9. Cấu trúc của luận văn
3.3. Chú trọng yếu tố con ngƣời
3.3.1. Nâng cao trình độ cán bộ thư viện
Trong công tác thông tin - thƣ viện, ngƣời cán bộ thƣ viện luôn giữ một vai trò hết sức quan trọng. Phẩm chất và năng lực của cán bộ thông tin - thƣ viện là nhân tố quyết định chất lƣợng của hoạt động thông tin thƣ viện nói chung, của các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện nói riêng.
Thời đại ngày nay, khi công nghệ thông tin đã trở thành một yếu tố quan trọng trong hoạt động thông tin thƣ viện thì vai trò của ngƣời cán bộ
93
thƣ viện cũng có nhiều thay đổi. Họ không chỉ thực hiện đơn thuần các nhiệm vụ lƣu giữ, bảo quản và phục vụ tài liệu một cách truyền thống mà còn phải biết khai thác, xử lý thông tin theo công nghệ mới, hiện đại. Bên cạnh đó, cán bộ thƣ viện cần phải có kiến thức chủ đề chuyên sâu và các mối quan hệ để làm tốt dịch vụ tìm tin trực tuyến và trên phƣơng tiện, vật mang tin mới. Ngƣời cán bộ phải có kỹ năng nhận dạng thông tin , tìm tin, nắm đƣợc các phƣơng pháp nghiên cứu, kỹ năng sàng lọc, phân tích và bao gói thông tin để đáp ứng nhu cầu tin đa dạng.
Không giống nhƣ những mô hình thƣ viện truyền thống khác, thƣ viện trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấn đang đƣợc chuyển dịch sang hoạt động theo mô hình thƣ viện hiện đại. Do vậy đòi hỏi ở cán bộ thƣ viện rất cao, không những giỏi về chuyên môn, tin học, ngoại ngữ mà còn phải nhạy bén, thích ứng với kỹ thuật, công nghệ hiện đại trong hoạt động của môi trƣờng thƣ viện hiện đại nhằm giúp đáp ứng mọi nhu cầu tin.
Để có thể thích ứng nhanh chóng và nâng cao chất lƣợng hoạt động của thƣ viện hiện đại, cũng nhƣ ngày một nâng cao chất lƣợng của các SP&DVTT-TV tại thƣ viện thì việc nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ của thƣ viện là việc cần thiết phải làm trong giai đoạn hiện nay. Chính vì vậy, việc nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ cần xem xét theo hƣớng bồi dƣỡng chuyên môn hóa theo từng nhóm cán bộ.
Nhóm cán bộ quản lý
Trong bối cảnh hiện nay, hiệu quả hoạt động của thƣ viện đòi hỏi những cán bộ quản lý thƣ viện nhiều phẩm chất cũng nhƣ năng lực quản lý rất khắt khe.
Cán bộ quản lý ngoài năng lực chuyên môn về quản lý cần hiểu biết về các lĩnh vực chuyên môn, kiến thức về công nghệ thông tin, các chính sách về phát triển vốn tài liệu, marketing công tác thƣ viện, có khả năng tạo
94
lập các mối quan hệ ngoại giao, năng động trong vấn đề điều hành và chỉ đạo nghiệp vụ cấp dƣới...
Ðể thực hiện đƣợc những yêu cầu trên, ngƣời cán bộ quản lý cần thƣờng xuyên đƣợc đào tạo về những lĩnh vực sau:
- Trình độ chính trị - Trình độ quản lý
- Chuyên môn nghiệp vụ
Bên cạnh đó ngƣời cán bộ quản lý phải thƣờng xuyên tham gia các hội nghị, hội thảo có định hƣớng, đƣợc tạo điều kiện tham quan, học hỏi kinh nghiệm của các cơ quan thông tin thƣ viện tiên tiến trong vào ngoài nƣớc, nắm bắt đƣợc xu hƣớng phát triển của hoạt động thông tin – thƣ viện theo hƣớng hiện đại để có khả năng đánh giá tình hình, đƣa ra đƣợc những quyết định đúng đắn và kịp thời.
Nhóm cán bộ thông tin – thư viện.
Đây là nhóm có vai trò quan trọng và góp phần đắc lực cho hiệu quả hoạt động của thƣ viện. Trong quá trình tổ chức, triển khai các SP&DVTT- TV tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ là yếu tố cơ bản để đánh giá chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ. Cán bộ thƣ viện là ngƣời trực tiếp tạo ra các sản phẩm, đồng thời là ngƣời tổ chức, triển khai các DVTT-TV, do đó cán bộ thƣ viện đóng vai trò quan trọng cho chất lƣợng các SP&DVTT-TV. Tại thƣ viện, đội ngũ cán bộ này bao gồm cả cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành thông tin - thƣ viện, cán bộ tốt nghiệp các ngành khác nhƣng đã qua các lớp đào tạo về thông tin thƣ viện. Tuy nhiên, để đáp ứng những đổi mới của công nghệ thông tin thì ngoài những kiến thức chuyên môn, đội ngũ cán bộ cần phải trang bị thêm những kiến thức về tin học, về ngoại ngữ, thƣờng xuyên tham gia các lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ, các lớp tập huấn nâng cao kỹ năng phục vụ trong môi trƣờng thƣ viện hiện đại nhƣ: kỹ năng
95
sử dụng công nghệ đa phƣơng tiện, kỹ năng thu thập và xử lý tài liệu trực tuyến, kỹ năng khai thác dữ liệu và tri thức....
Ngoài những kiến thức chuyên ngành, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức tin học, ngoại ngữ thì thƣ viện cũng cần cập nhật cho cán bộ kiến thức về các lĩnh vực khoa học khác nhƣ khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, khoa học kỹ thuật, đặc biệt là khoa học về quân sự.... nhằm tạo sự hiểu biết rộng trong hoạt động thu thập, xử lý thông tin.
Bên cạnh đó, lãnh đạo thƣ viện cũng cần có chính sách khuyến khích dành cho cán bộ trong việc nâng cao trình độ của cán bộ nhƣ việc học Thạc sĩ, Tiến sĩ trong nƣớc và nƣớc ngoài bằng cách đƣa ra các chính sách về hỗ trợ học phí, tạo điều kiện về quỹ thời gian học tập, đảm bảo phụ cấp trong thời gian đi học... Đồng thời, bản thân mỗi cán bộ thƣ viện phải không ngừng cũng cố, nâng cao kiến thức đáp ứng yêu cầu của nghề nghiệp ngày càng cao nhƣ hiện nay.
Nhóm cán bộ công nghệ thông tin.
Đây là nhóm cán bộ giữ một vị trí khá quan trọng trong qúa trình vận hành thƣ viện hiện đại. Và để Trung tâm thực sự trở thành một trong những thƣ viện hiện đại kiểu mới ở khu vực phía Bắc thì việc đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên sâu về tin học và công nghệ thông tin là cần thiết. Vì vậy, thƣ viện nên có những chính sách tuyển dụng hợp lý và chế độ đãi ngộ thích hợp nhằm giúp họ gắn bó lâu dài với thƣ viện.
Đối với cán bộ có trình độ công nghệ thông tin chuyên sâu thì thƣ viện nên bồi dƣỡng thêm kiến thức về chuyên ngành thông tin – thƣ viện. Còn đối với cán bộ thông tin – thƣ viện có khả năng phát triển về tin học thì đào tạo thêm cho họ về kiến thức tin học và công nghệ thông tin nhƣ tổ chức các lớp ngắn hạn, dài hạn về quản trị, điều hành, bảo trì hệ thống mạng và máy tính...
96
Để nâng cao hơn nữa chất lƣợng SP&DVTT-TV của thƣ viện cần có sự cố gắng hơn nữa của tập thể lãnh đạo, nhân viên và cán bộ trong toàn thƣ viện. Có nhƣ vậy vị thế của thƣ viện ngày càng đƣợc nâng cao và phát triển.
3.3.2.Trang bị kiến thức thông tin cho người dùng tin
NDT là một trong những bộ phận quan trọng, là yếu tố không thể thiếu trong hoạt động khai thác thông tin – thƣ viện. Họ là khách hàng (ngƣời trực tiếp tiêu thụ các sản phẩm của thƣ viện). Các NCT của họ là cơ sở để thƣ viện triển khai các SP&DVTT-TV, đồng thời cũng chính họ là ngƣời đánh giá chất lƣợng của sản phẩm và dịch vụ thông tin do thƣ viện cung cấp. Trong bất kỳ một hệ thống thông tin – thƣ viện nào nếu ngƣời dùng tin thiếu hiểu biết về kỹ năng sử dụng các SP & DVTT-TV thì việc khai thác thông tin sẽ không đạt hiệu quả.
Thƣ viện trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấn với sự đa dạng của các SP&DVTT-TV đòi hỏi việc đào tạo, hƣớng dẫn NDT càng trở nên cấp thiết. Mục đích của việc đào tạo NDT là cung cấp cho họ những thông tin về cơ cấu tổ chức, phƣơng thức hoạt động của thƣ viện và cung cấp cho họ những thông tin về cách tiếp cận và khai thác các SP&DVTT-TV một cách có hiệu quả.
Qua việc điều tra việc sử dụng các SP & DVTT-TV tại thƣ viện cho thấy, đa số NDT vẫn còn thói quen sử dụng các SP&DVTT-TV nhƣ đọc tại chỗ, mƣợn về nhà, tra cứu qua hệ thống mục lục trực tuyến (OPAC), danh mục tài liệu, các thƣ mục thông báo sách mới. Còn các sản phẩm nhƣ CSDL ( nhất là CSDL tiếng Anh), CD-ROM, tìm tin trên mạng còn nhiều NDT chƣa sử dụng.
Cho đến nay, việc đào tạo và hƣớng dẫn NDT tại thƣ viện đã đƣợc triển khai bằng cách mở cấc lớp tại thƣ viện hoặc trực tiếp đến các đơn vị
97
trong trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấn để đào tạo và hƣớng dẫn. Dịch vụ này cũng đã thu hút đƣợc nhiều đối tƣợng NDT. Tuy nhiên, để đào tạo, hƣớng dẫn NDT đạt hiệu quả cao hơn nữa, thƣ viện cần biên soạn một nội dung chƣơng trình bồi dƣỡng cụ thể, nên tập trung đi sâu vào những vấn đề cần thiết, có cập nhật và bổ sung thƣờng xuyên những thông tin mới cho phù hợp với sự phát triển của thƣ viện nhƣ biên soạn các hƣớng dẫn kỹ năng thực hành tìm kiếm, xác định phạm vi thông tin, cách đánh giá nguồn tin trên mạng, cách sao chép lƣu trữ dữ liệu, cẩm nang giới thiệu về thƣ viện...
Việc đào tạo NDT có thể diễn ra dƣới nhiều hình thức nhƣ:
Thứ nhất : Thƣ viện mở các đợt tập huấn sử dụng thƣ viện cho các cán bộ phụ trách thƣ viện tại của các tiểu đoàn. Công việc này đƣợc giao cho các cán bộ liên lạc viên phụ trách từng trƣờng đảm nhiệm
Thứ hai: Thƣ viện mở các lớp hƣớng dẫn tại các tiểu đoàn. Việc này do các cán bộ thƣ viện phối hợp với cán bộ phụ trách thƣ viện ở tiểu đoàn thực hiện.
Nội dung chủ yếu của các lớp hƣớng dẫn học viên đầu năm là giới thiệu về thƣ viện (nội quy, chính sách); giới thiệu về cơ sở vật chất, nguồn tài nguyên của thƣ viện hƣớng dẫn cách khai thác sử dụng tài liệu cũng nhƣ các CSDL của thƣ viện.... .
Riêng đối với các học viên mới nhập học năm thứ nhất, thƣ viện thƣ viện cần xây dựng chiến lƣợc cụ thể hơn nữa cho việc đào tạo, hƣớng dẫn các tân sinh viên mới. Sau khi có các lớp hƣớng dẫn tại thƣ viện và đến tận các trƣờng hƣớng dẫn, thƣ viện cần phát kèm theo thêm các tài liệu, tờ rơi và tiến hành kiểm tra, đánh giá khả năng tiếp thu của những tân sinh viên mới qua những câu hỏi trắc nghiệm nhằm giúp cho họ sau khi học hƣớng
98
dẫn có thể sử dụng đƣợc thƣ viện và khai thác các nguồn tin để phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu.
Bên cạnh những nội dung hƣớng dẫn cụ thể và các hình thức đào tạo NDT, thì thƣ viện cũng cần phải duy trì việc tổ chức hƣớng dẫn này thƣờng xuyên, liên tục và có kế hoạch cụ thể nhằm giúp NDT có thể sử dụng, khai thác tốt các SP&DVTT-TV hiện có của thƣ viện. Qua đó, sẽ thúc đẩy hoạt động thông tin – thƣ viện của thƣ viện phát triển mạnh mẽ hơn, thu hút nhiều đối tƣợng ngƣời dùng tin đến với thƣ viện hơn.
3.4. Các giải pháp khác
3.4.1. Phát triển nguồn lực thông tin
Hiệu quả hoạt động của cơ quan thông tin – thư viện trước hết phụ thuộc vào chất lượng và sự đầy đủ của nguồn tin, tư liệu. Bất kỳ một cơ quan thông tin – thƣ viện nào muốn hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, muốn đạt đƣợc hiệu quả tốt và tổ chức đƣợc hệ thống sản phẩm và dịch vụ phong phú, đa dạng đáp ứng nhu cầu ngƣời dùng tin, điều quan tâm trƣớc tiên là phải xây dựng cho đƣợc vốn tài liệu đủ lớn về số lƣợng, phong phú về chủng loại với chất lƣợng tốt phù hợp yêu cầu ngày càng cao của ngƣời dùng tin.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, nguồn tin điện tử phát triển với tốc độ cao. Do vậy, cần phát triển nguồn lực thông tin tại thƣ viện Đại học Trần Quốc Tuấn. Tuy nhiên, để làm đƣợc điều đó của Trung tâm không thể bổ sung ồ ạt các loại tài liệu có trên thị trƣờng mà phải tiến hành lựa chọn, cân nhắc kỹ từng loại tài liệu ( sách, báo, tạp chí, tƣ liệu).
Việc lựa chọn, bổ sung tài liệu phải phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của trƣờng, cụ thể là chức năng, nhiệm vụ của các khoa, phòng và đối tƣợng ngƣời dùng tin. Thƣ viện phải có chính sách bổ sung hợp lý, khoa
99
học, đáp ứng nhu cầu tin của ngƣời dùng tin trong giai đoạn mới: phải xác định đƣợc diện tài liệu, loại hình tài liệu, ngôn ngữ, số lƣợng tài liệu.
Diện tài liệu: tài liệu đƣợc xác định cần bổ sung là tài liệu về Chính trị - xã hội, kinh tế, quân sự, văn hóa và các vấn đề có liên ngành khoa học. Hiện nay, ở thƣ viện Trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấn vốn tài liệu chƣa nhiều, mới chỉ đáp ứng phần nào nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Song Trong tƣơng lai để đáp ứng đƣợc nhu cầu đa dạng, phong phú của ngƣời dùng tin cần phải có sự cân đối trong chính sách bổ sung giữa các lĩnh vực tài liệu để giảm sự chênh lệch, mất cân đối. Đảm bảo cơ cấu tài liệu hợp lý cũng là một trong những biện pháp làm cho chất lƣợng hoạt động thông tin thƣ viện đƣợc nhân lên, đáp ứng nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Đánh giá đúng chất lƣợng tài liệu đƣợc bố sung, cán bộ làm công tác bổ sung tài liệu cần dựa vào ý kiến của các chuyên gia, ý kiến của ngƣời dùng tin bằng việc sử dụng các phƣơng pháp điều tra xã hội học để có căn cứ, quyết định bổ sung hay không bổ sung một lại tài liệu.
Loại hình tài liệu: bên cạnh những tài liệu mang tính chất truyền thống nên có kế hoạch bổ sung các tài liệu điện tử, đĩa CD-ROM,...Tăng cƣờng bổ sung nguồn tài liệu từ mạng liên kết trong hệ thống thƣ viện toàn quân thông qua mạng nội bộ quân đội Misten. Thông qua mạng nội bộ, việc chia sẻ thông tin trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn, ngƣời dùng tin có thể tìm thấy rất nhiều tài liệu liên quan đến quân sự, các chiến lƣợc quân sự phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của học viên.
Về số lượng bản: không nên định rõ số lƣợng bản cho mỗi tên sách một cách cứng nhắc mà chỉ có tính tƣơng đối, phải có căn cứ cụ thể cho từng tên sách, từng loại sách. Trong thời gian tới, cần chú trọng bổ sung sách học tập chuyên ngành nhiều hơn, số lƣợng bản nhiều hơn: từ 200 đến 300 cuốn/tên sách giáo khoa, giáo trình, văn kiện, nghị quyết của Đảng.
100
Việc thu thập, khai thác và xử lý các nguồn tin nội sinh cần phải đƣợc chú trọng thực hiện tốt hơn. Kết hợp với các khoa, phòng thực hiện tốt việc giao nộp đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, chuyên đề tốt nghiệp, đề cƣơng bài giảng đúng thời hạn, số lƣợng để phục vụ kịp thời cho ngƣời dùng tin.
Thanh lý tài liệu là một khâu quan trọng trong công tác bổ sung tài liệu, là một phƣơng pháp nâng cao giá trị của nguồn lực thông tin. Cần loại bỏ những tài liệu có giá trị sử dụng thấp, không phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của Trƣờng, hoặc những tài liệu quá rách nát, thừa bản. Thông qua công tác thanh lý, cán bộ thƣ viện sẽ nắm đƣợc thực trạng vốn tài liệu quý hiếm, có giá trị sử dụng cao. Trong quá trình thanh lý cần chú ý phát hiện những tài liệu có giá trị sử dụng, quý hiếm mà trong kho không còn ( do ngƣời dùng tin mƣợn hay bị mất) để có kế hoạch bổ sung hồi cố. Công tác thanh lý phải có kế hoạch và thực hiện thƣờng xuyên đối với từng loại hình tài liệu.
Tăng cƣờng khả năng kết nối, chia sẻ nguồn tin với các cơ quan trong và ngoài nhà Trƣờng. Quy định cụ thể cơ chế phối hợp với các đơn vị, trƣờng trong khu vực về việc giao mƣợn và chia sẻ nguồn tài liệu.
3.4.2. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và đầu tư cơ sở vật chất - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin là