9. Cấu trúc của luận văn
3.1 Nâng cao chất lƣợng các sản phẩm và dịch vụ thông tinthƣ viện hiện có
hiện có.
Phát triển và nâng cao chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện là nhằm nâng cao vai trò và hiệu quả của nguồn lực thông tin lý luận chính trị phục vụ công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu của học viên trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
Trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấn với nhiệm vụ đào tạo sĩ quan lục quân chiến thuật cấp phân đội (trung đội, đại đội, tiểu đoàn) trình độ cử nhân khoa học quân sự (đại học và cao đẳng) các chuyên ngành: Bộ binh, Bộ binh cơ giới, Hỏa khí, Trinh sát Lục quân, có chất lƣợng cao nhằm cung cấp cho khu vực phía Bắc nói riêng và đất nƣớc nói chung. Do đó, nhu cầu thông tin phục vụ cho công tác giáo dục – đào tạo rất đa dạng, phong phú và đòi hỏi những thông tin có giá trị cao nhằm đáp ứng cho việc học tập, nghiên cứu khoa học cho cán bộ, giảng viên, học viên trong trƣờng.
Từ thực tế trên đòi hỏi Ban thƣ viện cần nhận diện đầy đủ các nhu cầu thông tin của ngƣời dùng tin và có kế hoạch hoàn thiện các SP&DVTT-TV nhằm nâng cao khả năng đáp ứng NCT cho công tác học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của thầy và trò trong trƣờng.
Hoàn thiện các SP&DVTT-TV là một trong những hoạt động trọng tâm của thƣ viện. Những đó cũng là những nhiệm vụ phức tạp, đòi hỏi phải có sự quan tâm của lãnh đạo cấp trên, sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban để nâng cao và tạo ra những SP&DVTT-TV mới có chất lƣợng.
81
Để nâng cao chất lƣợng SP&DV thông tin – thƣ viện cần nắm vững chƣơng trình phát triển kinh tế - xã hội của quốc gia cũng nhƣ định hƣớng phát triển của trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấn thông qua các chƣơng trình, đề án, dự án xây dƣợng trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấn.
Nghiên cứu, điều tra nhu cầu tin của ngƣời dùng tin để nắm bắt đƣợc nhu cầu của họ về lĩnh vực thông tin, loại hình tài liệu, những sản phẩm và dịch vụ thông tin mà họ cần. Xác định rõ đối tƣợng ngƣời dùng tin, đặc điểm nhu cầu tin của họ là cơ sở quan trọng phát triển hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin – thƣ viện của thƣ viện một cách đúng hƣớng.
Cần xem xét sự phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin trong mối quan hệ tƣơng hỗ lẫn nhau. Muốn phát triển và nâng cao chất lƣợng một sản phẩm, dịch vụ thông tin – thƣ viện, cần xác định và phát triển các sản phẩm và dịch vụ khác có mối liên hệ và ngƣợc lại. Đặc biệt, phải chú trọng tới quá trình đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thƣ viện.
3.1.1. Nâng cao chất lượng sản phẩm thông tin – thư viện
Hoàn thiện Mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC)
Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến ( OPAC) giữ một vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm tài liệu tại thƣ viện. Thông qua mục lục truy nhập công cộng trực tuyến tại thƣ viện, bạn đọc có thể tra tìm tài liệu theo nhiều hƣớng khác nhau nhƣ: Loại hình tài liệu, Tên tài liệu, Tác giả, Nơi xuất bản, Năm xuất bản, Chủ đề, Ký hiệu phân loại, Số đăng ký cá biệt... Việc hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng mục lục truy nhập công cộng trực tuyến đồng nghĩa với việc thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động thông tin - thƣ viện của thƣ viện.
Để nâng cao chất lƣợng của mục lục truy nhập trực tuyến công cộng, cần phải thƣờng xuyên kiểm tra việc tra cứu OPAC có cho ra kết quả nhanh chóng và thuận tiện hay không. Đồng thời hỗ trợ thêm công cụ tra cứu trên
82
OPAC nhƣ hỗ trợ từ khóa, hỗ trợ chỉ số phân loại... giúp bạn đọc có thể dựa vào những từ khoá, chỉ số phân loại có sẵn trên OPAC để nhanh chóng tìm đƣợc tài liệu mình cần
Việc mở rộng kết quả tìm kiếm cho NDT cũng là một trong những việc cần làm để có thể thỏa mãn tối đa nhu cầu tin của NDT thì ngoài những điểm truy cập theo tên tác giả, nhan đề tài liệu, từ khóa, số đăng kí cá biệt...hiện có trên OPAC, Thƣ viện cần bổ sung thêm một số điểm truy cập để tra cứu nhƣ: ISBN, ISSN, giá tiền...giúp cho NDT có thể tiếp cận đƣợc với mọi thông tin của tài liệu.
Nâng cao chất lượng Thư mục dạng in.
Thƣ mục dạng in là công cụ rất tốt, cần thiết để cung cấp thông tin về tài liệu cho học viên trong hoàn cảnh hiện nay. Trƣớc đây các bản thƣ mục chỉ đơn thuần là các danh mục tài liệu mới đƣợc bổ sung và sắp xếp theo vần chữ cái (A, B, C) tên sách. Thƣ mục cần phải đƣợc biên soạn khoa học hơn về nội dung và hình thức giúp ngƣời dùng tin tra cứu dễ dàng hơn.
Hoàn thiện Thư mục giấy thiệu sách mới.
Thƣ mục giấy thiệu sách mới là thƣ mục giúp ngƣời dùng tin nắm bắt đƣợc những tài liệu mới nhất của thƣ viện. Tuy nhiên thƣ mục giới thiệu sách mới chƣa bao quát và cung cấp đƣợc đầy đủ các loại cũng nhƣ toàn bộ tài liệu có trong thƣ viện. Chính vì vậy trong thời gian tới thƣ viện cần thƣờng xuyên bổ sung và cập nhật các tài liệu mới, cũng nhƣ những tài liệu chuyên ngành để giúp học viên nắm bắt và tiếp thu nguồn kiến thức mới nhất cho công tác học tập.
Đảm bảo chất lượng Cơ sở dữ liệu
CSDL là công cụ tra cứu quan trọng trong giai đoạn hiện nay của Thƣ viện. Việc nâng cao chất lƣợng của các cơ sở dữ liệu do thƣ viện xây dựng là rất quan trọng trong hoạt động của thƣ viện.
83
Đối với cơ sở dữ liệu (CSDL thƣ mục, CSDL toàn văn) cần phải hiệu đính lại các biểu ghi chƣa chính xác về lỗi chính tả và lỗi biên mục. Trong quá trình biên mục có một số tài liệu vẫn đang ở nhầm vị trị kho, do đó cần phải rà soát lại và phân lại tài liệu về đúng vị trí kho thì mới lƣu thông đƣợc Bên cạnh đó trong CSDL còn tồn tại rất nhiều biểu ghi trùng dẫn đến tình trạng nhiễu tin, gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu. Do vậy cần hiệu đính lại toàn bộ CSDL, loại bỏ các biểu ghi trùng, tránh nhiễu tin khi tra cứu.
Đối với CSDL mới mua về, thƣ viện cần có sự kiểm tra kỹ lƣỡng nội dung chứa đựng bên trong mỗi CSDL để có thể bổ sung đƣợc nguồn thông tin thực sự có giá trị đáp ứng NCT của NDT và góp phần nâng cao chất lƣợng bộ sƣu tập CSDL của thƣ viện.
Đổi mới giao diện Trang Web của thư viện Trường đại học Trần Quốc Tuấn.
Trang Web của thƣ viện là phƣơng tiện quan trọng để thực hiện nhiều hoạt động tác nghiệp và nghiệp vụ khác nhƣ hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện, tra cứu tài liệu của thƣ viện, tổ chức diễn đàn trao đổi với bạn đọc, thông báo bạn đọc các thông tin về thƣ viện, quảng bá các sản phẩm – dịch vụ, liên kết tới các thƣ viện trong hệ thống thƣ viện quân đội, truy cập tới các nguồn tin điện tử và các nguồn tin khác,...
Tuy nhiên để tạo ra một trong web giúp cho ngƣời dùng tin lựa chọn và truy cập thì cần đòi hỏi sự thiết kế làm phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức và thuận tin cho ngƣời dùng tin trong việc sử dụng và tra cứu tài liệu qua trang web.
3.1.2.Nâng cao chất lượng dịch vụ thông tin – thư viện
Dịch vụ Cung cấp tài liệu là một dịch vụ cơ bản của các cơ quan Thông tin – Thƣ viện, nhằm giúp NDT sử dụng đƣợc tài liệu phù hợp với
84
nhu cầu thông tin của mình. Dịch vụ này đƣợc triển khai dƣới các hình thức nhƣ: dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mƣợn về nhà, dịch vụ sao chụp tài liệu... Hiện nay Dịch vụ đọc tại chỗ và dịch vụ mƣợn về nhà là dịch vụ phổ biến và đƣợc nhiều học viên, giảng viên, cán bộ sử dụng ở thƣ viện trƣờng đại học Trần Quốc Tuấn. Để đáp ứng nhu cầu tin ngày càng đa dạng và không ngừng tăng lên và để nâng cao chất lƣợng dịch vụ, thƣ viện cần phải có những cải tiến, sáng kiến, có những biện pháp hữu hiệu để dịch vụ cung cấp tài liệu ngày càng đáp ứng đƣợc NDT
Để các loại hình tài liệu đƣợc đa dạng và phong phú nhằm thu hút NDT, Thƣ viện nên tăng cƣờng và đa dạng hóa các loại hình tài liệu, bổ sung thêm các tài liệu chuyên ngành để thu hút đƣợc nhiều NDT hơn. Hàng năm phải có kế hoạch rà soát lại sách, báo, tạp chí để tránh bổ sung trùng lặp.
Để đáp ứng đƣợc nhu cầu tin và nâng cao chất lƣợng phục vụ, thƣ viện cần chú trọng thực hiện công tác thu thập thông tin, thƣờng xuyên nghiên cứu, đánh giá mức độ thỏa mãn NCT, phƣơng thức phục vụ tài liệu bằng các phƣơng pháp điều tra ( phỏng vấn, phiếu điều tra, quan sát), từ đó có cở sở để tăng cƣờng nguồn lực thông tin cũng nhƣ phát triển các dịch vụ thông tin phù hợp.
Đối với đội ngũ cán bộ, nhân viên thƣ viện phải thƣờng xuyên bồi dƣỡng và nâng cao trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm và thái độ phục vụ cho đội ngũ cán bộ bộ phận dịch vụ thông tin. Tăng cƣờng và rèn luyện kỹ năng thu nhận, xử lý thông tin, kỹ năng hƣớng dẫn NDT khai thác thông tin
Đối với số lƣợng tài liệu đƣợc mƣợn về nhà, hiện tại thƣ viện đang có chính sách là 3 cuốn/15 ngày. Do số ngày đã đƣợc tăng lên gấp đôi so với thời gian trƣớc đây, do vậy thƣ viện có thể tăng số lƣợng tài liệu mƣợn
85
về nhà lên thành 4 cuốn hoặc 5 cuốn. Nhƣ vậy sẽ tạo điều kiện cho bạn đọc tham khảo đƣợc nhiều tài liệu hơn. Bên cạnh đó, chính sách cho việc mƣợn tài liệu giáo trình và chuyên khảo là nhƣ nhau, nhiều học viên muốn mƣợn tài liệu giáo trình phục vụ cho cả môn học trong thời gian dài, do đó thƣ viện có thể tăng thời hạn mƣợn giáo trình nhiều ngày hơn nữa so với sách chuyên khảo.
Tăng cƣờng thêm các phƣơng tiện, trang thiết bị an ninh của thƣ viện để tránh tình trạng mất mát tài liệu.
3.2. Đa dạng hóa các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện.
Khả năng cung cấp các dịch vụ thông tin theo yêu cầu cũng nhƣ khả năng tạo ra các sản phẩm thông tin có giá trị cao đƣợc ngƣời dùng tin chấp nhận là sức mạnh của một cơ quan thông tin – thƣ viện là công cụ cơ bản để thỏa mãn nhu cầu của ngƣời dùng tin nhanh chóng tiếp cận với thông tin. Để tăng cƣờng và nâng cao hiệu quả hoạt động của thƣ viện, cần phải đa dạng hóa các sản phẩm thông tin, đa dạng hóa hình thức phục vụ là biện pháp tích cực nhằm khai thác triệt để nguồn tài liệu vốn có và đƣa thông tin đến đúng đối tƣợng ngƣời dùng tin.
3.2.1. Phát triển các sản phẩm thông tin thư viện mới.
3.2.1.1. Biên soạn Tổng luận chuyên đề,
Tổng luận là loại hình sản phẩm thông tin phân tích dƣới dạng một tài liệu trình bày có tính hệ thống và cô đọng kết quả xử lý phân tích – tổng hợp nhiều nguồn tin ( tài liệu) khác nhau xuất hiện trong một khoảng thời gian nhất định, về một vấn đề, đề tài nhất định, tức là về hiện trạng, mức độ và xu hƣớng phát triển của chúng. Tổng luận đƣợc chia thành nhiều loại tùy theo đối tƣợng phân tích, múc đích biên soạn, đối tƣợng phục vụ, phạm vi bao quát của vấn đề, yêu cầu so sánh và dự báo… Tuy nhiên, xét về mức
86
độ phân tích và tổng hợp thông tin thì tổng luận đƣợc chia thành 2 loại chủ yếu: tổng luận tóm tắt và tổng luận phân tích.
Tổng luận tóm tắt là tổng luận trình bày có tính hệ thống, cô đọng và tổng hợp những thông tin rút ra từ tài liệu gốc về nội dung cơ bản của vấn đề đƣợc đề cập, không kèm theo những phân tích, đánh giá, phê phán hoặc kiến nghị của ngƣời biên soạn tổng luận. Đối với ngƣời dùng tin tại thƣ viện trƣờng đại học Trần Quốc Tuấn, tổng luận tóm tắt rất phù hợp và cần thiết đối với họ. Do vậy, nhằm phát huy hơn nữa hiệu quả hoạt động thông tin – thƣ viện, trung tâm cần phải sớm biên soạn bản tổng luận tóm tắt để phục vụ đông đảo ngƣời dùng tin, đặc biệt đới với ngƣời dùng tin là cán bộ nghiên cứu khoa học và giảng dạy.
3.2.1.2. Tổ chức bản tin điện tử
Bản tin điện tử là một loại tạp chí ( bản tin) đƣợc xuất bản dƣới dạng điện tử và đƣợc truyền trong các mạng máy tính để phục vụ các khách hàng của mình. Bản tin điện tử cũng là một sản phẩm trên mạng, có 2 cách thức truy cập thông tin trên bản tin này: truy cập trực tiếp và truy cập theo chế độ thƣ tín điện tử.
Nội dung cần quan tâm nhất trong việc xuất bản tin điện tử là: - Xác định rõ phạm vi vấn đề đƣợc phản ánh trong bản tin.
- Xác định rõ và đầy đủ các nguồn thông tin chính đƣợc sử dụng để biên soạn nội dung bản tin
- Lựa chọn và biên soạn nội dung bản tin
- Thu thập và xử lý thông tin phản hồi của khách hàng
Thông thƣờng bên cạnh mỗi bản tin điện tử đều có bản đƣợc lƣu trữ dƣới dạng ấn phẩm in nhằm phục vụ công tác nghiệp vụ khi cần thiết, cũng nhƣ việc phổ biến đến ngƣời dùng tin chƣa là khách hàng của mạng.
3.2.1.3. Tổ chức dịch vụ tra cứu tin tự động hóa.
Nếu nhƣ các dịch vụ tra cứu theo hình thức truyền thống thể hiện những mặt hạn chế: mất nhiều thời gian và công sức cho việc tìm kiếm
87
thông tin, tài liệu của ngƣời dùng tin, tốc độ tìm tin chậm thì các dịch vụ tra cứu tự động hóa chính là sự bù đắp đƣợc hạn chế nói trên. Tra cứu tin tự động hóa sẽ giúp ngƣời dùng tin tiết kiệm đƣợc thời gian trong việc tìm kiếm thông tin. Đảm bảo độ chính xác, tốc độ tìm tin nhanh và khai thác thông tin hiệu quả hơn. Đặc biệt, kết hợp đƣợc nhiều biểu thức tìm khác nhau, mở rộng đƣợc phạm vị tìm kiếm và khai thác thông tin, khả năng chia sẻ thông tin cũng rất rộng rãi, cùng một lúc nhiều ngƣời có thể truy cập đƣợc. Hệ thống tra cứu tự động hóa đƣợc xem nhƣ một công cụ tra cứu tin nhờ máy tính điện tử thông qua cơ sở dữ liệu, đĩa CD-ROM, tài liệu điện tử và Internet.
Tóm lại, cần phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin – thƣ viện của Thƣ viện trong mối quan hệ hợp tác và chia sẻ có hiệu quả nguồn tin với các cơ quan trong và ngoài trƣờng nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu cho bạn đọc khi tới thƣ viện.
3.2.2. Phát triển các dịch vụ thông tin thƣ viện mới
3.2.2.1.Tổ chức dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề
Dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề là dịch vụ giúp NDT nắm bắt đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời các nguồn tài liệu về những vấn đề mà họ quan tâm, giúp họ tiết kiệm chi phí thời gian và công sức tìm kiếm thông tin để phục vụ cho học tập, nghiên cứu khoa học và giảng dạy. Đối tƣợng sử dụng dịch vụ này thuộc tất cả NDT đăng ký sử dụng thƣ viện.
Với nhu cầu về tài liệu, về thông tin của NDT trong Đại học Trần Quốc Tuấn ngày càng cao và đa dạng. Nhu cầu đòi hỏi về thông tin có chất lƣợng cao ngày càng đƣợc đặt ra nhiều hơn, do vậy việc đáp ứng những nhu cầu này đòi hỏi thƣ viện phải mở ra những dịch vụ mới hơn, có chất lƣợng hơn nhằm thỏa mãn NCT của NDT hơn. Vì vậy, dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề đƣợc mở ra là rất cần thiết và phù hợp với NCT hiện nay trong toàn trƣờng.
88
Sản phẩm đƣợc cung cấp qua dịch vụ này, Thƣ viện có thể sử dụng