Công ty Cổ phần 77 áp dụng kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. Là việc ghi chép tính toán tình hình nhập xuất nguyên vật liệu vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ hợp lý diễn ra thường xuyên liên tục.
Sơ đồ 2-2: Quy trình hạch toán kế toán tổng hợp NVL theo hình thức Nhật ký chung
Chú thích: : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Đối chiếu
Căn cứ vào PNK, PXK đã được kế toán nhập hàng ngày máy tính tự động cập nhật dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung. Từ Sổ Nhật ký chung dữ liệu được cập nhật vào Sổ cái TK 152.
Định kỳ, đối chiếu giữa Sổ cái với Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu. Cuối kỳ, căn cứ vào Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành lập các Báo cáo tài chính.
Chứng từ gốc (Hoá đơn GTGT, PNK, PXK….)
Sổ chi tiết vật tư Sổ Nhật ký chung
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ cái TK152 Bảng tổng hợp
chi tiết vật tư
Biểu số 2-22: Sổ nhật ký chung
CÔNG TY CỔ PHẦN 77
Liên Sơn - Kim Bảng - Hà Nam
Mẫu số: S03a - DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐBTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12 năm 2011 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Số hiệu NT Nợ Có
Số trang trước chuyển sang
01/12 BC28 01/12 Đ/C Thuận chuyển trả tiền XM
Tiền gửi NH đầu tư Hà Nam 11211 40.000.000
Phải thu của khách hàng 131 40.000.000
….. ….. …. ………. …. ….. ……
06/12 BN687 06/12 NH thu nợ vay VLĐ
Vay ngắn hạn NH đầu tư Hà Nam 3111 862.344.476 Lãi tiền vay 6354 3.305.654
Tiền gửi NH đầu tư Hà Nam 11211 865.650.130
07/12 PC698 07/12 Tạm ứng tiền chi phí giao dịch
Tạm ứng 141 55.000.000
Tiền Việt Nam 1111 55.000.000
…. ……. …. ………… …. …… …….
10/12 HĐ0002704 07/12 Xuất xi măng PCB30 bao giấy
Phải thu của khách hàng 131 25.500.000
Doanh thu bán hàng 511 23.181.810 Thuế GTGT đầu ra 33311 2.318.190
…. ……. …. ………… …. …… …….
12/12 PT1127 12/12 Nhập quỹ tiền an dưỡng cán bộ
Tiền Việt Nam 1111 2.130.000
Nợ Tổng Công ty 3362 2.130.000
13/12 PC741 13/12 Trả cước internet, Đ.thoại T.11
Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 524.102 Thuế VAT được khấu trừ 1331 52.410
Tiền Việt Nam 1111 576.512
…. ……. …. ………… …. …… …….
16/12 HĐ0002724 14/12 Xuất XM PCB30 (dứa) đi Q.Cáo
Chi phí bán hàng 641 8.075.676
Doanh thu bán hàng 511 7.341.521 Thuế GTGT đầu ra 33311 734.156
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Số hiệu NT Nợ Có
Số trang trước chuyển sang
…. ……. …. ………… …. …… …….
17/12 PN35 14/12 Nhập Clinker Bút Sơn
Nguyên liệu chính 1521 1.640.629.434 Thuế VAT được khấu trừ 1331 164.062.944
Phải trả cho người bán 331 1.804.692.378
….. …… …. ………. …. ……. ……
19/12 PN41 16/12 Nhập vỏ bao KPK (bao giấy)
Vật liệu phụ 1522 560.000.000
Thuế VAT được khấu trừ 1331 56.000.000
Phải trả cho người bán 331 616.000.000
….. …… ….. ………. …. …… …….
21/12 PC722 21/12 Nộp tiền thuế đất năm 2011
Chi phí trả trước dài hạn 242 29.918.000
Tiền Việt Nam 1111 29.918.000
…. ……. …. ………… …. …… …….
28/12 PN61 28/12 Nhập vật tư
Công cụ dụng cụ 1531 330.000
Phụ tùng sửa chữa thay thế 1524 2.926.000 Thuế VAT được khấu trừ 1331 325.600
Tạm ứng 141 3.581.600
…. ……. …. ………… …. …… …….
31/12 PX32/TN 31/12 Xuất Clinker SXSP
Công đoạn III – XM rời 6213 2.820.912.271
Nguyên liệu chính 1521 2.820.912.271
31/12 PX32/TN 31/12 Xuất Thạch cao SXSP
Công đoạn - III XM rời 6213 1.530.920.329
Nguyên liệu chính 1521 1.530.920.329
31/12 PX37/TN 31/12 Xuất vỏ bao XM (giấy)
Công đoạn IV – XM bao 6214 322.859.382
Vật liệu phụ 1522 322.859.382
…... ….. …. ………… ….. …… …….
Cộng chuyển sang trang sau
Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)
Biểu số 2-23: Sổ cái tài khoản 152 CÔNG TY CỔ PHẦN 77
Liên Sơn - Kim Bảng - Hà Nam
Mẫu số: S03b - DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐBTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tháng 12 năm 2011
Tài khoản 152 - Nguyên liệu vật liệu
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ 22.366.915.866
04/12 PN09 04/12 Nhập vỏ bao KBK (bao giấy) 331 255.000.000 05/12 PN12 05/12 Nhập phụ tùng sửa chữa 331 184.745.000
…. …. …. ……… …. …… …….
13/12 PN18 09/12 Nhập dầu DIEZEN 141 15.605.247
14/12 PX11/TN 11/12 Xuất dầu DIEZEN đốt lò 6273 12.762.652
…. …. …. ……… …. …… …….
16/12 PN34 13/12 Nhập xỉ nhiệt điện 331 9.034.285
17/12 PN35 14/12 Nhập Clinker Bút Sơn 331 1.640.629.434
…. …. …. ……… …. …… …….
19/12 PN41 16/12 Nhập vỏ bao KPK (bao giấy) 331 560.000.000
19/12 HĐ0002751 19/12 Xuất bán quặng sắt 6321 45.305.585
…. …. …. ……… …. …… …….
22/12 PN47 22/12 Nhập Cát tiêu chuẩn 141 1.090.548.163
22/12 PX20/TN 22/12 Xuất than cám 4a HG 6213 1.176.484.955
23/12 PN48 23/12 Nhập tro bay phả lại 331 906.213.440
…. …. …. ……… …. …… …….
28/12 PN61 28/12 Nhập phụ tùng sửa chữa 141 2.926.000
…. …. …. ……… …. …… …….
31/12 PX32/TN 31/12 Xuất Clinker SXSP 6213 2.820.912.271
31/12 PX32/TN 31/12 Xuất Thạch cao SXSP 6213 1.530.920.329
31/12 PX37/TN 31/12 Xuất vỏ bao XM (giấy) 6214 322.859.382
…. …. …. ……… …. …… ……. Cộng phát sinh 41.777.908.239 35.307.518.384 Số dư cuối kỳ 28.837.305.721 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN 77
3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
Nền kinh tế thị trường ngày một phát triển, nhu cầu xã hội ngày một tăng đòi hỏi khối lượng sản phẩm nhiều hơn, chất lượng cao hơn, mẫu mã đa dạng hơn. Do vậy, việc cung cấp, sản xuất cũng không ngừng tăng cao cả về chất lượng và chủng loại.
Trong điều kiện hiện nay, hầu hết các ngành sản xuất của ta chưa đáp ứng đầy đủ vật liệu cho yêu cầu sản xuất, còn rất nhiều nguyên vật liệu phải nhập ngoại như thép cho ngành công nghiệp cơ khí, thuốc nhuộm cho ngành dệt….dẫn tới sản xuất bị ảnh hưởng. Do đó, sử dụng vật liệu sao cho đạt hiệu quả kinh tế là điều hết sức quan trọng.
Hạch toán nguyên vật liệu là công cụ hữu hiệu nhất để quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. Hạch toán vật liệu có tổ chức sẽ đảm bảo cho việc cung cấp đồng bộ, kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, kiểm tra giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu trong quá trình sản xuất góp phần giảm bới chi phí nguyên vật liệu.
* Ý nghĩa của việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
- Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu nghiêm chỉnh, kịp thời và chính xác là cơ sở để cung cấp số liệu cho việc hạch toán giá thành. Nếu kế toán vật liệu không thực hiện tốt sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc tính giá thành sản phẩm từ đó ảnh hưởng tới tình hình quản lý SXKD của các nhà quản lý không được chính xác.
- Hạch toán nguyên vật liệu cung cấp những thông tin giúp cho các nhà quản trị có kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên vật liệu tránh tình trạng làm gián đoạn quy trình sản xuất.
- Nhờ công tác hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp biết được tình hình sử dụng vốn lưu động, từ đó đưa ra các biện pháp làm tăng nhanh vòng quay vốn lưu động, bảo toàn vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
3.2. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công tyCổ phần 77 và phương hướng hoàn thiện Cổ phần 77 và phương hướng hoàn thiện
Trong những năm đầu chuyển đổi cơ chế đầy khó khăn, thử thách buộc các doanh nghiệp phải tự mình kinh doanh có lãi, tự chủ về tài chính. Đứng trước thực trạng này, Ban lãnh đạo công ty Cổ phần 77 đã nhận ra những mặt yếu kém, chưa phù hợp với cơ chế mới để đưa ra biện pháp hiệu quả nhằm khắc phục khó khăn, tiến tới hoà nhập và phát triển cùng với sự đi lên của đất nước. Sự phát triển của công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng ngày càng được củng cố và hoàn thiện, nó trở thành công cụ đắc lực trong quản lý và hạch toán kế toán của Công ty Cổ phần 77 góp phần khẳng định vị trí của Công ty trong nền kinh tế thị trường.
Qua thời gian thực tập và nghiên cứu tại công ty Cổ phần 77, vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế kế toán của Công ty, em đã nhận thấy được những ưu điểm và những tồn tại trong công tác hạch toán NVL, em xin được mạnh dạn đề cập những nhận xét của mình.
3.2.1. Những ưu điểm
- Công ty Cổ phần 77 có một khối lượng NVL nhiều, đa dạng về chủng loại nhưng đã được phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị. NVL được xây dựng danh điểm cho từng loại, sắp xếp, bảo quản NVL theo kho rất hợp lý, bố trí nhân viên kế toán vật tư theo dõi, hạch toán NVL chặt chẽ, có tinh thần trách nhiệm cao.
- Hệ thống kho tàng bến bãi dự trữ NVL gọn gàng. Đối với kho NVL chính thì chủ yếu là hàng để ngoài trời được phân loại theo NVL, mỗi loại NVL đều có biển ghi tên NVL. Các loại vật tư trong kho kín thì được xếp trên
các giá hàng, sắp xếp theo chủng loại vật tư, treo tem mã phần mềm đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ kiểm tra. Thủ kho bảo quản NVL ở các kho nói chung là tôt. Thống kê phòng vật tư đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và có ý thức trách nhiệm cao.
- Với việc xây dựng hệ thống định mức NVL cụ thể, chi tiết cho từng loại NVL đã tạo điều kiện thuận lợi cho các phân xưởng, tiết kiệm vật tư trong sản xuất nhưng chất lươngh sản phẩm không hề thay đổi, được người tiêu dùng tín nhiệm.
- Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch khai thác, thu mua NVL phục vụ cho sản xuất. Mặc dù khối lượng NVL khá lớn, chủng loại đa dạng nhưng công ty vẫn cung cấp đầy đủ, đáp ứng nhu cầu, không làm gián đoạn quá trình sản xuất. Đây là sự nỗ lực của tất cả các phòng ban trong Công ty.
- Công ty thực hiện theo dõi và đánh giá nhà cung cấp nhằm đảm bảo NVL mua vào chất lượng tốt, đúng tiến độ cung cấp, giá cả phù hợp.
- Trong trường hợp NVL trên thị trường khan hiếm, Công ty có thể vay NVL trong nội bộ Tông Công ty Thành An với hình thức mua lại viết Hoá đơn GTGT. Hình thức này không làm gián đoạn sản xuất mà chỉ phải theo dõi trên TK 331.
- Công ty chỉ áp dụng hình thức nhà cung cấp giao NVL ngay tại nhà kho của Công ty, như vậy cũng khá hợp lý với đặc điểm của Công ty hàng ngày có nhiều nghiệp vụ mua hàng nhập kho phát sinh, hạn chế sử dụng thêm lao động cho công tác vận chuyển, và chỉ có một trường hợp là hàng và Hoá đơn cùng về. Đồng thời kế toán NVL không phải sử dụng TK 151.
- Công ty áp dụng phần mềm kế toán BRAVO đơn giản, nhanh, phù hợp với hình thức kế toán Nhật ký chung của Công ty đang áp dụng, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị doanh nghiệp.
- Về tình hình luân chuyển chứng từ nhập xuất kho NVL: Mọi hoạt động nhập, xuất kho NVL trong Công ty đều được có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ và được kiểm soát chặt chẽ của các phòng ban chức năng liên quan.
- Về phương pháp hạch toán NVL: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán NVL. Phương pháp này cho phép theo dõi thường xuyên liên tục tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho NVL. Với đặc điểm NVL của Công ty đa dạng và hoạt động nhập xuất NVL diễn ra thường xuyên thì đây là phương pháp hạch toán phù hợp, đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản lý theo dõi NVL tại Công ty.
- Về phương pháp kế toán chi tiết NVL: Công ty đã áp dụng phương pháp thẻ song song giúp ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu thuận tiện khi Công ty có nhiều loại NVL và áp dụng kế toán máy.
- Về phương pháp tính giá NVL xuất kho: Do đặc điểm của Công ty có nhiều loại NVL khác nhau và phức tạp và điều kiện ứng dụng tin học trong công tác kế toán nên Công ty lựa chọn phương pháp tính giá bình quân gia quyền cuối kỳ. Nhờ đó đã tiết kiệm thời gian và công sức của cán bộ kế toán.
- Về bộ máy kế toán và trình độ của kế toán viên: Một trong những ưu điểm lớn về bộ máy kế toán của công ty đó là trình độ chuyên môn của các cán bộ kế toán trong Công ty tương đối đồng đều. Công ty thường xuyên tổ chức đào tạo, bổ sung kiến thức, kỹ năng mới cho từng người. Đặc biệt, đây là đội ngũ có kinh nghiệm lâu năm, có những người gắn bó với Công ty từ những ngày thành lập nhà máy. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với quy mô, yêu cầu quản lý, phù hợp với trình độ, khả năng của từng người. Về tổng thể, tổ chức công tác nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng tuân thủ đúng chế độ kế toán mới ban hành, phần nào góp phần nâng cao hiệu quả quản lý.
Nhìn chung, tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty Cổ phần 77 được thực hiện khá hiệu quả, bảo đảm theo dõi được tình hình biến động NVL trong quá trình sản xuất sản phẩm.
Tuy nhiên, bên cạnh những thành tựu đạt được, vẫn còn một số vấn đề tồn tại cần khắc phục trong công tác kế toán NVL.
3.2.2. Những nhược điểm
- Thứ nhất: Tại công ty vẫn còn tình trạng một loại NVL được nhập vào hai kho khác nhau, cả hai kho này cùng quản lý một loại NVL nên gây khó khăn cho việc hạch toán. Sự quản lý chồng chéo gây bất tiện cho kế toán khi xác định tổng giá trị, số lượng tồn kho cũng như theo dõi tình hình biến động nhập - xuất dễ gây nhầm lẫn. Việc đối chiếu giữa thủ kho với kế toán sẽ mất nhiều thời gian, công sức hơn. Mặt khác, cũng gây kho khăn cho việc mã hoá vật tư, cùng một tên vật tư nhưng lại có hai mã khác nhau. Ví dụ: Cùng vật tư Xăng lại có 2 mã là 14075 (vật liệu phụ) và NNL004 (nhiên liệu).
- Thứ hai: PNK, PXK khi đã có đầy đủ chữ ký hợp lý, hợp lệ được thống kê phòng Vật tư nhập dữ liệu vào máy để quản lý chi tiết, theo dõi sự biến động của NVL và làm căn cứ đối chiếu với Thủ kho. Kế toán nhận được PNK, PXK thì kiểm tra chứng từ và nhập dữ liệu vào máy tính. Như vậy cả kế toán vật tư và thông kê phòng vật tư đều thực hiện công việc trùng lắp. Đặc biệt trong điều kiện của Công ty sử dụng nhiều chủng loại NVL, nghiệp vụ nhập, xuất kho xảy ra thường xuyên thì công tác này tốn khá nhiều thời gian.
- Thứ ba: Hàng ngày các nghiệp vụ nhập, xuất vật tư diễn ra thường xuyên liên tục mà việc viết phiếu nhập, phiếu xuất bằng thủ công (kê giấy