Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng máy chiếu là doanh thu chưa có thuế GTGT. Khi hàng bán được xác định là tiêu thụ căn cứ vào Hóa Đơn GTGT, hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng, giấy báo nhận tiền của bưu điện để xác định doanh thu.
Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Luân chuyển trong đơn vị để xuất kho hàng hoá và làm thủ tục thanh toán. HĐ GTGT mà công ty đang sử dụng hiện nay là HĐ do công ty đặt in.
- Đối với trường hợp bán lẻ tại các cửa hàng, do mặt hàng máy chiếu có giá trị lớn nên khi bán máy chiếu cho khách hàng, kế toán lập HĐ GTGT giao ngay cho khách.
- Đối với trường hợp bán buôn:
Công ty chủ yếu thực hiện hình thức bán buôn qua kho, theo hình thức này công ty trực tiếp xuất hàng từ kho cho khách hàng, hàng hóa được coi là tiêu thụ khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Có hai hình thức thanh toán : tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng và người mua ký nhận nợ.
- Trường hợp bán hàng trên mạng:
+ Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt mà địa điểm giao hàng là địa điểm thanh toán thì nhân viên kinh doanh nhận tiền và lập phiếu thu khi giao hàng. Kế toán lập HĐ GTGT và gửi sau cho khách hàng. Nếu địa điểm giao hàng khác địa điểm thanh toán, công ty thu tiền trước rồi mới giao hàng, khi thu tiền thì tiến hành lập phiếu thu và viết HĐ GTGT giao cho khách hàng.
+ Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng, bưu điện, hoặc chuyển khoản bằng ATM... công ty chỉ tiến hành giao hàng khi đã nhận được giấy báo Có của ngân hàng hay giấy báo nhận tiền của bưu điện. Khi nhận được giấy báo nhận tiền, kế toán viết HĐ GTGT và đưa cho nhân viên kinh doanh đưa cho khách khi giao hàng.
Để phản ánh doanh thu bán hàng máy chiếu kế toán sử dụng các tài khoản: TK 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” trong đó chi tiết thành TK 5111 – doanh thu bán hàng hóa, Bên cạnh đó kế toán còn sử dụng TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 131 “Phải thu khách hàng”, TK 33311…
Qua nghiên cứu kế toán bán mặt hàng máy chiếu tại công ty Cổ phần Thương Mại và Công Nghệ Thanh Xuân, trong tháng 08 năm 2013 phát sinh một số nghiệp vụ như sau:
- Ngày 02 tháng 08 năm 2013, công ty xuất kho bán 5 chiếc máy chiếu Sony VPL- CW275 đơn giá 38.500.000 VNĐ đồng/chiếc (giá đã bao gồm VAT) thuế GTGT đầu ra 10% theo hóa đơn GTGT số 0001535 cho công ty TNHH Phụ Tùng và Thiết Bị Việt Mỹ tại kho của công ty. Khách hàng đã nhận nợ.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0001535 (phụ lục 08) .kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 (1311): 192.500.000
Có TK 511 (5111): 175.000.000 Có TK 3331 (33311): 17.500.000
Sau khi định khoản, kế toán cập nhật chứng từ phát sinh vào phần mềm kế toán: phân hệ kế toán bán hàng bán hàng chưa thu tiền Chọn Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, sau đó nhập các thông tin vào hóa đơn như thông tin về chứng từ (ngày chứng từ, ngày hạch toán, số chứng từ), thông tin về hóa đơn (loại hóa đơn, ngày hóa đơn…); trong trang hàng tiền khai báo mã hàng, kho, TK nợ, TK có, số lượng, đơn giá bán (chưa thuế VAT); trong trang thuế, giá vốn khai báo thuế suất, TK thuế, TK kho (TK 1561), TK giá vốn. Số liệu sẽ được cập nhật vào sổ nhật ký bán hàng sổ chi tiết và sổ cái các TK: TK 511, TK 333, TK 131.
- Ngày 09/08/2013 nhận được đơn đặt hàng của công ty TNHH An Phát mua 3 chiếc máy chiếu Sony VPL- CW255 với đơn giá bán chưa thuế là 33.000.000 ngày giao hàng là ngày 13/08/2013, công ty TNHH An Phát đã trả trước 50.000.000 đ bằng tiền mặt (cùng ngày).
Khi nhận tiền kế toán viết phiếu thu, viết HĐ GTGT số 0001543 (phụ lục 09) và
tiến hành định khoản theo bút toán: Nợ TK 111: 50.000.000 Nợ TK 131: 58.900.000
Có TK 5111: 99.000.000 Có TK 33311: 9.900.000
- (Trường hợp bán lẻ hàng hóa): Ngày 12 tháng 08 năm 2013, công ty bán 1 máy chiếu Panasonic PT-VX41EA, giá bán 17.000.000 (chưa có thuế GTGT) cho anh
Quân – Thanh Xuân- Hà Nội (theo đơn đặt hàng trên mạng), anh Quân đã thanh toán bằng tiền mặt tại địa điểm giao hàng.
Khi thu tiền, nhân viên kinh doanh, tiến hành viết phiếu thu (Phụ lục 10) Sau đó gửi phiếu thu lên phòng kế toán, kế toán lập HĐ GTGT số 0001562 (phụ lục 11) gửi cho khách hàng. Kế toán ghi nhận doanh thu theo định khoản:
Nợ TK 111: 18.700.000 Có TK 5111: 17.000.000 Có TK 33311: 1.700.000
Kế toán cập nhật số phát sinh như sau: vào phân hệ kế toán bán hàng /bán hàng thu tiền ngay chọn phương thức thanh toán là tiền mặt, hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Sau đó, kế toán nhập nội dung vào hóa đơn, phiếu thu, phiếu xuất kho. Từ nội dung nhập vào phiếu thu, máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ nhật ký thu tiền mặt, sổ chi tiết và sổ cái các TK 111, 511, 3331.
Các loại sổ sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng máy chiếu là:
- Sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký chung, nhật ký thu tiền
- Sổ cái các tài khoản: TK 511, TK 111, TK 112, TK 131, TK 521,
- Sổ chi tiết: sổ chi tiết bá n hàng, sổ chi tiết TK 511, TK 521, TK 111… Mỗi nghiệp vụ phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán định khoản đồng thời nhập nội dung vào máy vi tính, trên máy đã được lập trình sẵn mặc nhận và phản ánh vào sổ nhật ký chung, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản (TK 511, TK 111, TK 112, TK 131, TK 521).