Mục đích của kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá là xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư ở kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, sử dụng vật tư thừa, thiếu và ghi vào sổ kế toán. Mỗi kho được kiểm kê lập một biên bản riêng. Vì kiểm kê là một phương pháp kế toán nhằm kiểm kê tại chỗ, thông qua kiểm kê để xác định về năng lực thực của công ty về sử dụng và bảo quản một loại vật liệu cũng như toàn bộ tài sản hiện có tại thời điểm kiểm kê, từ đó giám đốc có những quyết định hợp lý trong sản xuất kinh doanh. Cũng thông qua kiểm kê có thể ngăn ngừa các hiện tượng tiêu cực và xử lý kịp thời những vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém, mất phẩm chất. Tại công ty Cổ phần 77 thường tiến hành kiểm kê định kỳ 6 tháng một lần. Nhưng đặc biệt riêng kho NVL chính tiến hành kiểm kê hàng tháng vào ngày cuối cùng của tháng.
Khi tiến hành kiểm kê phải có đầy đủ các thành viên của Hội đồng kiểm kê bao gồm: Đại diện phòng quản lý sản xuất, đại diện phòng kế toán tài chính, đại diện phòng vật tư, đại diện phòng kế hoạch, thủ kho… Sau khi kiểm kê phòng kế toán lập biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Một bản lưu phòng kế toán và một bản giao cho thủ kho.
Biểu số 2-21: Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá Đơn vị: Công ty Cổ phần 77
Địa chỉ: Liên Sơn - Kim Bảng - Hà Nam
Mẫu số: 05 - VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Tháng 12 năm 2011
Ban kiểm kê gồm: Bà: Tạ Phương Thảo - Đại diện phòng Tài chính Ông: Vũ Mạnh Thưởng - Đại diện phòng vật tư Đã kiểm kê kho Nguyên vật liệu chính
Ông: Đặng Quang Sơn - Thủ kho
Ông: Nguyễn Mạnh Hải - Đại diện phòng KTSX
STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất
SL TT SL TT SL TT Còn tốt Kém Mất 1 Quặng sắt NVLC003 Tấn 1.572 1.572 x 2 Thạch cao NVLC005 Tấn 316,63 316,63 x 3 Clinker NVLC010 Tấn 12.578,39 12.578,39 x … ……… …. …. ….. ….. ….. ….. ……. …. …… ….. …. Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
Trưởng ban kiểm kê