chưa có bộ phận bảo hành điều đó gây khó khăn trở ngại cho việc bán hàng hóa.
Thứ sáu: Chưa quy định rõ về các khoản giảm trừ doanh thu
Công ty đã thực hiện các khoản về giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán tuy nhiên chưa có văn bản nào quy định trường hợp nào thì được giảm trừ, điều đó sẽ gây ra khó khăn trong việc xác định các trường hợp được giảm trừ
3.2. Các đề xuất, kiến nghị về kế toán bán mặt hàng máy chiếu tại công ty CPThương Mại và Công Nghệ Thanh Xuân Thương Mại và Công Nghệ Thanh Xuân
Qua thời gian thực tập tại công ty, sau khi tìm hiểu và nắm bắt thực tế, em thấy tổ chức nghiệp vụ kế toán bán hàng nhìn chung được thực hiện nghiêm túc nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Trên cơ sở lý luận đã được học ở trường kết hợp với thực tế nghiệp vụ kế toán bán hàng ở công ty, em xin đưa ra một số đề xuất và ý kiến mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty như sau:
Thứ nhất: Kế toán nên theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng theo từng dòng
hàng máy chiếu: vì máy chiếu có nhiều hãng nhiều sản phẩm khác nhau, kế toán nên theo dõi cho từng dòng sản phẩm máy chiếu để có thể theo dõi được doanh thu mang lại của từng dòng sản như thế nào, để đưa ra các kết luận chính xác và đầy đủ theo cầu quản lý và lập báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ hai: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Do đặc điểm loại hình của doanh nghiệp là thương mại, nên doanh nghiệp thường mua hàng với số lượng lớn về nhập kho để phân phối, lưu thông. Việc này không tránh khỏi hàng hóa bị tồn kho khi không tiêu thụ hết hàng hóa gây ảnh hưởng đến quá trình luân chuyển vốn của doanh nghiệp.
Theo em, công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hóa tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Công thức tính trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Mức dự phòng giảm giá hàng hóa cho năm kế hoạch
=
Lượng hàng hóa tồn giảm giá tại thời điểm BCTC năm x Giá gốc trên sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được tại thời điểm lập BCTC năm
Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK 1593: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Cuối kỳ kế toán năm, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi tăng dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) và ghi tăng TK 1593.
Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay nhở hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn, kế toán ghi giảm dự phòng giảm giá hàng tồn kho, đồng thời ghi giảm giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho).
Hiện nay công ty đang tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Công ty nên có những biện pháp khắc phục sao cho việc hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Bằng cách phương pháp giá thực tế đích danh. Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.
Thứ tư: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Quá trình bán hàng phát sinh công nợ phải thu, nhưng không thu được do khách hàng làm ăn thua lỗ, phá sản…Hàng năm, công ty chưa trích lập dự phòng phải thu khó đòi nhằm tạo một khoản dự phòng khi giải quyết công nợ phải thu không được ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh toàn công ty.
Chính vì vậy, công ty cần thực hiện việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi như chế độ cho phép, khoản trích lập dự phòng không vượt quá số lợi nhuận đơn vị đạt được và ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp trên cơ sở dự tính các khoản phải thu khó đòi không có khả năng đòi được trong năm quyết toán.
Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập.
* Phương pháp lập:
- Nợ qúa hạn: DN phải dự kiến mức tổn thất có thể xẩy ra cho từng khoản nợ khó đòi, các chứng từ liên quan. Đối với nợ đã đến hạn thanh toán thì tiến hành trích lập dự phòng,nếu chưa đến hạn thanh toán nhưng khó thu hồi thì trích lập theo mức dự kiến không thu hồi được .
+ Trích lập 30% giá trị đối với nợ quá hạn 3 tháng đến 1 năm + Trích lập 50% giá trị đối với nợ quá hạn 1 năm đến dưới 2 năm + Trích lập 70% giá trị đối với nợ quá hạn 2 năm đến dưới 3 năm
- Nợ chưa đến hạn: Nếu do các cá nhân, DN đã rơi vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, vi phạm pháp luật…. Thì dự kiến mức không thu hồi được để lập dự phòng .
* Phương pháp kế toán được tiến hành theo trình tự sau:
Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số nợ khó đòi để xác định mức trích lập dự phòng tính vào chi phí. Kế toán so sánh giữa số dự phòng cần trích lập với số dự phòng đã lập của năm trước:
Nếu số dư phòng phải trích lập cuối niên độ bằng số dư dự phòng năm trước còn lại chưa sử dụng thì DN không phải trích lập.
Nếu có số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải trích lập bổ sung, kế toán bổ sung vào chi phí quản lý DN của năm kế toán đồng thời ghi tăng số dự phòng nợ phảI thu khó đòi để kế toán làm căn cứ lập BCTC theo định khoản: Ghi Nợ TK 642 và ghi Có TK 139;
Ngược lại, nếu số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch kế toán hoàn nhập ghi giảm chi phí quản lý DN trong kỳ theo định khoản ngược lại: Nợ TK 139 và ghi Có TK 642
Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được, được phép xóa nợ. Việc xóa nợ các khoản nợ phải thu khó đòi phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xóa nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi giảm dự phòng phải thu khó đòi đồng thời ghi giảm các khoản phải thu khách hàng, phải thu khác.
Đồng thời, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” để theo dõi chi tiết (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán).
Nếu sau khi xóa nợ, khách hàng có khả năng thanh toán và doanh nghiệp đã đòi được nợ, đã xử lý, thì số nợ thu được sẽ hạch toán ghi tăng vào TK 711: Thu nhập khác, ghi tăng số tiền thu được. Đồng thời, ghi đơn vào Bên Có TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (TK ngoài Bảng cân đối kế toán).
Kế toán công nợ có thể căn cứ vào Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng cuối niên độ, căn cứ vào kinh nghiệm của mình xây dựng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi (theo mẫu) để ước tính kế toán về số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập cuối niên độ.
Thứ năm: Cần có phòng bảo hành sản phẩm
Việc bảo hành sản phẩm là rất cần thiết đối với các sản phẩm điện tử nhất là về mặt hàng máy chiếu. Vì thế mà công ty cần có bộ phận bảo hành sản phẩm độc lập để
Theo ý kiến của em, công ty nên có những quy định bằng văn bản về việc “Giảm giá hàng bán” và “Chiết khấu thương mại”, cụ thể đối với từng đối tượng khách hàng.
- Nên có chế độ ưu tiên cả về giá cả và hình thức thanh toán đối với những khách hàng truyền thống, tin vậy và mua với số lượng lớn.
- Nên có những phần trăm chiết khấu đối với khách hàng mua nhiều và thanh toán ngay
- Nhưng phải có những quy định rõ ràng: mua với số lượng tối thiểu là bao nhiêu mới được hưởng chiết khấu.
- Trong trường hợp hàng hóa bị những lỗi như thế nào, tùy thuộc vào nguyên nhân và tỷ lệ hàng hóa bị lỗi mà Công ty đưa ra những quyết định đúng đắn cho việc “Giảm giá hàng bán”, tránh tình trạng khách hàng và Công ty có sự hiểu lầm, không tốt cho quan hệ thương mại.
Trong cơ chế thị trường biến đổi liên tục như ngày nay, việc không ngừng hoàn thiện công tác kế toán là rất cần thiết. Trước những tồn tại, hạn chế của công ty Cổ Phần Thương Mại và Công Nghệ Thanh Xuân, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác tổ chức kế toán phần hành kế toán bán hàng máy tính tại công ty Cổ Phần Thương Mại và Công Nghệ Thanh Xuân:
* Giải pháp về chứng từ sử dụng:
Thứ nhất: Khi xuất hàng trong nội bộ, công ty nên sử dụng mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động để công tác quản lý hàng tồn kho được chặt chẽ hơn.
Thứ hai: Trong khâu bán hàng kế toán thực hiện viết hoá đơn GTGT ngay sau khi xuất hàng, điều này cũng gây ra việc huỷ hoá đơn gia tăng vì có nhiều trường hợp doanh nghiệp không lấy hàng nữa và trả lại nên gây phức tạp và mất thời gian trong việc xử lý hoá đơn. Như thế mặc dù chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu nhưng nhân viên kế toán đã lập HĐ GTGT, ghi nhận doanh thu khi chưa đủ điều kiện.Vì vậy, kế toán cần đợi sau khi đối tác đồng ý nhập hàng mới xuất hoá đơn. Như vậy sẽ tránh được tình trạng huỷ hoá đơn của doanh nghiệp.
* Giải pháp về tài khoản sử dụng:
- Về việc kế toán hạch toán chi phí thu mua hàng hóa vào TK 1561
Kế toán hạch toán chi phí thu mua hàng hóa vào tài khoản 1561 để cuối kỳ không phải kết chuyển sang TK 632, phần mềm sẽ ghi nhận khoản chi phí thu mua
hàng hóa này vào TK 1561 để phân bổ vào giá vốn cho hàng bán. Tuy nhiên, theo quy định của CĐKT thì chi phí thu mua hàng hóa phải được hạch toán vào TK 1562, cuối kỳ phân bổ chi phí mua hàng này cho giá vốn hàng hóa. Kế toán cần phải bổ sung TK 1562 để phản ánh riêng khoản chi phí mua hàng ra khỏi giá mua hàng hóa.
- Giải pháp về kế toán lập các khoản dự phòng:
Dự phòng phải thu khó đòi: Hiện nay, Công ty chưa thực hiện lập dự phòng Phải thu khó đòi và dự phòng Giảm giá hàng tồn kho. Do vậy, Công ty nên thực hiện lập dự phòng phải thu khó đòi theo hướng dẫn của chế độ. Tài khoản sử dụng là TK 139 và TK 642
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Tương tự như vậy, Công ty có thể thành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo hướng dẫn của chế độ kế toán. Tài khoản sử dụng là TK 159 và TK 632.
* Giải pháp về phương pháp hạch toán
Thứ nhất: Về việc hạch toán doanh thu bán hàng hóa:
Theo quy định của CMKT Việt Nam, trường hợp trong kỳ DN đã viết hóa đơn bán hàng và đã thu tiền bán hàng nhưng nếu đến cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho người mua hàng, thì trị giá số hàng này không được coi là tiêu thụ và không được ghi vào TK 511 mà chỉ hạch toán vào bên Có TK 131 về khoản tiền đã thu của khách hàng, khi thực giao hàng cho người mua sẽ hạch toán vào TK 511 về giá trị hàng hóa đã giao, đã thu trước tiền bán hàng, phù hợp với các điều kiện ghi nhận doanh thu. Như vậy, khi nhận được đơn đặt hàng mà khách hàng đã trả trước một phần tiền hàng nhưng cuối tháng vẫn chưa giao hàng thì kế toán không được hạch toán khoản mà khách trả trước đó vào TK 511 mà phản ánh như sau:
Nợ TK 111, 112
Có TK 131 – số tiền mà khách hàng trả trước
Khi thực giao hàng, kế toán mới ghi nhận doanh thu theo bút toán: Nợ 131: Tổng giá thanh toán.
Có TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa (chưa có thuế VAT) Có TK 33311: Số thuế GTGT phải nộp của lô hàng.
Mặt hàng máy chiếu mà DN kinh doanh gồm nhiều loại, mỗi loại mang lại mức lợi nhuận khác nhau. Một trong những biện pháp tăng lợi nhuận là phải chú trọng nâng cao doanh thu của những mặt hàng, nhóm mặt hàng cho mức lãi cao. Vì vậy ngoài việc xác định chính xác giá vốn của hàng hóa tiêu thụ, kế toán cần phải theo dõi chặt chẽ các khoản chi phí thu mua hàng hóa, phân bổ chi phí thu mua hàng hóa đó cho từng nhóm mặt hàng tiêu thụ để làm cơ sở cho việc xác định kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, quản lý chi phí một cách hiệu quả. Để thực hiện được điều đó kế toán cần phải theo dõi riêng khoản chi phí thu mua hàng hóa trên TK 1562, giá mua hàng hóa theo dõi trên TK 1561. Sau đó cuối tháng phân bổ chi phí mua hàng này cho từng nhóm mặt hàng tiêu thụ để xác định giá vốn hàng bán và giá vốn của HTK. Nhờ đó công ty sẽ nắm rõ được chi phí mua hàng chiếm tỷ trọng là bao nhiêu trong giá vốn của hàng hóa tiêu thụ, từ đó có những biện pháp quản lý hiệu quả hơn khoản chi phí thu mua này, giúp giảm giá vốn hàng bán, tăng lợi nhuận.
Kế toán cần phản ánh chi phí thu mua hàng nội địa và chi phí thu mua hàng nhập khẩu vào TK 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa” theo bút toán:
Nợ TK 156 (1562): Chi phí thu mua hàng hóa Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 141, 331…: Ghi giảm tài khoản thanh toán
Đây là chi phí của cả hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ và của cả hàng hóa còn tồn kho cuối kỳ. Vì vậy, cuối quý, kế toán cần phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán ra và hàng tồn kho để xác định chính xác trị giá vốn thực tế của hàng bán ra và trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ. Sau đó, căn cứ vào kết quả tính toán phân bổ chi phí mua hàng cho từng mặt hàng bán ra cuối kỳ (cuối tháng) theo bút toán sau:
Nợ TK 632
Có TK 156 (1562)