7. Kết cấu của luận văn
3.6.Quy trình, nội dung đàm phán và ký kết hợp đồng tƣ vấn xây dựng:
Phần này luận văn đề xuất quy trình và một số nội dung cần thực hiện khi thƣơng thảo, đàm phán và ký kết hợp đồng.
Mời thƣơng thảo hợp đồng
Thƣ mời thƣơng thảo hợp đồng sẽ đƣợc phát hành tới nhà thầu tƣ vấn đƣợc xếp thứ nhất sau khi đánh giá đề xuất kỹ thuật và tài chính
Nhà thầu tƣ vấn cần đƣợc mời tham dự thƣơng thảo hợp đồng trong thời gian sớm nhất có thể trong thời hạn hiệu lực của đề xuất đã quy định trong Bảng số liệu của HSMT. Điều này để tránh những phức tạp và tranh cãi khi mà thời hạn hiệu lực của đề xuất đã hết. Nếu không thể thƣơng thảo trong thời hạn hiệu lực ban đầu của đề xuất, nhà thầu tƣ vấn cần đƣợc yêu cầu gia hạn hiệu lực của đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính cho đến khi tổ chức thƣơng thảo.
Nội dung thƣ mời thƣơng thảo:
- Thông báo rằng hãng tƣ vấn đƣợc xếp thứ nhất.
- Mời nhà thầu tƣ vấn cử đại diện có thẩm quyền đến thƣơng thảo và hoàn thiện hợp đồng thay mặt hãng tƣ vấn (nộp thƣ uỷ quyền).
- Dự kiến kế hoạch và chƣơng trình thƣơng thảo.
- Yêu cầu nhà thầu tƣ vấn khẳng định tính sẵn sàng của đội ngũ nhân sự do tƣ vấn đề xuất trong đề xuất kỹ thuật của họ.
- Tóm tắt các vấn đề phát hiện trong quá trình đánh giá cần đƣợc làm rõ, các sai lệch cần đƣợc hiệu chỉnh, các nhân sự nào đó trong đội tƣ vấn mà Bên mời thầu muốn yêu cầu thay thế (và lý do) và các hiệu chỉnh khác nếu có.
Một điều quan trọng là nhà thầu tƣ vấn cần đƣợc thông báo trƣớc trong Thƣ mời thƣơng thảo bất cứ vấn đề thay đổi lớn nào cần đƣợc thảo luận để đại diện của
họ có thể tham gia thƣơng thảo đầy đủ khi đã có tất cả các thông tin đƣợc yêu cầu. Phần lớn các thƣơng thảo hợp đồng dịch vụ tƣ vấn là thƣơng thảo trực tiếp, điều đó yêu cầu đại diện hãng tƣ vấn phải đến địa điểm mà bên mời thầu yêu cầu. Tất cả các khoản chi phí đi lại sẽ do nhà thầu tƣ vấn chịu. Đối với các dịch vụ tƣ vấn nhỏ có thể không cần gặp trực tiếp mà thông qua trao đổi bằng fax.
Chọn nhóm thƣơng thảo hợp đồng
Nhóm thƣơng thảo của Bên mời thầu cần bao gồm những ngƣời có hiểu biết về dự án, vai trò của tƣ vấn trong dự án, về kế hoạch đấu thầu, về nội dung của đề xuất của tƣ vấn và về các ý kiến và đề xuất của nhóm chuyên gia đánh giá về đề xuất. Vì vậy, nên có ít nhất một thành viên của nhóm chuyên gia xét thầu. Nhóm thƣơng thảo nên nắm vững các tiêu chuẩn, thông lệ và định mức chi phí tƣ vấn nƣớc ngoài và trong nƣớc. Nếu có thể nên có ít nhất một thành viên nhóm thƣơng thảo đã có kinh nghiệm đàm phán với tƣ vấn nƣớc ngoài và tƣ vấn trong nƣớc trong các dự án tài trợ đa phƣơng. Nhóm thƣơng thảo cần phải bao gồm các thành viên nắm vững với các định mức chi phí tƣ vấn và các mức lƣơng chuyên gia quốc tế cũng nhƣ trong nƣớc. Một thành viên chủ chốt của nhóm thƣơng thảo với thẩm quyền phù hợp thƣờng đƣợc chỉ định làm Trƣởng nhóm.
Thực hiện các công việc chuẩn bị thƣơng thảo
Trƣớc khi thƣơng thảo, các bƣớc công việc cần đƣợc thực hiện để đảm bảo rằng nhóm thƣơng thảo sẽ hiểu đầy đủ về nhiệm vụ cần thực hiện cũng nhƣ các điều kiện cụ thể và quy định cần áp dụng. Bốn công việc chính cần thực hiện là:
- Xem xét các tài liệu có liên quan; - Xem xét dự thảo hợp đồng mẫu;
- Xác định và thoả thuận về các vấn đề chính;
- Chuẩn bị sơ bộ các điều kiện cụ thể của hợp đồng mẫu.
Xem xét các tài liệu có liên quan
Nhóm thƣơng thảo cần nghiên cứu các tài liệu có liên quan nhƣ HSMT, điều khoản tham chiếu, đề xuất của tƣ vấn, biên bản của nhóm đánh giá HSDT để đảm bảo rằng họ đã hiểu đầy đủ về các công việc và các vấn đề cần thƣơng thảo.
Lựa chọn loại hợp đồng, lập dự thảo hợp đồng mẫu
Thông thƣờng đối với các hợp đồng tƣ vấn, hình thức hợp đồng theo thời gian (time base), theo tỷ lệ phần trăm hoặc trọn gói (lump - sum) thƣờng đƣợc sử dụng. Việc lựa chọn hình thức hợp đồng thƣờng căn cứ quy mô, loại sản phẩm và loại hình công việc tƣ vấn cần thực hiện.
Nhóm thƣơng thảo cũng cần xem xét chi tiết về dự thảo hợp đồng mẫu (hợp đồng trọn gói hoặc trên cơ sở thời gian) sẽ đƣợc sử dụng. Đối với các dự án sử dụng vốn vay nƣớc ngoài, trƣớc khi dịch hợp đồng ra ngôn ngữ của bên vay cần cần đảm bảo rằng đã hiểu đầy đủ về hợp đồng nếu tiếng Anh không phải là ngôn ngữ thƣờng đƣợc sử dụng là ngôn ngữ giao dịch công việc. Các hợp đồng sử dụng vốn vay thông thƣờng gồm 3 phần: điều kiện chung, điều kiện cụ thể và các phụ lục. Điều kiện chung quy định các khung và các thoả thuận, không thể thay đổi. Điều kiện chung này đƣợc sử dụng giống nhau cho mọi hợp đồng. Tất cả các thành viên nhóm thƣơng thảo cần phải hiểu điều này và sẽ không phí thời gian và công sức để cố gắng thƣơng thảo về những điểm không thể thƣơng thảo.
Điều kiện cụ thể đƣa ra những quy định đã nêu trong phần điều kiện chung sẽ đƣợc thực hiện theo những quy định cụ thể phù hợp với từng dịch vụ tƣ vấn. Phần này có thể thƣơng thảo và quy định cụ thể những vấn đề của điều kiện chung. Các phần của điều kiện riêng cần đƣợc tham khảo chéo đối với các quy định tƣơng ứng của điều kiện chung.
Các phụ lục cũng sẽ có thể thƣơng thảo đến một mức độ nhất định ví dụ các thay đổi sẽ không làm thay đổi phạm vi công việc của dịch vụ tƣ vấn. Phụ lục sẽ mô tả về phạm vi công việc, nhân sự, yêu cầu báo cáo, ƣớc tính chi phí và các phƣơng tiện, trang thiết bị cũng nhƣ dịch vụ sẽ đƣợc Bên mời thầu cung cấp cho hãng tƣ vấn.
Xác định và thoả thuận về các vấn đề chính
Nhóm thƣơng thảo cần họp ít nhất một lần trƣớc khi thƣơng thảo để xác định cách thức tiến hành thƣơng thảo. Sự thống nhất cần đạt đƣợc về các vấn đề:
- Sự cần thiết phải thay thế nhân sự nào đó của đội chuyên gia có mức đánh giá dƣới trung bình hoặc không đáp ứng khi đánh giá đề xuất kỹ thuật.
- Các khác biệt (nếu có) trong cách tiếp cận và phƣơng pháp luận.
- Các khác biệt hoặc không phù hợp đƣợc lƣu ý trong kế hoạch thực hiện dịch vụ đối với toàn bộ hoặc từng đầu vào nhân sự. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Các thay đổi đƣợc yêu cầu đối với các yêu cầu hỗ trợ sẽ đƣợc cung cấp bởi hãng tƣ vấn hoặc bởi Bên mời thầu.
- Các chi phí thuế và cách chi trả theo các quy định hiện hành.
- Nhận xét đối với các ý kiến và kiến nghị về điều khoản tham chiếu của hãng tƣ vấn đã đƣợc nêu trong đề xuất của họ.
- Các sai lệch hoặc lỗi (nếu có) trong đề xuất tài chính của hãng tƣ vấn.
Chuẩn bị sơ bộ các điều kiện cụ thể của hợp đồng mẫu
Trong cuộc họp nói trên hoặc cuộc họp sau đó, nhóm thƣơng thảo cần chuẩn bị sơ bộ các điều khoản của phần Điều kiện cụ thể của hợp đồng. Điều này sẽ cung cấp một cơ sở để thảo luận khi tiến hành thƣơng thảo.
Tiến hành thƣơng thảo
Khi bắt đầu thƣơng thảo, các thành viên tham gia thƣơng thảo của cả hai phía cần nghĩ rằng mục đích của việc thƣơng thảo là đƣa đề xuất của nhà thầu tƣ vấn vào trong hợp đồng có thể đƣợc thực hiện để đem lại lợi ích chung cho cả 2 phía và quan trong hơn cả là lợi ích cho toàn bộ dự án. Các thành viên thƣơng thảo không nên tranh cãi để ghi điểm mà mục đích là đạt đƣợc kết luận chấp nhận đƣợc với cả hai phía. Sẽ rất có ý nghĩa nếu trƣởng nhóm thƣơng thảo làm đƣợc điều này. Biên bản thƣơng thảo sẽ đƣợc lập (thông thƣờng bởi Bên mời thầu) và điều quan trọng là có thể đƣợc hai phía ký nhƣ là một bƣớc của thƣơng thảo.
Thƣơng thảo thông thƣờng đƣợc bắt đầu bằng việc giới thiệu chính thức các thành viên tham dự của từng bên. Trƣởng nhóm thƣơng thảo của Bên mời thầu sẽ nêu vắn tắt tại sao hãng tƣ vấn đƣợc chọn để mời thƣơng thảo và trƣởng nhóm thƣơng thảo của hãng tƣ vấn sẽ trả lời về các vấn đề đã đƣợc nêu và khẳng định việc hãng đã chuẩn bị để tham gia thƣơng thảo.
Sau các giới thiệu mở đầu đó, đại diện của cả hai bên thƣờng đƣa ra uỷ quyền về việc tham gia thƣơng thảo và ký kết dự thảo hợp đồng. Thông thƣờng, ít nhất là về phía hãng tƣ vấn cần trình văn bản uỷ quyền. Việc thƣơng thảo có thể đƣợc tiến hành theo nhiều cách khác nhau tuỳ thuộc vào cách thức của những ngƣời tham gia thƣơng thảo và theo chƣơng trình đã đƣợc thoả thuận. Các bƣớc đƣợc tóm tắt trong phần dƣới đây là cách thức logic để đảm bảo có thể bao quát đƣợc tất cả các vấn đề cần thiết và thông thƣờng dẫn đến sẽ thoả thuận thoả mãn cả hai phía.
Thảo luận các vấn đề phát sinh trong đề xuất của nhà thầu tƣ vấn
Những ngƣời tham gia thƣơng thảo ở cả hai phía bên mời thầu và hãng tƣ vấn có thể muốn đƣa ra thảo luận các vấn đề phát sinh trong đề xuất. Các vấn đề này thƣờng liên quan tới:
- Nhiệm vụ và phạm vi công việc chi tiết của nhà thầu tƣ vấn cần thực hiện; - Nhân sự, thay đổi nhân sự;
- Kế hoạch làm việc, phƣơng pháp luận, kế hoạch nhân sự, kế hoạch hoàn thành các sản phẩm đầu ra nhƣ báo cáo, thiết kế, hội thảo;
- Tiền lƣơng và các khoản chi phí ngoài lƣơng; - Các hỗ trợ từ phía đối tác;
- Các khoản tiền tạm thời;
- Các vấn đề khác nhƣ quy định về trƣợt giá và dự phòng và làm rõ các thu xếp về hợp đồng
- Các thủ tục về mặt tài chính, thanh toán và các nội dung khác.
Nhân sự
Vấn đề quan trọng nhất và là vấn đề cần phải đƣợc đề cập ngay khi bắt đầu việc thƣơng thảo, thông thƣờng là giải quyết vấn đề nhân sự. Nhà thầu tƣ vấn đã đƣợc yêu cầu khẳng định về tính sẵn sàng các các nhân sự đề xuất của họ trong Thƣ mời thƣơng thảo, nhƣng thƣờng vẫn còn một số vấn đề cần phải đƣợc giải quyết. Mặc dù đã khẳng định ban đầu, nhà thầu tƣ vấn có thể vẫn cần thiết phải thay thế nhân sự nào đó mà do một lý do nào đó không thể sẵn sàng để tham gia. Nếu việc thƣơng thảo đƣợc thực hiện trong thời hạn hiệu lực của đề xuất nhƣ yêu cầu trong
bảng số liệu của HSMT, thì thông thƣờng chỉ cho phép thay thế nhân sự chỉ khi có các lý do đặc biệt nhƣ là nhân sự đó đã nghỉ việc ở hãng, có chứng nhận y tế về việc ốm đau, bị tai nạn hoặc đã chết. Nếu thời hạn hiệu lực ban đầu của đề xuất đã hết, thì hãng tƣ vấn có thể đề xuất thay thế ở mức độ linh hoạt hơn. Các nhân sự đƣợc đề xuất thay thế phải có trình độ tốt hơn hoặc ngang bằng và mức lƣơng cho các chuyên gia thay thế sẽ đƣợc trả bằng mức lƣơng của các chuyên gia bị thay thế.
Trong một số trƣờng hợp, khi thƣơng thảo Bên mời thầu có thể yêu cầu thay thế nhân sự nào đó. Trƣờng hợp này có thể xảy ra nếu một thành viên nào đó của nhóm chuyên gia đƣợc đánh giá là có năng lực không phù hợp để thực hiện dịch vụ đƣợc đề xuất hoặc bị đánh giá dƣới mức trung bình hoặc không đáp ứng hoặc vì đã làm việc với cơ quan hoặc nƣớc có liên quan. Trƣờng hợp này có thể là vì chuyên gia đó đã bị đánh giá là không đáp ứng trong một dịch vụ tƣ vấn trƣớc đó hoặc không hợp lệ vì là ngƣời của cơ quan tài trợ hoặc bên mời thầu mới nghỉ hƣu chƣa đủ thời gian quy định ... Yêu cầu này cần phải đƣợc trao đổi với hãng tƣ vấn trong thƣ mời thƣơng thảo. Cũng nhƣ đối với trƣờng hợp thay thế do hãng tƣ vấn đề xuất, nhân sự thay thế sẽ đƣợc trả mức lƣơng bằng với mức đề xuất của nhân sự bị thay thế. Tuỳ theo từng trƣờng hợp cụ thể số lƣợng nhân sự cần thay thế đƣợc yêu cầu bởi Bên mời thầu và/hoặc nhà thầu tƣ vấn quá lớn có thể là nguyên nhân để dừng thƣơng thảo. Nếu trƣờng hợp này xảy ra mà không tìm đƣợc biện pháp giải quyết thì có thể sẽ phải tiến hành thƣơng thảo với hãng tƣ vấn đƣợc xếp thứ hai.
Trong thời gian này, nhà thầu tƣ vấn có thể muốn đƣợc đƣa vào thêm một số nhân sự nhƣ đã liệt kê trong danh sách của HSMT cũng nhƣ trong đề xuất của họ, hoặc bỏ bớt một vị trí nào đó và sử dụng nguồn kinh phí tiết kiệm này cho nhân sự khác. Điều này cũng có thể xảy ra vì một nhân sự nào đó bị trùng hoặc quá tập trung vào một loại công việc nào đó. Các đề xuất này cũng có thể chấp nhận nhƣng thông thƣờng tốt hơn là thông qua một thoả thuận sửa đổi hợp đồng sau khi hợp đồng đã ký và sự cần thiết phải thay thế nhân sự đã đƣợc xác định trong giai đoạn đầu.
Một chủ đề chính cần đƣợc làm rõ trong quá trình thƣơng thảo là các câu hỏi liên quan đến các loại thuế và phí. Vấn đề này cần đƣợc làm rõ trong khi chuẩn bị gói thầu dịch vụ tƣ vấn và HSMT nên nêu rõ trách nhiệm dự kiến của nhà thầu tƣ vấn và nhân sự của họ cũng nhƣ trách nhiệm của Bên mời thầu, nhƣng nhiều khi cũng chƣa đƣợc giải quyết triệt để. Hợp đồng mẫu bao gồm 3 trƣờng hợp có thể xảy ra đối với thuế và phí. Đối với các hãng tƣ vấn không phải là tƣ vấn trong nƣớc và nhân sự của họ, có thể thuộc các trƣờng hợp sau:
- Tƣ vấn đƣợc miễn trừ tất cả các loại thuế.
- Tƣ vấn sẽ đƣợc bên mời thầu hoàn trả các loại thuế mà họ phải chịu hoặc bên mời thầu sẽ trả các loại thuế và phí đó thay cho nhà thầu tƣ vấn và nhân sự của họ.
- Tƣ vấn sẽ phải trả các loại thuế và phí mà không đƣợc bên phía khách hàng hoàn trả.
Thông thƣờng nhà thầu tƣ vấn mong muốn đƣợc thông báo về các chính sách thuế hiện hành trong nƣớc của bên mời thầu và có các thu xếp phù hợp để giải quyết các vấn đề thuế đối với các nhân sự không phải là nhân sự trong nƣớc.
Trong quá trình thƣơng thảo về nhân sự một chỉ số cũng cần phải đƣợc thiết lập để giải quyết vấn đề phụ cấp sinh hoạt cho các chuyên gia quốc tế dài hạn. Các quy định này bao gồm việc chi trả nếu gia đình họ đi cũng với họ thì khoản chi phí nào sẽ đƣợc chi trả, quy định nhƣ thế nào về chi phí học hành của trẻ em cùng đi. Các thủ tục và quy trình làm việc cũng có thể cần phải đƣợc thảo luận ở điểm này tuỳ thuộc vào bản chất công việc và mức độ hoà nhập với nhóm nhân sự đối tác của bên mời thầu và trang thiết bị. Ngoài ra, mức độ hỗ trợ để đảm bảo các thủ tục xin cấp visa, giấy phép làm việc cho chuyên gia nƣớc ngoài và gia đình họ cũng sẽ đƣợc khẳng định. Ngoài ra, vấn đề về điều chỉnh lƣơng cho chuyên gia dài hạn cũng có thể sẽ đƣợc nêu ra. Việc điều chỉnh thông thƣờng cho phép đối với các chuyên gia làm việc ở hiện trƣờng dài hơn 18 tháng và thƣờng đƣợc áp dụng sau khi kết
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});