7. Kết cấu của luận văn
2.4.2. Ngân hàng thế giới (World Bank):
Mục đích
Mục đích chính của Hƣớng dẫn này là đƣa ra các chính sách và thủ tục của Ngân hàng để lựa chọn, ký hợp đồng và giám sát các tƣ vấn cần thiết cho các dự án đƣợc tài trợ một phần hoặc toàn bộ từ các khoản vay của Ngân hàng Tái thiết và phát triển (International Bank for Reconstruction and Development - IBRD), các khoản tín dụng hoặc viện trợ của Hiệp hội phát triển quốc tế (International Development Association - IDA), hoặc các nguồn tài trợ viện trợ hoặc Quỹ tín thác do WB quản lý và do ngƣời hƣởng lợi của dự án thực hiện.
Phạm vi áp dụng
Dịch vụ tƣ vấn đƣợc áp dụng theo các quy định của Hƣớng dẫn này nhìn chung về bản chất là tri thức và tƣ vấn. Hƣớng dẫn này thƣờng không áp dụng đối với các loại dịch vụ khác thiên về khía cạnh vật chất (nhƣ xây dựng các công trình, sản xuất hàng hoá, vận hành và bảo dƣỡng các thiết bị hoặc nhà máy, khảo sát,
khoan thăm dò, chụp ảnh từ trên không và hình ảnh vệ tinh, và các dịch vụ đƣợc ký hợp đồng trên cơ sở kết quả đầu ra vật chất có thể đo lƣờng đƣợc).
Các thủ tục đƣợc nêu trong Hƣớng dẫn này áp dụng cho tất cả các hợp đồng dịch vụ tƣ vấn đƣợc tài trợ một phần hoặc toàn bộ từ khoản vay hoặc các khoản viện trợ không hoàn lại khác hoặc các quỹ uỷ thác do WB quản lý và do Bên vay thực hiện. Trong quá trình tuyển dụng dịch vụ tƣ vấn mà không đƣợc tài trợ từ các nguồn vốn trên, Bên vay có thể áp dụng các thủ tục khác. Trong trƣờng hợp đó, WB cần phải đảm bảo rằng (i) thủ tục áp dụng tuyển dụng đƣợc tƣ vấn có đủ trình độ nghiệp vụ cần thiết; (ii) các tƣ vấn đƣợc chọn sẽ thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao theo kế hoạch đã đƣợc thống nhất trƣớc, và (iii) phạm vi dịch vụ phù hợp với nhu cầu của dự án.
Quy trình lựa chọn tƣ vấn
Lựa chọn tư vấn trên cơ sở chất lượng và chi phí (QCBS)
QCBS áp dụng một quy trình cạnh tranh giữa các công ty đã vào danh sách ngắn có xét đến chất lƣợng của đề xuất và chi phí của dịch vụ. CHI PHÍ, nhƣ là một yếu tố để tuyển chọn sẽ đƣợc sử dụng một cách sáng suốt. Tỷ trọng tƣơng đối giữa chất lƣợng và chi phí sẽ đƣợc xác định cho từng trƣờng hợp tuỳ theo tính chất công việc.
Quy trình tuyển chọn sẽ bao gồm các bƣớc sau: 1. Chuẩn bị điều khoản tham chiếu
2. Chuẩn bị dự toán chi phí (ƣớc tính chi phí) và ngân sách 3. Quảng cáo
4. Chuẩn bị danh sách ngắn tƣ vấn
5. Chuẩn bị và phát hành các HSMT (RFP) gồm Thƣ mời thầu, Thông tin cho tƣ vấn, TOR và dự thảo hợp đồng
6. Tiếp nhận HSDT
7. Xét thầu đề xuất kỹ thuật: đánh giá chất lƣợng 8. Mở công khai đề xuất tài chính
10. Đàm phán và trao thầu cho tƣ vấn trúng thầu
* Chuẩn bị điều khoản tham chiếu
Bên vay sẽ chịu trách nhịêm chuẩn bị TOR cho công việc. TOR sẽ do các cá nhân hoặc một công ty chuyên ngành soạn thảo. Quy mô của dịch vụ đƣợc nêu trong TOR sẽ tƣơng ứng với ngân sách sẵn có. Mục tiêu và phạm vi của công việc đề xuất, và chức năng và nhiệm vụ của tƣ vấn cần phải đƣợc xác định rõ và đầy đủ trong điều khoản tham chiếu. Tuy nhiên, TOR không nên quá chi tiết và thiếu linh hoạt để tạo điều kiện cho các tƣ vấn có thể tự đề xuất biện pháp và cách thƣc bố trí nhân sự riêng. Các tƣ vấn đƣợc khuyến khích góp ý cho TOR trong đề xuất của mình. Trách nhiệm tƣơng ứng của bên vay và tƣ vấn cần phải xác định rõ trong TOR.
* Ước tính chi phí (ngân sách) cho công việc tư vấn
Việc chuẩn bị tốt ƣớc tính chi phí là rất quan trọng để đảm bảo có đủ nguồn tài chính thực tế. Ƣớc tính chi phí cho các dự án khoản vay phải đƣợc Bên vay chuẩn bị dựa vào các đánh giá nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc đó: thời gian tƣ vấn, hỗ trợ hành chính, và các thiết bị, phƣơng tiện khác (ví dụ nhƣ xe cộ, thiết bị thí nghiệm). Chi phí sẽ đƣợc chia thành 2 hạng mục chính: (i) TIỀN LƢƠNG (theo từng loại hợp đồng đƣợc sử dụng); và (ii) chi phí trực tiếp. Chi phí tháng /ngƣời tƣ vấn sẽ đƣợc ƣớc tính trên cơ sở nguồn nhân lực thực tế về tƣ vấn trong nƣớc và quốc tế.
* Quảng cáo
Đối với tất cả các dự án, bên vay đƣợc yêu cầu chuẩn bị và nộp cho Ngân hàng dự thảo thông báo đấu thầu chung. Ngân hàng sẽ sắp xếp việc công bố thông báo này trên Tạp chí Kinh doanh phát triển trực tuyến của UN (UNDP online) và Cổng phát triển (dgMarket). Ngoài ra đối với các hợp đồng trị giá 200.000 USD sẽ đƣợc quảng cáo trên UNDP online và dgMarket. Để nhận đƣợc nhiều thƣ bày tỏ quan tâm (EOI) của các công ty tƣ vấn, Bên vay cũng có thể quảng cáo trên các thời báo, tạp chí hoặc mạng website phù hợp của quốc gia. Thông tin yêu cầu là những thông tin tối thiểu cần có để có thể quyết định về tính phù hợp của một công ty tƣ
vấn và không quá phức tạp để có thể cản trở các tƣ vấn bày tỏ quan tâm. Không ít hơn 14 ngày kể từ ngày thông báo trên UNDP online sẽ đƣợc xác định để tiếp nhận hồ sơ quan tâm trƣớc khi chuẩn bị danh sách ngắn.
* Chuẩn bị danh sách ngắn
Bên vay chịu trách nhiệm chuẩn bị danh sách ngắn. Bên vay sẽ ƣu tiên quan tâm đến các công ty bày tỏ quan tâm thoả mãn các tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan. Danh sách ngắn sẽ bao gồm 6 công ty ở nhiều quốc gia, với điều kiện không có trên 2 công ty từ một quốc gia và phải có ít nhất 1 công ty từ nƣớc đang phát triển, trừ khi không có công ty đủ tiêu chuẩn từ nƣớc đang phát triển. WB có thể đồng ý với danh sách ngắn với số lƣợng công ty tƣ vấn ít hơn trong trƣờng hợp đặc biệt, ví dụ nhƣ khi chỉ có một số ít công ty đủ tiêu chuẩn gửi thƣ bày tỏ quan tâm đối với một công việc cụ thể hoặc khi quy mô hợp đồng không thể áp dụng hình thức cạnh tranh rộng rãi. Với mục đích xây dựng danh sách ngắn, quốc tịch của một công ty là quốc gia mà công ty đó đăng ký hoặc thành lập và trong trƣờng hợp liên doanh, quốc gia của công ty đƣợc chỉ định đại diện cho liên doanh. Khi WB đã gửi thƣ không phản đối đối với danh sách ngắn, Bên vay sẽ không đƣợc bổ sung hoặc huỷ tên của các công ty này. Các hãng đã nộp hồ sơ quan tâm cũng nhƣ các hãng khác có yêu cầu cụ thể, sẽ đƣợc thông báo về danh sách ngắn cuối cùng.
* Chuẩn bị và phát hành Hồ sơ mời thầu (RFP)
RFP chuẩn bao gồm: thƣ mời; yêu cầu đối với chuyên gia tƣ vấn, bao gồm một bảng cơ sở dữ liệu và tiêu chí đánh giá; các mẫu chuẩn đề xuất kỹ thuật; mẫu chuẩn đề xuất tài chính; điều khoản tham chiếu; mẫu hợp đồng chuẩn; Bên vay sẽ sử dụng một trong những HSMT tiêu chuẩn của ngân hàng với một số tối thiểu thay đổi đƣợc ngân hàng chấp nhận, nếu cần thiết để tính đến những điều kiện đặc thù riêng của dự án. Bất kỳ một thay đổi nào nhƣ vậy cũng chỉ đƣợc đƣa vào thông qua bản dữ liệu bao gồm trong HSMT. Bên vay sẽ phải liệt kê tất cả các hồ sơ bao gồm trong HSMT. Bên vay có thể sử dụng hệ thống điện tử để gửi RFP, với điều kiện là WB thoả mãn với tính toàn diện của hệ thống này. Nếu RFP đƣợc gửi theo mạng
điện tử, hệ thống điện tử phải đƣợc đảm bảo để tránh RFP không bị sửa đổi và không hạn chế các tƣ vấn trong danh sách ngắn tiếp cận RFP.
* Thư mời thầu (Letter of Invitation - LOI)
Thƣ mời thầu sẽ nêu rõ dự định của bên vay về việc ký một hợp đồng cho việc cung cấp dịch vụ tƣ vấn, nguồn vốn các chi tiết về khách hàng và ngày giờ, địa chỉ nộp HSDT.
* Chỉ dẫn cho Tư vấn (Information to Consultants - ITC)
ITC sẽ chứa đựng mọi thông tin cần thiết có thể giúp các chuyên gia tƣ vấn chuẩn bị HSDT phù hợp và làm cho độ minh bạch của thủ tục tuyển chọn ở mức cao nhất có thể bằng cách cung cấp thông tin về quy trình xét thầu và bằng cách cho biết các tiêu chí, yếu tố xét thầu và tỷ trọng tƣơng ứng của chúng cũng nhƣ điểm chất lƣợng tối thiểu để có thể đƣợc xét duyệt tiếp. ITC cũng sẽ thông báo về số lƣợng dự kiến các chuyên gia chủ chốt sẽ đƣợc dùng cho dịch vụ tƣ vấn hoặc tổng ngân quỹ (những không phải cả hai). Tuy nhiên, tƣ vấn sẽ đƣợc tự chuẩn bị ƣớc tính riêng về thời gian của chuyên gia cần thiết để thực hiện công việc. ITC sẽ chỉ rõ thời gian hiệu lực của HSDT, thời gian này phải đủ cho việc đánh giá các HSDT, quyết định trao thầu, xét duyệt của ngân hàng và hoàn thành đàm phán hợp đồng.
* Hợp đồng
Bên vay sẽ sử dụng mẫu hợp đồng chuẩn thích hợp của ngân hàng có điều chỉnh ở mức độ tối thiểu cần thiết để giải quyết các vấn đề của các dự án và quốc gia cụ thể, nhƣng phải đƣợc Ngân hàng chấp nhận. Các thay đổi nhƣ vậy chỉ đƣợc thay đổi thông qua các bảng dự liệu của hợp đồng hoặc điều kiện cụ thể của hợp đồng và không đƣợc thực hiện thông qua thay đổi từ ngữ của phần Điều kiện chung của ngân hợp đồng nằm trong mẫu hợp đồng chuẩn của ngân hàng. Những hợp đồng này đƣợc dùng cho phần lớn các dịch vụ tƣ vấn. Trong trƣờng hợp mẫu này không thích hợp (thí dụ nhƣ giám định trƣớc khi chuyển hàng, dịch vụ mua sắm, đào tạo sinh viên trong các trƣờng học), bên vay sẽ sử dụng các mẫu hợp đồng khác đƣợc WB chấp nhận.
Bên vay cần dành đủ thời gian cho tƣ vấn chuẩn bị đề xuất của họ. Tuỳ thuộc từng dịch vụ nhƣng thƣờng không ít hơn 4 tuần và không nhiều hơn 3 tháng (ví dụ nhƣ những công việc đòi hỏi phải thiết lập một phƣơng pháp luận phức tạp). Trong khoảng thời gian này, tƣ vấn có thể yêu cầu làm rõ về các thông tin cung cấp trong HSMT. Bên vay sẽ trả lời bằng văn bản và gửi cho tất cả các hãng trong danh sách ngắn. Nếu cần thiết bên vay có thể gia hạn thời hạn nộp HSDT. Các công ty sẽ đƣợc yêu cầu nộp đồng thời đề xuất kỹ thuật và tài chính trong các phong bì riêng biệt đƣợc đóng dấu cẩn thận. Bất cứ đề xuất nào đƣợc nhận sau thời hạn nộp sẽ đƣợc gửi trả trở lại nhƣ cũ, và không chấp thuận bất cứ việc bổ sung nào đối với đề xuất kỹ thuật và tài chính sau thời hạn nộp. Đề xuất kỹ thuật sẽ đƣợc mở công khai ngay sau khi hết hạn nộp đề xuất. Đề xuất tài chính sẽ đƣợc giữ nguyên và đƣợc gửi cho một công ty tài chính có uy tín hoặc một cơ quan độc lập cho đến khi đƣợc mở công khai. Bên vay có thể sử dụng hệ thống điện tử cho phép tƣ vấn có thể nộp đề xuất qua phƣơng tiện điện tử với điều kiện là đuợc Ngân hàng chấp nhận về sử thích hợp của hệ thống, bao gồm hệ thống đuợc bảo vệ, duy trì tính bảo mật và xác thực của các đề xuất đƣợc nộp, sử dụng hệ thống chữ ký điện tử hoặc các hệ thống tƣơng đƣơng để giữ cho tƣ vấn đƣợc gắn chặt với đề xuất của mình và chỉ cho phép các đề xuất này đƣợc mở khi có sự uỷ quyền bằng điện tử đồng thời của tƣ vấn và bên vay. Trong trƣờng hợp này, tƣ vấn vẫn phải tiếp tục có phƣơng án nộp đề xuất bằng bản cứng.
* Xét thầu: đánh giá chất lượng và chi phí
Việc xét thầu đƣợc thực hiện theo 2 giai đoạn: thứ nhất là chất lƣợng và sau đó là chi phí. Hội đồng xét thầu các đề xuất kỹ thuật sẽ không đƣợc tiếp cận các đề xuất tài chính cho đến khi việc xét kỹ thuật bao gồm cả xét duyệt và không phản đối của Ngân hàng đã kết thúc. Chỉ sau đó, đề xuất tài chính mới đƣợc mở. Việc xét thầu sẽ đƣợc thực hiện tuân thủ các quy định của HSMT.
Đánh giá chất lƣợng
Bên vay sẽ đánh giá các đề xuất kỹ thuật thông qua 1 ban xét thầu bao gồm ít nhất 3 chuyên gia chuyên ngành theo các tiêu chí: (i) kinh nghiệm của hãng tƣ vấn
liên quan đến dịch vụ; (ii) chất lƣợng của phƣơng pháp luận đề xuất; (iii) năng lực trình độ của các chuyên gia chủ chốt đề xuất; (iv) chuyển giao kiến thức / đào tạo, nếu đƣợc yêu cầu trong HSMT; (v) sự tham gia của nhân sự trong nƣớc trong số các nhân sự chủ chốt thực hiện công việc. Mỗi tiêu chí sẽ đƣợc cho điểm theo thang điểm từ 0 đến 100 sau đó sẽ đƣợc quy đổi theo tỷ trọng để thành điểm tỷ lệ cuối cùng. Các con số về tỷ lệ thực tế phù hợp với công việc cụ thể và sẽ nằm trong phạm vi nêu dƣới đay, trừ khi đƣợc sự thông qua của Ngân hàng. Tỷ trọng dự kiến sẽ đƣợc nêu trong HSMT.
Kinh nghiệm cụ thể của hãng tƣ vấn Từ 5 đến 10 điểm
Phƣơng pháp luận Từ 20 đến 50 điểm
Nhân sự chủ chốt đề xuất Từ 30 đến 50 điểm
Chuyển giao kiến thức Từ 0 đến 10 điểm
Sự tham gia của nhân sự trong nƣớc Từ 0 đến 10 điểm
Tổng số 100 điểm
Thông thƣờng, Bên vay sẽ chia nhỏ các tiêu chí này thành các tiểu tiêu chí, chẳng hạn các tiểu tiêu chí thuộc phần phƣơng pháp luận có thể là sự đổi mới và mức độ chi tiết. Tuy nhiên, các tiểu tiêu chí chỉ nên có ở mức độ cần thiết. Ngân hàng không ủng hộ việc sử dụng các danh mục quá chi tiết các tiểu tiêu chí có thể làm cho việc xét thầu nhƣ là một công việc máy móc hơn là đánh giá chuyên môn các HSDT. Tỷ trọng tiêu chí kinh nghiệm có thể là khá khiêm tốn vì tiêu chí này đã đƣợc xét đến khi tuyển chọn danh sách ngắn. Cần phải dồn tỷ trọng cao hơn cho tiêu chí phƣơng pháp luận trong trƣờng hợp công việc có tính chất phức tạp hơn (ví dụ nghiên cứu khả thi đa ngành hoặc nghiên cứu quản lý).
Ngân hàng khuyến nghị khi đánh giá chuyên gia tham gia vào công việc chỉ nên đánh giá chuyên gia chủ chốt. Vì những chuyên gia chủ chốt là những ngƣời tác động đến chất lƣợng thực hiện công việc nên cần phải tăng thêm tỷ trọng cho tiêu chí này nếu công việc thực hiện mang tính chất phức tạp. Bên vay sẽ xem xét năng lực của các chuyên gia chủ chốt thông qua lý lịch của từng ngƣời và hồ sơ lý lịch phải hết sức chính xác, đầy đủ và đƣợc ký bởi đại diện có thẩm quyền của hãng tƣ
vấn và của bản thân cá nhân đó. Nếu công việc chủ yếu dựa vào hoạt động của một chuyên gia chính nhƣ Giám đốc dự án trong 1 nhóm lớn gồm các chuyên gia đã đƣợc xác định, có thể cần thực hiện phỏng vấn. Mỗi chuyên gia sẽ đƣợc cho điểm theo các tiểu tiêu chí liên quan đến nhiệm vụ nhƣ sau:
(a) Năng lực chung: các chƣơng trình khoá học, đào tạo, số năm kinh nghiệm, vị trí công tác, thời gian làm việc với hãng tƣ vấn, kinh nghiệm ở các nƣớc đang phát triển
(b) Tính thích hợp đối với công việc: các chƣơng trình, khoá học đào tạo, kinh nghiệm trong lĩnh vực, ngành nghề, công việc cụ thể liên quan đến công việc tƣ vấn cụ thể này.
(c) Kinh nghiệm trong khu vực: Kiến thức về ngôn ngữ, văn hoá địa phƣơng, về cơ cấu quản lý hành chính và tổ chức chính phủ
Bên vay sẽ xem xét từng HSDT trên cơ sở sự đáp ứng của hồ sơ đó đối với các yêu cầu trong TOR. Một đề xuất sẽ bị coi là không phù hợp và bị loại trong giai