Giá vốn của máy chiếu xuất kho được tính theo giá của máy chiếu tồn đầu kỳ hoặc máy chiếu nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của máy chiếu tồn kho được tính theo giá của máy chiếu nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho (phương pháp nhập trước – xuất trước).
Khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, Kế toán sử dụng các chứng từ như Phiếu xuất kho (Kiêm giao nhận) và phiếu nhập kho (khi nhập kho số máy chiếu bị khách trả lại)
TK 632 – Giá vốn hàng bán, TK 156 – Hàng hoá chi tiết cho TK 1561 – giá mua hàng hoá, TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Hiện tại Công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá theo phương pháp nhập trước - xuất trước. Khi xuất xuất máy chiếu để bán, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán, giảm hàng hóa theo định khoản:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 1561: Trị giá thực tế hàng xuất kho để bán
Trong đó TK 1561 là trị giá thực tế hàng xuất kho để bán đã bao gồm cả chi phí mua hàng và chi phí thu mua hàng hóa. Cuối tháng, kế toán kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 02 tháng 08 năm 2013 theo hóa đơn GTGT số 0001535 kế toán phản ánh giá vốn theo định khoản: (phụ lục 12)
Nợ TK 632: 162.500.000 Có TK 1561: 162.500.000
Trong đó đơn giá xuất kho là 32.500.000 đ/1chiếc máy chiếu, giá vốn của máy chiếu xuất bán đã được phần mềm tự tính giá và áp vào các phiếu xuất kho (kế toán đã chạy chức năng tính giá tại phân hệ kế toán HTK, chọn phương pháp nhập trước – xuất trước). Số liệu này được cập nhật vào sổ nhật ký chung sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản: TK 156, TK 632.
Sổ kế toán
Khi xuất kho để bán hoặc nhập kho hàng bán bị trả lại, thủ kho sẽ viết phiếu xuất kho, nhập kho gửi lên phòng kế toán. Từ phiếu xuất kho, nhập kho, HĐ GTGT và các chứng từ liên quan, kế toán định khoản và nhập số liệu vào máy tính như sau:
Trường hợp bán hàng chịu (kế toán vào phân hệ kế toán bán hàng/bán hàng chưa thu tiền/hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho), nhập số liệu vào phiếu xuất kho, phần mềm máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái các TK 632, 156. Trường hợp bán hàng thu tiền ngay, kế toán vào phân hệ
kế toán bán hàng như trường hợp bán hàng chịu nhưng chọn bán hàng thu tiền ngay, sau đó ghi nội dung vào phiếu xuất kho.
Trường hợp nhập kho hàng bán bị trả lại: kế toán nhập nội dung ở phân hệ Bán hàng/Hàng trả lại, giảm giá/Chọn đối tượng khách hàng/Chọn chứng từ bán hàng/Chọn mã hàng bị trả lại chuyển sang bên danh sách hàng bán trả lại, từ đó số liệu sẽ được cập nhật vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái các TK 632, 156.
Song song với việc thủ kho lập thẻ kho thì kế toán mở sổ chi tiết hàng hoá để theo dõi cả giá trị và số lượng hàng hoá sổ chi tiết hàng hoá, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu với các thẻ kho tương ứng để ghi vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Từ sổ chi tiết hàng hóa, cuối tháng kế toán ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Số dư TK 156 phải khớp với số dư chi tiết của từng loại hàng hoá cộng lại.