2.2.2.2.1. Kế toán chi tiết tăng tiền mặt tại công ty.
Mục đích: Nhằm theo xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn
cứ để thủ quỹ thu tiền. Mọi khoản tiền nhập quỹ đều phải có phiếu thu.Các khoản thu tiền mặt tại công ty bao gồm:
- Thu tiền bán hàng. - Thu hoàn ứng.
- Rút tiền gửi về nhập quỹ tiền mặt.
- Khách hàng trả nợ tiền hàng, đặt cọc tiền hàng.
1. Trường hợp 1: Thu tiền hàng.
Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, thủ kho kiểm tra xem hàng trong kho có đáp ứng được nhu cầu của khách hàng hay không. Nếu đáp ứng được, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho và kế toán bán hàng lập Hóa đơn GTGT cho số hàng xuất ra.
Khi hóa đơn GTGT được chuyển đến phòng kế toán, kế toán Tiền mặt tiến hành kiểm tra và lập phiếu thu tiền hàng.
Biếu số 01: Phiếu Thu tiền hàng.
Đơn vị: Công ty TNHH TM& Đầu tư Hà Thành
ĐC: Số 13, Lô 1E, Trung Yên, Trung Hoà, Cầu Giấy, HN
PHIẾU THU Ngày 10 tháng 03 năm 2010 Quyển số: 03 Số: 01 NỢ TK 141 CÓ TK 111 Mẫu số 01-TT QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng Bộ tài chính
Họ và tên người nhận tiền: Trần Quốc Khánh. Địa chỉ: Nhân viên Phòng Kinh doanh.
Lý do thu: Thu tiền bán hàng.
Số tiền: 15.840.000. (Viết bằng chữ) : Mười lăm triệu tám trăm bốn mươi nghìn đồng./
Kèm theo: 01. Chứng từ gốc : Hoá đơn GTGT số 0028057
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Mười lăm triệu tám trăm bốn mươi nghìn đồng./
Ngày 10 tháng 03 năm 2010
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Các Phiếu Thu trong công ty đều được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu
- Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
- Liên 3: Giao cho người nhận (nộp tiền).
2 Trường hợp 2. : Thu hoàn ứng.
Khi ứng tiền cho nhân viên đi mua hàng, đi công tác mà nhân viên không chi hết số tiền tạm ứng trước đó. Nhân viên mang tiền về hoàn ứng, và kế toán tiến hành thu lại tiền về nhập quỹ.
Biểu số 02: Giấy thanh toán tạm ứng.
Đơn vị: Công ty TNHH TM& Đầu tư Hà Thành. Bộ phận:Phòng hành chính
Mẫu số: 04-TT
(Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngày 22 tháng 03 năm 2010 Số :
Họ tên người thanh toán: Vũ Tiến Dũng. Địa chỉ : Phòng hành chính.
Nợ : 111 Có : 141 Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:
Diễn giải Số tiền
A 1
I. Số tiền tạm ứng. 3.500.000
1. Số tiền tạm ứng các đợt trước chưa chi hết 3.500.000 2. Số tiền tạm ứng kỳ này
- Phiếu chi số : - Phiếu chi số : II. Số tiền đã chi
1. Chứng từ số : 003521 Ngày 22/03 2.750.000
2.
III. Chênh lệch 750.000
1. Số tiền không chi hết (I – II) 750.000
2. Chi quá tạm ứng( II-I)
Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) Đã ký Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Đã ký
Kế toán thanh toán
( Ký, họ tên)
Đã ký
Người đề nghị tạm ứng
( Ký, họ tên)
Căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng, kế toán thanh toán tiến hành lấy thông tin để kiểm tra đối chiếu với hóa đơn mua hàng về số lượng hàng mua và số tiền. Nếu khớp đúng thì sẽ lập phiếu thu cho số tiền hoàn ứng nhập quỹ.
Biểu số 03: Phiếu thu hoàn ứng.
2.2.2.2.2. Kế toán chi tiết giảm tiền mặt tại công ty.
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Hà Thành thường sử dụng tiền mặt để chi trả những hoạt động mang tính chất thường xuyên, giá trị nhỏ, việc chi tiền mặt của công ty thường là:
- Chi trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Chi mua hàng hóa, vật tư, văn phòng phẩm….. phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty.
- Chi nộp các loại thuế như thuế GTGT, thuế Nhập khẩu. ………..
Đơn vị: Công ty TNHH TM& Đầu tư Hà Thành
ĐC: Số 13, Lô 1E, Trung Yên, Trung Hoà, Cầu Giấy, HN
PHIẾU THU Ngày 22 tháng 03 năm 2010 Quyển số: 03 Số: 02 NỢ TK 111 CÓ TK 141 Mẫu số 01-TT QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng Bộ tài chính
Họ và tên người nhận tiền:Vũ Tiến Dũng. Địa chỉ: Nhân viên Phòng hành chính. Lý do thu: Thu hoàn ứng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số tiền: 750.000. (Viết bằng chữ) :Bảy trăm năm mươi nghìn đồng./
Kèm theo: 02. Chứng từ gốc : Hoá đơn GTGT số 003521 và giấy thanh toán tạm ứng.
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Bảy trăm năm mươi nghìn đồng./ Ngày 22 tháng 03 năm 2010
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên
1. Trường hợp 1: Chi tạm ứng.
Khi nhân viên phòng hành chính được yêu cầu mua văn phòng phẩm, dụng cụ phục vụ công tác văn phòng… nhân viên phòng vật tư dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc các phòng ban trong công ty điều đi mua vật tư phục vụ công tác sản xuất, kinh doanh của công ty. Các nhân viên này sẽ viết “Giấy đề nghị tạm ứng” để xin xác nhận lý do tạm ứng.
Biểu số 04: Giấy đề nghị tạm ứng.
Đơn vị: Công ty TNHH TM& Đầu tư Hà Thành Mẫu số: 03-TT
Bộ phận: Phòng vật tư. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG.
Ngày 04 tháng 03 năm 2010.
Số: 01.
Kính gửi: Giám đốc Công ty TNHH TM & Đầu tư Hà Thành.
Tên tôi là: Đinh Công Tân. Địa chỉ: Nhân viên phòng vật tư.
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 34.000.000
(Viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu đồng chẵn./)
Lý do tạm ứng: Đi mua hàng.
Thời hạn thanh toán:………
Giám đốc (Ký, họ tên) Đã ký Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Đã ký Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Đã ký Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) Đã ký
Nhận được giấy đề nghị tạm ứng kế toán Tiền Mặt tiến hành kiểm tra tính hợp lý và chính xác của chứng từ. Sau đó lấy thông tin để lập phiếu chi rồi chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc xét duyệt chi. Đây là căn cứ để thủ quỹ chi tiền cho nhân viên tạm ứng.
Biểu số 05: Phiếu chi tạm ứng.
Đối với tất cả cán bộ, CNV trong công ty đều phải thanh toán hết tiền tạm ứng kỳ trước mới được đề nghị tạm ứng lần tiếp theo.
2. Trường hợp 2: Chi thanh toán tiền thưởng.
Hàng năm vào những ngày lễ lớn như: tết dương lịch, quốc tế phụ nữ 08/03, 30/4, 1/5 công ty có chế độ thưởng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Chế độ thưởng căn cứ vào nhiệm vụ và năng lực làm việc của từng cán bộ công nhân viên.
Đơn vị: Công ty TNHH TM& Đầu tư Hà Thành
ĐC: Số 13, Lô 1E, Trung Yên, Trung Hoà, Cầu Giấy, HN
PHIẾU CHI Ngày 04 tháng 03 năm 2010 Quyển số: 02 Số: 01 NỢ TK 141 CÓ TK 111 Mẫu số 02-TT QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng Bộ tài chính
Họ và tên người nhận tiền: Đinh Công Tân. Địa chỉ: Nhân viên Phòng Vật tư. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lý do chi: Mua hàng.
Số tiền:34.000.000. (Viết bằng chữ) :Ba mươi tư triệu đồng chẵn./
Kèm theo: 01.Chứng từ gốc : Giấy đề nghị tạm ứng.
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Ba mươi tư triệu đồng chẵn./
Ngày 04 tháng 03 năm 2010
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 06 : Bảng thanh toán tiền thưởng
Đơn vị: Công ty TNHH TM& Đầu tư Hà Thành Bộ phận: Kế toán
Mẫu số: 03-LĐTL
(Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƯỞNG
Quý I năm 2010 Số: 01 S T T Họ và tên Chức vụ Bậc lương Mức thưởng XL thưởng Số tiền Ký nhận A B C 1 2 3 D E
1. Nguyễn Thị Mai Quản lý 1 200.000
2. Vũ Thị Lý Trưởng phòng 1 200.000
3. Trần Thị Trang Nhân viên 2 100.000
... ...
... ...
4
0 Đặng Thị Hằng Nhân viên 2 100.000
Cộng 40 x x 6.000.000 x
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Sáu triệu đồng chẵn./
Ngày 06 tháng 03 năm 2010 Người lập biểu (Ký, họ tên) Đã ký Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Đã ký Giám đốc (Ký, họ tên) Đã ký
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền thưởng của toàn công ty, kế toán lập phiếu chi chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt làm căn cứ cho thủ quỹ chi thưởng cho cán bộ công nhân viên.
Biểu số 07: Phiếu chi thanh toán tiền thưởng.
Các Phiếu Chi trong công ty đều được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu
Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
Liên 3: Giao cho người nhận tiền.
3. Trường hợp 3: Chi sửa chữa máy móc.
Nhu cầu phục vụ vận chuyển các mặt hàng của công ty đến các chi nhánh, các công trình mà công ty thầu để lắp đặt cho khách hàng. Với khối lượng công việc lớn lại đi thường xuyên làm cho phương tiện, máy móc của công ty không tránh khỏi hỏng hóc. Đây là một trường hợp sửa chữa lớn xe Stec HUYNDAI trở máy móc của công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Do xe hỏng nặng ban giám đốc công ty và phòng kỹ thuật đã quyết định sửa chữa lớn xe tải làm hợp đồng sửa chữa xe với Công ty Khang Minh. Hợp đồng kinh tế được lập và Công ty Khang Minh tiến hành sử chữa xe cho công ty từ tháng 2, đến tháng 3 công việc kết thúc. Công ty bạn đã gửi cho công ty
Đơn vị: Công ty TNHH TM& Đầu tư Hà Thành.
ĐC: : Số 13, Lô 1E, Trung Yên, Trung Hoà, Cầu Giấy, HN
PHIẾU CHI Ngày 07 tháng 03 năm 2010 Quyểnsố: 02 Số: 02 NỢ TK 334 CÓ TK 111 Mẫu số 02-TT QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng Bộ tài chính
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Thanh. Địa chỉ: Phòng Hành chính.
Lý do chi: Thưởng ngày quốc tế phụ nữ.
Số tiền: 6.000.000. (Viết bằng chữ) :Sáu triệu đồng chẵn./
Kèm theo: 01.Chứng từ gốc : Bảng thanh toán tiền thưởng. Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Sáu triệu đồng chẵn./
Ngày 07 tháng 03 năm 2010
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 08: Bảng kê sửa chữa xe.
KHANG MINH CO.,LTD. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM GARAAUTO MINH CƯỜNG. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc.
Đ/C: Khối 1, TT Đông Anh. ĐT: 04.8839166
BẢNG KÊ SỬA CHỮA
Loại xe: HD Stec Biển kiểm soát: 43H – 3418.
Ngày ND công việc ĐVT SL Đơn giá Thành tiền.
……… ……… ……… ………
02/02 Đề mới Cái 01 2.050.000 2.050.000
Nhân công làm đề mới 80.000
………
24/03 Đại tu cabin Cái 01 3.500.000 3.500.000 Sơn toàn bộ cabin Cái 01 2.800.000 2.800.000 ………
Cộng 12.760.000
Thuế VAT: 5% 638.000
Tổng cộng 13.398.000
Ghi chú: Bảo hành phần máy 06 tháng.
Đông Anh, Ngày 24 tháng 03 năm 2010.
CTY TNHH KHANG MINH.
Biểu số 09: Hóa đơn GTGT sửa chữa xe.
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AB/2010B (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Liên 2: Giao cho khách hàng 0067803
Ngày 24 tháng 03 năm 2010
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Khang Minh. Địa chỉ: Tổ 4, Thị trấn Đông Anh, Hà Nội
Số tài khoản: 05632. Tại: NH Công Thương Đông Anh. Điện thoại: 0437236452. MS: Họ và tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH TM& Đầu tư Hà Thành.
Địa chỉ: Số 13, Lô 1E, Trung Yên, Trung Hoà, Cầu Giấy, HN.
Số tài khoản: 138.21194617.01.4 Tại NH Techcombank, Bà Triệu - Hà Nội. Hình thức thanh toán: Tiền mặt. MS:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính lượngSố Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Sửa chữa xe có bảng kê đính kèm. 12.760.000
Cộng tiền hàng: 12.760.000
Thuế suất GTGT: 5%. Tiền thuế GTGT: 638.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 13.398.000
Số tiền bằng chữ: Mười ba triệu ba trăm chín tám nghìn tám trăm bốn mươi đồng./ Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Đã ký Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Đã ký Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Đã ký, đóng dấu
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)
0 1 0 1 1 6 5 9 1 5
Căn cứ vào bảng kê sửa chữa xe và hóa đơn GTGT công ty Khang Minh đưa. Kế toán TM cũng tiến hành lập phiếu chi, để thanh toán cho khách hàng.
Biểu số 10: Phiếu Chi trả tiền sửa xe.
4. Bảng kiểm kê quỹ.
Bất kỳ một công ty nào cũng phải có một lượng tiền nhất định trong két của công ty để chi trả cho những khoản chi phí phát sinh thường xuyên của mình và đáp ứng được kịp thời cho việc thanh toán. Quy định của công ty cuối mỗi ngày, thủ quỹ phải tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt một lần.
Vào cuối tháng kế toán tiến hành kiểm kê quỹ với sự tham gia của ban kiểm kê và phải lập biên bản kiểm kê nhằm xác nhận số tiền tồn quỹ thực tế và số thừa thiếu so với Sổ quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ với Tiền mặt tại công ty.
Đơn vị: Công ty TNHH TM& Đầu tư Hà Thành.
ĐC: : Số 13, Lô 1E, Trung Yên, Trung Hoà, Cầu Giấy, HN PHIẾU CHI Ngày 24 tháng 03 năm 2010 Quyển số: 02 Số: 03 NỢ TK 241 CÓ TK 111 Mẫu số 02-TT QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng Bộ tài chính
Họ và tên người nhận tiền: Bùi Lan Anh. Địa chỉ: Công ty TNHH Khang Minh. Lý do chi: Chi sửa chữa máy móc.
Số tiền: 13.398.000. (Viết bằng chữ) : Mười ba triệu ba trăm chín tám nghìn đồng chẵn./
Kèm theo: 01.Chứng từ gốc : Hoá đơn GTGT số 0067803.
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Mười ba triệu ba trăm chín tám nghìn đồng chẵn./
Ngày 24 tháng 03 năm 2010 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 11: Bảng kiểm kê quỹ.
Đơn vị: Công ty TNHH TM& Đầu tư Hà Thành.
Bộ phận: Phòng kế toán.
Mẫu số: 08a-TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG KIỂM KÊ QUỸ.
(Dùng cho VNĐ)
Hôm nay, vào 9 giờ ngày 31 tháng 03 năm 2010.
Chúng tôi gồm Số: 03 - Ông/ Bà: Nguyễn Thị Hòa đại diện kế toán.
- Ông/ Bà: Nguyễn Thị Huyền đại diện thủ quỹ. Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả như sau:
STT Diễn giải Số lượng (tờ) Số tiền
A B 1 2
I Số dư theo sổ quỹ 333.230.000
II Số kiểm kê thực tế: 333.230.000 1 2 3 4 5 6 7 8 Trong đó: - Loại: 500.000 đ - Loại: 100.000 đ - Loại: 50.000 đ - Loại: 20.000 đ - Loại: 10.000 đ - Loại: 5.000 đ - Loại: 2.000 đ 250 1100 1200 1420 950 60 15 125.000.000 110.000.000 60.000.000 28.400.000 9.500.000 300.000 30.000 III Chênh lệch (III = I-II):
- Lý do:
♦ Thừa:………...
♦ Thiếu:………..
Kết luận sau khi kiểm kê qũy: Số tiền trong quỹ sau khi kiểm kê đúng bằng
số tiền theo dõi trong sổ quỹ.
Kế toán trưởng
(Họ, tên)
Thủ quỹ
(Họ, tên)
Người kiểm kê quỹ
(Họ, tên)
2.2.2.2.3. Ghi sổ kế toán chi tiết tiền mặt.
Tại công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Hà Thành, việc ghi sổ chi tiết tiền mặt do kế toán thanh toán đảm nhiệm nhằm mục đích theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt bằng Việt Nam đồng tại công ty.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán là các Phiếu thu, Phiếu chi đã được thực hiện nhập, xuất quỹ kế toán thanh toán tiến hành vào sổ chi tiết tiền mặt (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Định kỳ giữa tháng và cuối tháng, kế toán tiền mặt tiến hành kiểm tra,