Chức năng, nhiệm vụ của Cụng ty PTS Hà Tõy

1.3.1.1. Chức năng

- Kinh doanh vận tải xăng dầu, vận tải hành khỏch và hàng hoỏ khỏc; - Tổng đại lý bỏn buụn, bỏn lẻ xăng dầu, cỏc sản phẩm hoỏ dầu và cỏc hàng hoỏ khỏc;

- Kinh doanh xuất nhập khẩu phương tiện vận tải; vật tư, thiết bị phụ tựng ụtụ; vật tư thiết bị chuyờn dựng xăng dầu;

- Dịch vụ sửa chữa phương tiện vận tải; thiết bị, hệ thống cụng nghệ, cột bơm, cụng trỡnh kiến trúc và cỏc cụng trỡnh khỏc;

- Xõy lắp, trang trớ nội ngoại thất cỏc cụng trỡnh xăng dầu và cỏc cụng trỡnh dõn dụng.

- Kinh doanh dịch vụ du lịch lữ hành, khỏch sạn ăn uống, dịch vụ kho vận, bói đỗ xe;

Với lĩnh vực kinh doanh chớnh là vận chuyển xăng dầu; tổng đại lý bỏn buụn, bỏn lẻ xăng dầu và cỏc sản phẩm hoỏ dầu, chức năng chớnh của Cụng ty là vận chuyển và cung cấp mặt hàng xăng dầu và cỏc sản phẩm húa dầu với

chất lượng cao phục vụ cho nhu cầu tiờu dựng xó hội trờn địa bàn Hà Nội, Hòa Bỡnh, cỏc vựng giỏp ranh và đặc biệt là cỏc tỉnh miền núi phớa Bắc như Điện Biờn, Lai Chõu, Sơn La là những địa bàn chớnh của Cụng ty.

Song song với việc vận chuyển và cung cấp hàng húa cú chất lượng cao phục vụ nhu cầu của khỏch hàng, Cụng ty còn cú chức năng nghiờn cứu triển khai, ỏp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, từng bước hiện đại húa trang thiết bị, cơ sở vật chất kĩ thuật để nõng cao năng suất lao động cũng như chất lượng hàng húa.

Là một đơn vị chịu sự chi phối của Tổng Cụng ty và là tổng đại lý bỏn buụn, bỏn lẻ cho Cụng ty Xăng dầu Hà Sơn Bỡnh, Cụng ty cú nhiệm vụ liờn kết với cỏc đơn vị thành viờn khỏc của Tổng cụng ty nhằm hỡnh thành một mạng lưới rộng khắp phục vụ nhu cầu của khỏch hàng ở hầu hết cỏc tỉnh phớa Bắc. Cụ thể là:

Quản lý điều hành khai thỏc tốt về lao động, vật chất, kỹ thuật, tiền vốn, tổ chức, bảo quản, tồn chứa, xuất nhập, điều chuyển xăng dầu đảm bảo cho nhu cầu kinh doanh của toàn Cụng ty và của một số cụng ty trong ngành, bỏn buụn, bỏn lẻ xăng dầu trờn địa bàn Hà Nội, Hoà Bỡnh và vựng giỏp ranh.

Thực hiện đầy đủ cỏc nghĩa vụ với Nhà nước theo chế độ hiện hành, tự chịu trỏch nhiệm về mọi hoạt động của Cụng ty về kết qủa sản xuất kinh doanh, bảo toàn và phỏt triển vốn của Cụng ty, đặc biệt là đỏp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu về hàng húa trong cỏc lĩnh vực kinh tế, xó hội, an ninh, quốc phòng, đời sống dõn sinh trờn địa bàn hoạt động đồng thời đảm bảo quyền lợi cho người tiờu dựng coi đú vừa là nhiệm vụ vừa là mục đớch của Cụng ty.

Quản lý chặt chẽ nguồn hàng nhập về, cỏc hoạt động kinh doanh đảm bảo đầy đủ số lượng chất lượng từng mặt hàng, giảm hao hụt trong khõu vận chuyển hàng húa, giảm chi phớ trong khõu lưu thụng kinh doanh, hoàn thành tốt kế hoạch được giao, bảo toàn và phỏt triển vốn, tỡm kiếm lợi nhuận, tăng

thu nhập, đảm bảo đời sống vật chất và tinh thần cho cỏn bộ cụng nhõn viờn của Cụng ty.

1.3.1.2. Nhiệm vụ

- Kinh doanh trong khuụn khổ phỏp luật phự hợp với giấy chứng nhận đăng kớ kinh doanh tại cụng ty.

- Sử dụng cú hiệu quả, bảo toàn và phỏt triển vốn.

- Hoạch định chiến lược phỏt triển, xõy dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh phự hợp với nhu cầu, tỡnh hỡnh thị trường, khả năng phỏt triển của cụng ty và tổ chức thực hiện kế hoạch đề ra.

- Thực hiện cỏc nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của phỏp luật.

- Thực hiện chế độ hạch toỏn kinh tế nhằm sử dụng hợp lý lao động, tài sản… đảm bảo hiệu quả kinh tế, chấp hành cỏc quy định của phỏp luật về kế toỏn, thống kờ, thực hiện đầy đủ cỏc nghĩa vụ đối với ngõn sỏch Nhà nước.

- Cụng khai bỏo cỏo tài chớnh hằng năm và thụng tin về hoạt động của cụng ty với cổ đụng theo quy định của phỏp luật và điều lệ của cụng ty.

- Thực hiện nghĩa vụ đối với Tổng cụng ty xăng dầu Việt Nam theo quy định đối với cụng ty cổ phần được coi là đơn vị thành viờn và theo nghị quyết của đại hội cổ đụng. Chấp hành cỏc quy định về việc sử dụng biểu trưng và cam kết giữ uy tớn biểu trưng Petrolimex trờn thị trường và trước phỏp luật cho đến khi thay đổi biểu trưng khỏc.

- Thực hiện cỏc nghĩa vụ khỏc theo quy định của phỏp luật.

1.3.1.3. Quyền hạn

- Là cụng ty cổ phần phần cú 51% vốn nhà nước cụng ty luụn tự chủ về mặt tài chớnh, tự chịu trỏch nhiệm về hiệu quả kinh doanh.

- Tự chủ kinh doanh trong khuụn khổ phỏp luật quy định.

- Luụn tự đổi mới cụng nghệ, thiết bị cho phự hợp với mục tiờu và yờu cầu kinh doanh.

- Được sử dụng biểu trưng (Logo) Petrolimex trong giấy chứng nhận hàng hoỏ số 3684 ngày 15/11/1991 do cục sỏng chế cấp cho Tổng cụng ty xăng dầu Việt Nam. Được hưởng cỏc quyền lợi theo quy định của Tổng cụng ty xăng dầu Việt Nam đối với cụng ty cổ phần được coi là đơn vị thành viờn tương ứng với nghĩa vụ và mức độ chi phối.

1.3.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của Cụng ty PTS Hà Tõy

Cụng ty PTS Hà Tõy hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại dịch vụ và địa bàn hoạt động kinh doanh khỏ rộng nờn những hoạt động chớnh của cụng ty cú những đặc điểm rất đặc thự.

- Về kinh doanh xăng dầu: cụng ty làm đại lý bỏn xăng dầu cho Tổng cụng ty xăng dầu Việt Nam (gọi tắt là TCTy) theo hỡnh thức đại lý bao tiờu (mua đứt bỏn đoạn).

Trước đõy TCTy cú cỏc cơ chế kinh doanh ỏp dụng đối với cụng ty cổ phần trong nghành, giao cho một cụng ty xăng dầu thành viờn thực hiện bỏn hàng và trực tiếp ký hợp đồng đại lý với cụng ty cổ phần theo sự chỉ đạo của TCTy về mức thự lao, định mức cụng nợ, thanh toỏn tiền hàng, giao nhận và thị trường. Nhưng từ năm 2002 trở lại đõy TCTy khụng quy định bắt buộc cỏc cụng ty cổ phần phải mua hàng của cỏc cụng ty xăng dầu thành viờn và cơ chế giao đại lý do cỏc cụng ty xăng dầu thành viờn tự quyết định để kớ hợp đồng bỏn hàng cho cỏc cụng ty cổ phần. Hai bờn tự thoả thuận về mức giỏ mua bỏn, chiết khấu, thời hạn thanh toỏn, giao nhận…

Hiện nay nguồn hàng xăng dầu nhập của Cụng ty Cổ phần vận tải và dịch vụ Petrolimex Hà Tõy chủ yếu là mua của cụng ty xăng dầu Hà Sơn Bỡnh, cụng ty xăng dầu B12, cụng ty xăng dầu khu vực I. Mức thự lao bỏn

tổng đại lý từ 200 đồng đến 210 đồng/lớt (hàng giao tại kho trung tõm của cụng ty này), thanh toỏn trả chậm từ 8 đến 12 ngày (kể từ ngày nhận hàng). Tuy nhiờn cơ chế chớnh sỏch bỏn hàng của cỏc cụng ty cũng thường xuyờn thay đổi theo cơ chế thị trường.

Mạng lưới bỏn lẻ của cụng ty hiện nay gồm 18 cửa hàng xăng dầu trong đú cụng ty trực tiếp quản lý 03 cửa hàng, chi nhỏnh PTS Hoà Bỡnh quản lý 08 cửa hàng, chi nhỏnh PTS Hà Nội quản lý 07 cửa hàng. Cụng ty cú quy định cụ thể về khoỏn trong kinh doanh xăng dầu đối với từng đơn vị theo nguyờn tắc cỏc đơn vị phải tự trang trải cỏc chi phớ kinh doanh và ớt nhất khụng lỗ, điều này được căn cứ vào nhiều yếu tố như: mức lói gộp, khỏch hàng, mức độ đầu tư, tỡnh hỡnh thanh toỏn tiền hàng.

- Về kinh doanh vận tải hàng hoỏ: lĩnh vực kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hoỏ của cụng ty hiện nay chủ yếu là vận tải xăng dầu cho cỏc cụng ty xăng dầu thành viờn thuộc TCTy: cụng ty xăng dầu Hà Sơn Bỡnh, cụng ty xăng dầu Lai Chõu, Bắc Thỏi…ở đõy chủ yếu là vận chuyển tạo nguồn (chở xăng dầu từ kho trung tõm về cỏc cửa hàng xăng dầu). Hàng năm sản lượng vận tải cho cụng ty xăng dầu Hà Sơn Bỡnh chiếm khoảng 70% đến 80% tổng sản lượng vận tải của cụng ty. Đơn giỏ cước bỡnh quõn khoảng 820 đồng /m3.km.

Trước đõy việc vận tải xăng dầu cho cỏc đơn vị trong ngành đều do TCTy chỉ định, giỏ cước do TCTy quyết định và giao cho cụng ty xăng dầu thành viờn kớ hợp đồng vận chuyển với cỏc cụng ty vận tải. Nhưng từ năm 2002 trở lại đõy TCTy yờu cầu và chỉ đạo cỏc cụng ty xăng dầu thành viờn phải tổ chức đấu thầu vận tải nhưng bước đầu cỏc nhà thầu vận tải được mời tham gia đấu thầu chủ yếu vẫn là cỏc cụng ty cổ phần vận tải thuộc TCTy, chưa tổ chức đấu thầu rộng rói (trong đú cú tớnh ưu tiờn nhất định đối với cỏc cụng ty cổ phần vận tải).

Số phương tiện vận tải của cụng ty hiện nay xấp xỉ 100 xe ụ tụ sitec tương ứng với gần 1000 m3 phương tiện, năng lực vận tải mỗi thỏng vào khoảng 3 triệu m3/km. Hiện nay hoạt động của cụng ty được thực hiện khoỏn tới từng đầu xe. Việc điều hành hoạt động vận tải hàng ngày được giao cho đội trưởng đội vận tải thực hiện

- Kinh doanh dịch vụ xõy lắp: cụng ty cú quy định, quy chế về hoạt động của loại hỡnh này và thực hiện khoỏn cho đội cụng trỡnh, là đơn vị trực tiếp thực hiện cỏc cụng việc về xõy lắp theo nguyờn tắc tự trang trải chi phớ và lợi nhuận. Hiện nay thực hiện khoỏn trọn gúi cho từng cụng trỡnh cụng ty thu toàn bộ số lợi nhuận và 30% chi phớ chung theo quyết toỏn được duyệt.

- Kinh doanh cột bơm, vật tư phụ tựng: cụng ty cú quy định cụ thể về hoạt động của loại hỡnh này theo nguyờn tắc khoỏn cho bộ phận kinh doanh tự trang trải cỏc khoản chi phớ và cú lợi nhuận. Hiện nay mức lợi nhuận thu được của bộ phận kinh doanh cột bơm là 1% doanh thu, ngoài ra phải nộp cụng ty cỏc chi phớ quản lý (khấu hao tài sản, chi phớ văn phòng…), nhưng đồng thời cũng giao quyền cho trưởng bộ phận được quyền quyết định giỏ mua, giỏ bỏn của hàng hoỏ vật tư kinh doanh.

- Kinh doanh dịch vụ sửa chữa: chủ yếu là sửa chữa phương tiện vận tải thuộc nội bộ cụng ty. Hiện nay loại hỡnh kinh doanh này cụng ty vẫn phải bao cấp chi phớ, nếu tớnh và phõn bổ đầy đủ chi phớ thỡ hoạt động kinh doanh của bộ phận này bị lỗ.

- Kinh doanh dịch vụ vận tải du lịch: đõy là ngành nghề kinh doanh còn rất mới mẻ đối với cụng ty, do đú cụng ty vẫn đang bao cấp chi phớ và chưa cú quy định cụ thể về hoạt động kinh doanh của loại hỡnh này.

Đõy là một cụng ty cổ phần mà lĩnh vực kinh doanh là thương mại và dịch vụ với hoạt động chớnh là kinh doanh vận tải xăng dầu với thế mạnh của cụng ty được chuyển đổi từ Xớ nghiệp vận tải và dịch vụ thuộc cụng ty xăng

dầu Hà Sơn Bỡnh (Tổng cụng ty xăng dầu Việt Nam ). Ngoài ra cụng ty cũng kinh doanh đa ngành nghề với cỏc lĩnh vực hoạt động như mua bỏn cỏc thiết bị bưu chớnh viễn thụng, xõy lắp cỏc cụng trỡnh xăng dầu và dõn dụng khỏc, kinh doanh dịch vụ vận tải…

Tuy nhiờn lĩnh vực kinh doanh xăng dầu là một thế mạnh của cụng ty đõy là hoạt động đem lại hiệu quả và lợi nhuận kinh doanh của cụng ty còn cỏc lĩnh vực khỏc mới chỉ bự đắp được chi phớ.

. Đặc điờ̉m tổ chức sản xuất - kinh doanh của Cụng ty PTS Hà Tõy

Cỏc đơn vị trực thuộc, khỏch hàng của Cụng ty P. Kế toỏn tài chớnh Phòng kinh doanh Nhà cung cấp NVL Đội vận tải Cụng ty

Kho hàng của nhà cung cấp và kho hàng của Cụng ty

Cửa hàng XD của cỏc đơn vị trực thuộc, khỏch hàng của Cụng ty

Vào ngày hụm trước, cỏc đơn vị trực thuộc và khỏch hàng của Cụng ty lập đơn hàng ngày hụm sau để gửi tới phòng kinh doanh chậm nhất là 14h cựng ngày lập đơn hàng. Đối với cỏc cửa hàng xăng dầu thuộc cỏc Chi nhỏnh của Cụng ty thỡ Cửa hàng trưởng căn cứ vào tỡnh hỡnh tồn kho thực tế và nhu

cầu tại cửa hàng để lập đơn hàng gửi về phòng kế toỏn - tổng hợp của Chi nhỏnh cụ thể là gửi cho chuyờn viờn phụ trỏch kinh doanh. Tại Chi nhỏnh sẽ tiến hành tổng hợp nhu cầu cho từng loại xăng dầu, dầu mỡ nhờn với khối lượng cụ thể của từng cửa hàng xăng dầu và cỏc khỏch hàng của chi nhỏnh để gửi về cho phòng kinh doanh. Cỏc cửa hàng xăng dầu thuộc Văn phòng Cụng ty thỡ gửi đơn hàng trực tiếp về phòng kinh doanh. Cỏc khỏch hàng đại lý cũng tương tự như vậy.

Tại phòng Kinh doanh, cỏc đơn hàng từ cỏc đơn vị trực thuộc và khỏch hàng của Cụng ty sẽ được tổng hợp lại một lần nữa để chớnh xỏc về khối lượng và tờn đơn vị cần nhập hàng. Phòng kinh doanh tiến hành đối chiếu cụng nợ của cỏc đơn vị cần nhập hàng núi trờn với kế toỏn theo dừi cụng nợ của phòng Kế toỏn – tài chớnh. Nếu đơn vị nào vượt mức cụng nợ theo định mức Cụng ty đề ra thỡ đơn hàng đú khụng được chấp nhận. Sau khi cú thụng tin chớnh xỏc về tỡnh hỡnh cụng nợ, chuyờn viờn phòng kinh doanh sẽ lập bảng tổng hợp đơn hàng ngày hụm đú để trưởng phòng kinh doanh và phú giỏm đốc phụ trỏch kinh doanh ký duyệt. Tiếp đến, phòng kinh doanh sẽ liờn lạc với nhà cung cấp nguyờn vật liệu để gửi bảng tổng hợp đơn hàng qua cả 3 hỡnh thức: điện thoại, fax và gửi cụng văn chuyển phỏt nhanh.

Khi cú sự đồng ý của nhà cung cấp nguyờn vật liệu thỡ phòng kinh doanh tiếp tục gửi bảng tổng hợp đơn hàng tới Đội Vận tải bằng cả 3 hỡnh thức như trờn. Tại đõy, đội vận tải sẽ căn cứ vào khối lượng vận chuyển của từng cửa hàng mà cấp giấy giới thiệu và lệnh vận chuyển cho từng đầu xe ụ tụ sitộc cú dung tớch phự hợp để đi lấy hàng tại kho của nhà cung cấp nguyờn vật liệu và kho của Cụng ty.

Sau khi rời kho hàng thỡ hàng hoỏ sẽ được chuyển tới cỏc cửa hàng xăng dầu của cỏc đơn vị trực thuộc và khỏch hàng của Cụng ty. Từ đú hàng

hoỏ sẽ được bỏn cho người tiờu dựng và thu tiền để nộp tiền mặt về quỹ của Cụng ty, chi nhỏnh hoặc được chuyển khoản qua ngõn hàng.

Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh của Cụng ty PTS Hà Tõy.

Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mỡnh, Cụng ty PTS Hà Tõy đó cú sự cố gắng nỗ lực trong việc tổ chức cơ cấu bộ mỏy một cỏch khoa học, hợp lý phự hợp với tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của cụng ty.

*Về tổ chức quản lý: Cụng ty là đơn vị trực thuộc Tổng Cụng ty ỏp dụng mụ hỡnh quản lý trực tuyến - chức năng ở hai cấp Cụng ty và cơ sở. Với cơ cấu tổ chức này, Cụng ty đó phỏt huy được tất cả những ưu điểm và khắc phục được nhược điểm của cả hai loại hỡnh cấu trúc trực tuyến và chức năng. Đú là bộ mỏy linh hoạt ớt trung gian, chỉ đạo tập trung vừa chuyờn mụn húa theo nghiệp vụ, phỏt huy được hiệu quả cao trong quản lý điều hành mọi hoạt động của Cụng ty.

Hội đồng quản trị Ban kiểm soỏt Giỏm đốc Cụng ty Phú giỏm đốc Cty Chi nhỏnh PTS Hà Nội Chi nhỏnh PTS Hoà Bỡnh Phòng tổng hợp Phòng tổng hợp