9. Cấu trúc của luận văn
2.1.1. Hệ thống mục lục
Mục lục thƣ viện là tập hợp các phiếu mục lục hoặc các biểu ghi thƣ mục trong cơ sở dữ liệu, phán ánh nguồn tin của các thƣ viện, cơ quan thông tin
Chức năng chủ yếu của mục lục thƣ viện là phán ánh trữ lƣợng, thành phần kho tài liệu của thƣ viện, giúp ngƣời dùng tin xác định đƣợc vị trí lƣu trữ tài liệu trong kho và trợ giúp cho việc lựa chọn tài liệu phù hợp với nhu cầu của ngƣời dùng. Để đánh giá vị trí, vai trò của mục lục đối với các cơ quan thông tin, thƣ viện, M.Bloomberg và G.E.Evans đã chỉ rõ: “Mục lục – sản phẩm chủ yếu của quá trình biên mục – là công cụ quan trọng vào bậc nhất trong thư viện. Khó có thể hình dung rằng, có thể sử dụng được một cơ quan thông tin, thư viện dù chỉ có trữ lượng tài liệu ở mức trung bình, mà lại thiếu một hệ thống mục lục”. [23, tr.38].
Mục lục thƣ viện đƣợc thể hiện dƣới các dạng mục lục phiếu, mục lục sách in và mục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC).
38
2.1.1.1 Mục lục dạng phiếu.
Hệ thống mục lục là tập hợp các đơn vị phiếu mục lục đƣợc sắp xếp theo một trật tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một hay một nhóm cơ quan thông tin – thƣ viện. [23, tr.37].
Phiếu mục lục chính là phiếu miêu tả thƣ mục về tài liệu và tạo nên một điểm truy nhập tới tài liệu đƣợc phản ánh. Phạm vi bao quát hay đối tƣợng của một hay một nhóm cơ quan thông tin – thƣ viện.
Trong hoạt động thông tin – thƣ viện tại Trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấncó hai hệ thống mục lục: Mục lục chữ cái và mục lục phân loại.
Mục lục chữ cái là hệ thống mục lục mà các phiếu mục lục đƣợc sắp xếp theo vần chữ cái từ A đến Z tên tác giả hay tên tài liệu đƣợc phản ánh. [23, tr.41].
39
Mục lục phân loại là loại mục mục trong đó các phiếu mục lục đƣợc sắp xếp theo các lớp theo một trật tự logic của một sơ đồ (khung phân loại/bảng phân loại) chúng đáp ứng các nhu cầu chọn tài liệu theo từng ngành, lĩnh vực khoa học cụ thể. [23, tr.41]
Ảnh 2: Mục lục phân loại tại trường Đại học Trần Quốc Tuấn
Hiện nay, Thƣ việm đang sử dụng Bảng phân loại BBK và một số nhỏ phân loại theo đầu mục lớn để phân loại tài liệu và các tài liệu đƣợc mô tả tiêu chuẩn ISBD.
+ Ưu điểm của mục lục phiếu:
- Giúp ngƣời dùng tin sử dụng một cách đơn giản, khả năng cập nhật dễ dàng;
- Giá thành xây dựng thấp, công tác bảo trì đơn giản, tiện lợi; - Có khả năng linh hoạt.
40
Hàng năm, Thƣ viện tiến hành thanh lý, loại bỏ những tài liệu cũ ở các kho, phòng thì hệ thống mục lục phiếu có khả năng linh hoạt để đáp ứng kịp thời những thay đổi này.
+ Nhược điểm của mục lục phiếu:
- Thời gian tìm kiếm kéo dài do phải đọc từng phiếu thƣ mục - Số lƣợng ngƣời sử dụng đồng thời bị hạn chế
- Việc kiểm tra phiếu thất lạc khó khăn, mất nhiều thời gian - Cồng kềnh, khó vận chuyển.
Ở Trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấn, ngƣời dùng tin sử dụng hệ thống mục này đã giảm nhiều, bởi thƣ viện đã và đang tiếp tục xây dựng và hoàn thiện hệ thống mục lục trực tuyến (OPAC) có nhiều ƣu điểm hơn so với hệ thống mục lục phích phiếu, đáp ứng đƣợc nhu cầu tin của ngƣời dùng tin.
Về chất lƣợng (mức độ đáp ứng) của của mục lục phích, phiếu qua điều tra cho thấy, có tới 16% cho rằng chất lƣợng mục lục phích phiếu là tốt, 9.8% cho rằng chất lƣợng là tƣơng đối tốt, 74.2% cho là không tốt.
Mục lục phích, phiếu Mức độ đáp ứng
Tốt Tƣơng đối tốt Không tốt
34 (16.0%) 20 (9.8%) 146 (74.2%)
Bảng 1: Ý kiến đánh giá về Mục lục phích, phiếu.
Biểu đồ 1: Biểu đồ ý kiến đánh giá – Mục lục phích, phiếu.
0 10 20 30 40 50 60 70 80 16.0% 9.8% 74.2% tốt tương đối tốt không tốt
41
2.1.1.2. Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC)
Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC) là một hệ thống gồm tập hợp các biểu ghi thƣ mục của tài liệu đƣợc ghi lại, lƣu trữ và tra cứu bằng máy tính. Hệ thống mục lục này có thể chứa đựng một số lƣợng biểu ghi rất lớn và cho phép truy cập nhanh vào những biểu ghi đó. Mục lục trực tuyến có khả năng truy cập nhiều khía cạnh của tài liệu, truy cập nhiều ngƣời một lúc, không hạn chế về thời gian, địa điểm và cho phép thực hiện việc phối hợp, chia sẻ, trao đổi thông tin giữa các thƣ viện với nhau.
Hiện nay, tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấn đã xây dựng mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC).
Với sự xuất hiện của công nghệ thông tin và truyền thông đã tạo ra những tác động to lớn đến mọi hoạt động trong lĩnh vực thông tin – thƣ viện và việc thiết kế mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC) là một trong những bằng chứng rõ ràng về những tác động của cộng đồng thƣ viện đã nắm lấy công nghệ thông tin và máy tính để xây dựng những công cụ tra cứu chính trong thƣ viện đƣợc biết đến nhƣ OPAC
Nhận thức đƣợc điều này Ban Giám đốc đã quyết định sử dụng mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC) là công cụ chính trong việc tìm kiếm tài liệu tại thƣ viện.
Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC) tại thƣ viện đƣợc tổ chức khá hoàn chỉnh, tuân theo các nguyên tắc về tính thân thiện, tính thuận lợi và dễ tìm đối với ngƣời sử dụng.
Phần mềm đƣợc sử dụng trong hệ thống là phần mềm quản trị thƣ viện Ilip và Dlip do Công ty máy tính và truyền thông CMC thiết kế và xây dựng. Giao diện tra cứu mang các đặc điểm cơ bản của cấu trúc mục lục truy cập trực tuyến, cho phép truy cập trực tiếp đến các cơ sở dữ liệu thƣ mục.
42
Ảnh 3: Minh họa tìm kiếm phân hệ tra cứu của Hệ quản trị thư viện điện tử tích hợp Dlib
Thông qua mục lục truy nhập công cộng trực tuyến tại thƣ viện, bạn đọc có thể tra tìm tài liệu theo nhiều hƣớng khác nhau nhƣ: Loại hình tài liệu, Tên tài liệu, Tác giả, Nơi xuất bản, Năm xuất bản, Chủ đề, Ký hiệu phân loại, Số đăng ký cá biệt... Cùng với đó, bạn đọc có thể sử dụng cách tìm kiếm nâng cao bằng cách mở rộng hay thu hẹp lại cách truy tìm thông tin qua việc sử dụng toán tử OR, AND, NOT.
43
Ảnh 4: Minh họa giao diện phân hệ tra cứu của Hệ quản trị thư viện điện tử tích hợp Ilib
Bên cạnh đó, hệ thống OPAC còn giúp bạn đọc kiểm soát tình hình mƣợn sách của mình thông qua tài khoản mà hệ thống cấp cho. Bạn đọc có thể nắm đƣợc mình đang mƣợn những tài liệu nào, thời hạn nào phải trả những tài liệu đó, có cuốn nào quá hạn hay không....
Ƣu điểm của mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC):
- Giúp ngƣời dùng tin có thể tra cứu tài liệu nhanh chóng - Cập nhật thƣờng xuyên
- Dễ sử dụng và khai thác
Nhƣợc điểm:
- Đôi khi không tra tìm đƣợc tài liệu do đƣờng truyền Internet của Trung tâm
- Công cụ hỗ trợ NDT nhƣ từ khóa, phân loại, chủ đề chƣa đƣợc đƣa vào. Do vậy gây khó khăn trong quá trình tìm tin của NDT
44
- Không xem các thông tin tìm kiếm đƣợc dƣới dạng hiển thị MARC 21 Về chất lƣợng (mức độ đáp ứng) của của mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC) qua điều tra cho thấy, có tới 54% cho rằng chất lƣợng mục lục truy nhập trực tuyến (OPAC) là tốt, 39% cho rằng chất lƣợng là tƣơng đối tốt, 7% cho là không tốt
MLTNCCTT (OPAC) Mức độ đáp ứng Tốt Tƣơng đối tốt Không tốt 108 (54%) 78 (39%) 14 (7%)
Bảng 2: Ý kiến đánh giá về Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến
Biểu đồ 2: Biểu đồ ý kiến đánh giá – Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến
2.1.2. Thư mục dạng in
Thƣ mục là một loại sản phẩm thông tin – thƣ viện mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thƣ mục ( có hay không có tóm tắt, chú giải) đƣợc sắp xếp theo một trật tự xác định phản ánh các tài liệu có chung một hoặc một số dấu hiệu về nội dung, hình thức.
0 10 20 30 40 50 60 54% 39% 7% tốt tương đối tốt không tốt
45
Đối tƣợng chủ yếu đƣợc phản ánh trong thƣ mục là tài liệu nói chung, trong đó có tài liệu bậc 1 ( đƣợc xuất bản hoặc không đƣợc xuất bản), tài liệu bậc 2. [16, tr.49].
Theo xu hƣớng điện tử hóa các nguồn tin nói chung, thƣ mục tồn tại dƣới hình thức cơ sở dữ liệu ngày càng phổ biến. Các cơ sở dữ liệu này đƣợc khai thác theo nhiều hình thức khác nhau: trên đĩa từ, CD- ROM giúp ngƣời dùng tin có thể khai thác trên các máy tính độc lập và có thể khai thác theo chế độ trực tuyến. Tuy nhiên, do tập quán và các điều kiện khác của ngƣời dùng, thƣ mục dạng in vẫn tồn tại khá phổ biến.
Ảnh 5: Thư mục dạng in của Thư viện trường Đại học Trần Quốc Tuấn.
Căn cứ vào đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin tại trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấn, Ban thông tin Biên tập và Xuất bản đã biên soạn và xuất bản một số bản thƣ mục: Thƣ mục thông báo sách mới, Thƣ mục thông báo tƣ liệu mới, Thƣ mục luận văn tốt nghiệp, Tập san Thông tin chuyên đề. Mỗi loại thƣ mục đều có mục đích thỏa mãn những loại nhu cầu
46
thông tin thƣ mục tài liệu khác nhau. Đây là một trong những đặc điểm nổi bật ở thƣ viện trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấn.
2.1.2.1. Thư mục giới thiệu sách mới
Thƣ mục giới thiệu sách mới là loại thƣ mục đƣợc biên soạn để thông báo các loại tài liệu giáo trình, tài liệu tham khảo mới đƣợc bổ sung, mục này thông báo cho bạn đọc nắm đƣợc những thông tin về những tài liệu đó một cách nhanh chóng kịp thời và chính xác, qua các yếu tố thông tin: Tác giả, tên sách, năm xuất bản, nơi xuất bản, lần xuất bản, ký hiệu xếp giá…..
Đối với thƣ mục giới thiệu sách mới của thƣ viện đƣợc tổ chức biên soạn không theo định kỳ hàng tháng mà theo xuất bản theo qúy. Nội dung thƣ mục gồm các chuyên ngành: Khoa học tự nhiên, khoa học xã hội – nhân văn, Khoa học và kỹ thuật, quân sự, chính trị, văn học … Tài liệu trong thƣ mục đƣợc xếp theo môn loại, trong từng môn loại xếp theo vần chữ cái tên sách. Mỗi tên sách có đầy đủ các yếu tố cần thiết: Số đăng ký cá biệt ở từng kho và tóm tắt nội dung của sách để giúp bạn đọc tiện theo dõi.
Thƣ mục thông báo sách mới lại đƣợc tổ chức bằng hình thức phát đến các ban, ngành. Mỗi tiểu đội đều đƣợc phát để đáp ứng nhu cầu tìm tin của bạn đọc. Ðây là loại thƣ mục phản ánh toàn bộ tài liệu mới đƣợc bổ sung về thƣ viện. Công việc biên soạn thƣ mục này do cán bộ Bộ phận Ban thông tin Biên tập và Xuất bản đảm nhiệm và biên soạn.
47
Ảnh 6: Thư mục giới thiệu sách mới của thư viện trường Đại học Trần Quốc Tuấn.
Thƣ mục thông báo sách mới là phƣơng tiện quan trọng đảm bảo việc cung cấp kịp thời, nhanh chóng thông tin tài liệu mới tới tất cả các đối tƣợng ngƣời dùng tin trong Đại học Trần Quốc Tuấn. Bên cạnh đó, thông qua thƣ mục này cũng cung cấp những điểm truy cập thông tin giúp bạn đọc tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng có đƣợc những tài liệu cần thiết phục vụ cho học tập và nghiên cứu khoa học.
Thƣ mục báo sách mới
Mức độ đáp ứng
Tốt Tƣơng đối tốt Không tốt
56 (32.2%) 113 (52.7%) 31 (15.1%)
48
Biểu đồ 3: Biểu đồ ý kiến đánh giá – Thƣ mục thông báo sách mới.
2.1.2.2. Thư mục luận văn, chuyên đề tốt nghiệp
Thƣ mục thông báo luận án - luận văn là loại thƣ mục thông báo đƣợc xuất bản theo định kỳ hàng quý thông qua nguồn thu nhận nguồn tin nội sinh theo quy định của nhà trƣờng. Thƣ mục biên soạn nhằm giúp bạn đọc nắm bắt tên các đề tài luận án, luận văn mới đƣợc nộp về thƣ viện, tạo thuận lợi cho bạn đọc tra tìm tài liệu tham khảo có liên quan đến đề tài nghiên cứu, đồng thời tránh cho việc nghiên cứu trùng lặp đề tài
Đối tƣợng sử dụng thƣ mục luận văn, chuyên đề tốt nghiệp chủ yếu là học viên. Mục đích của bản thƣ mục là giúp học viên nghiên cứu, tìm hiểu phƣơng pháp, cách tiếp cận một vấn đề nào đó. Đây cũng là tài liệu tham khảo có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình học tập của nhóm ngƣời dùng tin này.
Tuy nhiên, thƣ mục luận văn, chuyên đề tốt nghiệp này học viên chỉ đƣợc sử dụng tại chỗ và mỗi một ban, ngành, tiểu đội chỉ đƣợc một vài cuốn. Số lƣợng còn hạn chế rất nhiều, gây không ít khó khăn cho bạn đọc có nhu cầu tham khảo, nhất là học viên năm cuối chuẩn bị làm tốt nghiệp.
0 10 20 30 40 50 60 32.2% 52.7% 15.1% tốt tương đối tốt không tốt
49
2.1.2.3. Thư mục thông báo tư liệu mới
Cũng nhƣ các loại hình thƣ mục khác, thƣ mục thông báo tƣ liệu mới ở Đại học Trần Quốc Tuấn ra đời giúp ngƣời dùng tin nhanh chóng nắm bắt đƣợc các tƣ liệu mang tính thời sự về tình hình kinh tế - chính trị - quân sự trong nƣớc, ngoài nƣớc.
Ở Đại học Trần Quốc Tuấn nhu cầu sử dụng thƣ mục thông báo tƣ liệu mới cũng rất lớn. Đối tƣợng dùng tin chủ yếu ở đây là cán bộ lãnh đạo, quản lý, cán bộ nghiên cứu và giảng dạy, các đại đội trƣởng, đại đội phó các trung đoàn và tiểu đoàn và học viên trong trƣờng.
Tuy nhiên số lƣợng thƣ mục thông báo tƣ liệu mới cũng không nhiều nên không thể đáp ứng hết đƣợc nhu cầu bạn đọc. Đặc biệt là với nhóm ngƣời dùng tin là học viên trong trƣờng. .
2.1.3. Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một tập hợp các bản ghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và đƣợc lƣu giữ trên bộ nhớ của máy tính. [23,tr. 82].
CSDL là tập hợp các dữ liệu về các đối tƣợng cần đƣợc quản lý, đƣợc lƣu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tỉnh điện tử và đƣợc quản lý theo một cơ chế thống nhất, nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu đƣợc dễ dàng và nhanh chóng.
Một cơ sở dữ liệu đƣợc tổ chức, cập nhật và khai thác bởi một hệ thống phần mềm, gọi là hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu có một số ƣu điểm hơn hẳn các công cụ tra cứu thủ công nhƣ: - Có khả năng cập nhật thƣờng xuyên
50 - Lƣợng thông tin dữ liệu nhiều hơn
- Khả năng tra cứu rộng, có thể kết hợp các câu hỏi tìm: chủ đề, thời gian. Hiện nay, Thƣ viện có 3 cơ sở dữ liệu thƣ mục: CSDL thƣ mục sách; CSDL sách kinh điển; CSDL báo, tạp chí và đã sử dụng phần mềm chuyên dụng Ilip để quản lý và sử dụng các CSDL này. Để tìm các tài liệu trong các CSDL này chỉ cần gõ từ khóa theo các trƣờng của phần mềm. Bạn đọc có thể dễ dàng tìm thấy tài liệu mà họ cần.
Ảnh 7: CSDL được tìm kiếm thông qua phần mềm Dlip.
Về chất lƣợng mức độ đáp ứng nhu cầu tin của cơ sở dữ liệu. Theo đánh giá của NDT, cơ sở dữ liệu của Trung tâm có tỷ lệ đánh giá tốt (12%),