣ một cố vấn trung thực cho Bên vay về tất cả các khía cạnh chuyên môn. Trong trƣờng hợp giám sát công việc hoặc /và các công việc quản lý, bên vay có thể phân giao nhiều hoặc ít hơn sự ủy quyền thay mặt họ, từ chịu trách nhiệm toàn bộ để ra quyết định cuối cùng hoặc chỉ một ít trách nhiệm trong việc ra quyết định. Mức độ phân quyền cho tƣ vấn, cũng nhƣ phạm vi trách
nhiệm tƣ vấn sẽ đƣợc xác định rõ trong Điều khoản tham chiếu (TOR) của hợp đồng ký giữa Bên vay và Tƣ vấn.
Trƣờng hợp giữa Bên vay và tƣ vấn có quan điểm khác nhau về các vấn đề quan trọng, mâu thuẫn hoặc tranh chấp về chuyên môn có thể ảnh hƣởng đến việc đánh giá hay thực hiện dự án, Bên vay có thể yêu cầu tƣ vấn nộp cho mình báo cáo bằng văn bản, đồng thời nộp bản sao cho Ngân hàng. Bên vay gửi báo cáo đó cho Ngân hàng kèm theo ý kiến của mình với khoảng thời gian đủ để Ngân hàng có thể nghiên cứu và liên lạc với Bên vay trƣớc khi bất cứ xử lý nào không thể thay đổi đƣợc thực hiện đối với vấn đề đó. Trƣờng hợp khẩn cấp, tƣ vấn có quyền yêu cầu tiến hành thảo luận ngay lập tức giữa Bên vay và/hoặc Ngân hàng. Vấn đề này cần đƣợc nêu rõ trong điều khoản tham chiếu và trong hợp đồng giữa Bên vay và Tƣ vấn.
Năng lực của Tƣ vấn
Để đảm bảo dự án đƣợc tài trợ bởi các khoản vay ODA của Ngân hàng đƣợc thực hiện một cách hiệu quả và tốt nhất theo yêu cầu cụ thể của Hiệp định vay vốn, tƣ vấn đƣợc thuê cho dự án phải có đủ các năng lực cần thiết.
Các loại tƣ vấn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thông thƣờng có các hãng tƣ vấn thuộc một trong các loại sau: a. Hãng tƣ vấn độc lập
b. Tổ chức có tính chất công cộng (bao gồm các tập đoàn và quỹ công cộng). c. Hãng có cả chức năng tƣ vấn và nhà thầu, hoặc liên kết hoặc là chi nhánh trực thuộc hoặc thuộc sở hữu của nhà thầu.
d. Hãng vừa có chức năng tƣ vấn và nhà sản xuất, hoặc liên kết hoặc là chi nhánh trực thuộc hoặc thuộc sở hữu của nhà sản xuất.
Các thủ tục tuyển chọn
Ngân hàng thƣờng yêu cầu Bên vay thực hiện các thủ tục sau để tuyển chọn và thuê tƣ vấn:
a. Chuẩn bị điều khoản tham chiếu và dự toán chi phí b. Chuẩn bị danh sách ngắn tƣ vấn
c. Mời nộp HSDT d. Đánh giá các đề xuất e. Thƣơng thảo hợp đồng
Các đề xuất của tƣ vấn cho các dịch vụ sẽ đƣợc đánh giá riêng trên cơ sở năng lực của hãng tƣ vấn và nhân sự của họ đối với công việc, chất lƣợng của các đề xuất về cách tiếp cận vấn đề và phƣơng pháp luận. Các thỏa thuận liên quan đến chi phí và các vấn đề tài chính khác chỉ đƣợc tiến hành chỉ khi hãng tƣ vấn đã đƣợc chọn để mời tham gia thƣơng thảo hợp đồng.
+ Chuẩn bị điều khoản tham chiếu
Bƣớc đầu tiên của việc thuê tƣ vấn là Ngân hàng và bên vay phải thống nhất về sự cần thiết phải sử dụng tƣ vấn, về điều khoản tham chiếu cho dịch vụ tƣ vấn đó, loại tƣ vấn sẽ đƣợc thuê và dự toán kinh phí chi cho dịch vụ tƣ vấn đó.
Điều khoản tham chiếu sẽ mô tả phạm vi công việc của dịch vụ tƣ vấn, các mô tả này càng chi tiết càng tốt, đặc biệt là các mô tả liên quan đến các giải pháp thay thế mà tƣ vấn có thể sử dụng để thực hiện công việc của họ và các trách nhiệm đƣợc uỷ quyền cho tƣ vấn thực hiện thay mặt bên vay. Ngoài ra, điều khoản tham chiếu sẽ cung cấp các thông tin chung về dự án, khả năng sẵn có của các tài liệu cơ bản, các tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia hoặc tài liệu khác sẽ đƣợc sử dụng trong thiết kế dự án và các điều kiện để thực hiện công việc.
Trong trƣờng hợp dự án thuộc nhóm A hoặc B theo Hƣớng dẫn của JBIC đối với khoản vay ODA, các dịch vụ tƣ vấn liên quan đến đánh giá môi trƣờng nhƣ mô tả trong một mục của hƣớng dẫn sẽ đƣợc bao gồm trong phạm vi công việc.
+ Chuẩn bị danh sách ngắn tƣ vấn
Sau khi Ngân hàng và Bên vay thoả thuận về điều khoản tham chiếu của dịch vụ tƣ vấn đƣợc yêu cầu, bên vay sẽ chuẩn bị danh sách ngắn các hãng tƣ vấn sẽ đƣợc mời để nộp đề xuất .
Danh sách ngắn này thông thƣờng bao gồm và không ít hơn 3 và không nhiều hơn 5 hãng tƣ vấn. Thƣờng không có nhiều lợi ích nếu mời nhiều hơn 5 hãng nộp
đề xuất vì số lƣợng nhiều hơn có nghĩa sẽ ít hấp hẫn hơn và chất lƣợng đề xuất vì thế có thể bị ảnh hƣởng.
+ Chuẩn bị Thƣ mời thầu
Thƣ mời thầu sẽ yêu cầu tƣ vấn thực hiện ít nhất các điểm nêu trong ToR và nêu rõ rằng việc lựa chọn hãng tƣ vấn đƣợc xếp thứ nhất đến thƣơng thảo hợp đồng sẽ đƣợc thực hiện độc lập trên cơ sở xếp hạng các đề xuất đƣợc đánh giá về năng lực của hãng tƣ vấn và nhân sự của họ đối với công việc và chất lƣợng của cách tiếp cận và phƣơng pháp luận đề xuất của tƣ vấn, và rằng tƣ vấn tƣ vấn không bao gồm trong đề xuất của họ bất cứ thông tin nào về dự toán chi phí cũng nhƣ điều khoản tài chính của dịch vụ tƣ vấn của họ.
Thƣ mời thầu cũng sẽ nêu rõ về thủ tục tuyển chọn sẽ đƣợc tuân thủ bao gồm các tiêu chí đánh giá kỹ thuật và mức điểm đánh giá của từng tiêu chí.Vì quy định rằng tƣ vấn đƣợc mời đề xuất có thể thăm hiện trƣờng dự án trƣớc khi nộp đề xuất vì vậy thƣ mời thầu theo quy định sẽ phải cho phép 45 đến 60 ngày kể từ ngày thực sự phát hành Thƣ mời thầu đến ngày nộp đề xuất.
Thƣ mời thầu thƣờng cũng có quy định yêu cầu tƣ vấn thông báo cho Bên vay trƣớc trong khoảng thời gian quy định trƣớc về việc họ dự kiến nộp hay không nộp đề xuất.
+ Gửi thƣ mời cho tƣ vấn
Sau khi chuẩn bị danh sách ngắn, Thƣ mời thầu và điều khoản tham chiếu với các quy định nêu trong các phần sau đây, bên vay sẽ mời các hãng tƣ vấn trong danh sách ngắn nộp đề xuất bằng việc gửi thƣ mời thầu (điều khoản tham chiếu đƣợc gửi kèm theo).
+ Đánh giá các đề xuất
Các đề xuất Bên vay nhận đƣợc sẽ đƣợc đánh giá theo các tiêu chí quy định trong Thƣ mời thầu. Các tiêu chí này thông thƣờng bao gồm:
a. Kinh nghiệm chung của hãng tƣ vấn và ở lĩnh vực liên quan đến công việc yêu cầu của điều khoản tham chiếu.
b. Tính đầy đủ của cách tiếp cận, phƣơng pháp luận và chƣơng trình làm việc đề xuất;
c. Kinh nghiệm của nhân sự đề xuất cho dự án
Mức độ quan trọng của từng yếu tố tiêu chí nêu trên đối với từng loại dịch vụ tƣ vấn sẽ đƣợc thực hiện, tuy nhiên thông thƣờng số điểm đánh giá sẽ đƣợc phân bổ nhiều hơn cho việc đánh giá năng lực của nhân sự đề xuất và cách tiếp cận, phƣơng pháp luận đề xuất hơn là kinh nghiệm hay mức độ nổi tiếng của một hãng tƣ vấn.
Để đánh giá năng lực của các nhân sự đƣợc đề xuất cho dự án, CV của họ sẽ đƣợc đánh giá trên cơ sở 3 tiểu tiêu chí sau:
a. Trình độ chung (đào tạo, số năm kinh nghiệm, các vị trí công tác, số năm làm việc với hãng, ...) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
b. Tính thích hợp với dự án (kinh nghiệm thực hiện các nhiệm vụ sẽ đƣợc đề xuất trong dự án, ...)
c. Mức độ quen thuộc đối với ngôn ngữ và điều kiện của nƣớc sẽ thực hiện công việc hoặc kinh nghiệm trong môi trƣờng tƣơng tự.
Để đánh giá các đề xuất, Bên vay sẽ sử dụng hệ thống thang điểm đánh giá và chuẩn bị báo cáo đánh giá bao gồm bảng tóm tắt đánh giá càng sớm càng tốt. Báo cáo đánh giá thông thƣờng nêu các thông tin chi tiết về các mục để giải thích cho bảng đánh giá tóm tắt.
a. Ban đánh giá hoặc tổ chức tƣơng tự (nếu có) có trách nhiệm đánh giá và đối chiếu các luật quy định trong nƣớc quy định về việc thành lập hoặc chức năng nhiệm vụ của Ban đánh giá đó (hoặc tổ chức tƣơng tự).
b. Phân bổ tiêu chí đánh giá và mức điểm tƣơng ứng, với các lý do về việc phân bổ điểm cho từng tiêu chí.
c. Cho điểm: lý do cho các mức điểm đánh giá đối với từng hãng tƣ vấn. + Thƣơng thảo hợp đồng
Sau khi hoàn thành quá trình đánh giá các đề xuất, Bên vay sẽ mời hãng tƣ vấn xếp hạng cao nhất đến thƣơng thảo về các điều khoản hợp đồng (bao gồm cả chi phí và các điều khoản tài chính).
Nếu hai bên không thể đạt đƣợc thoả thuận về hợp đồng trong một khoảng thời gian hợp lý, Bên vay sẽ chấm dứt thƣơng thảo hợp đồng với hãng thứ nhất và mời hãng đƣợc đánh giá xếp hạng tiếp theo vào thƣơng thảo. Bên vay cần phải tham vấn ý kiến ngân hàng trƣớc khi thực hiện việc này. Thủ tục này sẽ đƣợc tuân theo cho đến khi Bên vay đạt đƣợc thoả thuận với tƣ vấn.
Mặc dù có một số linh hoạt trong kế hoạch làm việc, nhân sự đề xuất và các đầu vào công việc chủ yếu đã đƣợc thoả thuận trƣớc ở mức độ phù hợp với dịch vụ sẽ không đƣợc thay đổi để nhằm mục đích đạt đƣợc mức ngân quỹ dự kiến.
+ Thông báo cho hãng tƣ vấn không thành công
Ngay sau khi kết thúc thƣơng thảo hợp đồng với hãng tƣ vấn đƣợc chọn, Bên vay cần thông báo cho các tƣ vấn trong danh sách ngắn rằng họ đã không thành công.
Hợp đồng
Hợp đồng giữa Bên vay và tƣ vấn sẽ đƣợc chuẩn bị chi tiết đến mức cần thiết để bảo vệ quyền lợi của hai bên trong hợp đồng. Nhƣ là quy định, hợp đồng sẽ bao gồm các điều khoản nhƣ tóm tắt dƣới đây.
* Phạm vi của dự án và dịch vụ tư vấn
Trong hợp đồng cần mô tả chi tiết về phạm vi và thời hạn thực hiện của dự án và dịch vụ tƣ vấn sẽ đƣợc tƣ vấn thực hiện.
* Thời hạn hợp đồng
Hợp đồng phải quy định rõ ngày bắt đấu và kết thúc thực hiện dịch vụ.
* Điều kiện về tính hiệu lực của hợp đồng
Trong hợp đồng cần bao gồm điều khoản quy định về các điều kiện về tính hiệu lực của hợp đồng.
* Trách nhiệm của các bên
Hợp đồng cần quy định rõ trách nhiệm của Bên vay và tƣ vấn và mối liên hệ giữa họ.
Khi mà tƣ vấn là một liên danh hoặc một hình thức liên kết khác giữa các hãng, hợp đồng cần quy định rõ họ chịu trách nhiệm chung và riêng đối với việc
thực hiện hợp đồng hoặc chỉ một hãng chịu trách nhiệm toàn bộ và nêu rõ hãng nào sẽ chịu trách nhiệm là đại diện của liên danh hoặc liên kết đó trong việc liên hệ và giao dịch với bên vay.
* Giá trị hợp đồng
Hợp đồng cần quy định rõ tổng giá trị, hoặc mức trần chi phí phải trả cho tƣ vấn.
* Mô tả các chi phí tư vấn
Các chi phí liên quan đến nhân sự cần thiết để thực hiện hợp đồng sẽ thông thƣờng đƣợc biểu thị dƣới dạng mức chi phí tính theo tháng công cho từng chuyên gia do tƣ vấn cung cấp. Mức lƣơng tháng này bao gồm LCB của chuyên gia, chi phí chung của hãng (bao gồm bảo hiểm tài chính, xã hội và các chi phí khác phải trả cho hoặc trả hộ cho nhân sự đó cũng nhƣ lƣơng hƣu, lƣơng ốm, bảo hiểm ...) và lợi nhuận của hãng.
Cho giai đoạn thực hiện dịch vụ dài ở nƣớc có liên quan, hợp đồng có thể cũng cung cấp các chi phí trợ cấp xa tổ quốc đƣợc cộng thêm vào mức chi phí lƣơng tháng nhƣ nêu trong đoạn 1 nói trên.
Hợp đồng cần quy định rõ số ngày làm việc và số ngày nghỉ phép nghỉ ốm của từng chuyên gia.
Ngoài các chi phí liên quan đến nhân sự nhƣ bao gồm trong đoạn 1 của mục này, hợp đồng thông thƣờng cũng bao gồm các khoản chi phí hoàn trả theo các chi phí thực tế hoặc theo mức đã thoả thuận trƣớc cho việc đi lại, mua thiết bị và các khoản mục khác cần thiết cho việc thực hiện dịch vụ tƣ vấn của hợp đồng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hợp đồng thông thƣờng cũng bao gồm một khoản dự phòng đẻ chi cho các