9. Cấu trúc của luận văn
2.2.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc
Cung cấp tài liệu gốc là một dịch vụ cơ bản của các cơ quan thông tin – thƣ viện, nhằm giúp ngƣời dùng tin sử dụng đƣợc tài liệu phù với nhu cầu thông tin của mình. Dịch vụ này đƣợc triển khai dƣới các hình thức nhƣ: dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mƣợn về nhà, dịch vụ sao chụp tài liệu...
2.2.1.1 Dịch vụ đọc tại chỗ
Dịch vụ đọc tại chỗ là hình thức phục vụ mang tính truyền thống của các cơ quan thông tin - thƣ viện. Ðây là dịch vụ cơ bản cung cấp tài liệu gốc nhằm giúp ngƣời dùng tin thoả mãn yêu cầu thông tin của mình. Ðọc tại chỗ là một yêu cầu không thể thiếu đƣợc đối với ngƣời dùng tin của thƣ viện Trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấn. Tại đây, ngƣời dùng tin có thể đƣợc đáp ứng nhu cầu tra cứu tài liệu, tìm các thông tin dữ kiện, số liệu, các thuật ngữ, bài báo, tạp chí và các vật mang tin khác trong kho.
Dịch vụ đọc tại chỗ của Thƣ viện Trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấn chủ yếu đƣợc tổ chức theo phƣơng thức kho mở. Do đặc điểm thiết kế đặc biệt của thƣ viện là tất cả các phòng, kho tài liệu nằm ở tầng 1 và đều đƣợc tổ chức theo kho mở. Tuy nhiên bên cạnh không gian 3 tầng đều dành cho việc tổ chức không gian học tập và để tài liệu thì Trung tâm cũng thiết kế 03 phòng đọc tại chỗ cho học viên và 01 phòng dành cho cán bộ, giảng viên và học viên cao học đƣợc đặt ở khu vực tầng 3 để những ngƣời có nhu cầu thì đăng kí với cán bộ trực quầy. Kho mở của thƣ viện đƣợc cung cấp
56
các trang thiết bị an ninh tƣơng đối hiện đại nhƣ cổng từ, hệ thống camera giám sát, thanh từ, mã vạch...
Tổ chức dịch vụ đọc tại chỗ theo phƣơng thức kho mở nên tài liệu trong kho đƣợc sắp xếp theo bảng phân loại BBK, chủ yếu phân loại theo môn loại lớn giúp bạn đọc có thể trực tiếp tiếp xúc, lựa chọn các tài liệu mà mình cần.
Hình thức phục vụ theo phương thức này có ưu điểm là:
- Bạn đọc trực tiếp vào kho lựa chọn tài liệu và đọc ngay tại chỗ, tạo cho bạn đọc có cảm giác thoải mái khi lựa chọn tài liệu
- Tài liệu đƣợc xếp theo khung phân loại BBK. Do đó những tài liệu có cùng môn loại đƣợc tập trung vào một chỗ, tạo điều kiện cho bạn đọc tiếp cận nhiều tài liệu cùng một chủ đề.
Tuy nhiên phương thức phục vụ này cũng có một số nhược điểm như:
- Kho sách bị lộn xộn, sách xếp sai vị trí do đó nhiều khi có sách trong kho mà bạn đọc không thể tìm thấy.
- Tài liệu nhanh chóng bị hƣ hại, rách nát do bạn đọc sử dụng nhiều lần Đối với dịch vụ đọc tại chỗ, thƣ viện đều bố trí cán bộ trực ở bàn quầy các tầng. Nhiệm vụ của các cán bộ là hƣớng dẫn bạn đọc cách tìm tài liệu, tìm thông tin, trả lời các câu hỏi của bạn đọc, hƣớng dẫn bạn đọc tìm tin ở các nguồn tài liệu khác khi trong kho của thƣ viện không có tài liệu.
Ưu điểm của dịch vụ đọc tại chỗ theo hình thức kho mở:
+ Thƣ viện đƣợc trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, không gian rộng tạo môi trƣờng học tập tốt cho bạn đọc.
+ Thƣ viện đƣợc trang bị các thiết bị bảo quản, an ninh tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ trong việc đảm bảo an toàn vốn tài liệu, giúp cho cán bộ thƣ viện giảm áp lực trong việc bảo quản tài liệu
+ Thƣ viện mở cửa phục vụ cả chủ nhật. Vì vậy thời gian phục vụ khá nhiều tạo điều kiện cho bạn đọc trong việc tự học, tự nghiên cứu.
Nhược điểm:
+ Khả năng nắm bắt nhu cầu và hƣớng dẫn bạn đọc trong việc tra cứu tài liệu đối với dịch vụ đọc tại chỗ đôi khi vẫn chƣa thực sự chủ động
57
Hình thức phục vụ đọc tại chỗ theo phƣơng thức kho mở không phải là phƣơng thức mới lạ đối với thƣ viện các nƣớc tiên tiến và các nƣớc trong khu vực nhƣng đối với các thƣ viện trong nƣớc, đặc biệt là hệ thống thƣ viện quân đội thì Thƣ viện Trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấn là đơn vị đi đầu trong việc tổ chức dịch vụ đọc tại chỗ theo kho mở. Thời gian phục vụ từ 7h30 đến 17h15 các ngày thứ 2, thứ 3, sáng thứ 4, thứ 5, thứ 6. (chiều thứ 4 nghỉ làm nghiệp vụ). Đặc biệt, mở cửa phục vụ giờ hành chính ngày chủ nhật cho những bạn đọc có nhu cầu sử dụng phòng đọc tại chỗ, phòng internet và phòng đọc điện tử. Hình thức dịch vụ này mang lại nhiều tiện ích cho bạn đọc, chính vì vậy dịch vụ đọc tại chỗ là dịch vụ đƣợc nhiều NDT sử dụng và ƣa thích. Qua điều tra cho thấy đa số NDT trong trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấn(đặc biệt là học viên) thích dịch vụ này. Trong số 200 ngƣời đƣợc hỏi có 70.0% sử dụng dịch vụ này.
STT Các dịch vụ Tổng số CB quản lý, lãnh đạo CB NC, Giáo viên NCS, CH, học viên SL % SL % SL % 1 Dịch vụ đọc tại chỗ 140 70.0 0 0 28 22.5 112 93.5 2 Dịch vụ mƣợn về nhà 159 79.5 13 50.0 70 56.4 76 90.4 3 Dịch vụ sao chép tài liệu gốc. 190 39.5 0 0 9 7.2 181 55.5 4 Dịch vụ tra cứu Internet 133 66.5 0 0 13 10 120 90 5 Dịch vụ đào tạo ngƣời dùng tin 127 63.5 0 0 24 40.3 123 77.6 6 Dịch vụ tra cứu tin 135 67.5 5 19.2 25 49.1 105 78.5 Bảng 6: Thống kê mức độ bạn đọc thƣờng xuyên sử dụng các dịch vụ thông tin – thƣ viện tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấn.
58
Về chất lƣợng dịch vụ (mức độ đáp ứng) có 62 % NDT đánh giá dịch vụ này là tốt, 38% đánh giá dịch vụ này là tƣơng đối tốt.
Dịch vụ đọc tại chỗ
Mức độ đáp ứng
Tốt Tƣơng đối tốt Không tốt
124 (62%) 76 (38%) 0 (%)
Bảng 7: Ý kiến đánh giá về Dịch vụ đọc tại chỗ
Biểu đồ 6: Biểu đồ ý kiến đánh giá – Dịch vụ đọc tạo chỗ.
2.2.1.2.Dịch vụ mượn về nhà
Dịch vụ mƣợn về nhà cho phép ngƣời dùng tin mang tài liệu về nhà sử dụng trong một thời gian nhất định. Dịch vụ này giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của thƣ viện. Đây là dịch vụ thu hút đƣợc nhiều ngƣời dùng tin, tiết kiệm đƣợc thời gian tra cứu cho bạn đọc, giúp bạn đọc có thời gian lƣu trữ sách lâu hơn.
Dịch vụ cho mƣợn về nhà đƣợc phân thành hai mảng cho hai loại tài liệu là tài liệu chuyên khảo và tài liệu giáo trình. Riêng đối với tài liệu tham khảo, tài liệu dành riêng (Luận văn, Luận án, Báo cáo nghiên cứu..) và báo,
0 10 20 30 40 50 60 70 62% 38% 0% tốt tương đối tốt không tốt
59
tạp chí bạn đọc chỉ đƣợc đọc tại chỗ. Ngay từ khi thƣ viện đi vào hoạt động, chính sách cho mƣợn đối với 2 loại hình tài liệu này là :
+ Bạn đọc đƣợc mƣợn 3 cuốn/15 ngày.
+ Đƣợc phép gia hạn thêm khi chƣa đọc xong.
Thƣ viện đƣợc xây dựng theo mô hình thƣ viện hiện đại nên việc mƣợn, trả tài liệu đƣợc áp dụng theo công nghệ mã vạch. Việc mƣợn trả tài liệu của thƣ viện chỉ thực hiện ở khu vực bàn quầy ở tầng 1. Tại bàn quầy thƣ viện đã trang bị các máy tính, đầu đọc mã vạch, máy khử từ, nạp từ, máy in phiếu mƣợn tài liệu. Các tài liệu ở trong kho đều đƣợc dán mã vạch và toàn bộ thẻ của NDT đã đƣợc nhập vào CSDL và mã hóa. Chính vì vậy, khi bạn đọc tìm đƣợc tài liệu cần mƣợn, cán bộ trực quầy chỉ thực hiện các thao tác nghiệp vụ cho mƣợn tài liệu qua phần mềm hết sức đơn giản, nhanh gọn và chính xác. Qua việc mƣợn trả tự động này cán bộ không mất thời gian phải tìm hồ sơ, ghi vào sổ mƣợn, trả của bạn đọc nhƣ trƣớc. Việc áp dụng công nghệ mã vạch vào công tác mƣợn trả tự động đã tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức cho bạn đọc và cán bộ thƣ viện tại quầy lƣu hành. Đối với các tài liệu của Trung tâm đƣợc tổ chức theo hình thức kho mở. Tất cả các loại tài liệu đƣợc đặt ở tầng 1 nên bạn đọc có thể trực tiếp lựa chọn tài liệu mà mình cần, sau đó mang tới phòng mƣợn trả tài liệu để mƣợn về.
Ưu điểm của dịch vụ mượn về nhà:
+ Góp phần giải quyết nhu cầu về tài liệu của những bạn đọc không có thời gian đến đọc tại chỗ.
+ Tạo điều kiện cho ngƣời dùng tin sử dụng khai thác triệt để kho sách hiện có của thƣ viện.
60
+ Nhiều bạn đọc giữ tài liệu quá lâu nên gặp khó khăn trong việc đòi sách quá hạn làm ảnh hƣởng đến vòng quay của tài liệu, chất lƣợng của tài liệu và hạn chế việc đáp ứng nhu cầu tin đến với ngƣời dùng tin
Tuy nhiên qua phiếu thăm dò nhu cầu tin cho thấy dịch vụ mƣợn về nhà đã đƣợc ngƣời dùng tin đánh giá cao trong đó, có 69% đánh giá là tốt, 25% đánh giá tƣơng đối tốt, 6% đánh giá không tốt.
Dịch vụ mƣợn về nhà
Mức độ đáp ứng
Tốt Tƣơng đối tốt Không tốt
138 69% 50 25% 12 6% Bảng 8 : Ý kiến đánh giá về Dịch vụ mƣợn về nhà
Biểu đồ 7: Biểu đồ ý kiến đánh giá – Dịch vụ mƣợn về nhà.
2.2.1.3 Dịch vụ đọc tài liệu điện tử tại chỗ
Để phục vụ cho nhu cầu học tập, nghiên cứu và giảng dạy trong nhà trƣờng đƣợc đảm bảo. Lãnh đạo Thƣ viện cùng ban lãnh đạo nhà trƣờng đã quyết định mở phòng đọc tài liệu điện tử tại chỗ phục vụ nhu cầu đọc và nghiên cứu tại chỗ cho cán bộ và học viên trong nhà trƣờng.
0 10 20 30 40 50 60 70 69% 25% 6% tốt tương đối tốt không tốt
61
Ảnh 9: Hình ảnh phòng đọc điện tử - Thƣ viện Trƣờng Đại học Trần Quốc Tuấn
Tài liệu ở đây chủ yếu là tài liệu chuyên ngành về khoa học quân sự nói chung, đƣợc tổ chức dƣới hình thức cơ sở dữ liệu toàn văn, các tài liệu điện tử. Bạn đọc vào sử dụng có thể tham khảo tai chỗ, chỉ riêng với các cán bộ quản lý, các cán bộ giảng dạy trong trƣờng mới đƣợc in ấn các tài liệu tại phòng, còn với học viên thì chỉ đƣợc tham khảo tại chỗ.
Nội quy của phòng đọc điện tử được quy định như sau:
- Phòng đọc điện tử phục vụ bạn đọc có nhu cầu tra tìm tài liệu hoặc đọc tài liệu điện tử.
- Vào phòng đọc phải xuất trình thẻ bạn đọc và theo sự hƣớng dẫn của thủ thƣ.
- Không sử dụng đĩa mềm, CD, USB của cá nhân trong phòng đọc điện tử. - Không cài đặt, xoá, thay đổi bất kỳ nội dung gì trong này.
- Khi có nhu cầu sao chép dữ liệu bạn đọc liên hệ với thủ thƣ để đƣợc hƣớng dẫn và thực hiện theo đúng quy định của Thƣ viện.
62
- Khi có nhu cầu sử dụng xin liên hệ với thủ thƣ.
- Khi máy có sự cố kỹ thuật hoặc hỏng hóc phải báo ngay với thủ thƣ. - Sử dụng xong các đĩa CD của phòng đọc, phải trả thủ thƣ trƣớc khi
ra khỏi phòng.
- Không mang túi, cặp vào phòng đọc. Giữ gìn trật tự, vệ sinh theo quy định chung.
Về chất lƣợng mức độ áp dụng qua phiếu thăm dò nhu cầu tin cho thấy dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ, qua biểu đồ ta thấy có 27.8% đánh giá là tốt, 62.2% đánh giá tƣơng đối tốt, chỉ có 10% đánh giá không tốt.
Dịch vụ đọc tài liệu điện tử tại chỗ
Mức độ đáp ứng
Tốt Tƣơng đối tốt Không tốt
55 (27.8%) 125